El control interno en el área contable es un pilar fundamental para la salud financiera de cualquier organización. En el caso específico de empresas como Ferp ingeniería S.A.C., el objetivo principal es analizar si el control interno se relaciona directamente con la gestión y correcta identificación de los gastos no deducibles. Para evaluar este sistema, se utiliza el enfoque contemporáneo y el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), el cual consta de cinco componentes integrados a los procesos administrativos que reaccionan dinámicamente a las condiciones cambiantes.
Importancia de un cuestionario de control interno
El cuestionario de control interno pretende medir la calidad de los procesos administrativos y contables. Este instrumento permitirá identificar los puntos de control clave de cada proceso y medir su eficacia. Al realizar este tipo de cuestionarios, las empresas pueden alcanzar sus objetivos estratégicos de manera más eficiente. Si el auditor descubre que los empleados no tienen conocimiento acerca de un plan de cuentas o de las políticas de gasto, es posible que la organización no mantenga buenos registros, lo cual deriva en riesgos operativos y fiscales.
Relación entre contabilidad y disposiciones fiscales
Un error muy común que cometen la mayoría de los responsables de la información financiera es efectuar registros contables atendiendo exclusivamente a las disposiciones fiscales, en lugar de seguir el marco normativo de las Normas de Información Financiera (NIF). Los postulados básicos de estas normas dan los fundamentos sobre los cuales debe basarse el reconocimiento contable de las transacciones. Particularmente, el postulado de sustancia económica requiere que los eventos que afecten a la entidad se reconozcan con base en su esencia, prevaleciendo sobre su forma jurídica.
Cuando la sustancia económica y la forma jurídica no son coincidentes, debe prevalecer la primera para capturar la realidad económica real. Para no perder el control de los gastos que no cumplen con requisitos fiscales frente a los que sí lo hacen, la mejor herramienta es el uso de las “Cuentas de Orden”. Estas cuentas permiten llevar el control de efectos fiscales u otros registros adicionales a la contabilidad principal, evitando así contabilizar erróneamente gastos no deducibles como deducibles, lo cual puede suponer grandes sanciones.
Definición y gestión de gastos no deducibles
Los gastos no deducibles son aquellos costos en los que incurren los contribuyentes, pero que no son permitidos como deducciones fiscales según las leyes tributarias vigentes. Estos gastos no están directamente relacionados con la actividad principal de la empresa y, por lo tanto, no pueden restarse para el cálculo de la base imponible sobre la cual se pagarán los impuestos.
Lea también: Guía para auditorías de caja y bancos: cuestionario detallado
Ejemplos comunes de gastos no deducibles
A la hora de llevar una gestión contable rigurosa, se deben registrar adecuadamente ciertos conceptos que, por su naturaleza, no califican como deducciones:
- Multas y sanciones: Penalizaciones impuestas por autoridades.
- Pérdidas del juego: Gastos sin fin empresarial.
- Gastos personales del empresario: Erogaciones ajenas a la actividad económica.
- Gastos de capital: Inversiones que no siguen el tratamiento de gasto corriente.
- Gastos deducibles en cuantías limitadas: Excesos sobre los límites legales permitidos.
Tecnología y control en el departamento financiero
Es esencial cuestionarse si la organización cuenta con las herramientas tecnológicas necesarias para ejercer un verdadero control en cuanto a los gastos de los empleados. Controlar el efectivo mediante una gestión de gasto digital permite a los responsables de finanzas tomar mejores decisiones con base en datos sistematizados. Plataformas como QuestionPro pueden ser de gran utilidad para crear y aplicar un cuestionario de control, obteniendo retroalimentación valiosa de los empleados.
Los responsables de finanzas deben asegurar que lo que esté reflejado en los estados financieros no esté fuera de lo establecido por la normativa. Implementar un sistema automatizado no solo facilita la administración de beneficios, sino que garantiza que cada proceso administrativo esté alineado con los controles internos definidos para la correcta detección y clasificación de los gastos no deducibles.
Lea también: Ejemplos del Cuestionario Fiscal
Lea también: Más sobre el Cuestionario de Diagnóstico Fiscal