El representante legal es una persona designada por los accionistas o socios de una sociedad para representarla en las diversas obligaciones o trámites que realiza. Generalmente la representación legal recae en el consejo de administración o el administrador único, cuyas facultades se establecen en los estatutos de la sociedad.
Fundamentos legales de la representación fiscal
En materia fiscal, conforme al artículo 19 del Código Fiscal de la Federación (CFF), no se admite la gestión de negocios. La representación de las personas morales ante las autoridades fiscales se hará mediante escritura pública o mediante carta poder firmada ante dos testigos, identificadas las firmas de los otorgantes-testigos ante dichas autoridades, notario o fedatario público, acompañando copia de la identificación del contribuyente o representante legal, previo cotejo con su original.
Asimismo, se señala la obligación al fedatario público de manifestar en el acta constitutiva o demás actas de asamblea de las personas morales, la clave del RFC del representante legal; en caso de que haya varios se indicará solamente la de aquel que solicite la e.firma.
El Registro de Representantes Legales
Conforme al artículo 19 del CFF la representación legal se podrá solicitar con la inscripción en el Registro de Representantes Legales que las autoridades fiscales conformarán, y estas expedirán la constancia de inscripción correspondiente. Con dicha constancia se podrá acreditar la representación en los trámites que se realicen ante las autoridades fiscales, sin tener que acompañar la escritura o los poderes. No obstante, se debe señalar que el procedimiento de actualización del Registro de Representantes Legales no está en funcionamiento actualmente.
Procedimiento de actualización ante el SAT
Mediante la regla 2.4.15 de la Resolución Fiscal Miscelánea 2024, los contribuyentes podrán incorporar o actualizar la información de sus representantes legales para efectos fiscales cuando se requiera de conformidad con la ficha de trámite 295/CFF. Esta solicitud se presentará en el portal del SAT, dentro del aplicativo “Socios o Accionistas”.
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Pasos para el trámite de actualización
El cambio de representante legal es un proceso de dos pasos: el aviso en línea y la posterior actualización de la e.firma. Para cumplir con esta gestión, es necesario considerar lo siguiente:
- Actualización del Expediente Electrónico: Primero, se debe actualizar el expediente de la persona moral con la información del nuevo representante legal. Este trámite requiere de una cita presencial en el SAT.
- Generación de la Nueva e.firma: Una vez actualizado el expediente, se procede a generar la nueva e.firma con los datos del nuevo representante, ya que el certificado anterior pierde su validez al realizar el cambio.
Requisitos básicos para los representantes
Para realizar trámites, los representantes legales deben cumplir con ciertas condiciones fundamentales detalladas en el marco normativo:
- Los representantes legales o las personas físicas deben ser mayores de 18 años.
- El contribuyente, los socios, accionistas, representantes legales y representantes autorizados deben contar con una Opinión del cumplimiento en sentido positivo.
- Se debe presentar la identificación oficial vigente de la persona contribuyente o representante legal.
- Se requiere el instrumento legal para acreditar la representación (copia certificada de actos de administración, dominio o especiales), digitalizado en formato PDF.
Es importante recordar que no olvides que ambos pasos -el aviso en línea y la actualización de la e.firma- son indispensables para mantener la operatividad y el cumplimiento fiscal de tu empresa.
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