Una de las claves para que cualquier empresa funcione de manera saludable es gestionar bien sus cuentas por pagar. Las cuentas por pagar representan el dinero que una empresa debe a terceros por la compra de bienes o servicios.
Administrar correctamente tus cuentas por pagar como negocio es muy importante, por lo que debes tener en cuenta algunos principios y procedimientos de control interno que te ayuden a mantenerte al día y evitar consecuencias negativas.
Una de las funciones más importantes de un hombre de negocios es proveer de financiamiento o de los fondos necesarios, para operar en una organización.
Las necesidades de recursos para la operación de una empresa se clasifican en dos tipos: el primero corresponde a las necesidades financieras a corto plazo, y la segunda es el tipo de necesidades financieras que una empresa tienen que afrontar para desarrollar sus planes a largo plazo, como la inversión en nuevos activos fijos (terrenos, edificios, maquinaria y equipo), la construcción de instalaciones productivas o la adquisición de nueva tecnología para los procesos productivos de la entidad.
Por lo que la empresa, para poder hacerse de estos fondos, contrata pasivos a largo plazo, a través de financiamientos o créditos bancarios.
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Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar: en esta cuenta se registran los créditos bancarios que tienen como garantía bienes inmuebles. Se abona: del importe de su saldo acreedor, que representa el valor nominal de los títulos de crédito a cargo de la entidad, pendientes de pago.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Se conoce como cuentas por pagar a las deudas que las empresas adquieren con sus proveedores por la adquisición de bienes o servicios después de que estos hayan sido recibido y que se relacionen con la producción de mercancía, adquisición de mobiliario, materias primas, servicios externos o cualquier otro que tenga que ver con las operaciones de la empresa.
Estas deudas deben liquidarse al proveedor en un periodo previamente acordado, que puede ser una fecha fija al mes u otra que ofrezca el proveedor para tener una mejor relación con sus clientes.
En general, las cuentas por pagar se generan cuando la empresa no liquida las obligaciones consecuentes de la actividad económica de forma inmediata, por lo que forman parte del Libro Mayor General de registros contables como un pasivo, pendiente de pago o deuda que no ha sido liquidada para que sean cubiertas en un plazo determinado.
Ejemplos de cuentas por pagar
- Pago de servicios. Los servicios básicos como internet, electricidad, agua, gas, entre otros que sean necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Pago a proveedores. Las materias primas para fabricar los productos la empresa, o para ser vendidos por la empresa. Por ejemplo, una empresa de carpintería necesita proveedores de madera, herrajes y pintura para desarrollar su actividad principal, que es fabricar muebles de madera y venderlos.
- Pago de nómina. El pago del salario de los empleados se vuelve parte de las cuentas por pagar y suele llevarse a cabo de forma semanal, quincenal o mensual.
- Pago de rentas. Las empresas pueden tener diferentes locales, bodegas, almacenes, puntos de ventas o stands para llevar a cabo sus operaciones y el concepto de renta forma parte de las cuentas por pagar.
Clasificación de las cuentas por pagar
Las empresas tienen obligaciones que cumplir en cuestiones fiscales y administrativas. Las cuentas por pagar son una de ellas, que es clave en la operación y salud financiera. Hoy te contaremos todo lo que tienes que saber sobre las cuentas por pagar: qué son, como se clasifican y cómo tenerlas bajo control.
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¿Qué son? Las cuentas por pagar a largo plazo representan obligaciones financieras que una empresa debe liquidar en un período superior a 12 meses desde la fecha del balance. Estas deudas forman parte del pasivo no corriente y requieren una planificación financiera específica debido a su naturaleza temporal extendida.
¿Cuándo se consideran de largo plazo? Una obligación se clasifica como largo plazo cuando su vencimiento excede el ciclo operativo normal de la empresa o un año, lo que sea mayor. Esta clasificación es fundamental para el análisis de liquidez y la toma de decisiones estratégicas.
Diferencia con las cuentas por pagar a corto plazo. Las cuentas por pagar a corto plazo se liquidan en menos de 12 meses y afectan directamente el capital de trabajo. En contraste, las deudas a largo plazo permiten mayor flexibilidad en la planificación financiera y generalmente involucran montos más significativos con condiciones de pago estructuradas.
Con base en el periodo en que las cuentas por pagar se tienen que liquidar, existen dos tipos:
Cuentas por pagar a corto plazo. También se conocen como pasivos corrientes y son aquellas que se deben liquidar en un plazo menor al año desde la adquisición de la deuda. Algunos deben hacerse de forma semanal, quincenal o mensual.
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Cuentas por pagar a largo plazo. También conocidas como pasivos no corrientes, son cuentas que deben ser liquidadas en un plazo mayor a un año.
Otra forma de clasificarlas es:
- Cuentas por pagar comerciales. Son las correspondientes a bienes físicos registrados como mobiliario y suministros de oficina.
- Gastos diversos. Son compras realizadas por la compañía que pueden facturarse, como publicidad, entretenimiento, gastos de representación o de viáticos y servicios externos.
Clasificación de las cuentas por pagar
- Según el plazo (corto vs largo). La clasificación temporal determina el tratamiento contable y la estrategia de gestión. Las obligaciones corrientes requieren recursos inmediatos, mientras que las no corrientes permiten planificación estratégica y aprovechamiento de oportunidades de inversión.
- Según el tipo de acreedor.
- Proveedores financieros. Incluyen bancos, cooperativas de crédito y entidades financieras especializadas que ofrecen líneas de crédito empresarial con vencimientos extendidos.
- Acreedores institucionales. Comprenden organismos gubernamentales, fondos de inversión y entidades que proporcionan financiamiento bajo condiciones específicas para desarrollo empresarial.
- Obligaciones fiscales diferidas. Representan compromisos tributarios que la empresa puede liquidar en períodos extendidos mediante acuerdos con las autoridades fiscales correspondientes.
Ejemplos comunes de cuentas por pagar a largo plazo
- Créditos bancarios a más de 12 meses. Los préstamos empresariales con amortización gradual constituyen la forma más común de financiamiento externo. Estos instrumentos permiten inversiones en activos fijos y expansión operativa.
- Préstamos entre empresas (inversores). Las facilidades crediticias otorgadas por socios estratégicos o empresas relacionadas ofrecen condiciones flexibles y alineadas con objetivos empresariales específicos.
- Leasing financieros prolongados. Los contratos de arrendamiento financiero para equipos y maquinaria representan una alternativa atractiva que combina uso inmediato con preservación del flujo de efectivo.
Importancia en la salud financiera de una empresa
Para que las empresas prosperen deben tener una buena salud financiera, por lo que necesitan llevar un buen control de sus cuentas por cobrar. Por otro lado, un buen control de cuentas por pagar es de gran ayuda para mantener el control fiscal de las empresas al pagar las facturas correspondientes a cada empleado o proveedor y realizar su deducción correspondiente. El control de la información de la facturación es indispensable para evitar errores fiscales o discrepancias que puedan llevar a las empresas a una auditoría con el SAT.
Impacto en el balance general
Las obligaciones a largo plazo modifican significativamente la estructura de capital y los ratios financieros. Las empresas que implementan prácticas sólidas de gestión experimentan mayor estabilidad y acceso preferencial a financiamiento futuro.
¿Cómo llevar un control de cuentas por pagar?
- DIGITALIZAR LA BASE DE DATOS. En la actualidad, es poco probable que queden empresas que lleven su registro contable en papel. Sin embargo, las hojas de Excel son algo casi igual de obsoleto. Las empresas necesitan que sus departamentos estén conectados mediante un sistema de gestión documental que permita una visualización integral de las áreas relacionadas. En este sistema se pueden relacionar las notas de crédito, facturas, guías de despacho, fechas de vencimiento, abonos y todo lo relacionado con el departamento de cuentas por pagar para que no se pierda ningún dato.
- OPTAR POR UN SISTEMA ERP. Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP son de gran ayuda para optimizar el departamento de cuentas por pagar, especialmente porque cuentan con un módulo específico para esta área. Con un ERP puedes tener visibilidad de las áreas relacionadas con las cuentas por pagar, además de la posibilidad de automatizar tareas específicas, como recordatorios de fechas de pago, o incluso programar los pagos para que se emitan automáticamente en una fecha específica.
- CONTAR CON UN PORTAL PARA PROVEEDORES. Algunos software de gestión documental cuentan con un portal de proveedores para conocer el estado de pago de una factura u otra información relacionada. Con esto no solo se mejoran los tiempos de atención al cliente, sino que se reduce el trabajo del personal de cuentas por pagar de atender llamadas, preguntas o mensajes relacionadas con el estatus de pago. Con un portal para proveedores, ellos ingresan para tener la información sobre sus facturas, lo que falta por cobrar y los pagos realizados.
Por qué usar tecnología y procesos integrados
La digitalización de los procesos de gestión de deudas elimina errores manuales, proporciona visibilidad en tiempo real y facilita la toma de decisiones basada en datos.
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