Reclamar las facturas impagadas no es un trabajo que haya que hacer diariamente, pero es fundamental contar con un procedimiento para evitar los impagos, ya que acumular una gran cantidad de facturas pendientes de cobro lastra tu balance y pone en riesgo tu liquidez. En contabilidad, debes tratar todas las facturas pendientes como productos o servicios que, aunque se han entregado o realizado a los clientes, estos todavía no los han abonado tras su vencimiento. Como es lógico, una factura impagada supone un problema para la empresa emisora, ya que afecta directamente al flujo de caja y a su estabilidad financiera.
Causas comunes de los impagos
La razón más frecuente es que la solvencia de tu cliente se encuentre comprometida. Otra de las situaciones se produce cuando el cliente no está de acuerdo con la calidad de los productos o del servicio que has facturado. Por otro lado, tampoco puedes descartar que se produzca un error administrativo; fallos en los importes de la factura, en el número de cuenta proporcionado o en el correo electrónico pueden hacer que el dinero nunca llegue a tu cuenta.
Procedimiento de gestión extrajudicial
El procedimiento de cobro es un trámite delicado y, posiblemente, incómodo, por lo que es fundamental que te muestres amable, pero también firme. De hecho, lo más recomendable es que inicies la gestión realizando un recordatorio amistoso poco tiempo después del vencimiento. Si tras este primer acercamiento no recibes respuesta, debes escalar la situación enviando una nueva notificación, acompañada de un duplicado de la factura por escrito. Si aun así no recibes el importe, has de enviar un burofax en el que tu abogado solicite formalmente el pago.
Tabla: Escalado del proceso de reclamación
| Etapa | Acción recomendada | Objetivo |
|---|---|---|
| Inicial | Recordatorio amistoso (teléfono/email) | Descartar olvido o error administrativo |
| Intermedia | Notificación formal con duplicado | Reiterar la exigibilidad de la deuda |
| Definitiva | Burofax a través de abogado | Constancia fehaciente y advertencia legal |
La vía judicial: El proceso monitorio
Si la gestión amistosa no prospera, la vía judicial es la solución cuando un cliente no abona en tiempo y forma. El juicio monitorio es un procedimiento judicial simplificado que permite reclamar deudas de forma eficiente sin necesidad de abogados ni procuradores en su fase inicial. Al presentar un escrito con las pruebas de la deuda (facturas, albaranes, contratos), el Juzgado lo admite a trámite y otorga al deudor 20 días para pagar u oponerse. Si el deudor no responde, puedes solicitar el embargo de bienes y cuentas bancarias para cobrar la deuda. No obstante, si el cliente se declara en concurso, no te quedará más remedio que presentarte como acreedor y esperar a que el administrador concursal liquide la empresa.
Recuperación del IVA en facturas incobrables
Ya has visto cómo reclamar las facturas impagadas, pero algo bien diferente es recuperar el IVA. Lo primero que deberás hacer es declarar la factura como incobrable. Durante los seis meses siguientes, tendrás que emitir una nueva factura que rectifique la anterior y deberás enviarla al cliente. En el plazo máximo de un mes tras este trámite, habrás de solicitar a la Agencia Tributaria la devolución del IVA a través de la sede electrónica.
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Prevención y control contable
Todas las empresas deben preparar con anticipación su proceso de cobro de facturas para disminuir el daño que el retraso hará en su contabilidad. Cuando no prospera la reclamación, uno de los efectos más perjudiciales es el que se produce sobre el flujo de caja. Por otro lado, cuando llevas a cabo la provisión por las pérdidas que ya consideras incobrables, toda esa cantidad se deduce de tu activo, reduciendo tus beneficios al final de tu ejercicio.
Es vital recordar que el tiempo corre en tu contra, puesto que las acciones personales prescriben. En España, el artículo 1964 del Código Civil dicta que, en general, las acciones personales que no tengan un plazo de prescripción específico prescriben a los cinco años. Si una empresa no reclama una factura dentro del plazo de prescripción, perderá el derecho a cobrarla.
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