Determinar el Área de Contabilización en SAP

¿Vas a gestionar toda tu contabilidad con SAP? La decisión no podía ser más acertada. La implementación de SAP en una empresa mejora significativamente sus procesos de gestión. Por esa razón, el ecosistema de soluciones que ofrece la marca de software está a menudo integrado por pymes y grandes organizaciones en España. De hecho, uno de sus módulos, precisamente el que favorece la contabilidad con SAP, se ha convertido en una pieza clave en muchas empresas. La contabilidad en SAP gana en eficiencia, disminuye el margen de error y ofrece datos vitales para la toma de datos estratégicos.

Ventajas de la Contabilidad con SAP

Asumir la contabilidad con SAP ofrece múltiples beneficios para la gestión financiera de una empresa:

• Integración de departamentos, datos y procesos: SAP permite unificar todos los departamentos que intervienen en la contabilidad empresarial, integrando los datos de todas las funciones financieras bajo un mismo sistema. Esto posibilita recopilar, en tiempo real, información de diversas áreas y módulos para mantenerla siempre actualizada de manera coherente.
• Rapidez y reducción de errores: La automatización de muchas tareas contables repetitivas reduce considerablemente el riesgo de errores humanos (que incluso pueden desembocar en un fraude de ley) y acelera el cierre de períodos contables. Es decir, reduce los tiempos y permite al personal contable enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
• Mayor nivel de seguridad: SAP permite configurar roles de usuario y permisos específicos, lo que limita quién puede acceder y modificar ciertas áreas del sistema. Esto asegura que solo el personal autorizado pueda realizar cambios en las cuentas o aprobar transacciones financieras. Es decir, dota de mayor seguridad y control sobre los datos financieros y de confiabilidad sobre la información contable.
• Control de la actividad financiera en tiempo real: La contabilidad con SAP ofrece una lectura de los datos financieros en tiempo real y esto permite a la empresa monitorizar continuamente su situación y actuar en base a datos actualizados. De hecho, el sistema permite generar informes financieros y contables y personalizarlos para obtener análisis específicos disgregados. Esto facilita enormemente la toma de decisiones, reduce riesgos financieros y mejora la planificación y la capacidad de respuestas ante imprevistos.
• Cumplimiento normativo: La contabilidad en SAP se apoya en regulaciones contables nacionales e internacionales, pues es capaz de adaptarse a normativas fiscales locales, lo que facilita el trabajo ante auditorías internas y externas por parte de empresas o de las autoridades públicas.

Implantación de un Programa SAP Contable

Antes de implantar un programa SAP de contabilidad en una empresa es necesario evaluar los riesgos y la idoneidad del sistema operativo en el que se va a integrar, para garantizar una implementación exitosa. Algunos de los aspectos clave a revisar son los siguientes:

• Los procesos financieros: El objetivo es identificar cuáles necesitan ser automatizados o mejorados y en qué sentido: para mejorar la eficiencia, para reducir errores, para elaborar informes financieros… Hay que recordar que SAP ofrece distintos módulos relacionados con la contabilidad y que es necesario determinar cuáles son necesarios para alcanzar los objetivos empresariales.
• La capacidad del sistema actual: Desde la estructura tecnológica, con el fin de averiguar si soporta la carga del software de SAP (servidores, almacenamiento, conectividad, etc.) hasta los equipos de trabajo.
• El nivel de capacitación de la plantilla: Es necesario asegurarse de que los equipos de trabajo que van a apoyarse en dicha herramienta tengan la formación necesaria para utilizar el sistema de manera eficiente. Si es necesario, cabe la posibilidad de desarrollar un plan de formación para el uso del sistema que, además, trabaje la posible resistencia al cambio de algunos y algunas profesionales.
• Los costes y del retorno de la inversión: Se trata de un punto conveniente ante la adquisición de cualquier solución tecnológica. Deben tenerse en cuenta todos los costes asociados a la implementación, la capacitación, el mantenimiento, etc., del sistema y tener la certeza de que se puede hacer frente a todos ellos. No solo eso, sino que, además, se va a cosechar el retorno de inversión esperado.
• La posibilidad de integración con otros sistemas ya vigentes: Gestión de inventarios, compras, ventas… La interoperabilidad es importante, es decir, verificar la capacidad del programa de SAP contable para interactuar con los sistemas que la empresa ya utiliza.

Estructuras Organizativas Clave en SAP FI

Para comprender la determinación del área de contabilización en SAP, es fundamental conocer las partes organizativas que componen el sistema. Este incluye la definición de estructuras como una sociedad Fi, una sociedad CO y una sociedad PA. En FI, la sociedad financiera es la estructura financiera más importante, ya que representa la empresa que se va a gestionar, siendo una entidad constituida fiscalmente y jurídicamente independiente.

Creación y Configuración de una Sociedad FI

La creación y configuración de una sociedad en SAP, junto con su plan de cuentas, es un proceso fundamental en la implementación del módulo financiero:

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1. Crear Sociedad: Este proceso se realiza a través de la ruta SPRO - img - estructura de la empresa - gestión financiera - tratar, copiar, borrar, verificar sociedad. Se trata de un proceso en dos pasos, donde al copiar, borrar, verificar sociedad, usando el icono copiar objeto organizativo o el menú objeto organizativo - copiar, hay que indicar el código de la sociedad que se toma como modelo (template) y el código de la nueva sociedad (4 caracteres alfanuméricos). Es importante destacar que solo se copian las cuentas de mayor (cuentas contables) de la sociedad modelo si a la nueva empresa no queremos asignarle un nuevo plan contable, asignándosele la misma moneda local que tiene la empresa template.
2. Verificar y Completar Parámetros Globales: Una vez creada o copiada la sociedad, se accede a SPRO - gestión financiera - parametrizaciones básicas de gestión financiera - sociedad - verificar y completar parámetros globales.
3. Asignar Sociedad a un Plan de Cuentas: Este paso crucial se realiza en SPRO - gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - asignar sociedad a un plan de cuentas.

Módulo SAP FI: Contabilidad Financiera

El programa contable SAP cuenta con diversos módulos por los que se puede apostar desde la empresa. Uno de los más exitosos es el SAP FI dentro del SAP programa contable. El módulo FI (Financial Accounting) de SAP es uno de los componentes clave del sistema. Está diseñado específicamente para gestionar y monitorear las funciones contables y financieras de una empresa, y garantiza la precisión y el cumplimiento normativo en los procesos financieros y contables.

Submódulos y Funciones Principales del Módulo FI

En FI se distinguen varios submódulos, cada uno con funciones esenciales para la gestión financiera:

• Libro Mayor (GL) o Contabilidad general: registra todas las transacciones financieras de la empresa en cuentas contables de manera detallada y permite la generación de estados financieros como balances y cuentas de resultados.
• Cuentas a pagar o acreedores (AP) o Contabilidad Accounts Payable: gestiona todas las transacciones relacionadas con los proveedores, incluidas facturas, pagos y notas de crédito. Automatiza procesos de aprobación de pagos y conciliación con facturas recibidas.
• Cuentas a cobrar o deudores (AR) o Contabilidad Accounts Receivable: administra las cuentas de los clientes, incluyendo la facturación, los pagos recibidos y las cuentas pendientes. Proporciona herramientas para el seguimiento de deudas y generación de informes.
• Activos fijos (AA) o Contabilidad de activos fijos: permite la gestión integral del ciclo de vida de los activos fijos, desde la adquisición hasta la disposición, facilitando el cálculo de la depreciación y su integración en los estados financieros.
• Contabilidad Bancaria o Gestión de bancos: para la integración y conciliación de cuentas bancarias, incluyendo la gestión de extractos bancarios y la automatización de pagos y cobros.
• Gestión de impuestos: calcula los impuestos nacionales e internacionales, asegurando el cumplimiento de las normativas fiscales y facilita su declaración.
• Sistemas de información.

El módulo FI se integra con otros módulos de SAP como los de Control de Gestión o Ventas y Distribución, lo que permite una visión holística de la empresa.

El Plan de Cuentas: Cuentas de Mayor y Auxiliares

SAP llama cuentas de mayor a las cuentas contables y es crucial distinguir entre ellas y las cuentas auxiliares. Las cuentas de mayor son las que se crean en el módulo GL y constituyen las cuentas contables principales. Por otro lado, las cuentas auxiliares son los registros maestros o las “fichas” de los acreedores, deudores, activos fijos, etc., y se crean desde otros submódulos como AR deudores o AP acreedores o AA activos fijos.

Estructura y Creación de Cuentas de Mayor

Una vez creado el plan de cuentas, es necesario crear las cuentas de mayor (las cuentas contables), las cuales se estructuran y crean en dos segmentos o niveles:

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• A nivel del plan de cuentas: Contiene datos generales, comunes a todas las sociedades que trabajen con el mismo plan de cuentas.
• A nivel de sociedad: Incluye datos específicos, válidos para una sociedad financiera en concreto. Las cuentas creadas a nivel de la sociedad son las que se utilizan para la contabilización.

Parametrizaciones Esenciales del Consultor para Cuentas de Mayor

Antes de que el usuario final pueda crear las cuentas de mayor, el consultor SAP debe realizar una serie de parametrizaciones cruciales:

1. Definir los grupos o clases de cuentas: El grupo de cuentas determina los campos que el usuario va a tener que cubrir cuando crea la cuenta a nivel de la sociedad y el estatus de estos campos (obligatorios, opcionales, etc.). Las cuentas de mayor se clasifican en grupos o clases según su función: tesorería, activos fijos, asociadas. Las cuentas asociadas son cuentas de mayor con las que el usuario no puede trabajar de forma directa desde el libro mayor, ya que las anotaciones en ellas proceden de otros submódulos. SAP distingue las cuentas auxiliares, que son los datos maestros o las “fichas” de los acreedores, deudores, etc. (creadas desde los submódulos de AP y AR), y las cuentas asociadas, que son las cuentas de mayor en las que se registran y contabilizan las operaciones con acreedores y deudores. Para parametrizar los grupos de cuentas, se utiliza la ruta SPRO - gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - definir grupos de cuentas. Los estatus posibles de los campos en los grupos de cuentas son:
   • Suprimir: el usuario no ve los campos suprimidos al crear la cuenta de mayor en la sociedad.
   • Entrada obligatoria: el usuario necesariamente va a tener que cubrir ese campo.
   • Entrada opcional: el campo se puede cubrir o no.
   • Visualización: campos que no son accesibles.
2. Indicar la cuenta de remanente en el plan de cuentas: Dentro de las cuentas de mayor, SAP distingue las cuentas de mayor de balance y las cuentas de beneficios, según como se tratan al cierre del ejercicio. Las cuentas de balance son las que van al asiento de cierre y de ahí al asiento de apertura del nuevo ejercicio con el mismo saldo. Las cuentas de beneficio son las que, al cierre del ejercicio se regularizan, se saldan con la (129) resultados del ejercicio y empiezan el nuevo año con saldo cero. Es necesario configurar la cuenta de remanente, que es la cuenta de mayor a la que se “arrastran” las cuentas de beneficio al cierre del ejercicio. Esto se configura en SPRO - gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - especificar cuenta de remanente.

El Plan de Cuentas en SAP Business One

La parametrización de contabilidad financiera se produce cuando SAP Business One se implementa por primera vez. Una vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, si corresponde, se puede crear el plan de cuentas. Las cuentas se organizan en forma jerárquica, según los cajones, los títulos y las cuentas activas. La organización del plan de cuentas sigue los Principios contables generalmente aceptados, donde hay un «cajón» separado para las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, financiación, y otros gastos e ingresos.

Dentro de cada cajón, se deben organizar las cuentas por nivel de forma lógica, según sus procesos de contabilidad financiera. Los cajones son la unidad organizativa en el nivel superior. No se pueden modificar los cajones predefinidos suministrados con SAP Business One, pero se puede modificar el nombre. En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas > Plan de cuentas.

Cada cuenta de mayor se define como cuenta del tipo título o cuenta activa. Una cuenta del tipo título agrupa todas las cuentas activas debajo de ella. En los informes financieros, el título resume todos los saldos de cada cuenta activa inferior. Se pueden diferenciar los títulos de las cuentas activas por el color del texto: los títulos aparecen en azul y las cuentas activas, en verde o negro. Las cuentas en verde son cuentas asociadas que se han definido como cuentas de mayor por defecto para la contabilización de transacciones en SAP Business One. La cantidad de niveles del plan de cuentas puede depender de la ubicación y las prácticas comerciales comunes de la empresa. SAP Business One proporciona planes de cuentas predefinidos para países/regiones individuales, según los requisitos locales.

Pasos para Añadir una Cuenta en SAP Business One

Para añadir una nueva cuenta en el plan de cuentas de SAP Business One, se siguen estos pasos:

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1. En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Plan de cuentas.
2. Aparecerá la ventana Plan de cuentas.
3. Seleccione el cajón en el que desea añadir la cuenta.
4. En la lista de cuentas, haga clic en el nivel donde quiera añadir la cuenta.
5. En la barra de menú, cambie al modo Añadir seleccionando Datos Añadir.
6. En el campo Cuenta de mayor, introduzca un código válido y, a continuación, el resto de los datos relevantes.
7. Seleccione Añadir.

La cuenta nueva se agrega en el nivel especificado del cajón seleccionado como la última cuenta de ese nivel. Se pueden modificar todos los detalles/parámetros en la ventana Tratar plan de cuentas, siempre que no se haya contabilizado ninguna transacción.

El Área Funcional en Contabilidad SAP

El área funcional se utiliza típicamente para el registro contable de costos de ventas (0F, si la memoria no me falla). Es una herramienta fundamental para informar resultados bajo el enfoque contable de costos de ventas. Se definen áreas funcionales como fabricación, ventas, distribución, administración, tal vez I+D, entre otras. Las áreas funcionales se utilizan para analizar la Contabilidad de Costos de Ventas, permitiendo así analizar los gastos de la organización por área funcional, como Finanzas, Marketing, Producción, Recursos Humanos, entre otros.

Determinación de Cuentas y Categoría de Valoración

En SAP, la determinación de cuentas es un proceso clave para asegurar que las transacciones se registren correctamente en las cuentas contables apropiadas. En la TRX OMSK, primero se crea una Referencia de categoría de cuentas y posteriormente se asigna una o varias Categorías de Valoración a esa Referencia, lo que actúa como un agrupador. Por último, se asigna a los Tipos de Material esa Referencia de categoría de cuentas. Por ello, la Referencia de Categoría de Cuentas es el nexo de unión entre las Categorías de Valoración y el Tipo de Material.

Si se necesita un mayor nivel de detalle en la determinación de cuentas, se puede indicar un modificador de cuentas en la TRX OMJJ, aunque hay algunas ya configuradas por defecto. Un ejemplo de aplicación podría ser una entrada de mercancía con movimiento 501 (EM sin pedido) de un material que actualiza valor y con una Categoría de Valoración 3000, en un Centro que se encuentra dentro del Código de Agrupación 0001 y en una Sociedad FI con un Plan de Cuentas INT.

En SAP Business One, las cuentas contables utilizadas en las contabilizaciones de los activos fijos están definidas por la determinación de la cuenta asignada en la clase de activos. Además, lo definido en la 'Contabilización de Depreciación' (Indirecta o Directa) para el Área de Valoración con el tipo 'Contabilizar en LM’ determina si la cuenta de depreciación acumulada será utilizada en las contabilizaciones de la ejecución de valoración. Si se selecciona la contabilización indirecta de la depreciación, la cuenta de depreciación acumulada será usada para registrar la valoración en la ejecución de valoración.

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