Concepto de Deudas Comerciales en Contabilidad
Se conoce como deuda al compromiso de pagar dinero prestado, ya sea a otras personas, una empresa o una institución bancaria. Es una obligación de pago que una entidad -persona física, jurídica o Administración- tiene con otra.
En el ámbito empresarial, tanto empresas y autónomos suelen financiar su actividad con entidades financieras, lo que les genera deudas. Los préstamos suelen ser la forma más común de contraer dichas deudas a largo plazo, aunque el concepto de deuda es mucho más extenso que eso e incluye también obligaciones con proveedores y otras entidades. En una relación por la que se genere una deuda siempre hay dos partes: una, el deudor, que es quien está obligado al pago de la deuda (en forma de dinero o mediante la entrega de una cosa o prestación de un servicio), y el acreedor, que es quien tiene derecho a recibir la cantidad de dinero (o el bien o el servicio).
En contabilidad, el concepto por antonomasia para referirse a las deudas de una empresa es el pasivo. Se entiende por pasivo las obligaciones y deudas que una empresa ha contraído con terceros, ya sean ajenos a la empresa o el mismo propietario. En este sentido, son las deudas que contrae un negocio, es decir, las obligaciones de pago que se documentan.
En la contabilidad de una empresa, el deudor es la persona obligada legalmente a satisfacer una deuda, pero no necesariamente tiene que tener la condición de cliente.
Clasificación de las Deudas en Contabilidad
Las cuentas contables se pueden dividir en diferentes grupos: Según el grupo al que pertenecen, según su naturaleza y según el estado financiero que representan. Conocer los tipos de deudas te permite tomar decisiones financieras más acertadas y elegir las que más te convengan según tu situación.
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Dentro de la clasificación según el grupo al que pertenecen, el Pasivo representa las deudas y obligaciones de pago de una organización. Estas se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan cuando egresan.
Según el estado financiero que representan, las deudas se clasifican en:
- Pasivo no corriente: Se refiere a las obligaciones cuyo vencimiento es superior a un año.
- Pasivo corriente: Son deudas u obligaciones que vencen en menos de un año, como créditos de funcionamiento o comerciales.
En cuanto a la clasificación según la naturaleza de las cuentas, las Cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, por lo que, aumenta su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito.
Además, existen otras formas de clasificar la deuda por su calidad crediticia y prelación de cobro:
- Deuda sénior secured: Es la deuda de la mejor calidad crediticia, está respaldada por un activo financiero.
- Deuda sénior unsecured: También es una deuda de calidad crediticia, pero en este caso no está respaldada por ningún activo.
- Deuda subordinada: De peor calidad crediticia que las anteriores, en este tipo de deuda el cobro de intereses puede estar condicionado a la obtención de un nivel de beneficios por parte del emisor.
- Deuda híbrida: Los poseedores de este tipo de deuda se sitúan, en caso de quiebra del emisor, solo por encima de los accionistas en la prelación de cobro.
Es importante destacar que los acreedores comerciales forman parte de la categoría de no asegurados.
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Deudas por Efectos Descontados: Un Tipo Específico de Deuda Comercial
Se conoce como deudas por efectos descontados a las deudas a corto plazo que se contraen como consecuencia de la operación financiera conocida como descuento de efectos. Las deudas por efectos descontados se derivan de los fondos recibidos mediante el descuento bancario.
Esta es una operación a la que se recurre cuando la empresa necesita liquidez y la obtiene mediante un crédito que le concede la entidad financiera, entregando como garantía del mismo las letras pendientes de cobro. Así, el descuento o negociación de efectos es una fórmula de financiación que permite cobrar antes de que la letra o pagaré venzan, y ello es posible porque una entidad bancaria anticipa el dinero.
Una empresa adquiere una deuda por efecto descontado cuando pide a una entidad bancaria un descuento como forma de financiación a corto plazo. Hablamos de aquella forma de crédito en la que una compañía solicita al banco un anticipo de la suma contemplada en la letra o el pagaré que ha recibido de un determinado cliente.
Este anticipo tiene un coste: la empresa no recibirá toda la suma, pues la entidad bancaria descontará los intereses hasta que el total de la letra o el pagaré sea desembolsado por el cliente. Es decir, aunque en principio se refleje como un ingreso, en realidad se trata de una deuda que la empresa ha adquirido con la entidad bancaria.
El Plan General de Contabilidad español (PGC) establece algunas pautas para llevar a cabo una labor contable eficaz en estos casos. El PGC recoge estas y otras deudas a corto plazo en la cuenta 520, dentro del epígrafe "Deudas a corto plazo con entidades de crédito", que engloba "Préstamos a corto plazo con entidades de crédito", "Préstamos a corto plazo de entidades de crédito", "Deudas a corto plazo por crédito dispuesto" y "Deudas por efectos descontados" (5208), entre otras subcuentas.
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En el descuento de efectos, el riesgo del impago sigue siendo para la empresa. Si el cliente no paga, el banco trasladará el importe de la deuda a la empresa, además de tener que asumir los gastos de devolución. Distinto será si el cliente no desembolsa la suma acordada y la situación entra en impago. La empresa deberá asumir la deuda.
La Distinción entre Clientes y Deudores
En contabilidad, el término clientes designa a aquellas personas físicas o jurídicas que compran bienes y servicios que habitualmente son objeto de venta o prestación por parte de la empresa.
Mientras que deudores son aquellas personas que adquieren bienes o servicios distintos a los que normalmente proporciona la empresa, por lo que no tienen la condición estricta de clientes. Se denominan del mismo modo los derechos de cobro que surgen cuando a la empresa le conceden una subvención de explotación no oficial.
Es sumamente importante esta distinción entre clientes y deudores, puesto que el origen de estos derechos de cobro es diferente. Los primeros están estrechamente ligados a los ingresos ordinarios de la explotación y los segundos a ingresos ajenos a la explotación.
En principio, se registran estos derechos de cobro cuando nacen. Es decir, en la fecha en que se extiende la factura o la letra de cambio, u otro documento análogo, que acredite la venta de bienes o la prestación de servicios, aunque no se hayan entregado estos bienes o servicios.
La práctica más común en la realidad empresarial es extender un documento llamado albarán cada vez que se entregan bienes o servicios a un cliente. En cada albarán constan los bienes o servicios entregados y el precio de éstos, pero, en modo alguno, es un documento acreditativo de cobro.
La empresa, después y con una periodicidad determinada, extiende las oportunas facturas. Cada factura, que sí es documento acreditativo de cobro, contiene las referencias de todos los albaranes entregados a ese cliente, y en ella se recogen las condiciones de cobro pactadas, que generalmente son al contado, a 30, 60 ó 90 días.
Normalmente, la empresa no contabiliza las ventas mientras no se hayan formalizado las correspondientes facturas. Sin embargo, en determinadas fechas, como puede ser al cierre del ejercicio, es conveniente registrar todas las ventas y prestaciones aunque aún no haya mediado factura y sólo estén justificadas en albaranes o documentos semejantes.
Estos créditos o derechos de cobro se valoran, en principio, por su importe nominal, es decir, por el dinero a recibir en la fecha pactada. En esta valoración se consideran los bienes entregados y servicios prestados, los envases y embalajes entregados (que después pueden ser devueltos), los descuentos (que disminuirán el valor de estos créditos), los gastos a cargo de clientes o deudores, y el IVA repercutido.
Para los envases y embalajes entregados que pueden ser devueltos, el vendedor registra contablemente estas vasijas y cubiertas mediante la cuenta 436, «Envases y embalajes a devolver por clientes», que aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de «Clientes», pues se prevé que los clientes devolverán estos envases y embalajes.
Riesgos de Insolvencia en las Deudas Comerciales
Ciertas circunstancias inducen a la empresa a pensar que posiblemente no cobre a su vencimiento todos los saldos que presentan sus clientes y deudores. En virtud del principio de prudencia valorativa debe registrar contablemente estas posibles pérdidas, este riesgo.
Existen dos métodos principales para abordar los riesgos de insolvencia:
- El método individualizado: La empresa analiza a cada uno de sus clientes y deudores, y a algunos de ellos los califica de dudoso cobro, pues dadas las características que presentan presume que difícilmente harán efectivos sus saldos cuando venzan. Para calificar a un cliente o deudor de dudoso cobro, es necesario que dicho crédito aún no haya vencido y que la empresa tenga serias dudas de cobrarlo a su vencimiento por las circunstancias que reúne. Al tiempo, la entidad, en su afán de ser prudente y no inflar el resultado, considera estas posibles pérdidas como gastos del ejercicio en que realiza este análisis. Es importante no confundir los créditos de dudoso cobro con los ya vencidos y no cobrados, pero cuyo plazo de demora está dentro del límite considerado como normal y aceptable dentro del sector en que dicha empresa actúa, ni con los créditos morosos por los que antes de su vencimiento no se habían previsto dificultades de cobro.
- El método global: Si la empresa emplea el método global, debe estimar el riesgo de incobrables que tendrá en el futuro; es decir, ha de prever las posibles pérdidas que tendrá en el próximo ejercicio. Para efectuar esta estimación, normalmente se fundamenta en la experiencia que ella tiene al respecto. Y estima el riesgo, viendo la relación entre las pérdidas por fallidos que tuvo en ejercicios pasados y las ventas a crédito que realizó, o bien mediante la relación entre pérdidas pasadas con los saldos a cobrar disponibles con que contaba a fin de ejercicio. Es de notar que, mientras en el método individualizado se puede registrar el riesgo de insolvencias en cualquier fecha, en el método global se efectúa al cierre del ejercicio.
Contablemente, hay que reflejar la calificación de un crédito como de dudoso cobro y las posibles pérdidas que inciden en el resultado. Así, en el activo del balance los saldos de «Clientes» y «Deudores» se verán disminuidos, pero aparecerán las cuentas de «Clientes de dudoso cobro» y «Deudores de dudoso cobro», que indican y señalan el riesgo existente. La cuenta «Provisión para insolvencias de tráfico» aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de los «Clientes de dudoso cobro» y de los «Deudores de dudoso cobro». De esta forma, el balance muestra el valor de estos créditos que la empresa espera hacer efectivo.
Entonces, y sólo una vez que han vencido, puede un crédito de dudoso cobro pasar a considerarse incobrable o fallido.
En el caso del cobro de un crédito de dudoso cobro, hay que reflejar la entrada de dinero y dar de baja el crédito de dudoso cobro. Por otra parte, desaparece la provisión para insolvencias, pues ya no existe riesgo sino que es una realidad y, como la «posible» pérdida registrada anteriormente no ha sido tal, se anota un ingreso a fin de compensarla.
Si un crédito de dudoso cobro no se cobra, se refleja la pérdida real y da de baja el crédito. También da de baja la provisión, pues ya ha llegado el vencimiento y registra un ingreso para resarcir la «posible» pérdida registrada inicialmente. Si no desapareciese la provisión, el registro contable de la pérdida se duplicaría y, además, parecería que aún se enfrenta a un riesgo.
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