Un diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos creados por computadora que describen múltiples pasos y rutas. Si tomamos en cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno de los diagramas más comunes del mundo, usados por personas con y sin conocimiento técnico en una variedad de campos. Los diagramas de flujo a veces se denominan con nombres más especializados, como "diagrama de flujo de procesos", "mapa de procesos", "diagrama de flujo funcional", "mapa de procesos de negocios", "notación y modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama de flujo de procesos (PFD)".
Simbología Básica de los Diagramas de Flujo
A continuación, te enseñaremos algunos de los símbolos de diagramas de flujo más comunes. Los PFD constan de varios símbolos y líneas estándar que representan diferentes elementos de un proceso.
- Símbolos: Por lo general, incluyen rectángulos u óvalos para los pasos u operaciones del proceso, rombos para los puntos de decisión y otras formas, como paralelogramos, para las entradas/salidas.
- Óvalos o elipses: Suelen representar el inicio o el final de un proceso.
- Rectángulos o recuadros: Indican un paso del proceso o una acción en la secuencia.
- Diamantes: Se utilizan generalmente para puntos de decisión en los que el proceso puede ramificarse en función de una pregunta de sí/no u otros criterios.
- Paralelogramos: Suelen representar las entradas (como materias primas o datos) que entran en el proceso o las salidas (como productos terminados o informes) resultantes del proceso.
- Flechas: Indican la dirección del flujo, guiando al visualizador a través del proceso de principio a fin. Las flechas pueden mostrar la progresión del tiempo y la secuencia de pasos.
- Dirección del flujo: Normalmente, de izquierda a derecha o de arriba abajo, indicando la progresión del proceso.
- Anotaciones: Los símbolos pueden ir acompañados de textos descriptivos o etiquetas que proporcionen información adicional.
- Líneas: Las líneas continuas se utilizan generalmente para representar la secuencia principal de pasos, mientras que las líneas discontinuas pueden indicar vías secundarias o menos frecuentes.
Familiarizarse con estos símbolos es el primer paso para comprender un PFD.
Las Materias Primas en el Proceso de Producción
Las materias primas son las sustancias o componentes utilizados en la producción de mercancías. En la fabricación, las materias primas son las sustancias o componentes básicos utilizados en la producción de mercancías. Así, un producto terminado producido en una fábrica puede utilizarse como materia prima en otra instalación de fabricación.
Clasificación de las Materias Primas
Hay que diferenciar entre materias primas directas e indirectas.
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- Materias primas directas: Son las que pasan a formar parte del producto finalizado. Estas impactan directamente la calidad del producto final al ser incorporados a cada producto. Las materias primas directas son imprescindibles y tienen un impacto proporcional en el coste de producción. Por ejemplo, en la fabricación de una silla, los materiales directos incluirían la madera, la tela y otros componentes utilizados para construir la silla.
- Materias primas indirectas: Son aquellas que no estarán incluidas en el producto final. También son llamadas consumibles, y son aquellos que prestan un servicio al proceso productivo sin llegar a formar parte del producto final o no suponen un costo notable. Puede tratarse de herramientas, tornillos y clavos, lubricantes, adhesivos, productos de limpieza, herramientas desechables u otros suministros necesarios para facilitar las operaciones de fabricación. Los materiales indirectos también suelen denominarse inventario MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) o artículos no inventariables.
Los materiales directos son parte esencial del producto final, mientras que los indirectos facilitan la producción pero no forman parte del producto final.
Gestión y Control del Inventario de Materias Primas
El inventario de materias primas es el proceso estratégico de organizar la compra, el almacenamiento y la manipulación de las materias primas en la producción de mercancías, con el fin de garantizar que se dispone de existencias suficientes para mantener un buen flujo de producción. A diferencia de la gestión de inventarios de productos terminados, que se ocupa de las existencias de productos terminados a la espera de su venta, el inventario de materias primas se centra en la compra y el almacenamiento de materiales en las distintas fases del ciclo de producción. Un inventario eficaz de las materias primas implica el seguimiento y la medición de métricas clave relacionadas con el inventario, como el índice de rotación, los costos de inventario, el deterioro, etc. Los costos de fabricación, a su vez, están muy influidos por el inventario de materias primas. Aplicando medidas eficaces de control de inventarios, las empresas pueden reducir los costos de transporte y minimizar el riesgo de materiales obsoletos o caducados.
Importancia del Inventario Eficaz de Materias Primas
Un inventario eficaz de las materias primas desempeña un papel esencial en el éxito global de cualquier empresa de fabricación.
- Garantizar un flujo de producción ininterrumpido: Unos niveles adecuados de inventario de materias primas garantizan un flujo constante de insumos en el proceso de producción, reduciendo el riesgo de escasez y evitando costosas interrupciones.
- Control de costos: Al supervisar y gestionar el inventario de materias primas, las empresas pueden optimizar sus compras y evitar el exceso o desabastecimiento de existencias. El exceso de existencias inmoviliza un capital valioso y provoca un aumento de los costos de inventario, mientras que el desabastecimiento provoca la pérdida de oportunidades y la insatisfacción de los clientes.
- Satisfacer la demanda de los clientes: Mantener unos niveles óptimos de inventario de materias primas permite a las empresas satisfacer rápidamente la demanda de los clientes.
- Eficiencia de la cadena de suministro: Una gestión eficaz del inventario permite una coordinación racionalizada en toda la cadena de suministro, reduciendo tiempos de entrega y mejorando la eficiencia operativa general.
- Contabilidad precisa: El seguimiento preciso de las cantidades y valores de las materias primas es crucial para los informes financieros y el análisis de costos. Una gestión adecuada de los niveles de inventario garantiza que el balance refleje el valor real de las materias primas disponibles, lo que afecta al activo circulante de la empresa.
Estrategias para una Gestión Óptima de Materias Primas
Las pequeñas empresas se enfrentan a retos únicos a la hora de gestionar su inventario de materias primas debido a sus limitados recursos, menores volúmenes de producción y sistemas de inventario menos sofisticados.
Para mejorar la gestión de materias primas, se recomienda:
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- Crear un sistema de SKU: Las unidades de mantenimiento de stock (SKU) son la base de un inventario eficaz.
- Mantener los materiales organizados físicamente: Elabore un esquema detallado de su almacén, con una zona destinada a las materias primas. Asegúrese de que las materias primas estén lo suficientemente cerca de la planta de producción para garantizar un acceso rápido.
- Prever la demanda: Utilice los datos históricos y las tendencias del mercado para predecir con exactitud la demanda futura.
- Utilice el stock de seguridad y los puntos de pedido: Establezca niveles de existencias o stock de seguridad para hacer frente a fluctuaciones inesperadas de la demanda y fije puntos de pedido para activar pedidos de reposición a tiempo.
- Optimice sus programas de producción: Alinee los programas de producción con la disponibilidad de materias primas para reducir los tiempos muertos y agilizar los procesos de producción.
- Lleve a cabo análisis ABC: Clasifique las materias primas en función de su valor y frecuencia de uso mediante el análisis ABC.
- Establezca relaciones estrechas con los proveedores: Colabore estrechamente con los proveedores para garantizar entregas puntuales y fiables.
- Implemente el inventario justo a tiempo (just-in-time): Utilice una estrategia JIT para recibir las materias primas cuando sean necesarias para la producción, minimizando los costos de mantenimiento.
- Garantice la trazabilidad: Utilice sistemas de seguimiento de inventarios para supervisar y rastrear las materias primas a lo largo de la cadena de suministro. Es fundamental contar con un sistema de organización eficiente para facilitar la localización y recuperación de las materias primas por lo que, la trazabilidad es esencial para asegurar la calidad de los materiales y garantizar la seguridad del producto final. Esto puede incluir un registro detallado de los proveedores, sistemas de etiquetado, fechas de entrega y de caducidad y un sistema de gestión de inventario.
- Utilice un software: Todos los pasos anteriores se pueden conseguir mucho más fácilmente implementando un software ERP de fabricación. Estos sistemas están diseñados para automatizar tareas administrativas que consumen mucho tiempo, calcular las necesidades de material, agilizar el control de inventarios y facilitar la toma de decisiones basada en datos, mejorando la gestión de inventarios, así como la eficacia general de las empresas de fabricación.
Importancia del Control de Materia Prima
La calidad de las materias primas utilizadas en la elaboración de nuestros productos influyen de manera significativa tanto en la calidad como en la eficiencia en su elaboración. En términos de calidad, la materia prima muchas veces asegura que el producto final tenga mejor rendimiento, mayores estándares nutritivos, o mayor salubridad. Si hablamos de eficiencia, las materias primas de más alta calidad muchas veces reducen las pérdidas en términos de recursos descartados, o incluso hacen que los procesos consuman menos tiempo o recursos. Todo esto se traduce en un incremento en las tasas de retorno, satisfacción del consumidor, y estándares de calidad que incluso tiene como consecuencia una mayor apertura a nuevos mercados y competitividad. Este control se hace posible con la aparición de mejores tecnologías de rastreo y recopilación de datos para lograr cada vez mayores niveles de gestión de materias primas.
El control de la materia prima puede ser englobado por el conjunto de procesos que implementa una organización al momento de establecer sus indicadores de productividad. En específico, el control de materiales recolecta y analiza cada factor que interviene en la adquisición de materias primas, así como su almacenamiento, movilización, procesamiento, y destino final, dentro de una organización.
El control de materias primas elimina la variación de materiales. Algunos proveedores podrían entregar materias primas que varían en calidad, tamaño, concentración, u otros factores físicos cuantificables. Incluso si la calidad de la materia es buena, cualquier variación física va a afectar el proceso de producción y tendrá un impacto en el producto final. Un control de materias primas permite realizar tests adecuados con perfiles de pureza o calidad según la naturaleza de los materiales. Se deben tener en cuenta test físicos y químicos que permitan determinar oportunamente si la materia prima recibida es adecuada. Esto evita la costosa pérdida de lotes producidos, o la pérdida de confianza entre sus clientes.
El control de materias primas evita problemas de existencias. Mantener un control de materias primas ayuda a sostener proyecciones realistas en cuanto a la cadena de suministros y las existencias en almacén. Un exceso de existencias causado por un sobre optimismo en las proyecciones de ventas, o por cálculos basados en data obsoleta, podría sobrepasar los límites de seguridad de las instalaciones y causar embotellamientos o accidentes. Por otro lado, la escasez de productos causada por un retraso en el abastecimiento o por un exceso de demanda de productos, podría representar elevados costos debido a una parada en la producción.
La Contabilización de Materias Primas
¿Qué es la contabilización de materiales? Según el tamaño de una organización, la inversión en materias primas puede llegar a representar cuantiosas inversiones que serán luego convertidas en retornos con cierto margen de ganancia. Un proceso de contabilización de materiales eficiente tenderá a incrementar estos márgenes de ganancia de manera significativa.
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Para ello se toman en cuenta al menos dos factores: Adquisición de materiales y Uso de materiales.
Proceso de Adquisición de Materiales
El departamento de compras puede perseguir diferentes fines dependiendo de la organización y naturaleza de sus operaciones. Sin embargo, un denominador común es la adquisición de materias primas directas e indirectas en las cantidades necesarias para garantizar que no se interrumpan los procesos productivos. El alcance de un departamento de compras puede permitirle tomar decisiones que afecten la calidad y precio de las materias primas, la entrega oportuna de los materiales y recepción por parte de cada departamento o equipo, y la mantención de canales de información para poner al día al personal relevante en cada área.
El departamento de compras sigue siempre un proceso que permite el seguimiento y trazabilidad de cada proceso de adquisición.
- Primero, recibe las solicitudes de compra hechas por áreas que presenten una carencia de materiales o suministros.
- Luego emite una orden de compra que indica las condiciones de entrega y pago de los materiales.
- Al momento de recibir los materiales se realiza una inspección de la materia prima para tener la seguridad de que los materiales cumplen con lo especificado en la orden de compra, y emitir un informe de recepción.
- Por último, se envía una factura para formalizar la venta y cerrar el proceso de compra.
Uso de Materiales
En el uso de materiales se encierran los procesos desarrollados internamente dentro de la organización en los cuales se transforman los materiales en los productos finalizados. El proceso comienza desde la zona de almacenaje, donde el personal encargado de la custodia autoriza el egreso de materiales hacia los diferentes departamentos, y deja un registro de todos los ingresos o devoluciones de materiales.
Métodos de Valuación del Inventario de Materias Primas
Determinar el valor de su inventario de materias primas es esencial para elaborar informes financieros precisos y comprender el valor real de su inventario. Existen varios métodos para calcular el valor de su inventario de materias primas, y la elección del método depende de los principios contables, las políticas de la empresa y la normativa aplicable.
| Método de Valuación | Descripción Principal |
|---|---|
| FIFO (First In, First Out) | Supone que el primer lote de materias primas adquiridas es el primero en utilizarse o venderse. El costo de las materias primas adquiridas más recientemente se asigna al inventario final. |
| LIFO (Last In, First Out) | Supone que el último lote de materias primas comprado es el primero en ser utilizado o vendido. El costo de las compras más recientes se asigna al costo de los bienes vendidos. |
| Costo Promedio Ponderado (WAC) | Calcula el costo promedio de todas las unidades de materia prima similares disponibles. Este costo promedio se utiliza para valorar tanto el inventario final como el costo de los bienes vendidos. |
Es importante tener en cuenta que el método elegido para valorar el inventario de materias primas debe ser coherente y acorde con los principios contables generalmente aceptados (GAAP por sus siglas en inglés) o las normas contables de su país que se apliquen a su empresa. Una valuación precisa del inventario de materias primas garantiza que sus estados financieros ofrezcan una representación exacta de los activos y los resultados financieros de su empresa.
Cálculo del Valor de Inventario de Materias Primas
Calcular el valor de inventario de materias primas implica determinar el costo total de las materias primas que se tienen actualmente en existencias.
- Recopile datos de inventario: Empiece por recopilar toda la información pertinente sobre las materias primas de su inventario.
- Identifique el método de valuación: Determine el método de valuación de inventario que va a utilizar.
- Para el método FIFO: Determine los costos unitarios de los lotes de materias primas que quedan en su inventario al final del período contable (éstos proceden de las compras más recientes) y multiplique los costos unitarios de las compras por el número de unidades que quedan en el lote de existencias correspondiente.
- Para el método LIFO: Determine los costos unitarios de las materias primas finales (en LIFO, éstos deben proceder de las primeras compras, ya que las últimas compras son las primeras que se consumen) y multiplique los costos unitarios de las compras por el número de unidades que quedan en el lote de existencias correspondiente.
- Para el Costo Promedio Ponderado: Sume el costo total de todas las unidades similares de materia prima en existencias y divídalo por la cantidad total para hallar el costo promedio por unidad.
- Sume el valor total: Concilie con los registros financieros.
Aunque el inventario de materias primas puede gestionarse con hojas de cálculo (hasta cierto punto), es una forma terriblemente ineficaz de hacerlo. En un software ERP o MRP de fabricación, la mayor parte de los aspectos del inventario de materias primas se automatizan por completo o se simplifican enormemente.
El inventario de materias primas figura como activo circulante en el balance. Las materias primas son un tipo clave de artículo de inventario utilizado en los procesos de producción.
Aplicación de Diagramas de Flujo en la Contabilización de Materias Primas: Ejemplo de Proceso de Compras
Un diagrama de flujo del proceso de negocio de compras de una empresa sirve para estructurar y agilizar la adquisición de bienes, servicios o mano de obra de proveedores externos. Es esencial que estas adquisiciones se realicen al mejor precio posible, cumpliendo también con los requisitos de la organización en cuanto a calidad, cantidad, tiempo de entrega, disponibilidad y ubicación. Hoy en día, muchas empresas e instituciones públicas han establecido diagramas de flujo de adquisiciones para garantizar la transparencia y equidad en sus actividades de compra. Estos procesos estructurados ayudan a prevenir el fraude, reducir el sobreprecio y desalentar la colusión entre proveedores.
Beneficios de un Diagrama de Flujo de Proceso de Negocio de Compras Bien Definido
Más allá de minimizar pérdidas y fraudes, un diagrama de flujo de compras ofrece varias ventajas clave. Las empresas que invierten en optimizar sus procesos de negocio de compras obtienen una ventaja significativa sobre los competidores y construyen una base para un crecimiento sostenible. Estas mejoras en los procesos contribuyen a ventajas competitivas a largo plazo que a menudo son decisivas en el mercado.
Desglose Paso a Paso del Proceso de Adquisición (Ejemplo de Diagrama de Flujo)
Como se ilustra en este ejemplo, el diagrama de flujo del proceso de adquisición incluye varios roles o departamentos clave involucrados en el proceso:
- Solicitante: La persona de cualquier departamento que está autorizada para iniciar solicitudes de compra.
- Gerente: Responsable de evaluar la solicitud y aprobar los gastos relacionados con la adquisición.
- Empleado de Compras: Maneja el proceso de adquisición, incluyendo cotizaciones y realización de pedidos.
- Almacén: Gestiona la recepción y almacenamiento de los bienes adquiridos.
A continuación, se detalla el flujo del proceso:
- Inicio: El Solicitante, basado en los datos de inventario, identifica la necesidad de reemplazar un artículo, ya sea porque está agotado o ha alcanzado su punto de reorden, y envía una solicitud al Gerente.
- Análisis Gerencial: El Gerente revisa la solicitud y decide:
- Si la compra es innecesaria: rechaza la solicitud e informa al solicitante, finalizando el proceso.
- Si la compra es válida: instruye al Empleado de Compras para comenzar el proceso de cotización.
- Proceso de Cotización: El Empleado de Compras recopila la información requerida y obtiene al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores. Se crea un informe consolidado comparando: Precios, Cantidades, Programas de entrega, Términos de pago. Este informe se envía al Gerente o al centro de costos para un análisis adicional.
- Decisión sobre Cotizaciones: El Gerente evalúa las cotizaciones basándose en factores como: Costo-beneficio, Confiabilidad del proveedor, Disponibilidad de fondos. Luego elige una de las siguientes opciones:
- Solicitar ajustes de cotización al Empleado de Compras.
- Rechazar todas las cotizaciones y cancelar la solicitud.
- Aprobar la compra y autorizar el envío de la orden de compra al proveedor.
- Realización y Procesamiento del Pedido: El Empleado de Compras registra el pedido con el proveedor seleccionado y finaliza la compra utilizando la orden de compra. Se establece un cronograma de entrega con el proveedor.
- Recepción de Bienes o Servicios: Para productos: El Almacén recibe los bienes y confirma la entrega contra la orden de compra.
- Finalización: Al recibir, el Almacén envía la factura a Cuentas por Pagar, que procesa el pago y cierra oficialmente el proceso de adquisición.
Este ejemplo de diagrama de flujo de procesos de compras ilustra los pasos clave comúnmente involucrados en las actividades de adquisición. Este ejemplo incluye la mayoría de las tareas estándar típicamente asociadas con los procesos de compra. Los diagramas de flujo permiten que cualquier persona, desde representantes de ventas hasta desarrolladores y creativos, visualice mejor cualesquier procesos, proyectos e ideas, y los presente de una manera significativa.