Los diagramas de flujo de trabajo ofrecen un resumen gráfico de un sistema o proceso de negocios. Pueden ayudar a evitar los cuellos de botella, ya que todos los miembros del equipo cuentan siempre con la información de los objetivos y plazos en tiempo real. Un diagrama de flujo de trabajo, también conocido como flujograma, ofrece un resumen gráfico de un sistema o proceso de negocio.
Este tipo de diagramas se usa para visualizar proyectos complejos después de haber hecho la investigación inicial. Una vez que hayas creado un diagrama de flujo de trabajo, tendrás una visión detallada de las tareas y sus dependencias basada en los objetivos y el cronograma del proyecto en general. Los diagramas de flujo de trabajo están vinculados al mapeo de los procesos de negocio que se utiliza para definir y llevar a cabo esos procesos de principio a fin.
El objetivo de contar con un diagrama de flujo de trabajo es ayudar a que los miembros del equipo entiendan cuáles son las tareas, los objetivos y sus roles y responsabilidades dentro de un proyecto.
Flujo de trabajo vs. diagramas de flujo
A menudo se confunden los flujos de trabajo con los diagramas de flujo. Un flujo de trabajo es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Piensa en un flujo de trabajo como un trayecto con diversas paradas, con un punto inicial, un punto final y diversas etapas que ir cumpliendo.
Si bien es cierto que son términos similares, un diagrama de flujo es simplemente una forma de visualizar un flujo de trabajo. También puedes utilizar los diagramas de flujo para visualizar otros procesos, como los diagramas de PERT y la documentación de procesos.
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¿Para qué sirven los diagramas de flujo?
Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchos procesos o compañías ya que nos ayudará a identificar los pasos necesarios para alcanzar el resultado que buscamos o mejorar un proceso y, por lo tanto nos ayudará en la toma de decisiones. Uno de los ámbitos más frecuentes de uso es en el desarrollo de programas informáticos. Los diagramas de flujo en este caso serán una representación gráfica de un algoritmo y será fundamental para definir un buen lenguaje de programación con posterioridad.
Asimismo, es habitual elaborar diagramas de flujo en procesos complejos, procesos industriales y en procesos tecnológicos, pero no sólo estos. También será útil para otro tipo de industrias como la médica, la financiera e incluso para empresas de servicios. Imagina que trabajas en el departamento de compras de una compañía, un diagrama de flujo puede ayudarte a visualizar de forma gráfica el proceso de compras desde de un departamento solicita la adquisición de un producto hasta que se realiza la compra.
Los diagramas de flujo te permitirá además, identificar de forma clara cada uno de los subprocesos que se deberán realizar.
¿Cuándo es conveniente hacer diagramas de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es la representación visual de un proceso. Puede tratarse de un proceso nuevo o uno que ya esté en curso y que haya que modificar. Por ejemplo:
- Un proceso para optimizar el customer journey los clientes.
- Un proyecto para aumentar la retención y la satisfacción de los clientes.
- Un proceso para automatizar las tareas manuales relacionadas con datos de los clientes.
El diagrama de flujo de trabajo viene después del mapeo del proceso de negocio y antes de la automatización de ese proceso. Un diagrama de flujo de trabajo te ayudará también a realizar un análisis del flujo de trabajo para analizar los procesos de negocio y detectar cuellos de botella.
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Símbolos de un diagrama de flujo de trabajo
Para entender cómo funcionan y crear diagramas de flujo eficaces, primero debes conocer cuáles son los elementos que lo componen. Entre ellos, las entradas, las salidas y las transformaciones que, en su conjunto, ayudan a comunicar los entregables en el menor tiempo posible.
Los elementos principales de un diagrama de flujo de trabajo son los siguientes:
- Entrada: una acción que afecta el paso siguiente.
- Transformación: un cambio en la entrada.
- Salida: el resultado posterior a la transformación.
Estos elementos se representan con formas geométricas y flechas como las siguientes:
- Óvalos: representan los puntos de inicio y finalización de un proceso.
- Rectángulos: representan instrucciones acerca de las acciones y los pasos a seguir.
- Diamantes o Rombo: representan decisiones clave durante la elaboración del proceso.
- Círculos: representan un salto en las acciones y pueden indicar que hay que pasar por alto algunos pasos en ciertas situaciones.
- Flechas: se usan como conectores para representar las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones.
Tipos de diagramas de flujo de trabajo
Si lo que buscas es visualizar procesos, hay diferentes formatos de diagramas de flujo entre los que puedes elegir. Cada uno ofrece ventajas únicas que pueden ayudarte a trazar el diseño del próximo proceso. El tipo de diagrama que elijas dependerá del proceso en el que estés trabajando y de las necesidades que surjan.
1. Diagrama de flujo del proceso
El diagrama de flujo de procesos es el diseño estándar para los flujos de trabajo. En este diagrama, todos los elementos se organizan en orden cronológico, de modo que conforman una representación visual básica del proceso. Este tipo de diagrama ofrece un panorama general de las tareas y objetivos individuales, sin entrar en demasiado detalle.
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Ideal para: equipos que quieren contar con una representación visual general de un proceso nuevo que cualquier participante o departamento pueda entender de inmediato.
2. Diagramas de flujo de carriles
El diagrama de flujo de carriles también es uno de los diseños más populares aplicados a los flujos de trabajo, pero difiere ampliamente de los diagramas de flujo de procesos. En el diagrama de flujo de carriles se desglosa el flujo de trabajo en unidades o flujos más pequeños.
Estos flujos están interconectados, pero se muestran separados como para resaltar las interacciones y detectar cualquier posible ineficiencia. De este modo, se ofrece visibilidad y un nivel más detallado del flujo de trabajo del proceso en general. El diagrama de flujo de carriles se utiliza cuando hay varios departamentos implicados en un mismo proceso.
Ideal para: equipos que trabajan en procesos complejos con muchos niveles interrelacionados pero independientes.
3. Diagramas de notación del modelado de procesos de negocio (BPMN)
Para el BPMN se usan notaciones uniformes que tanto los colaboradores técnicos como los de áreas comerciales pueden interpretar sin problemas. Es un tipo de lenguaje de modelado unificado en el que se utilizan símbolos estandarizados para comunicar los diferentes pasos.
Los diagramas BPMN se centran en la información que se recibe internamente y en cómo interpretar esa información. Es el motivo por el que, por lo general, se usan para cambios en procesos internos que no afectan a los clientes externos.
Ideal para: equipos que trabajan en las mejoras de procesos en varios departamentos.
4. Diagramas de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC)
SIPOC es un tipo de diagrama de carriles que se centra en el análisis de las distintas partes de un mismo flujo de trabajo.
A diferencia de lo que se hace con los diagramas tradicionales en los que los datos se organizan en orden secuencial, con el SIPOC se prioriza quién crea y recibe los datos del proceso. El diagrama SIPOC se centra en cómo se reciben los datos tanto interna como externamente; este es el motivo por el que se usa para procesos asociados con la experiencia del cliente.
Ideal para: equipos que buscan centrarse en la manera en que se reciben los datos tanto interna como externamente.
Cómo hacer un diagrama de flujo de trabajo
Para la creación de diagramas de flujo, comienza por preparar los elementos principales del proceso. Organiza los elementos del flujo de trabajo en el diagrama y representa cada punto de datos por medio de flechas, círculos, rectángulos, óvalos o rombos.
1. Selecciona el tipo de flujo de trabajo
Para seleccionar el tipo de flujo de trabajo que te resulte más adecuado, ten en cuenta las funciones que son necesarias para tu proceso. ¿Es un proceso complejo en el que trabajan muchas personas? Probablemente convenga utilizar un diagrama de flujo de carriles. ¿O se trata de un proceso relativamente sencillo que se adapta mejor a un diagrama de flujo de procesos más simple?
2. Determina los puntos de inicio y finalización
A continuación, determina los puntos de inicio y finalización. Son los que se representan con óvalos en el diagrama.
3. Reúne la información necesaria
Conéctate con quienes participan en el proyecto para recopilar la información y entender bien cada etapa del proceso. Como cada proceso es diferente a los demás, la información que debas recopilar también variará. Ten en cuenta cuáles son los pasos necesarios para finalizar el proceso, quiénes participarán y cualquier otro dato de importancia que sería útil informar a quienes lo lean.
4. Elimina las ineficiencias
El paso final antes de crear tu flujo de trabajo visual consiste en analizar y eliminar cualquier ineficiencia que pueda surgir. Documenta las ineficiencias que detectes en un registro de cambios dentro de tu proceso de control de cambios.
5. Diseña tu flujo de trabajo
Por último, empieza a construir tu flujo de trabajo. Reúne la información de las unidades, los puntos de datos y las ineficiencias, y represéntala en el diagrama que hayas elegido en el primer paso. Una vez que hayas diseñado el diagrama de flujo de trabajo, revísalo con las demás partes interesadas para asegurarte de que sea preciso y apropiado para la situación.
Cuentas por Pagar y su Diagrama de Flujo
Las cuentas por pagar (AP) son el proceso de administrar y pagar bienes y servicios que una empresa recibió a crédito de sus proveedores o vendedores. La empresa puede gestionar el proceso de cuentas por pagar de forma manual o automatizarlo. ¿Qué implica el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo?
El proceso de cuentas por pagar de ciclo completo abarca una serie de pasos interconectados, entre los que se incluyen los siguientes:
- Creación y aprobación de pedidos de compra (PO): el departamento de compras crea un pedido de compra que describe los bienes o servicios solicitados, su cantidad, el precio acordado y otros detalles pertinentes. El personal autorizado revisa y aprueba el pedido de compra.
- Conciliación de entradas de mercancías y facturas: el departamento genera una entrada de mercancías para confirmar la entrega de mercancías o servicios. El personal compara este documento con la orden de compra original y la factura del proveedor para confirmar la exactitud y la coherencia en los precios y la cantidad.
- Verificación y aprobación de facturas: el personal verifica la factura en busca de discrepancias, errores o inconsistencias en detalles, como la información del proveedor, el número de factura, la fecha, las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios y los impuestos aplicables. La empresa resuelve cualquier discrepancia antes de enviar la factura para su aprobación.
- Registro de facturas y autorización de pagos: la empresa registra la factura en el sistema contable de la empresa, y el sistema asigna los códigos de contabilidad general adecuados. El sistema autoriza el pago, teniendo en cuenta las condiciones de pago o descuentos.
- Procesamiento y conciliación de pagos: la empresa procesa el pago de acuerdo con las condiciones acordadas.
Importancia de la Gestión de Cuentas por Pagar
La forma en que una empresa gestiona las cuentas por pagar puede afectar seriamente a su salud financiera, su eficiencia operativa y su competitividad general. Un proceso sólido de gestión de cuentas por pagar puede tener los siguientes efectos en una empresa:
- Mejorar el capital de trabajo: la gestión eficaz de las cuentas por pagar mejora el capital circulante al programar los pagos estratégicamente y negociar condiciones favorables con los proveedores.
- Mitigar los riesgos financieros: un buen proceso de cuentas por pagar ayuda a identificar y mitigar los riesgos financieros, como el fraude, los errores y las multas por pagos atrasados.
- Obtener una ventaja competitiva: para las empresas, un proceso simplificado de cuentas por pagar puede significar más flexibilidad y resiliencia en el mercado.
- Desarrollar información basada en datos: las soluciones modernas de cuentas por pagar ofrecen potentes herramientas analíticas que pueden proporcionar información valiosa sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias de flujo de caja.
Componentes de un Flujo de Trabajo Eficaz de Cuentas por Pagar
Estos son los pasos involucrados en un flujo de trabajo típico de cuentas por pagar:
- Recepción y captura de facturas: los proveedores envían facturas en papel o electrónicas. La empresa introduce los datos de la factura en el sistema AP, ya sea manualmente o mediante automatización.
- Validación y cotejo de facturas: el sistema AP verifica la exactitud de las facturas con respecto a los pedidos y los documentos de recepción.
- Resolución de discrepancias: si el sistema encuentra discrepancias, las resuelve antes de la aprobación.
- Flujo de trabajo de aprobación: el sistema dirige las facturas al personal adecuado para su aprobación en función de umbrales y niveles de autorización predefinidos.
- Autorización de pago: el personal autoriza el pago de las facturas aprobadas.
- Procesamiento de pagos: la empresa programa las facturas aprobadas para el pago a los proveedores, teniendo en cuenta las condiciones de pago, los descuentos y los modos de pago preferidos.
- Asiento contable: la empresa registra las facturas y los pagos en el sistema contable.
- Conciliación de pagos: la empresa concilia los pagos con las facturas y los extractos bancarios.
- Conciliación de extractos de proveedores: la empresa concilia los extractos de proveedor con los registros de cuentas a pagar.
Diagramas de Flujo del Proceso de Cuentas por Pagar
Los diagramas de flujo del proceso de cuentas a pagar representan visualmente los pasos involucrados en procesar facturas y realizar pagos a proveedores. Estos diagramas de flujo varían en complejidad según el tamaño de la organización y los requisitos específicos. A continuación, se mencionan dos ejemplos comunes.
Diagrama de flujo básico del proceso de cuentas por pagar
Este diagrama de flujo describe los pasos fundamentales en un proceso de cuentas por pagar típico:
Inicio -> recepción de facturas -> validación de facturas -> aprobación -> procesamiento de pagos -> asiento contable -> Fin
Diagrama de flujo detallado del proceso de cuentas por pagar
Este diagrama de flujo proporciona una vista más completa del proceso de cuentas por pagar, incluidos los pasos adicionales y los puntos de decisión:
Inicio -> recepción de facturas -> entrada o captura de datos -> conciliación de facturas -> resolución de discrepancias -> flujo de trabajo de aprobación -> autorización de pago -> procesamiento de pagos -> conciliación de pagos -> conciliación de extractos de proveedores -> Fin
Si bien estos son ejemplos simplificados, los diagramas de flujo de procesos de cuentas por pagar reales pueden ser mucho más detallados e incorporar pasos adicionales, puntos de decisión y ciclos de retroalimentación.
Desafíos en los Procesos de Cuentas por Pagar y Cómo Resolverlos
El proceso de cuentas por pagar puede presentar desafíos que cuestan tiempo y dinero a las empresas. A continuación, se muestran los desafíos comunes y sus soluciones.
Entrada manual de datos
La entrada manual de datos requiere mucho tiempo, es propensa a errores y puede provocar retrasos en el procesamiento y el pago de las facturas. Estos errores pueden dar lugar a pagos duplicados, montos incorrectos y relaciones tensas con los proveedores.
Solución: las soluciones automatizadas de cuentas por pagar utilizan la tecnología OCR para extraer datos de las facturas, automatizar la coincidencia de tres vías y simplificar los flujos de trabajo de aprobación. Esto reduce la intervención manual, minimiza los errores y acelera los tiempos de procesamiento.
Flujos de trabajo de aprobación ineficientes
Los flujos de trabajo de aprobación largos y complejos pueden crear cuellos de botella, retrasar los pagos y hacer pasar por alto descuentos por pagos anticipados. Esto puede tensar las relaciones con los proveedores y perjudicar el flujo de caja de la empresa.
Solución: un flujo de trabajo de aprobación digital claro con enrutamiento, notificaciones y procedimientos de derivación automatizados puede facilitar la aprobación oportuna de facturas y reducir los retrasos.
Visibilidad limitada
Sin visibilidad en tiempo real de los procesos de cuentas por pagar, se vuelve difícil realizar un seguimiento del estado de las facturas, identificar cuellos de botella y monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI). Esta falta de control puede dar lugar a sorpresas, plazos incumplidos y una toma de decisiones poco óptima.
Solución: un panel de control centralizado de cuentas por pagar que proporcione visibilidad en tiempo real de todos los aspectos del proceso de cuentas por pagar puede realizar un seguimiento del estado de las facturas, monitorear los flujos de trabajo de aprobación, identificar excepciones y analizar los KPI. Esta visibilidad permite una gestión proactiva y una toma de decisiones informada.
Gestión de riesgos y fraude
Los procesos de cuentas por pagar son vulnerables a diversos tipos de fraude, como pagos duplicados o no autorizados y facturas falsas. Estas actividades fraudulentas pueden provocar pérdidas financieras sustanciales y dañar la reputación de una empresa.
Solución: los controles internos sólidos, como la segregación de funciones, las auditorías periódicas y los mecanismos de detección de fraudes, pueden mitigar el riesgo de fraude. Lo mismo ocurre con las soluciones de automatización de cuentas por pagar que incorporan funcionalidades de prevención de fraude, como pagos duplicados y detección de anomalías.
Gestión de las relaciones con los proveedores
Mantener relaciones sólidas con los proveedores ayuda a asegurar entregas oportunas, condiciones favorables y una resolución de disputas eficaz. Las interrupciones en la comunicación y los retrasos en los pagos pueden tensar estas relaciones.