La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa. En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
¿Para qué sirve realizar un inventario?
No obstante, si algo tienen en común todos ellos es su propósito final: optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio posible. En este sentido, y a pesar de las múltiples necesidades logísticas que existen, la apuesta por la automatización puede suponer una auténtica ventaja competitiva. Por un lado, porque aumenta el control y la eficiencia y, por el otro, porque optimiza el tiempo destinado a esta tarea.
Tipos de Inventario
Existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.). ¿Qué inventarios se adaptan mejor a cada necesidad y realidad? Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación.
- Inventario inicial
- Inventario final
- Inventario anual
- Inventario periódico
- Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo). Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo). Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
El inventario también está sujeto al tipo de producto almacenado.
- Inventario de materias primas
- Inventario de suministros de fábrica
- Inventario de productos en proceso de fabricación
- Inventario de productos terminados
- Inventario de mercancías
Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna.
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- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos). Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva. Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional. Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento. Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas. Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico.
Inventario perpetuo e intermitente
Hay dos decisiones básicas de inventarios que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones recién revisadas.
- Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
- Inventario intermitente: se efectúa varias veces al año.
¿Qué es el Inventario Físico?
El inventario físico es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. El cálculo del inventario es llevado a cabo mediante un listado del stock realmente poseído. El inventario físico es un proceso que consiste en contar las existencias del almacén, una a una, con el fin de conocer el stock disponible. Al tratarse de un proceso manual, puede resultar muy laborioso. El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los productos almacenados y sus cantidades.
Todas las empresas deben comprobar las existencias disponibles en sus almacenes. El inventario físico sirve, básicamente, para tener un mayor control sobre el stock. Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una mayor productividad. El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que se vuelvan a producir. Al contar los productos uno a uno se puede comprobar visualmente que estén en buen estado.
El inventario físico es una operativa manual, que involucra a numerosos operarios de un almacén (si bien quizás, en un futuro, podría automatizarse con la ayuda de drones). El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos los materiales necesarios para ello y estar capacitado para registrar la información debidamente. Es aconsejable que el almacén esté previamente limpio y ordenado.
El inventario físico puede hacerse en soporte digital o con una lista impresa. En el caso de optar por el papel, los operarios deben ir anotando el número de artículos que cuenten de cada tipo.
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¿Cómo hacer un inventario de modo práctico?
En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico. Hay dos formas de llevar a cabo esta operativa: con un inventario general o uno selectivo. La elección de un método u otro dependerá de la precisión que necesitemos y de la facilidad para detener la actividad del almacén durante varias horas, aunque ambos pueden ser complementarios. Es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del almacén al mismo tiempo. Este inventario obliga a detener las demás operativas del almacén durante el tiempo que se requiera.
Diferencias entre el libro contable y el inventario físico
Hay varias razones por las que el libro contable puede no coincidir con el inventario físico en planta.
- Errores humanos: Los errores humanos son una de las principales causas de discrepancias entre el libro contable y el inventario físico.
- Robo o pérdida de inventario: El robo interno o externo de inventario puede provocar diferencias entre el libro contable y el inventario físico.
- Deterioro o obsolescencia: Si algunos artículos en el inventario se deterioran o se vuelven obsoletos, es posible que no se refleje adecuadamente en el libro contable.
Para resolver estas discrepancias, es importante realizar un análisis exhaustivo de las transacciones y registros, revisar los controles de inventario y llevar a cabo un recuento físico detallado para identificar y corregir los errores.
Conciliación
La conciliación es un procedimiento que tiene como objetivo verificar y detectar de manera ordenada y sistemática las posibles diferencias entre el inventario físico y el registro contable de los activos; diferencias que pudieron originarse en el proceso de capitalización de los activos y/o de las inversiones en proceso. La correcta determinación de las diferencias y anomalías se verá reflejado en el ajuste contable.
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