Elaborar una devolución de compra permite registrar la salida de productos o el ajuste de una factura cuando los artículos adquiridos no cumplen con lo solicitado o presentan alguna inconformidad. Este proceso es útil para mantener actualizado el control de los inventarios, costos y cuentas por pagar. Se puede realizar en el momento en que se gestiona la devolución con el proveedor para asegurar que la información quede correctamente reflejada en el sistema. La devolución de mercancías es un proceso en el que una empresa devuelve las mercancías a un proveedor por un buen motivo. Una devolución sobre compra es el proceso mediante el cual una empresa regresa mercancía previamente adquirida a un proveedor, debido a diversas situaciones.
Motivos Comunes para una Devolución a Proveedores
Una empresa regresa mercancía previamente adquirida a un proveedor debido a diversas situaciones, impactando tanto el inventario como la relación financiera con el proveedor. Las razones pueden incluir:
- Productos defectuosos
- Errores en el surtido
- Exceso de mercancía
- Incumplimiento de especificaciones
Proceso General de una Devolución sobre Compra
El proceso general de una devolución sobre compra implica varios pasos clave para garantizar una gestión adecuada de la mercancía y la documentación asociada.
- Identificación del problema: Primero, se detecta un inconveniente con la mercancía recibida. Por ejemplo: Se compraron 100 unidades de un producto (clave 1001) y 2 piezas resultan defectuosas.
- Localización del documento de compra: Ubica el documento original de la compra, como la compra o la recepción de mercancía. Este documento será la base para generar la devolución.
- Preparación de la devolución: Una vez localizado el documento, envíalo al carrito de compras. Elimina las partidas que no serán devueltas y deja únicamente la cantidad de los productos a devolver. Por ejemplo: Dejar solo 2 unidades del producto con clave 1001.
- Generación de la devolución: Sigue estos pasos: Verifica cantidades y montos. Haz clic en la opción “Devolución” y guarda el movimiento. Opcionalmente, puedes agregar observaciones.
- Consulta del historial: Todas las devoluciones sobre compra quedan registradas en el Menú: Compras → Devoluciones. Desde ahí puedes consultar el historial completo.
Registro Detallado de una Devolución de Compra en el Sistema
Para elaborar una devolución de compra, ingresa por cualquiera de las siguientes rutas:
- Dirígete al botón + Crear y, en Proveedores, selecciona Devolución en compra.
- Desde la factura de compra, haz clic en el botón Más - Aplicar devolución en compra.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, el sistema muestra la pantalla de registro, donde deberás completar los siguientes datos:
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- No. de compra: escribe o busca la factura de compra sobre la cual realizarás la devolución. Importante: el sistema carga automáticamente la información relacionada con la factura original.
- Serie: selecciona el tipo de documento que configuraste previamente para la devolución de compra.
- Folio: si la numeración es automática, el sistema asigna el número. Si es manual, ingrésalo.
- Fecha de elaboración: selecciona la fecha con la que quedará registrada la devolución.
- Proveedor: busca o crea el proveedor al que se le realizará la devolución.
- Adjuntar XML: haz clic en el campo para abrir la ventana lateral y selecciona el archivo XML desde tu equipo.
Detalle de la Devolución de Compra y Condiciones de Pago
En el detalle de la devolución de compra, puedes modificar las cantidades a devolver. El sistema actualiza de forma automática el subtotal, los impuestos y los totales del documento.
Es importante destacar que las formas de pago administrativas no se muestran en la devolución. El sistema conserva la condición de pago definida en la compra original:
- Efectivo: la devolución se registra como un pago inmediato; debes seleccionar la misma condición de pago.
- Crédito: al elaborar la devolución, selecciona la forma de pago cruzar con cuenta por pagar y relaciona la factura de compra correspondiente para que el sistema realice el cruce.
Campos Adicionales en el Documento de Devolución
Además, puedes completar los siguientes campos:
- Observaciones: agrega comentarios que se mostrarán al imprimir el documento.
- Adjuntar archivo: anexa un documento de respaldo de la devolución, como un comprobante escaneado.
Cuando completes la información, haz clic en Guardar. El sistema mostrará la devolución de compra registrada.
Efectos de una Devolución sobre Compra en el Sistema
Al realizar una devolución, el sistema genera automáticamente dos efectos importantes:
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1. Generación de Saldo a Favor
Cuando se realiza una devolución, se crea un saldo a favor con el proveedor. Este saldo puede utilizarse en compras futuras. Para consultarlo, dirígete al Módulo de Proveedores y selecciona el proveedor correspondiente. Puedes aplicarlo posteriormente en nuevas compras mediante la opción de “anticipos y saldos a favor”.
Gestión de Mercancías y Almacén para Devoluciones a Proveedores
Para las situaciones en las cuales tengamos que devolver mercancías a proveedores, primero nos aseguraremos de que dichas mercancías se encuentran alojadas en almacén en el área de devoluciones genéricas o en el área previamente creada para dicho proveedor.
De no ser así, primero crearemos una orden de movimiento de stock de las ubicaciones donde se encuentren dichas mercancías al área de devoluciones.
Al entrar en una de ellas el sistema muestra todas las líneas de productos con las unidades que se han de devolver al proveedor. Esta ventana no es modificable ya que el objetivo es dar salida a dichas mercancías que son las que han sido pactadas con el proveedor, por lo tanto es informativa.
Importante: En un solo documento puede realizar la devolución de bienes de un solo almacén. Si las mercancías de la publicación pertenecen a diferentes almacenes, tiene que devolverlas a un almacén mediante transferencia o hacer varias devoluciones al proveedor.
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Opciones Estratégicas: Secuencia de Documentos en Devoluciones
La empresa puede elegir los documentos que ajustan el saldo de un proveedor y el registro de la devolución de mercancías. Es fundamental elegir los documentos y la secuencia de estos dos pasos en función del escenario empresarial definido en la política de contabilidad de su empresa.
Existen varias variantes para crear las notas de débito y las salidas de mercancías. Decida qué escenario empresarial quiere seguir. A continuación, ajuste el proceso de devolución de mercancías en consecuencia.
Escenarios para el Ajuste y Registro
- Primero, cree una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor. A continuación, cree una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor.
- Primero cree una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor. A continuación, cree una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor.
- Una nota de débito puede crearse para hacer ambas cosas: ajustar el saldo de un proveedor y registrar la devolución de mercancías a un proveedor.
Creación de la Nota de Débito
Para ajustar el saldo de un proveedor, cree una nota de débito con Operación = Devolución de la compra.
Para crear una sola nota de débito para varias facturas de proveedores, en la lista Facturas de proveedores, seleccione las facturas de proveedores y haga clic en Crear a base de > Nota de débito. Se pueden seleccionar facturas de proveedor que difieran en detalles como Proveedor o Contrato. Después de crear una nota de débito, considere su siguiente paso.
Registro de la Salida de Mercancías
Para registrar la devolución de mercancías a un proveedor, cree una salida de mercancías con Operación = Devolución de la compra.
Se pueden seleccionar las salidas de mercancías que difieran en detalles como Contrapartida o Contrato. También se pueden seleccionar las facturas de compra que difieran en detalles como Proveedor o Contrato. Después de crear una salida de mercancías, considere su siguiente paso.
Procesamiento y Gestión de Devoluciones al Proveedor
Puede emitir una devolución de compra únicamente desde un documento de publicación. Para ello, haga lo siguiente:
- En la parte inferior derecha del documento, haga clic en Devolución al proveedor.
- Especifique el almacén y la cantidad de productos a devolver. Por defecto, el sistema muestra el número de productos disponibles para devolución en el almacén donde recibió la mercancía. Si hay productos trasladados en esta publicación, la lista mostrará todos los almacenes a los que tienen acceso sus empleados y donde se encuentran estas mercancías.
- Para los productos en serie, tiene que seleccionar o entrar sus números de serie.
- Si es necesario, puede modificar el precio por unidad.
- Si es necesario, agregue un comentario. Al añadirlo, seleccione el tipo de comentario: público o privado. El comentario privado solo es visible dentro del sistema y está destinado a uso interno. El comentario público se mostrará al imprimir el documento de devolución al proveedor.
- Marque la casilla Depósito de caja si el proveedor le paga íntegramente los productos devueltos.
- Haga clic en Reembolso.
Si la casilla Depósito de caja estaba marcada, se abrirá el cuadro de diálogo para un depósito de caja, donde deberá especificar el método de pago, la caja y el cajero para la devolución de fondos. Puede realizar un reembolso Debido al saldo si su proveedor no le devuelve el dinero inmediatamente. El recibo se mostrará: en la propia devolución, en la tabla Flujo de caja y en la ventana del proveedor en la pestaña Pagos con el comentario Reembolso de proveedor.
Listado y Búsqueda de Documentos de Devolución
Puede ver una lista de todas las devoluciones en la página Almacén > Devoluciones al proveedor. La tabla muestra: el número de la devolución, la fecha y hora de creación de la devolución, la publicación relacionada, el nombre del proveedor, el nombre del empleado, el comentario y el de la cantidad de la devolución con la caja. En la parte inferior de la tabla, verá el número total y el importe total de las devoluciones.
Puede ocultar las columnas innecesarias utilizando el botón del engranaje situado a la derecha. Utilice los parámetros de búsqueda disponibles para filtrar la lista. Puede ver o imprimir cualquier documento si dispone de los derechos de acceso adecuados.
Edición y Eliminación de una Devolución al Proveedor
Para editar una devolución al proveedor, vaya a la página Almacén > Devolución al proveedor y seleccione la devolución al proveedor deseada haciendo clic en su número.
Si la cantidad del artículo editado es inferior a la cantidad original especificada en la devolución al proveedor, el resto de los artículos que no se especificaron al editar se devolverán al almacén. No se puede editar el documento de devolución al proveedor en dos casos.
Para eliminar una devolución de compra, en primer lugar, elimine un pago de la misma (si lo hubiera). Luego haga clic en Eliminar.
Contabilización de la Devolución a Proveedor
Una Devolución de Almacén es el documento para registrar el retorno de productos al proveedor, cargándolos directamente y conservando la información de la compra original como el precio de compra. Sin embargo, la contabilización de la cuenta de inventario se realiza por el costo promedio del producto, esto con el fin que la información entre contabilidad e inventario sea igual.
La diferencia, si la hay, se lleva a la cuenta configurada para el costo.
Inventario vs. Contabilidad: Verificación de Diferencias
Para verificar las diferencias entre inventario y las cuentas tipo inventario en contabilidad, puede utilizar los siguientes informes:
- Ruta: Sistema Administrativo y Comercial \ Inventario \ Consultas \ Inventario valorizado. Muestra cada uno de los productos con su respectiva cuenta PUC de inventario. Puede consultarlo con corte a una fecha específica, en la parte inferior muestra la sumatoria del inventario y la sumatoria en contabilidad. Lo ideal es que estos valores coincidan.
- Ruta: Admin \ Centro de utilidades \ Inventario \ Kárdex vs Contabilidad. Muestra cada uno de los documentos, si los hay, que tienen diferencias entre las cuentas tipo inventario que se guardaron para contabilidad y el valor que representan estos productos en el Kárdex.
- Ruta: Sistema Administrativo y Comercial \ Inventario \ Consultas \ Kárdex. Permite verificar el costo registrado en cada documento, las cantidades que ingresan o salen y el costo promedio a la fecha, entre otros datos.
Cálculo de la Diferencia de Costos en Devoluciones
La devolución a proveedor debe registrarse por el mismo costo de la entrada que está devolviendo, es decir, el Costo de Entrada (C.E.). Cuando hay una diferencia entre el costo de entrada y el costo promedio del producto, esta se contabiliza de la siguiente manera:
| Concepto | Fórmula | Descripción |
|---|---|---|
| Costo de Entrada | C.E. | Costo unitario registrado en la entrada de almacén. |
| Costo Promedio | C.P. | Costo promedio del producto a la fecha de la devolución. |
| Diferencia Unitaria (D.U.) | (C.E. - C.P.) | Resta entre el costo unitario de entrada y el costo unitario promedio. |
| Diferencia Total (D.T.) | (D.U. x Unidades Devueltas) | Diferencia unitaria multiplicada por las unidades devueltas. |
| Contabilización (si D.T. positivo) | Crédito | Si C.E. > C.P., se contabiliza al crédito en la cuenta de costo configurada. |
| Contabilización (si D.T. negativo) | Débito | Si C.P. es mayor a C.E., se contabiliza al débito en la cuenta de costo configurada. |
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