En este post vamos a analizar qué documentación suele acreditar mejor la existencia de una deuda, y qué alternativas tienen quienes no disponen de ningún escrito. A menudo es conveniente, o incluso necesario, que otra persona actúe en su nombre. Un título jurídico es aquel antecedente jurídico donde consta, a muy grandes rasgos, una obligación. Es por esto que existen títulos perfectos e imperfectos; los títulos perfectos no requieren más que la información contenida en su propio cuerpo para ejecutar, por ejemplo, un pagaré. El beneficio de tener algún título ejecutivo perfecto es que es posible pasar de inmediato al juicio ejecutivo, a través del cual el tribunal podrá emitir una orden para que se embarguen los bienes del deudor con el fin de que se pague la deuda.
Documentos que Acreditan la Existencia de una Deuda: Títulos Ejecutivos y Otros Medios
¿Vale cualquier documento para reclamar una deuda?
Una cosa es que no aconsejemos intentar cobrar una deuda sin papeles, y otra que cualquier documento valga para probar que la obligación de pago existe.
Si acudimos al procedimiento judicial por excelencia para la reclamación de cantidades, el proceso monitorio, observamos que, dentro de su regulación específica, el artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil prevé con qué documentos ha de acreditarse la existencia de una deuda para que pueda ser reclamada mediante dicho procedimiento:
- Documentos de cualquier forma y clase, o el soporte físico en que se encuentren, firmados, sellados o marcados de cualquier manera por el deudor.
- Facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax u otros documentos que habitualmente se usen en la relación comercial de que se trate, incluso aunque hayan sido creados unilateralmente por el acreedor.
El mismo precepto termina indicando que también se admiten otros documentos que, junto con alguno de los anteriores, acrediten de algún modo que reclamante y reclamado mantenían una relación comercial duradera, así como también las certificaciones de impago de cantidades debidas en concepto de gastos comunes de comunidades de propietarios. Por último, el artículo 815.1 añade también los documentos que constituyeren un principio de prueba de la obligación de pago del deudor. De este modo, en la regulación de este proceso encontramos prácticamente todas las posibilidades de prueba documental de una deuda, incluyendo incluso aquélla que es creada por el acreedor sin que el deudor la haya firmado, y otorgando valor probatorio a prácticamente todos los instrumentos que hayan sido de algún modo rubricados por el deudor.
Además de los documentos específicos para el proceso monitorio, se consideran títulos ejecutivos aquellos que tienen fuerza legal para iniciar directamente un proceso de cobro judicial, tales como:
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- Instrumentos privados. Por ejemplo, pagarés, letras de cambio y cheques.
- Cualquier título al portador o nominativo.
- Cualquier otro título a que las leyes den fuerza ejecutiva. Es decir, todos los demás títulos ejecutivos que establecen leyes especiales.
El resto de los títulos no mencionados en el artículo no son títulos ejecutivos. Tampoco aquellos que no están definidos por leyes especiales.
Instrumentos de Cobranza Específicos
La Letra de Cambio
Quien elabora o emite la letra de cambio, debe consignar en ella de forma clara, los siguientes datos:
- La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero.
- El nombre del girado (quien acepta la orden de pago, firma el documento y se compromete a cumplir con la obligación).
- La forma del vencimiento (fecha en la cual se debe pagar la letra).
- La indicación de ser pagadera a la orden (se estipula en la letra una persona en específico a la cual se debe pagar) o al portador (persona que tiene la letra).
Si luego de vencida la letra de cambio no se ha cumplido con la obligación, dentro los quince (15) días siguientes, el creador o quien emite la letra, tendrá dos posibilidades para lograr el cobro:
- Si en la letra de cambio está incluida la “cláusula de protesto”, deberá acercarse a la notaría más cercana al lugar que se estableció para el pago y allí levantar un acta que indique:
- La reproducción literal de todo cuanto conste en la letra (contenido).
- El requerimiento al girado o aceptante para aceptar o pagar la letra, con la indicación de si esa persona estuvo o no presente.
- Los motivos de la negativa para la aceptación o el pago;
- La firma de la persona con quien se extienda la diligencia, o la indicación de la imposibilidad para firmar o de su negativa.
- La expresión del lugar, fecha y hora en que se practique el protesto y la firma del funcionario que lo autorice.
- En caso de que no se inserte la cláusula “protesto”, usted deberá remitir al deudor un documento, en el cual conste o se le indique expresamente la mora frente al pago (girado-librado). Esto a manera de requerimiento para que cumpla con lo pactado.
El Pagaré
Para cobrar un pagaré es necesario realizar el protesto de este en una notaría notificando al deudor, sólo se eximirá de dicho requisito en aquellos casos en que ambas partes hayan renunciado expresamente a dicho protesto al momento de convenir el pagaré.
El Cheque
En este caso el cheque debe ser protestado por el deudor a través de una orden de no pago a la entidad bancaria. Luego, se tendrá que preparar la vía ejecutiva a través de una acción judicial (gestión preparatoria), notificando en ella al deudor mediante receptor judicial. En la notificación se deberán adjuntar los cheques protestados a la causa y vista del tribunal.
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La Factura
En este caso lo primero será constatar si la factura fue o no rechazada por el deudor mediante el sistema del Servicio de Impuestos Internos dentro del plazo legal de ocho días.
El Poder Notarial: Autoridad para Actuar en Nombre de Otro
Usted puede darle a alguien la autoridad legal para actuar en su nombre con un documento llamado poder notarial. El documento que otorgue un poder notarial debe ser claro y comprensible. Solo deben incluirse los poderes que usted desee otorgar. Muchas de las cosas que la gente hace pueden hacerse a través de un apoderado. Un lenguaje amplio que le da a un apoderado "todos los poderes" para manejar sus asuntos financieros o tomar decisiones de atención médica puede ser suficiente para muchos propósitos. Pero algunos poderes solo se otorgan si se mencionan específicamente. Algunos poderes no pueden ser otorgados a un apoderado.
Los poderes específicamente autorizados pueden ser especialmente importantes para las personas casadas preocupadas por lo que sucedería si uno de los cónyuges se enfermara y necesitara atención en un hogar de ancianos u otro tipo de atención a largo plazo. Por otro lado, dar a un apoderado poderes amplios para hacer donaciones de su propiedad puede resultar en serios problemas si el apoderado resulta ser poco confiable o imprudente.
Duración y Terminación del Poder Notarial
El poder termina cuando usted muere. A menos que su poder notarial especifique lo contrario, el poder de su apoderado termina si usted queda mentalmente incapacitado. Sin embargo, un poder notarial puede decir que debe permanecer vigente incluso si usted queda discapacitado o incapacitado. El poder notarial permanente es una alternativa a la tutela solo si se otorga antes de que usted quede mentalmente incapacitado. Para otorgar un poder notarial, usted debe tener la capacidad mental para entender lo que está haciendo. Una vez que haya perdido esa capacidad, es demasiado tarde para que usted otorgue un poder notarial.
Consideraciones Importantes al Otorgar un Poder Notarial
A un apoderado se le confían a menudo decisiones importantes, y el apoderado puede tener acceso a toda su propiedad o una parte de esta. Si el apoderado no es de confianza, pueden surgir problemas graves. Además, usted normalmente estará obligado por los actos de su apoderado (incluso actos insensatos) y será responsable de la negligencia de su apoderado mientras este actúa en su nombre. Obviamente, es importante elegir un apoderado de confianza.
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Darle a alguien un poder notarial no le impide tomar decisiones o realizar negocios por sí mismo. Si usted y el apoderado no están de acuerdo, su decisión es la que rige. (Esto supone que las decisiones se anuncian al mismo tiempo. Si un apoderado ha decidido vender un artículo de propiedad y lo ha vendido, su anuncio posterior de que usted no quiere venderlo no deshace la venta). Puede surgir un problema si un apoderado con un poder notarial permanente cree que usted ahora carece de la capacidad mental para actuar independientemente o para cancelar el poder notarial, pero usted no está de acuerdo. Antes de otorgar poderes a más de una persona al mismo tiempo, vale la pena considerar si es probable que se produzca confusión o conflicto.
Requisitos Formales y Revocación
Si desea otorgarle a un apoderado el poder de vender terrenos o de transferir o gravar el título de propiedad del terreno de alguna otra manera, el poder notarial debe ser firmado ante un notario público, quien debe anotar que usted lo firmó voluntariamente para los fines mencionados en el mismo. Si usted está usando el poder notarial para una transacción de bienes raíces, debe ser registrado en la oficina del Registro de Escrituras antes o al mismo tiempo que la escritura de la propiedad que se está comprando o vendiendo. Si no se va a tratar ningún terreno, no es legalmente necesario firmar un poder notarial frente a un notario o hacer que se registre, pero la autenticación ante notario puede ser prudente.
Esto se llama revocar el poder notarial. Si el poder notarial ha sido registrado con el propósito de permitir que un apoderado compre o venda bienes raíces para usted, usted también debe registrar la notificación escrita firmada que revoca el poder notarial en la oficina del Registro de Escrituras. Por lo general, un apoderado actúa sin ninguna supervisión judicial. Sin embargo, se le puede pedir a un tribunal que considere ciertos asuntos relacionados con un poder notarial. La solicitud puede ser hecha por usted, el apoderado u otras personas interesadas.
No existe ningún requisito legal de que un poder sea preparado o revisado por un abogado. Sin embargo, si usted le va a dar poderes importantes a un apoderado, es aconsejable que obtenga asesoría legal individual antes de firmar un formulario complicado. ADVERTENCIA: Si bien es posible llenar los espacios en blanco y utilizar estos formularios, es posible que no sean apropiados para su situación individual. Es mejor crear un poder notarial a la medida de sus necesidades individuales. Debería otorgar solo los poderes que usted quiera dar, y este debería entrar en vigor solo en las condiciones en las que usted lo desee.
Cobrar una Deuda sin Papeles: Un Desafío Complejo
Cuántas veces nos hemos encontrado con empresarios y profesionales que acuden a nosotros para consultarnos si cabe alguna posibilidad de cobrar una deuda sin papeles. Las causas por las que han podido encontrarse en la situación de tener que reclamar un impago en esas condiciones son numerosas y variadas, pero la respuesta de si es posible siempre suele ser la misma: es complicado.
¿En qué casos se pueden dar situaciones de deudas ciertas pero sin documentación acreditativa?
La casuística que podemos encontrar para responder a esta pregunta es muy variada. Los motivos por los que una persona se puede ver en la necesidad de tratar legítimamente de cobrar una deuda sin papeles que prueben la existencia de la misma van desde la típica obligación de pago que surge de la confianza, amistad o relación familiar (el préstamo que se hace a un amigo o familiar en un momento de necesidad, del que no se deja constancia escrita; la venta de un electrodoméstico o aparato a alguien cercano, sin firmar nada; la concesión del uso de algún bien mueble o inmueble o la prestación de un servicio a una persona de confianza a cambio de un precio, que no se plasma en ningún contrato…), hasta los negocios que se conciertan en dinero que no se piensa declarar y que, por tanto, se originan sin contrato y se pretenden cobrar sin factura.
¿Se puede cobrar una deuda sin papeles?
Aquí es donde volvemos al inicio, cuando adelantábamos que la respuesta siempre se reduce a… Es complicado, aunque eso sí, no imposible.
Vías de Cobranza Extrajudicial sin Documentación
Desde el punto de vista extrajudicial, cualquier particular, empresario o profesional, puede por sí mismo, o por medio de entidades especializadas, intentar el recobro de la cantidad debida y no satisfecha, pero en este caso dependerá mucho de la actitud y alcance del conocimiento de la situación por parte del deudor. Esto quiere decir que, si el deudor es consciente de que debe pagar, pero que su acreedor no tiene medio de probar que esa obligación existe, puede intentar negarse (haciendo gala de una evidente mala fe) a realizar el abono de lo debido, incluso llegando a negar formalmente haber recibido el servicio o el producto. Distinto sería el caso en que el deudor desconoce que, por ejemplo, el acreedor ha extraviado la factura o contrato con el que podría probar la existencia de la deuda y, en ese desconocimiento, atiende a los requerimientos del reclamante.
Asimismo, cualquier empresa de recobro exigirá, para el desarrollo de sus actividades, que el cliente que contrata sus servicios aporte documentación acreditativa de la reclamación que se pretende. Es cierto que, en este sentido, algunas empresas de recobro admiten realizar las gestiones de cobro frente al deudor, sin que el acreedor les aporte ninguna documentación, exigiéndoles realizar una declaración jurada de que el crédito existe, a efectos de tratar de cubrirse las espaldas para el caso de que el deudor realice cualquier reclamación. En ICIRED tratamos de no caer en estas tácticas poco ortodoxas, y evitamos realizar actuaciones para cobrar deudas sin papeles, ya que, además, la propia legislación relativa a los ficheros de morosidad, exige que exista una documentación que, aun aparentemente, acrediten la existencia de la deuda.
Vías de Cobranza Judicial sin Documentación
Desde el punto de vista judicial, es difícil que un juez estime una demanda de reclamación de cantidad sin un documento probatorio de los que enumera la Ley, pero al mismo tiempo no deja de ser cierto que se admiten otros medios probatorios, tales como testigos, pruebas materiales de que la prestación del servicio o entrega del producto se llevó a cabo, acreditación por cualquier medio de que la relación contractual existía y, complementando todo eso, obviamente, la declaración seria, formal y coherente, del reclamante.
Existe un procedimiento en el cual se puede solicitar al tribunal que el deudor comparezca a reconocer la deuda o la firma. Las posibles respuestas o situaciones incluyen:
- Confesar la deuda y reconocer la firma.
- Dar respuestas evasivas.
- No presentarse ante el tribunal.
- Negar la deuda pero reconocer la firma.
- Negar la deuda y no reconocer la firma. Si esto ocurre, como acreedor no tienes cómo iniciar un juicio ejecutivo.
Si la deuda aparece en una letra de cambio, pagaré o cheque, el deudor será notificado mediante un protesto por falta de pago. Si el deudor se opone a la autenticidad de la firma, un juez deberá resolver si ésta es válida o no. En el caso de que la resolución del juez sea favorable, se procederá a iniciar un juicio ejecutivo de cobro de deuda.
Procesos de Cobranza Judicial y Extrajudicial
Diferencias clave
La cobranza judicial es un proceso que tiene como objetivo recuperar las deudas a través de un procedimiento judicial y/o de apremio. Por ser un mecanismo más costoso y lento que la vía extrajudicial, la cobranza judicial es por lo general la última instancia a través de las cuales las empresas presionan e intentan cobrar las deudas. A diferencia de la vía judicial, el costo es mucho más económico que iniciar un juicio, ya sea por los honorarios legales como por los gastos de receptores y embargos.
La cobranza extrajudicial podrá iniciarse 20 días después de vencerse la deuda. Podrá realizarla directamente la empresa o bien una empresa de cobranza externa.
Etapas del Proceso Judicial
Si el juicio ejecutivo se inició mediante una gestión preparatoria de la vía ejecutiva, la demanda ejecutiva se debe presentar ante el mismo tribunal que conoció de la gestión preparatoria. El acreedor tiene un plazo de 6 días para réplica y 6 días por parte del demandado para presentar el escrito de la dúplica (última defensa o argumentación). Si no hay acuerdo en el período de conciliación, se abre un período probatorio que es de 20 días, aunque puede ampliarse en algunas circunstancias específicas.
Para que este proceso judicial sea expedito y resulte beneficioso, siempre es importante anticiparse a la defensa del deudor. Es por esto que recomendamos ordenar bien los argumentos y preparar respuestas completas ante cualquier posibilidad de que la defensa del demandado pueda cuestionar la deuda. Esto incluye presentar una demanda a prueba de balas y ser claro y conciso al argumentar; en otras palabras, no dejar que la emociones se apoderen de la defensa.