La contabilidad administrativa es fundamental para proporcionar información útil en la toma de decisiones, enfocándose en el futuro de las pymes. ¿Cuándo es el momento adecuado para solicitar financiación? ¿Es necesario acelerar la gestión de cobranza o reducir gastos?
El Rol de la Contabilidad Administrativa en la Toma de Decisiones
Un análisis integral de la situación de cualquier empresa abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones es un factor esencial. Este proceso comienza con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización.
Desde una perspectiva amplia, la contabilidad general o financiera proporciona información para usuarios externos, representados por inversionistas, instituciones del gobierno, instituciones financieras, entre otros. Mientras que la contabilidad administrativa genera información para que usuarios internos tomen decisiones sobre la base de las operaciones realizadas.
En función de ello, asumir la contabilidad administrativa como una opción en las empresas exige una perspectiva orientada hacia el emprendimiento de prácticas gerenciales acordes con la realidad del negocio. A la vez que plantea la necesidad de disponer de sistemas de información contables como medio para tomar decisiones. Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
En consideración de lo anterior, esta investigación se plantea como objetivo central analizar la contabilidad administrativa, asumiéndola como una herramienta fundamental para ofrecer al tomador de decisiones información ajustada a sus necesidades.
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Metodología de Investigación
Desde el punto de vista metodológico, se plantea una investigación de tipo documental-descriptiva, detallando características de la contabilidad administrativa como objeto de estudio sobre el cual se establecen elementos esenciales como base para análisis futuros de otros fenómenos de mayor nivel de profundización. En este trabajo se empleó el análisis de contenido porque es un tipo de medición de carácter científico en el ámbito de las ciencias económicas y sociales, que permite establecer relaciones entre datos para generar información.
Los estudios descriptivos permiten la descomposición del todo en partes, valiéndose del análisis que permita la comprensión e interpretación de la naturaleza actual de fenómenos particulares. Para ello, la investigación se apoya en la revisión de documentos, entre los que resaltan textos y documentos científicos especializados en el área objeto de estudio; estos permiten sustentar la contabilidad administrativa, la cual partiendo del reconocimiento de variables exógenas (entornas a ella), y de elementos o aspectos internos, genera reportes e información sobre procesos medulares del negocio.
Impacto del Entorno en la Contabilidad Administrativa
Durante las dos últimas décadas, los cambios suscitados en el entorno externo a las organizaciones, han generado conmoción en las empresas, así como fuertes impulsos para romper paradigmas asociados con formas tradicionales de hacer negocios. Lo anterior requiere del reconocimiento pleno del entorno, para sobre esa base, definir estrategias que se adapten a los requerimientos externos ante la incertidumbre y presión que implica tomar decisiones rápidamente. Estando conscientes que los cambios emprendidos en el ámbito externo repercuten de manera directa en la contabilidad administrativa.
En todo caso, las estrategias adoptadas dependerán de factores políticos, económicos, legales, tecnológicos, demográficos, culturales, ambientales, sociales presentes en el entorno externo inmediato a la organización. También es de interés el conocimiento, no solo por parte de agentes externos de la información contable de la empresa, sino también la generación de información interna relativa a las operaciones medulares de la empresa; ésta, coadyuva o soporta las decisiones tomadas y permite afrontar retos, riesgos y la incertidumbre presente, a nivel mundial y en particular en economías en desarrollo, características de la realidad latinoamericana con mayor confianza y seguridad.
Superar estas visiones, comenzar a interpretar, reconocer el entorno, así como cada uno de los factores o elementos que hacen parte de él, se considera fundamental.
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Herramientas y Técnicas de la Contabilidad Administrativa
Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas. En nuestros días, la contabilidad se conceptualiza como un sistema de procedimientos de registro de las consecuencias económicas de las operaciones que realiza una empresa. Por ello, la contabilidad como disciplina técnica, ofrece información sobre las transacciones y movimientos económicos de una organización.
La contabilidad general o financiera es de carácter obligatorio para las empresas y provee información básica para accionistas, acreedores entre otros actores externos a la organización, ofreciendo información sobre excedentes económicos globales de la empresa. La contabilidad administrativa no está sujeta a ningún tipo de normatividad; es flexible y libre y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleado, es decir realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo.
Según Evia (2005), los sistemas de contabilidad administrativa pueden ser creados a la medida de las organizaciones, respondiendo a las demandas específicas de cada una en particular. La contabilidad administrativa supera la visión tradicional manejada por la contabilidad financiera, orientando la información generada al soporte de decisiones estratégicas y operativas en las empresas.
En ambos casos, sea la contabilidad administrativa o la contabilidad de gestión, proporcionan a gerentes información para planear, controlar y tomar decisiones. Según el autor, desde la perspectiva de la planeación, establece planes financieros denominados presupuestos, mientras que desde la perspectiva del control, evalúa continuamente el rendimiento de las operaciones productivas, para sobre esta base, tomar decisiones como parte integral del proceso de planeación y control.
En función de lo anterior, se presenta en el cuadro 1, diferencias precisas manifiestas entre la contabilidad de gestión y la contabilidad administrativa, para, a partir de estos aspectos, se puedan manejar visiones específicas y detalladas sobre cada una de ellas, complementarias pero diferentes entre sí. Se pliega a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Es flexible y libre.
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Bajo estos planteamientos y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. Sobre este particular, Polimeni et al definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones.
Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones. Los sistemas de costos ofrecen al gerente de costos, normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos de costos, con el propósito de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones. Representan herramientas para generar información precisa sobre los costos de producción y la forma de proceder en cuanto a actividades, procesos, productos, servicios y clientes de la organización.
Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones. Sintetizando, la contabilidad de costos, se reconoce la como un área de la contabilidad que ha superado limitaciones identificadas por gerentes, en la contabilidad legal, financiera o tradicional, buscando satisfacer exigencias de organizaciones nacientes.
Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
La Toma de Decisiones y la Contabilidad Administrativa
Las organizaciones insertas en contextos altamente dinámicos y cambiantes, deben constantemente revisar y redefinir estrategias como medios o acciones que le permitan afrontar los continuos desafíos que se le presenten. El hecho de seleccionar entre múltiples alternativas o cursos de acción, debe estar apoyado en modelos y metodologías que permitan a los niveles decisorios, disponer de información sobre la cual puedan sustentar sus decisiones.
En este sentido, si se combina la influencia que tienen factores del entorno externo a las organizaciones, con aspectos inherentes a ella es posible que unos determinen los otros, y definan las decisiones a tomar en la empresa. En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro.
Por ello, es fundamental considerar en el proceso de toma de decisiones las alternativas existentes o cursos de acción sobre los cuales se erige una decisión. Según Franklin, tanto los individuos como las organizaciones prosperan o fracasan como resultado de las decisiones que toman, razón por la cual, los responsables de tomar las decisiones, deben centrarse en información de tiempo real e involucrar expertos en el proceso de toma de decisiones.
En espacios anteriores se ha hecho un esbozo de la contabilidad administrativa, así como sus bondades en las organizaciones, dejando claro que “(…) se basa en un razonamiento económico inductivo que ha sido perfeccionado constantemente desde varias perspectivas (…)”; sin embargo, resulta oportuno en este momento especificar que ella ofrece “lineamientos que ayudan a los contadores administrativos a proveer el valor máximo a sus compañías en la toma de decisiones estratégicas y operacionales: el enfoque de costo-beneficio, consideraciones técnicas y de comportamiento y diferentes costos para distintos propósitos”, y a partir de esos lineamientos se toman decisiones, utilizando el método científico; el cual constituyen en seis actividades, a saber: definir el problema, identificar alternativas, identificar los costos y beneficios de cada alternativa factible, considerar factores cualitativos y cuantitativos, seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio y monitorear la alternativa seleccionada.
Las decisiones que se toman están acopladas con la estrategia organizacional, ello permite la coordinación en diferentes direcciones y resultados consistentes, así como “proyectar nuevas tendencias, transformar y elaborar juicios para que los procesos administrativos sean efectivos”. De allí que la contabilidad administrativa tiene un rol importante en la calidad de la información, facilitando la construcción de escenarios y sus análisis desde diferentes perspectivas, según el tipo de industria y actividad que se trate, para tomar decisiones en congruencia con los objetivos y estrategias empresariales.
Contabilidad Administrativa y Financiera: Un Vínculo Esencial
En este trabajo se ha expuesto los elementos generales de la contabilidad financiera como área de la contabilidad general que antecede a la contabilidad administrativa o de gestión. Desde la óptica del detalle y la especificidad de las operaciones, la contabilidad administrativa cuantifica detalladamente transacciones operativas clave, a la vez que soporta las decisiones, direccionado las acciones hacia la asertividad y confiabilidad. El disponer de registros de datos específicos y lograr su organización de forma sistemática y ordenada, permitirá generar información contable de calidad, oportuna y veraz sobre las operaciones desarrolladas y los recursos por estas consumidos.
Herramientas para la Implementación de la Contabilidad Administrativa
Una de las primeras herramientas para la implementación de la contabilidad administrativa y financiera son las hojas de cálculo, y Microsoft Excel domina ese campo.
Por su enfoque integrador, los sistemas ERP dotan a la empresa de agilidad, trazabilidad, exactitud, una amplia gama de reportes inteligentes y un mejor control; además de fácil accesibilidad y conveniencia por cuanto se ejecutan en la nube.
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