Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Pero, ¿qué hacer si extraviamos algún comprobante fiscal, o si lo borramos por descuido? ¿O qué tal si sólo contamos con la versión impresa del CFDI, pero necesitamos acceder a la versión XML del mismo? Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de alguna distracción que nos haga olvidar su ubicación. Por ello, si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, en este artículo te guiamos, paso a paso, para que sepas cómo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es muy fácil. La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas modernas, agilizando los procesos y garantizando la transparencia en las transacciones financieras. La opción de consultar factura guardada en el SAT es una herramienta valiosa para cualquier empresa que busca precisión y control en su proceso de facturación.
¿Por qué es fundamental consultar facturas en formato XML?
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. Si tienes la representación impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede sacarte de apuros. Además, esta herramienta también es de utilidad para cumplir a cabalidad con tus obligaciones fiscales. De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión. El XML suele ser el archivo que más te piden cuando llega el momento de respaldar información fiscal o compartir documentos con contabilidad.
Mantener un registro preciso y completo de las facturas emitidas es fundamental para calcular y pagar las obligaciones correspondientes al SAT. Son documentos fiscales que detallan una transacción comercial en la que se vendió un bien o se prestó un servicio a un cliente. Las facturas recibidas son esenciales para la deducción de gastos legítimos en la declaración de impuestos. Al utilizar las facturas recibidas para deducir gastos, es posible reducir la base imponible y, en consecuencia, la cantidad de impuestos a pagar. Al mantener un registro adecuado de las facturas recibidas, demuestras transparencia y legalidad en tus operaciones comerciales.
Pasos para consultar facturas en el portal del SAT
Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuestión de saber cómo encontrarlas. A continuación te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT.
Acceso al Portal Oficial del SAT
Como primer paso debes ingresar al Portal Oficial del SAT, debes tener a la mano tu RFC y tu e-firma o clave digital. Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
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Navegación a la sección de Facturación Electrónica
Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir como: “Minisitio de Factura”, “Genera tu factura”, “Verifica tus facturas”, “Factura electrónica en Mis cuentas” o “Cancela y recupera tus facturas”.
Opciones de Consulta: Facturas Emitidas y Recibidas
Justo deberás hacer clic en la opción de “Cancela y recupera tus facturas”. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita. Después de iniciar sesión, te dan a elegir 3 opciones: Consultar, cancelar o recuperar una factura electrónica.
Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones, que te desglosamos a continuación:
- Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento. A continuación, elige Consultar facturas emitidas.
- Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.
- Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP. Esta opción sirve para recuperar facturas, la recuperación es en formato XML.
Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura. En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una. Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo).
¡Lo lograste! Ya recuperaste tus facturas. Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas. Una vez que encuentres las facturas que necesitas, podrás descargarlas. Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tus declaraciones anuales y mensuales. Revisar el detalle: Con esta opción se puede revisar con detalle cada uno de los datos de la factura.
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De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas también te da la oportunidad de cancelarlas cuando así lo requieras, ya sea porque se produjo algún error durante la captura de los datos o porque la operación finalmente no se concretó. Para cancelar una factura es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el botón de “Acciones”, y finalmente en “Cancelar seleccionados”. En caso de que tú seas el emisor, se enviará la solicitud de cancelación al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitirá un certificado de la cancelación del folio fiscal. Cancelar factura: Esta opción sirve al momento de dar marcha atrás con la prestación del servicio o si es que existe algún error a la hora de la emisión de alguna factura.
Consulta de Facturas Previamente Guardadas (No Certificadas)
La opción de consultar factura guardada en el SAT permite a los emisores de facturas acceder a facturas previamente guardadas antes de su sello final, brindando la flexibilidad necesaria para realizar ajustes y verificar detalles cruciales. Una de las funcionalidades clave que ofrece el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es la posibilidad de consultar factura guardada.
- Sección de Facturación Electrónica: Una vez en el portal, navega hacia la sección de Facturación Electrónica.
- Consulta de Facturas Guardadas: Dentro de la sección de Facturación Electrónica, busca en el menú la opción “Generación”, pon el cursor encima para desplegar más opciones de ese menú. Y te diriges a la sección: “Consultar comprobantes no certificados”.
- Ingreso de Datos: Ingresa los datos necesarios para realizar la consulta.
- Visualización y Modificación: Una vez que hayas ingresado los datos, el sistema te mostrará la factura guardada que deseas consultar.
- Guardado o Sello: Luego de realizar las modificaciones, puedes optar por guardar nuevamente la factura sin aplicar el sello, permitiéndote más tiempo para verificar y ajustar si es necesario.
La opción de consultar factura guardada en el SAT ofrece ventajas estratégicas significativas para las empresas. Permite la corrección de errores antes de emitir la factura final, lo que puede prevenir problemas futuros con los clientes o con las autoridades tributarias.
La importancia de conservar tus comprobantes fiscales
Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT. De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige que conserves los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) por 5 años. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad. Ten en cuenta que en caso de presentar una declaración de forma extemporánea, el tiempo que es necesario conservar los documentos corre a partir de la fecha en que lo hayas hecho. La razón para ello es muy sencilla: legalmente, el SAT cuenta con un periodo de cinco años para investigar cualquier irregularidad en las declaraciones que hayas presentado.
Sistemas de Contabilidad Electrónica para una gestión eficiente
Usa un sistema de contabilidad electrónica
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Cuando tu operación ya no es tan pequeña, también conviene tener una forma más práctica de revisar comprobantes desde el mismo sistema con el que gestionas pedidos. Existen sistemas de facturación que te permiten emitir y consultar facturas con facilidad. El programa te permite utilizar distintos criterios de búsqueda para encontrar el CFDI con rapidez y también enviarlo de manera automática por correo electrónico a tus clientes.
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QuickBooks
Tal es el caso de Quickbooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil. Con QuickBooks puedes mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y también puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, así como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic. QuickBooks es recomendable sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que necesitan tener acceso a su contabilidad electrónica de manera mucho más rápida y organizada. De hecho, con esta herramienta puedes visualizar de forma más sencilla la rentabilidad de tu empresa, ya que el sistema organiza la información de tus gastos y tus proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo rápidamente. Además de rastrear tus facturas, este sistema te permite crear reportes personalizados, de acuerdo a las necesidades que tu empresa requiera analizar. Si todavía no lo has probado, te recomendamos que revises cuál es el plan que se ajusta más a tu medida.
UpSeller
Aquí vale la pena dejar algo muy claro: UpSeller no sirve para consultar cualquier factura del SAT. Solo permite gestionar las facturas emitidas dentro del propio sistema. Dentro del módulo, la consulta se divide entre facturas recientes y facturas históricas. Las recientes abarcan los últimos tres meses por mes natural y, además, son la vista predeterminada al entrar. En la práctica, esto hace más simple consultar facturas emitidas cuando no recuerdas exactamente cuándo se generaron. También puedes apoyarte en filtros por cuenta de facturación, estado, fecha de emisión, número de factura, cliente o número de pedido de plataforma. Y si necesitas ordenar mejor la búsqueda, el sistema permite hacerlo por número de factura o por creación. Una vez que ubicas el comprobante dentro de UpSeller, la siguiente ventaja es que no te quedas solo en la consulta. En las facturas recientes están disponibles esas tres acciones. En las históricas, la gestión se enfoca en exportar XML e imprimir PDF. Si necesitas volver a compartir la factura o revisar visualmente sus datos, puedes entrar a la opción Más >> Imprimir PDF. Cuando un comprobante tiene información incorrecta o la operación no se ejecutó como estaba previsto, puedes iniciar la cancelación desde el propio sistema. Este punto es especialmente útil cuando quieres corregir rápido un CFDI sin salirte del flujo operativo.
Aquí tienes algunos tipos de soluciones de contabilidad electrónica:
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
La gran ventaja es que si generas tus comprobantes a través de la aplicación “Mis cuentas” del SAT, todos los ingresos y gastos que hayas registrado a través de la misma quedan automáticamente guardados, por lo que puedes consultar facturas emitidas y recibidas en el propio portal.
Consejos adicionales y errores comunes
Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la página del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. También cerciórate de tener actualizada tu más reciente versión de JAVA. En caso de no contar con ella, el portal del SAT te ofrece la posibilidad de descargarla, por lo que este proceso es verdaderamente intuitivo y fácil de seguir. Si quieres una revisión general vinculada a tu RFC, el SAT sigue siendo la vía natural. Uno de los errores más frecuentes es buscar el comprobante en el lugar equivocado. Otro error típico es no distinguir entre una factura reciente y una histórica. Entender cómo consultar las facturas electrónicas emitidas te ayuda a trabajar con más orden, responder más rápido a clientes y evitar pérdidas de tiempo cuando toca revisar comprobantes. Si necesitas una validación general, el SAT sigue siendo una referencia útil. Manejar nociones básicas de control fiscal es parte esencial de tener un negocio. Encontrar comprobantes emitidos es esencial para la gestión financiera y la transparencia fiscal, así como para mantener buenas relaciones con los clientes. Ya sabes dónde se ven las facturas guardadas en el SAT y cómo buscar facturas emitidas.