Configurar las pólizas en los parámetros del sistema te permite definir cómo se registrarán automáticamente los movimientos contables dentro de la empresa. Esta configuración facilita el control de la información financiera, ayuda a mantener un registro ordenado y evita errores en los procesos contables. Puedes realizar este ajuste al comenzar a utilizar el sistema o cuando necesites modificar la forma en que se generan las pólizas.
Configuración General de Pólizas en Parámetros del Sistema
Para configurar las pólizas, ingresa a la ruta: Configuración, te diriges a Parámetros del sistema y haz clic en Pólizas.
El sistema mostrará una ventana donde podrás configurar los siguientes apartados:
Captura de Pólizas
- Número secuencial: Si habilitas esta casilla, al crear una póliza el sistema asignará automáticamente un número consecutivo de acuerdo con el tipo de póliza. Si deshabilitas esta opción, deberás capturar manualmente el número de la nueva póliza. El sistema COI por omisión mostrará el número secuencial que le corresponda al generar una nueva póliza considerando el tipo de póliza, aun cuando estas sean eliminadas.
- Folio único: Esta opción solo estará disponible cuando la casilla número secuencial esté habilitada. Si activas esta opción, el sistema asignará automáticamente un folio único, sin importar el período al que pertenezca la póliza. Si la desactivas, el folio se asignará según la configuración del consecutivo por período.
- Sin decimales: Al habilitar esta casilla, el sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas durante los cálculos y procesos. Al deshabilitarla, podrás capturar importes con decimales en las columnas debe y haber, hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal.
Contabilizar en Línea
- Habilitado: Al guardar las pólizas, el sistema actualizará automáticamente los saldos de las cuentas utilizadas.
- Deshabilitado: Al guardar las pólizas, los saldos no se actualizarán automáticamente. Para reflejar los cambios, deberás ejecutar el proceso de contabilización.
Alta de Cuentas en Pólizas
Esta opción permite crear cuentas contables desde la captura de pólizas, siempre que la cuenta sea de detalle.
Guardar Pólizas no Cuadradas
Permite guardar pólizas aunque existan diferencias entre el debe y el haber. Cuando el sistema detecta pólizas no cuadradas, las mostrará en color rojo dentro de la consulta de pólizas para facilitar su identificación.
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Cuenta de Cuadre
Define la cuenta contable que el sistema utilizará para cuadrar automáticamente las pólizas. Considera que esta cuenta debe ser de detalle.
Mes de Ajustes Después de
Si tu cierre fiscal corresponde al mes de diciembre, al crear el siguiente período el sistema generará automáticamente un mes de ajuste.
Póliza Dinámica
- Indicar la categoría de un archivo: Si habilitas esta opción, podrás asignar una categoría al archivo relacionado mediante el proceso de póliza dinámica.
- Asociar el CFDI a todas las partidas: Si habilitas esta opción y agregas un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que no corresponda a un comprobante de pago, el sistema asociará el comprobante a todas las partidas de la póliza dinámica. Si la opción está deshabilitada, deberás realizar la asociación manualmente según corresponda.
La póliza de cierre puede eliminarse como cualquier otra póliza; sin embargo, al tratarse de un período especial, te recomendamos validar previamente que no existan procesos posteriores que dependan de ella.
| Opción de Captura de Pólizas | Descripción | Impacto |
|---|---|---|
| Número secuencial | El sistema asigna automáticamente un número consecutivo de acuerdo con el tipo de póliza al crearla. | Si deshabilitas, se captura manualmente el número. Por omisión, el sistema mostrará el número secuencial que le corresponda, aun cuando las pólizas sean eliminadas. |
| Folio único | Asigna automáticamente un folio único, sin importar el período al que pertenezca la póliza (solo disponible si el número secuencial está habilitado). | Si se desactiva, el folio se asigna según el consecutivo por período. |
| Sin decimales | El sistema no considera los decimales capturados en las pólizas durante cálculos y procesos. | Si se deshabilita, se pueden capturar importes con decimales (hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal). |
Integración de Pólizas
Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando necesitas mantener actualizados tus registros contables y asegurar que las operaciones de tu empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera.
Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas.
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Al ingresar, el sistema mostrará una ventana donde debes completar los siguientes campos:
Póliza a Integrar
- Conexión: Selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: Selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: Selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel. Para una correcta importación de los datos, a partir del último reinstalable, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
Tipo de Pólizas
Selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico.
Número de Pólizas
Indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
Fecha de la Póliza
Inicial / Final: Selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
Atributos
Aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes. La integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
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Crear Tipo de Póliza
Si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. COI permite definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán.
Crear Bitácora de Proceso
Si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.
Al importar una plantilla y no reflejar movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas. Te sugiero revisar que todos los campos cumplan con el formato correcto y que no haya valores inconsistentes en las nuevas filas. Al momento de realizar la integración de pólizas a través de Excel, en la fecha de generación del CFDI y la información de pago, el sistema puede arrojar el mensaje «Es necesario indicar una fecha válida para el UUID» y «Es necesario indicar una fecha válida para el movimiento», respectivamente. Válida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas. Si después de realizar estas verificaciones el mensaje persiste, te sugiero generar un archivo de prueba con solo un par de movimientos para validar si se repite. En ocasiones, el sistema puede requerir especificar un departamento; si no lo utilizas activamente, intenta poner 0 (cero) en ese campo.
Pólizas Dinámicas: Creación y Gestión
Una póliza dinámica es una plantilla de Microsoft Excel® la cual se usa como póliza modelo a partir de uno o más CFDI. Elaborar o dar de alta una póliza dinámica te permite automatizar el registro de operaciones contables mediante configuraciones predefinidas. Este proceso es útil para agilizar la captura, reducir errores y mantener consistencia en tus registros. Lo realizas cuando necesitas registrar operaciones recurrentes o estandarizar la forma en que se generan tus pólizas dentro del sistema. La póliza dinámica toma la información fiscal conforme a la configuración de cuentas y parámetros definidos en el sistema.
Los CFDI están conformados por nodos, representados por los caracteres entre símbolos «mayor que, menor que» < >. Cada nodo contiene campos que hacen referencia a un valor. Se necesita el valor del UUID del CFDI en la póliza dinámica. Nombre_etiqueta=[NODO1 . NODO2 . NODO3]. Ya que se definió la etiqueta en el archivo PlatillaPolizaXML.ini, se puede utilizar en cualquier póliza dinámica.
En el catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Las plantillas funcionan con etiquetas como <FECHA> y <TOTAL>, las cuales puedes consultar al editar la plantilla en Excel, en la pestaña Etiquetas.
Para dar de alta una póliza dinámica, primero prepara la plantilla de póliza, ingresa a Reportes y selecciona Administrador de hojas de cálculo. Después, selecciona la pestaña Póliza dinámica. Asegúrate de haber asignado previamente las cuentas contables de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y banco. Este paso se realiza una sola vez y el sistema utilizará estas cuentas de forma automática. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar).
Crea una nueva póliza desde uno o más Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para ello, ingresa a Cuentas y pólizas y haz clic en Pólizas. Haz clic en Agregar.
Para generar la póliza dinámica tienes dos formas:
- Desde el ícono Generar póliza dinámica CFDI:
- Selecciona uno o varios CFDI desde tu equipo o desde el depósito de documentos.
- Elige la plantilla.
- Define el nivel de detalle:
- Por comprobante: genera una partida por cada CFDI.
- Concentrado: genera una sola partida con el total.
- Selecciona la cuenta de flujo.
- Arrastrando los CFDI:
- Arrastra los CFDI a la ventana de captura.
- El sistema mostrará automáticamente la ventana de generación.
- Selecciona la plantilla y el nivel de detalle.
- Haz clic en Aceptar.
El sistema genera la póliza automáticamente, incluyendo el (Identificador Único Universal) UUID del CFDI (si está configurado) y cumpliendo con los requisitos de contabilidad electrónica. Ingresa a Consulta de pólizas para revisar la información registrada. Asegúrate de tener actualizado el sistema con el último reinstalable; de lo contrario, esta funcionalidad no estará disponible.
En la imagen, el punto rojo que aparece en la póliza indica que el registro cuenta con un documento digital asociado. Aunque esté activada la opción “Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro” en el depósito de documentos, las pólizas dinámicas se crean con la fecha inicial del periodo contable (día 01).