La factura electrónica en México-técnicamente Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)-es obligatoria para comprobar ingresos, deducciones y retenciones. El CFDI 4.0 es la versión vigente del Comprobante Fiscal Digital por Internet. Saber cómo emitir factura CFDI 4.0 paso a paso es fundamental para cualquier empresa, emprendedor, profesionista independiente, comercio, despacho contable o negocio que necesita facturar en México. A diferencia de versiones anteriores, exige mayor precisión en los datos del receptor.
Es fundamental conocer los cambios y apoyarse en las guías disponibles para el correcto llenado, con el fin de evitar multas y pérdida de tiempo al cometer errores en su elaboración. Preparar Facture para la emisión de CFDI es un paso esencial para que puedas generar tus comprobantes fiscales de forma correcta y sin contratiempos. Este proceso asegura que el sistema cuente con la información necesaria como tus datos fiscales, certificados y configuraciones básicas para validar y timbrar tus documentos ante la autoridad. Se utiliza cuando estás por comenzar a facturar o cuando necesitas actualizar tu configuración para cumplir con los requisitos vigentes.
Estructura y preparación en Facture 4
El CFDI se genera en formato XML o lenguaje de marcado extensible. Este lenguaje permite estructurar y almacenar datos de manera ordenada y estandarizada. Una vez timbrado, el CFDI genera un XML que es el documento fiscal principal. Esto es importante porque, si una factura se emite con errores, no basta con editar el PDF. El dato correcto debe estar en el XML timbrado. Si todavía no se timbra, puedes corregirlo antes de emitir.
A continuación se detalla cómo configurar y editar los datos indispensables dentro del sistema:
- Asociar certificados: Importante: al momento de cargar un certificado con inicio de vigencia menor o igual a 72 horas a la fecha del equipo, se muestra el siguiente mensaje: "Es posible que aún no puedas timbrar tus comprobantes, te sugerimos esperar máximo 72 horas para generar y timbrar tus documentos con los nuevos certificados". Este aviso se mostrará después de poner la contraseña del CSD (Certificado de Sello Digital) y salir del campo.
- Datos de la empresa: Primero se deberán de llenar los datos obligatorios de las ventanas Razón Social y logo, así como en Fiscales. En la pestaña de Cuentas, configuras las cuentas beneficiarias, dando clic en Agregar cuenta. En la pestaña de Documentos, las personas físicas que reciban ingresos a través de plataformas digitales deberán inscribirse al régimen correspondiente. Recuerda que debes ingresar la información conforme a la constancia de situación fiscal.
- Claves de productos: Válida las claves SAT de los productos correspondientes. Dentro de la pestaña de Fiscales selecciona la clave correspondiente en los campos Clave SAT y Unidad de medida, al finalizar presionas el botón Guardar y luego Aceptar.
Configuración del Cliente en la pestaña Fiscales
Al elegir cualquiera de las opciones para editar o agregar clientes, el sistema te mostrará la ventana de Detalle de clientes. Para asociar la información correcta:
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- Captura el nombre con el que se registrará el cliente dentro del catálogo y con el cual se identificará dentro del sistema.
- Coloca el RFC del cliente que se tomará para generar los comprobantes fiscales.
- Utiliza el botón de Carga CSF (Constancia de Situación Fiscal). Al seleccionar el botón Cargar CSF, te mostrará la ventana del explorador de archivos, seleccionas tu constancia y en automático se llenarán los campos de dirección, razón social, RFC, código postal y régimen fiscal.
- En la pestaña de Fiscales se deberá seleccionar el Uso de CFDI que corresponde al receptor. Al momento de emitir el documento en la ventana de opciones de pago se sugiere el uso de CFDI; sin embargo, se puede modificar.
Limitación importante del sistema
Debes tomar en cuenta una particularidad técnica de la plataforma: en este programa de facture, no se puede facturar de una sucursal utilizando el código postal de dicha sucursal.
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