Es importante para las empresas mantener el control de sus procesos, velando por el cumplimiento de metas y objetivos trazados. Por lo mismo, se deben realizar auditorías con el fin de verificar, inspeccionar y evaluar los resultados de las actividades y procedimientos ejecutados, durante un periodo de tiempo.
El área de Cuentas por Pagar se encarga de asegurar que una compañía cumpla con los compromisos financieros establecidos con sus proveedores y acreedores. Su trabajo es crucial para garantizar el flujo de bienes y servicios hacia la compañía toda vez que un incumplimiento en los pagos a los provedores puede ocasionar retrasos en los pedidos.
Hallazgos Comunes en Auditorías de Cuentas por Pagar
El área de auditoría interna puede encontrar hallazgos importantes en un área de cuentas por pagar. Las observaciones encontradas pueden variar dependiendo del sector, el tamaño de la compañía y la madurez del sistema de control interno.
1. Falta de Documentación Soporte Adecuada
Toda transacción de pago a un proveedor o un acreedor debería de disponer de materialidad. Por materialidad podemos entender documentos, archivos fotográficos o contratos legales con los que se pueda verificar o acreditar una operación o situación jurídica.
2. Problemas de Control Interno
Falta de controles efectivos para prevenir fraudes, errores, o pagos duplicados en el proceso de cuentas por pagar.
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3. Incumplimientos de Políticas y Procesos
Se pueden encontrar hallazgos importantes relacionados al incumplimiento de lineamientos y políticas en los procesos de pago a proveedores, límites de autorización y plazos de pago. Pueden encontrarse casos en los que el área de cuentas por pagar realiza pagos a los proveedores a crédito antes de la fecha de vencimiento de los documentos, lo anterior podría afectar la disponibilidad de flujo de efectivo.
4. Exposición a Riesgos
El área de auditoría interna puede identificar diversos riesgos derivados de la ejecución de los procesos de cuentas por pagar. Por lo anterior es de vital importancia la evaluación del control interno de esta área por parte del departamento de auditoría a fin comprobar que se cumplen con las políticas, procesos y que los riesgos se encuentran mitigados.
Plan de Auditoría
Por consiguiente, sirve como referencia al llevar a cabo el proceso de auditoría, ya que permite establecer los elementos relevantes que deben ser verificados.
Elementos Clave del Plan de Auditoría
- Determinar procesos o actividades a evaluar: se detallan los procesos o actividades a evaluar, indicando los criterios exactos y secciones de la norma o documento técnico aplicable, según el cual se determinará el cumplimiento.
- Puntos relevantes pendientes de la auditoría anterior: se incluye cualquier observación relevante y no conformidad generada en la auditoria anterior.
Ejemplo de Plantilla de Informe de Auditoría (Microsoft Word)
Este Modelo de Informe de Auditoría contiene a manera de ejemplo información sobre hallazgos de auditoría comúnmente encontrados en este tipo de revisión así como algunos planes de acción para solventar dichos hallazgos.
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