El presente artículo mira a la auditoría como el sistema para realizar una evaluación a los procesos que se llevan a cabo en áreas determinadas de una empresa. Estas evaluaciones se realizan con escepticismo profesional que permite al auditor emitir un dictamen integral de sus hallazgos para la toma eficiente de decisiones en manos de los directivos de la entidad.
La auditoría forense entendida como una técnica especializada que posee métodos similares a los utilizados en las auditorías financieras, pero abarcan otro tipo de metodologías con bases científicas cuyo objetivo es encontrar la historia de un hecho en particular que podría o no ser la base para iniciar un proceso penal e incluso fiscal. La auditoría ofrece una amplia revisión y análisis de los procesos objeto de investigación o de algún proceso que tenga indicio de una corrupción o fraude, apoyándose en los procedimientos legales, fiscales y contables; además de hallar la evidencia necesaria para un proceso legal también posee un enfoque preventivo, para tener más control sobre los posibles riesgos que puedan generar detrimento patrimonial en las empresas, siendo este último un objetivo principal en los procesos de auditoría (Enofe, Omagbon & Ehigiator, 2015) y en consecuencia, la auditoría forense se consideró una herramienta eficiente y eficaz contra el fraude empresarial.
Para que una auditoría forense pueda dar inicio debe existir la necesidad de prevenir el fraude mediante el programa anual de auditoría, una denuncia o un reporte de actividad sospechosa, una solicitud por parte del consejo, la solicitud de otros cuerpos reguladores o el resultado de una auditoría interna/externa (Marques Arcina, 2018), luego de conocer el motivo es necesario tener información suficiente sobre la existencia del fraude, este tipo de auditoría es conducida para resolver situaciones específicas y utiliza técnicas de examen de fraudes basadas en documentación de datos.
Inicialmente se identifica el procedimiento de un auditor forense para obtener la prueba válida y suficiente que soporte el proceso penal, seguido, se determina mediante una matriz de riesgos el procedimiento aplicable en el sector cooperativo en un encargo de auditoría forense que soporta la validez de la prueba en un proceso penal y finalmente se contrasta el procedimiento aplicado en un encargo de auditoría forense en el sector cooperativo que soporta la validez de la prueba en un proceso penal.
Fases de la Auditoría Forense
Teniendo en cuenta que el auditor identifica evidencias dentro de los procesos auditados y que luego del procedimiento establecido se convierten en pruebas que posteriormente servirán como base para iniciar un posible caso judicial; es necesario identificar cuáles son las fases de una auditoría forense (planeación, desarrollo del programa de auditoría forense, comunicación de resultados y seguimiento y monitoreo), ya que si estas son aplicadas de manera correcta y eficiente, permiten el desarrollo de un encargo eficaz y de resultados (Ramirez & Reina Bohorquez, 2013), dentro de los resultados que puede dar la realización del encargo también es posible identificar la cuantía del fraude, el efecto directo o indirecto que tiene sobre la empresa, la posible tipificación y los presuntos autores, cómplices o encubridores del hecho.
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La primera fase en una auditoría forense es realizar una planeación detallada de la auditoría a realizar con escepticismo profesional para que el auditor pueda evidenciar las diversas situaciones que se pueden presentar entorno al ambiente que está revisando. Se debe tener en cuenta del caso y del entorno investigado, el objeto social, los clientes preferenciales, la competencia, los acreedores, las relaciones financieras, la misión, la visión, planes y metas y posteriormente adjuntarlo al expediente documental de antecedentes y la situación financiera. Para que el profesional pueda tener la información necesaria para comprender todos los aspectos del encargo que se está desarrollando.
Para el desarrollo del programa se debe tener en cuenta cinco etapas, las cuales son la definición y tipificación del hecho, la recopilación de evidencias, la cadena de custodia documental, la evaluación de evidencias e indicios y por último la elaboración del informe. El primer aspecto que compone este esquema es la percepción de una necesidad económica o la presión, este podría verse como la motivación para cometer el delito.
Conocidos como “delitos contra el patrimonio económico” contemplados para Colombia en el código penal en su título VII artículos del 239 al 269. Recopilación de evidencias: además de los conceptos ya mencionados, según la NIA 500 la evidencia en un encargo de auditoría es el medio por el cual el presionar obtiene el material suficiente que le permita llegar a una conclusión, el paso a seguir en el desarrollo del encargo de auditoría es la recopilación de estas evidencias las cuales se obtienen por procedimientos y técnicas especializadas para este tipo de encargos.
Luego de la debida recolección de una evidencia es necesario que se haga la evaluación de esta, la cual debe hacerse individualmente y además en conjunto con todas las demás pruebas que puedan soportar un proceso penal. El dictamen del auditor forense debe basarse en las pruebas recolectadas y las normas internacionales de auditoría. Para realizar su presentación y debida exposición, estos informes deben contener el monitoreo que asegura que los resultados sean tenidos en cuenta y se dé un seguimiento al proceso legal correspondiente, además se relaciona con el seguimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoría para la prevención de futuros actos de fraude.
Matriz de Riesgos
La matriz de riesgos es la herramienta utilizada para determinar el análisis y la evaluación de los riesgos existentes con el objetivo de simplificar la compresión, clasificación y evaluación de estos en cada uno de los procesos de una empresa, en el sector cooperativo para este caso, y así facilitar la toma de decisiones y minimizar estos riesgos. Esta matriz resume de forma gráfica los efectos de todo el proceso de una auditoría forense.
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Para comenzar con el trabajo de auditoría previamente con su planeación, lo más importante es tener un conocimiento profundo y pleno sobre la cooperativa auditada, esto con el fin de obtener resultados efectivos y eficientes en la auditoría basada en el enfoque de los riesgos. En esta primera etapa la NIA 315 menciona algunas actividades preliminares para conocer la entidad auditada como lo son las indagaciones ante la dirección y el personal, los procedimientos analíticos, la observación e inspección, la experiencia anterior con la entidad y la discusión con el equipo de trabajo.
Posterior a la identificación de los posibles riesgos, el auditor según su juicio profesional determinará si estos son significativos y puede apoyarse en los controles internos como herramienta para reducir el trabajo de campo a realizar. De acuerdo con lo anterior, se puede identificar mediante una matriz los diferentes riesgos existentes en una empresa del sector cooperativo ubicada en la ciudad de Ibagué, de vínculo cerrado y la cual contribuye a mejorar el nivel de vida de los asociados mediante la modalidad de ahorro y crédito, servicios de solidaridad, servicios de educación y recreación para dar paso al inicio de un encargo de auditoría forense. De esta forma es posible identificar cuáles son los departamentos que constituyen una cooperativa y los riesgos más significativos a los que pudiera someterse la misma y por los cuales es posible iniciar un encargo de auditoría forense.
Auditoría Forense vs. Auditoría Tradicional
Por otra parte, se observan ventajas al aplicar un procedimiento de auditoría forense en comparación con la auditoría tradicional, puesto que la auditoría forense permite no solo verificar los hechos y desestimar las quejas, sino que además sustenta todo hallazgo presentado por medios internos y externos, atendiendo a la cadena de custodia para que la evidencia que se convierte en prueba sea tenida en cuenta y se establezcan víctimas y victimarios del fraude realizado, declarando el auditor forense los hechos para el acervo probatorio de la denuncia penal.
Otro aspecto a destacar frente a la auditoría tradicional, no es la detección del fraude que aparece con frecuencia en el fondo de una presentación injusta e ilícita de estados financieros, y por ello existe la necesidad de proporcionar un nuevo tipo de servicios de auditoría que estaría dirigido a la prevención y detección del fraude (Knežević, 2015) y en consecuencia, implica actividades complicadas y pasos forenses, ya que la complejidad de la infracción exige la participación de contadores forenses / examinadores de fraudes altamente experimentados.
Procedimiento en el Sector Cooperativo
Para iniciar el procedimiento aplicado en un encargo para el sector cooperativo, es preciso regirse por el Decreto 2270 (2019) donde implica los procedimientos de planeación, ejecución, informe y monitoreo, según las normas de aseguramiento de la información y teniendo en cuenta los conceptos antes mencionados en la presente investigación, se entrará a revisar cuales son las técnicas utilizadas por la auditoría forense para así poder evaluar los fraudes, errores o malversaciones existentes en los riesgos de una cooperativa enfocada a la actividad de ahorro y crédito.
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Paso 1. Realizar la evaluación de riesgo de fraude: el profesional debe conocer las auditorías que fueron realizadas con anterioridad para así tener en cuenta las observaciones y enfocar la auditoría en desarrollo. Una vez identificados los departamentos con riesgos que podrían ser objeto de investigación se deberá definir los objetivos de la auditoría forense y así es como se podrá definir la naturaleza de los procedimientos, el alcance y la información necesaria para comenzar el encargo. Para definir este alcance se tiene en cuenta hasta donde va a llegar la auditoría en la cooperativa o en que departamentos se va a enfocar teniendo en cuenta que una característica de este tipo de auditorías es la flexibilidad por lo que su alcance puede cambiar en el transcurso de la ejecución del programa. Conocer cuál es el desarrollo normal de una cooperativa de ahorro y crédito la cual contribuye a satisfacer las necesidades fundamentales y al mejoramiento de la calidad de vida de sus asociados mediante la modalidad de ahorro y crédito además de la recreación y el deporte.
Etapas del Procedimiento
Las fases de una auditoría forense son:
- Planeación
- Desarrollo del programa de auditoría forense
- Comunicación de resultados
- Seguimiento y monitoreo
Etapas para el desarrollo del programa:
- Definición y tipificación del hecho
- Recopilación de evidencias
- Cadena de custodia documental
- Evaluación de evidencias e indicios
- Elaboración del informe
Fases de la Recopilación de Evidencia
Esta ejecución tiene en cuenta cuatro momentos:
- La recopilación de la evidencia
- La cadena de custodia
- La evaluación de la evidencia
- El informe de hallazgos
Procedimiento de la Evidencia
En el momento de determinar esta evidencia, el auditor deberá realizar otro tipo de procesos como:
- La indagación
- Presentación de pruebas sustentadas de los hechos
- Autorización por la fiscalía para iniciar el debido proceso
- Realizar la investigación profunda del hecho
- Audiencia de formulación de imputación