En términos de la NIF A-7, “Presentación y revelación”, la revelación es la acción de divulgar en los estados financieros y sus notas, toda aquella información que amplíe el origen y significación de los elementos que se presentan en dichos estados, proporcionando información acerca de las políticas contables, así como del entorno en el que se desenvuelve la entidad.
Con la finalidad de cumplir el postulado de la revelación, las transacciones que no modifican la estructura financiera de la entidad económica, se deben controlar mediante cuentas de orden; ya que de esta manera se podrá revelar, en los estados financieros, la información que deriva de los derechos y obligaciones, tanto financieros como fiscales, de diferentes partidas que, aunque no afecten de manera inmediata la estructura financiera de la entidad, la podrán afectar en un futuro cercano (contingencias derivadas de juicios, bienes y valores ajenos que son administrados por la entidad, ventas en consignación, etcétera).
Por lo anterior, las cuentas de orden sirven para controlar las operaciones y eventos económicos que no modifican la estructura financiera ni los resultados de operación de la entidad, así como de recordatorio de dichas operaciones o eventos, como pueden ser los siguientes:
- Mercancías en consignación.
- Juicios y responsabilidades contingentes.
- Otras contingencias.
- Documentos descontados.
- Seguros y fianzas.
- Depreciación y amortización fiscal.
- La CUCA y la CUFIN.
Clasificación de las Cuentas de Orden
De acuerdo con las operaciones o eventos económicos que se pueden controlar mediante las cuentas de orden o de memorando, las mismas se clasifican de conformidad con lo siguiente:
1. Bienes y Valores Ajenos
En este grupo se registran los bienes y valores que no son propios de la entidad económica, pero que son controlados por la misma para llevar a cabo diversas operaciones o como depósito por créditos otorgados. Ejemplos de lo anterior son:
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- Mercancías en consignación.
- Bienes o documentos recibidos en prenda o en garantía.
- Bienes o documentos para su guarda en cajas de seguridad.
- Mercancías en comisión.
- Documentos recibidos para su cobro.
2. Contingencias
En este grupo de cuentas se registran derechos y obligaciones que representan una contingencia, entre otros, los siguientes:
- Seguros contratados.
- Fianzas.
- Avales otorgados.
- Descuento de documentos.
- Juicios pendientes de resolución.
3. De Control Fiscal o Administrativo
Como se mencionó en el capítulo II de este libro, los artículos 31, fracción IV y 172, fracción V, de la Ley del ISR, así como los artículos 36 y 232 de su Reglamento, establecen que uno de los requisitos que se debe contemplar para efectuar las deducciones autorizadas de las personas físicas y morales, es que dichas deducciones deben estar debidamente registradas en la contabilidad, y se entiende que se cumple con este requisito, inclusive cuando se lleven en cuentas de orden.
Por este motivo, las cuentas de orden adquieren suma importancia para la contabilidad fiscal, debido a que si por la naturaleza de algunas deducciones autorizadas, las mismas no se pueden registrar en la contabilidad como cuentas de activo, pasivo, capital o resultados, entonces se deben registrar en las citadas cuentas de orden.
Cabe señalar que, en nuestra opinión, en las cuentas de orden o de memorando, como también se les conoce, no sólo se pueden registrar deducciones autorizadas, sino que también se pueden registrar algunos ingresos acumulables y otros conceptos fiscales como son la CUFIN o la CUCA para efectos de su control administrativo o fiscal.
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