En España, tanto las empresas como los autónomos actúan como agentes de cobro, facturando a sus clientes productos o servicios sujetos al impuesto al valor agregado (IVA), recaudando el importe del impuesto correspondiente y abonándolo a la Agencia Tributaria (AEAT). Para ello, los profesionales de negocios deben completar formularios fiscales como el formulario 303, que se utiliza para procesar las declaraciones trimestrales de IVA.
Si bien el proceso de cobro del IVA es relativamente sencillo, puede haber situaciones en las que los pagos a la AEAT no se realicen a tiempo. En estos casos, la AEAT tiene la autoridad para imponer sanciones. Las sanciones en materia de IVA son medidas que adopta la AEAT cuando identifica irregularidades relacionadas con las obligaciones de IVA de una empresa.
Estas sanciones pueden incluir multas, que pueden variar en función de factores como la gravedad y la intencionalidad de las actuaciones del recaudador del IVA. La AEAT impone sanciones relacionadas con el IVA principalmente para cobrar el importe adeudado y evitar posibles pérdidas gubernamentales.
Tipos de Sanciones Relacionadas con el IVA
Las sanciones relacionadas con el IVA en España se dividen en tres categorías:
- Recargos: Una multa que es un porcentaje del monto adeudado. Este porcentaje puede aumentar en función del tiempo que el contribuyente se haya demorado en hacer frente a su IVA vencido.
- Sanciones económicas: Una multa fija o proporcional.
- Fija: El importe que se debe pagar es constante; no fluctúa en función de la infracción.
- Proporcional: El importe que se debe pagar varía en función del importe del IVA adeudado a la AEAT. Cuanto mayor sea el monto adeudado, mayor será la posible multa.
- Responsabilidad penal: Una sanción que conlleva consecuencias penales porque el acto está clasificado como delito.
Sanciones por Infracción en las Declaraciones del IVA
Las sanciones impuestas por la AEAT varían significativamente en función de la infracción, su gravedad y si se trata de una reincidencia. Las sanciones también varían en función de si la devolución tardía del IVA es positiva o negativa (es decir, la empresa le debe a la AEAT o la AEAT le debe a la empresa).
Lea también: Auditoría Interna: Recomendaciones y Consecuencias
Si el Resultado de la Devolución Tardía del IVA es Cero o Negativo
Los profesionales de negocios a veces piensan que están exentos de presentar una declaración de IVA si no han realizado ninguna venta durante el trimestre. Sin embargo, la ley del IVA establece que, a efectos informativos, debe presentarse una declaración en la que se indique que no se ha producido ninguna actividad económica durante el período impositivo. Además, ten en cuenta que si una empresa adquirió bienes o servicios para una actividad profesional a pesar de no haber registrado ventas, puede pedir una compensación o una devolución del IVA.
Si el resultado de la devolución es cero o negativo, es decir, que la empresa pagó más IVA del recaudado y la AEAT ahora debe compensarlo o devolverlo, la empresa seguirá estando sujeta a una sanción si su presentación se produjo fuera de plazo. El tipo de sanción dependerá de si la declaración se realiza antes o después de que la AEAT envíe un requerimiento de pago.
- Antes de recibir un requerimiento de pago: multa económica fija de €100
- Tras recibir un requerimiento de pago: multa económica fija de €200
Si el Resultado de la Declaración Tardía del IVA es Positivo
Independientemente del motivo por el que se produzca un retraso en la declaración del IVA (error u olvido de un plazo, problemas de salud, fondos insuficientes, etc.), se aplicará un recargo o penalización al importe adeudado.
Antes de Recibir un Requerimiento de Pago
Si un recaudador de IVA presenta una declaración de IVA tardía con resultado positivo antes de recibir un requerimiento de pago, se aplicará un recargo porcentual sobre el importe adeudado. El porcentaje corresponde a cuánto tiempo después de un plazo se declara el IVA.
- Entre 1 día y 3 meses: 5 %
- Entre 3 meses + 1 día y 6 meses: 10 %
- Entre 6 meses + 1 día y 12 meses: 15 %
- Más de 12 meses + 1 día: 20 % + intereses de demora del 4.0625 %
Para liquidar estos recargos, los agentes recaudadores del IVA pueden acudir presencialmente a una oficina de la AEAT o completar el formulario específico para este trámite por Internet. Como alternativa, las empresas pueden completar el formulario 303 como de costumbre para la declaración trimestral del IVA. Tras introducir todos los datos, en "Importe de los ingresos", aparecerá el importe adeudado, que reflejará el total, incluyendo el recargo correspondiente aplicado.
Lea también: Análisis de hallazgos en auditorías financieras
Después de Recibir un Requerimiento de Pago
Si la AEAT ha enviado una liquidación tributaria, impondrá una sanción económica en función de la gravedad de la situación. Las multas oscilan entre un mínimo del 50 % para las infracciones leves y un máximo del 150 % para aquellas que se consideran muy graves.
Gravedad de las Infracciones
Cuando se produce una infracción, se debe evaluar la gravedad de la situación para determinar la sanción aplicable. Si el propietario de un negocio recibe una notificación de la AEAT, la sanción variará en función del tipo de infracción.
Menor
Para ser considerada menor, el importe máximo del IVA adeudado por infracción es de €3,000, independientemente de si se ocultó a la AEAT de forma intencional o no intencional. Si el importe del IVA vencido de la infracción supera los €3,000.01, la infracción también se considerará menor, siempre y cuando no se haya ocultado la información. En ambos casos, la sanción es del 50 % del importe del IVA no pagado.
Grave
La infracción se considera grave si el importe del IVA vencido es de al menos €3,000.01 y se ocultó información a la AEAT. Si el monto es menor, aún se considera grave si el contribuyente ha cometido una o más de las acciones a continuación.
- Del importe total vencido, el 50% o menos corresponde al IVA repercutido, que es el IVA que se cobra a los clientes a través de las facturas emitidas.
- Del total del importe vencido, entre el 10.01 % y el 50 % no se ha abonado a la AEAT por errores en la confección de los libros de registro de IVA.
- El contribuyente utiliza facturas u otros documentos contables que son incorrectos pero no se consideran fraudulentos, y no representan más del 10 % del monto total adeudado. Es decir, los documentos no se usaron para engañar deliberadamente a la AEAT.
En el caso de una infracción grave, la sanción es una multa proporcional que oscila entre el 50 % y el 100 % del importe del IVA adeudado. El porcentaje varía según la frecuencia con la que el contribuyente ha cometido infracciones y la pérdida económica para el gobierno.
Lea también: Defensa fiscal: Una guía detallada
Muy Grave
Si una empresa oculta el IVA cobrado a los clientes, y dicho importe es superior al 50 % del IVA repercutido declarado, o si se utilizan medios fraudulentos en los términos definidos por la Ley 58/2003, se calificará como infracción muy grave.
¿Cómo Pueden las Empresas Evitar las Sanciones Relacionadas con el IVA?
Si bien estas sanciones pueden ser bastante altas, están diseñadas para ser disuasorias y no son difíciles de evitar. Estos son algunos consejos para garantizar que las empresas cumplan siempre con sus obligaciones en materia de IVA.
- Declara el IVA a tiempo: Presenta el formulario de impuestos necesario para declarar el IVA antes de la fecha de vencimiento, incluso si la empresa no ha realizado ninguna actividad comercial. Esto implica utilizar los formularios necesarios para la presentación cuando el agente recaudador del IVA obtiene el certificado de condición de persona sujeta al IVA, incluidos los siguientes: Formularios 036, 037, 035, 347, 349 y 390. Ten en cuenta que el formulario 390 no es necesario si la información se presenta a través del Suministro inmediato de información (SII).
- Infórmate sobre las tasas de IVA de España: Infórmate sobre las diferentes tasas de IVA en España y utiliza los porcentajes correctos en las facturas de la empresa. El uso de una herramienta de automatización que calcule y recaude automáticamente el IVA de todas las ventas, como Stripe Tax, puede facilitar mucho este proceso. Stripe Tax también ayuda a las empresas a crear informes sobre los impuestos que han recaudado y facilita el proceso de declaración.
- Acuérdate de utilizar el modelo 347: Ten en cuenta que, si bien las empresas no tienen que pagar impuestos por las transacciones que no están sujetas al IVA, tienen que declararlas mediante el formulario 347.
- Ingresa la información correcta: Asegúrate de que la información de todas las facturas se ingrese con precisión, o dichas facturas se considerarán no válidas.
- Cobra los importes correctos de IVA: Asegúrate de que se apliquen los importes correctos de IVA en todas las transacciones.
- Mantente al día sobre cualquier cambio normativo: La AEAT podrá introducir en cualquier momento cambios que puedan alterar por completo la forma de autoliquidar los impuestos, como las medidas que se implementaron el 1 de julio de 2021 en relación con el IVA para ecommerce. El desconocimiento de los últimos cambios no exime a los agentes recaudadores del IVA de cumplirlos. El uso de una herramienta como Stripe Tax puede ser de gran ayuda para mantenerse actualizado con los últimos cambios fiscales, ya que se actualiza regularmente para reflejar los cambios legislativos y supervisa las obligaciones fiscales de las empresas. Asimismo, notifica a los propietarios de empresas si superan el umbral para la declaración de impuestos en cualquiera de los más de 50 países en los que está disponible.
Cada año, aumenta el número de inspecciones realizadas por la Agencia Tributaria o AEAT. Por ejemplo, en 2022, las acciones de ejecución de la AEAT aumentaron un 7.6 %. Si bien la mayoría de estas inspecciones se centraron en la economía sumergida y en los datos fiscales de grandes patrimonios o empresas, este incremento refleja las medidas de lucha contra el fraude de la AEAT.
El 9 de julio de 2021 se promulgó la Ley 11/2021, conocida como «ley antifraude», con el fin de regular las prácticas fraudulentas, incluida la contabilidad «extracontable», a menudo vinculada a los pagos en efectivo.
¿Qué Medidas Incluye la Ley Antifraude?
La lista de objetivos de la ley antifraude es extensa y ambiciosa. Estas son las medidas que introduce la ley para lograr sus objetivos:
- Limitación del uso de efectivo: la AEAT tiene como objetivo reducir significativamente el uso del efectivo en España para disminuir el fraude asociado a los pagos en efectivo.
- Aplicación de sanciones más disuasorias: la Administración Tributaria española reconoce que algunas sanciones impuestas antes de la ley antifraude carecían del efecto disuasorio esperado. Por este motivo, una de las medidas de la Ley 11/2021 incrementa los montos de determinadas multas.
- Ampliación de la definición de «paraíso fiscal»: antes de la ley antifraude, algunos países, aunque no se consideraban oficialmente paraísos fiscales, carecían de transparencia y equidad fiscal. La ley antifraude amplía la definición de paraísos fiscales, refiriéndose ahora a ellos como «jurisdicciones no cooperativas».
- Implementación de cambios en el Impuesto sobre los ingresos de los particulares (IRPF): la ley antifraude obliga a la transparencia fiscal internacional a evitar que las empresas puedan evadir impuestos en España realizando operaciones en otros países.
- Definición de lo que se considera «legal» para el software de facturación electrónica: antes de la aprobación de la Ley 11/2021, algunas empresas utilizaban un software contable que les permitía llevar una doble contabilidad, lo que comprometía significativamente la transparencia de sus finanzas. Sin embargo, la ley antifraude busca eliminar este tipo de software al considerarlo ilegal.
¿Cómo Afecta la Ley Antifraude a la Facturación Electrónica?
A continuación se detallan los requisitos que marca la ley antifraude para calificar el software de facturación como legal, junto con las nuevas medidas que introduce en materia de facturación electrónica.
Requisitos para un Software de Facturación Electrónica Legal
La Ley de Creación y Crecimiento obliga a las empresas y los trabajadores independientes dados de alta en España a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, antes de seleccionar su software de facturación, deben asegurarse de que cumple con los requisitos que marca la ley antifraude para ser considerado legal:
- El software debe contar con la funcionalidad de reenviar continuamente información fiscal, específicamente registros de facturas, a través del sistema VERI*FACTU. La transmisión de estos documentos debe ser segura y automatizada, sin necesidad de intervención manual.
- Cada vez que un cliente compra un producto o contrata un servicio, el software debe generar un registro de factura. Este registro nunca debe crearse después de la transacción; debe generarse simultáneamente o justo antes de que se produzca la transacción.
- Los datos confidenciales no relacionados con asuntos financieros deben mantenerse separados de la información pertinente para los impuestos. De este modo, se garantiza que la AEAT pueda revisar de forma directa, rápida y sencilla los datos pertinentes para el ámbito fiscal.
- Todos los registros de facturación deben estar vinculados en una secuencia que muestre claramente cuándo se creó el primer registro y la fecha en que se generó el último.
- Un registro automático debe registrar todas las acciones que ocurren en el sistema, incluidos los inicios de sesión y las actualizaciones de software.
- El software debe garantizar la integridad de los registros de facturación, asegurando que los datos ya registrados no puedan ser alterados o manipulados. Una vez que los datos se introducen en el software, deben protegerse.
¿Qué Prohíbe la Ley Antifraude con Respecto a la Facturación Electrónica?
De acuerdo con la ley antifraude, las empresas y los trabajadores independientes en España tienen prohibido realizar las siguientes acciones:
- Utilizar software que permita el mantenimiento de la contabilidad extracontable. Los programas de doble contabilidad están específicamente dirigidos por la Ley 11/2021.
- Modificar la información de las facturas.
- Incluir en el registro de facturación cualquier transacción que no se haya producido efectivamente.
- No incluir en el registro las facturas, ya sea omitidas parcial o totalmente.
- Utilizar soluciones de facturación electrónica que no estén debidamente certificadas. El simple hecho de poseer tales soluciones, incluso si no se utilizan activamente, podría considerarse un delito punible.
La ley antifraude prohíbe a las empresas que comercializan este tipo de soluciones de software lo siguiente:
- Vender software no certificado
- Exceder el plazo de julio de 2025 para adaptar su software a los requisitos de la Ley 11/2021
Para garantizar que las sanciones sirvan como elemento disuasorio eficaz, la AEAT las aplicará con estricto rigor. Las infracciones más graves pueden clasificarse como faltas graves.
¿Cómo Afecta la Ley Antifraude a los Pagos en Efectivo?
Para promover la facturación electrónica y garantizar que las empresas cumplan con los requisitos de la UE, la ley antifraude introduce una medida que afecta directamente a los pagos en efectivo.
La antecesora de la ley antifraude, la Ley 7/2012, establecía un límite máximo de €2500 para los pagos en efectivo, lo que ya daba resultados positivos en la lucha contra el fraude. La ley antifraude lleva esta medida un paso más allá al reducir el límite de pago en efectivo a €1000 (o su equivalente en otras monedas). Es importante tener en cuenta que este límite se aplica solo si una de las partes involucradas es un profesional o una empresa.