¿Alguna vez te has preguntado cómo llevar la contabilidad de un negocio de manera exitosa? Sabemos que registrar los gastos e ingresos de una empresa no resulta una tarea sencilla, menos hacerlo al mismo tiempo que se controlan todas sus operaciones financieras. Por esta razón, es normal que en ocasiones te sientas abrumado y estés en busca de una forma de optimizar tus procesos. ¡No te preocupes! En este artículo te daremos consejos clave para que sepas cómo llevar la contabilidad de un negocio de manera exitosa. Para los dueños de negocios pequeños, llevar un control financiero adecuado es esencial para el crecimiento y la estabilidad. Por ello, en esta nota, descubrirás por qué es indispensable integrarla en tu gestión diaria.
¿Qué es la Contabilidad?
La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y resumir las actividades financieras de un negocio. Su principal objetivo es ofrecer una visión clara de la situación económica de la empresa, lo que resulta fundamental para la toma de decisiones. La información contable es fundamental para tu empresa.
Consejos para Llevar la Contabilidad de tu Negocio
- Llevar un registro diario de los ingresos y gastos: Es esencial para mantener un control preciso de las finanzas.
- Mantener todo organizado: Designa un espacio físico o digital para almacenar tus recibos, facturas y documentos financieros.
- Clasificar y respaldar documentos: Mantén todos tus documentos en un solo lugar, ya sea físico o digital. Clasifícalos por tipo (facturas, recibos, estados de cuenta) y asegúrate de respaldarlos regularmente.
- Utilizar herramientas tecnológicas: En la actualidad, existen muchas herramientas diseñadas para facilitar la contabilidad y las finanzas para emprendedores, incluso si no tienes experiencia previa. Recuerda que, como hemos mencionado en varias ocasiones, la tecnología es una mano amiga en esta área.
- Seguimiento de la depreciación de activos: Todo empresario debe tener un buen seguimiento de la depreciación de los diferentes activos que le sirven de apoyo en determinados procesos. Sumado a esto, es necesario que hagas un seguimiento al costo de los activos de tu negocio, ya que estos suelen disminuir con el paso del tiempo.
Herramientas para Facilitar la Contabilidad
Existen sistemas tecnológicos que cuentan con funcionalidades diseñadas especialmente para ahorrar tiempo en el área contable. Además, esta herramienta es beneficiosa para los clientes, ya que reduce el tiempo de cobro.
Ejemplos de herramientas útiles:
- Software Contable: Es una de las herramientas más populares entre los emprendedores. Permite registrar ingresos y gastos, generar facturas, preparar informes financieros y realizar seguimiento de inventarios.
- Software Gratuito para Pequeños Negocios: Este software es gratuito y está dirigido a pequeños negocios. Aunque no tiene tantas funciones avanzadas como otros programas, podrás acceder a funciones esenciales como el seguimiento de ingresos y gastos, así como la generación de informes.
- Hojas de Cálculo: Si tu negocio aún es muy pequeño y no quieres invertir en software especializado, puedes empezar con una hoja de cálculo.
Características de un Buen Software Contable
Para que puedas hacer una buena elección al momento de adquirir un sistema de gestión, debes buscar que tu software contable cuente con algunas características particulares.
La Importancia de la Contabilidad de Partida Doble
Cuando se gestiona una empresa o se tiene algún tipo de actividad mercantil es casi imposible evitar las tareas de contabilidad. Esta garantiza un retrato fiel de la situación económica y financiera de la empresa y permite elaborar los estados contables anuales y entregarlos en el Registro Mercantil con datos veraces, así como declarar los impuestos correspondientes a la Agencia Tributaria. El principio de partida doble, la forma más antigua de llevar la contabilidad, hace posible registrar (asentar) todas las operaciones comerciales de la empresa de forma clara e inequívoca.
Lea también: Auditoría Interna: Recomendaciones y Consecuencias
¿Cuándo es obligatorio llevar una contabilidad de doble partida?
Según establece el Plan General de Contabilidad, todas las empresas, a excepción de las personas físicas (autónomos), están obligadas a llevar contabilidad de partida doble, que en España es la única. Las únicas obligaciones registrales de los autónomos comprenden el registro permanente de los ingresos (facturas emitidas) y el registro permanente de los gastos (facturas recibidas). Estos libros sirven para calcular las declaraciones tributarias (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o IRPF y el Impuesto sobre el Valor Añadido o IVA) y pueden ser requeridos por Hacienda en caso de inspección. Sin embargo, al ser un instrumento tan útil para determinar la salud financiera de un negocio, suele llevarse una contabilidad profesional de partida doble en la mayoría de empresas.
¿Cómo funciona el principio de la partida doble?
La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el patrimonio total de una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un elemento disminuye ha de ser porque otro aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra), como en el ejemplo de la venta de mercancía que vimos anteriormente, según el principio fundamental de “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es por esto que cada operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores han de estar en “equilibrio”.
Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra) se ha apuntado siempre a la izquierda y el “crédito” (o lo que sale) a la derecha, constituyendo una cuenta mayor, denominada popularmente cuenta “T” por su estructura. La cuenta en contabilidad se representa con una T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y Nombre de la cuenta.
Principios que fundamentan la partida doble:
- Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos, sino que proceden de algún sitio)
- Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
- Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta se debe poder anular de la misma forma que se crea)
Las cuentas “T” en la contabilidad de partida doble
Cada cuenta equivale a un concepto del balance y en ellas se registran los aumentos y las disminuciones ocasionados por la actividad de la empresa. Un ejemplo de cuenta podría ser una cuenta de “Caja”, que registra la entrada o la salida de efectivo. La denominación de la cuenta ha de dar una idea inequívoca del concepto que se registra:
- El dinero que una empresa posee en efectivo se representa con la cuenta "Caja".
- Los artículos que el comerciante compra para revender quedan representados con la cuenta "Mercaderías".
- La venta de las mencionadas mercaderías se representa con la cuenta "Ventas".
- Y el gasto por el alquiler del local puede representarse con la cuenta "Alquileres".
Como se ve en el dibujo anterior, cada cuenta tiene dos columnas para registrar por separado cada partida, la del incremento y la de la disminución, y se denominan “Debe” y “Haber”: al anotar algo en el “Debe” se carga o debita una cuenta y cuando se anota algo en el “Haber” se abona o acredita:
Lea también: Análisis de hallazgos en auditorías financieras
- DEBE: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas. Conviene recordar que la palabra en sí no significa nada más que el nombre que se asigna a la columna izquierda de la cuenta.
- HABER: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas. De nuevo, la palabra no tiene más significado que ser el nombre de la columna de la derecha.
Las cuentas se clasifican en función de los elementos que componen la ecuación contable (activo = pasivo + capital), es decir, hay cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital. Como activo se entienden los bienes o derechos que el negocio posee; como pasivo, las deudas u obligaciones, y el capital (capital contable o líquido) es la diferencia resultante entre el activo y el pasivo.
Libros Contables Esenciales
Es muy importante llevar una contabilidad ordenada que contenga todos los hechos contables y que los libros estén al día. Un error imperceptible puede hacer que al final las cuentas no cuadren y el balance resultante sea erróneo, lo que podría tener consecuencias fatales para las finanzas de la empresa. Para esto, es indispensable que todos los cargos registrados se correspondan con abonos equivalentes.
- Libro diario: Su función es la de registrar todas las operaciones diarias en orden cronológico y con una breve descripción de cada una de ellas para poder identificarlas.
- Libro mayor: Se trata de un concentrado de todas las operaciones del libro anterior para expresar resultados globales de un periodo establecido (mes, bimestre, trimestre, etcétera).
- Libro de inventarios: Refiere al registro del resultado del levantamiento del inventario físico, de materias primas, producción en proceso y manufactura terminada y semiterminada al fin del ejercicio fiscal de cada año, es decir, al 31 de diciembre.
El Balance en la Contabilidad de Partida Doble
El balance constituye el fundamento de la partida doble y se estructura según los activos y los pasivos de una empresa. Por activos se entienden todas aquellas operaciones que tienen que ver con el uso del patrimonio, es decir, en qué se invierte el capital (lo que posee la empresa): instalaciones, máquinas, materias primas, acciones, etc. Los pasivos serían todas las operaciones que indican la procedencia del patrimonio, es decir, de dónde procede el capital (deudas y obligaciones): capital propio, créditos, beneficios, etc.
Clave para la contabilidad es que en las cuentas del activo los ingresos se anotan en el “Debe”, mientras que los egresos se anotan en el “Haber”.
- Cuentas del activo: los abonos se registran en el “Debe”, los cargos en el “Haber”.
- Cuentas del pasivo: las entradas se registran en el “Haber”, las salidas en el “Debe”.
El balance ha de resultar igual (mismo valor en ambas partes). El activo y el pasivo han de estar en equilibrio.
Lea también: Defensa fiscal: Una guía detallada
Los empresarios y profesionales autónomos tienen la opción de recurrir a diversos medios que les faciliten llevar la contabilidad. Para que esta tarea no se adueñe de la mayor parte de tu tiempo, conviene considerar la existencia de herramientas especializadas que, sobre todo en el caso de grandes empresas con mucha actividad comercial, pueden aliviar el día a día de forma considerable.