En el mundo empresarial actual, los cobros y pagos con tarjeta forman parte de la rutina diaria. Si bien su uso ya era común, desde el año 2012, con la limitación de los pagos en efectivo, se ha multiplicado y generalizado aún más. Las empresas realizan una gran parte de sus pagos y, en ocasiones, retiradas de efectivo con sus tarjetas, lo que genera gastos de diversa naturaleza. Su contabilidad no supone una gran complejidad, siempre que se sea suficientemente ordenado, ya que en realidad se trata de movimientos en la cuenta de banco o en la de una póliza de crédito.
No obstante, el contable puede encontrar desafíos al registrar estas operaciones, que a menudo son numerosas. Además, las entidades financieras suelen cobrar intereses y comisiones por su utilización, tanto en el pago con ellas como en las disposiciones de efectivo.
Contabilización de Pagos con Tarjeta de Crédito
Cuando se paga con tarjeta de crédito, no se hace con los fondos de la cuenta corriente de la empresa de forma inmediata. Es la entidad bancaria quien realiza el pago, y lo normal es que nos cargue el importe acumulado de todas las operaciones realizadas al final del mes siguiente o en una fecha de liquidación preestablecida.
Para reflejar estas operaciones hasta que se produzca el cargo en la cuenta corriente, se puede utilizar una subcuenta de la (520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito. Es recomendable tener una subcuenta específica, por ejemplo, (5201xxxx) "Deudas a c/p con ent. de crédito", abierta para cada una de las tarjetas de crédito de la empresa. La forma de contabilizar los gastos realizados contra una cuenta de crédito puede variar según la magnitud del gasto.
Gastos de Consideración (Gastos Mayores)
Si el gasto es de cierta consideración, se recomienda registrarlo contra la cuenta del acreedor correspondiente (410*). Esto es importante a efectos de control y para la declaración del Modelo 347. Simultáneamente, se registra el pago a dicho acreedor con la cuenta de crédito. Este proceso puede realizarse en el mismo asiento si se conoce que la factura ha sido abonada mediante tarjeta al momento de registrar el gasto. Si se desconoce este detalle, se puede registrar el pago cuando se tenga conocimiento, por ejemplo, al recibir el extracto de la Cuenta de Crédito.
Lea también: Primer curso de contabilidad: práctica
Asiento Contable para Gasto Mayor
Primero, el registro del gasto y el nacimiento de la deuda con el acreedor:
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (6XX) | Gasto correspondiente | XXX | |
| (472) | Hacienda Pública, IVA Soportado | YYY | |
| a (410) | Acreedor por prestación de servicios | ZZZ |
Luego, el pago al acreedor con la tarjeta de crédito:
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (410) | Acreedor por prestación de servicios | ZZZ | |
| a (520) | Deudas a c/p con entidades de crédito | ZZZ |
Es importante recordar que el IVA ya debe estar contabilizado con la factura del proveedor.
Gastos Menores
Para gastos menores, como los de restaurantes, ferreterías, papelerías o gasolina, se puede emplear la misma fórmula que para los gastos mayores, llevándolos a una cuenta genérica dentro de las de acreedores (410*) y realizando el asiento simultáneo respecto al pago (410*/520*). Sin embargo, en estos casos, es común que la mayoría de las empresas se ahorren el paso intermedio de la cuenta de acreedor genérico (410*). En su lugar, el registro puede realizarse directamente de la cuenta del gasto a la cuenta de crédito (Grupo 6 / 520*). Naturalmente, en todos los casos que proceda, el IVA se contabilizará aparte.
Asiento Contable para Gasto Menor (Método Simplificado)
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (6XX) | Gasto correspondiente | XXX | |
| (472) | Hacienda Pública, IVA Soportado | YYY | |
| a (520) | Deudas a c/p con entidades de crédito | ZZZ |
Cancelación de la Cuenta de Crédito y Reconciliación
Cuando el banco realiza el cargo mensual por la utilización de la tarjeta de crédito, es fundamental repasar y puntear todos los cargos que constan en el extracto bancario con los registros previos en la cuenta de crédito (520*). Una vez que llega el final de mes, se deben revisar los extractos bancarios y cotejarlos con el mayor de la cuenta (520), tanto para verificar la corrección de los cargos como para llevar a cabo la conciliación bancaria.
Lea también: Aprende a resolver ejercicios de contabilidad
Si faltase algún justificante de gasto, se deberá llevar ese posible cargo a una cuenta transitoria como la (555) y solicitar al proveedor o a la persona que realizó el gasto que busque y entregue la factura o justificante. Si no se localiza o se ha extraviado, siempre se puede pedir un duplicado. Si, a pesar de todo, no se consigue el justificante para registrarlo como gasto de la empresa, habría que "adjudicar" el gasto a la cuenta del socio (551), si este es el titular de la tarjeta, tratándolo como un gasto particular o una disposición de efectivo para uso privado.
Si todo ha ido bien, el cargo contable en bancos que se recibe cada mes de la tarjeta de crédito debe coincidir con el saldo que arroje la cuenta (520/X), momento en el que se cancela el saldo de esta subcuenta contra la cuenta bancaria en cuestión.
Asiento Contable para la Cancelación
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (520) | Deudas a c/p con entidades de crédito | ZZZ | |
| a (572) | Bancos c/c | ZZZ |
Cargos No Justificados
Los gastos que desde un principio se identifiquen como particulares deben cargarse a la cuenta del socio (551). El socio deberá gestionarlo, ya sea devolviéndolo a la empresa, compensándolo con gastos de empresa realizados de su propio bolsillo, o tratándolo como un préstamo. Se debería establecer un plazo prudencial, pero al menos al cierre del ejercicio, la situación debería quedar regularizada. Si los cargos no están justificados y se trata de socios, pueden considerarse como retribución a los fondos propios, es decir, dividendos, por lo que es recomendable llevarlos a la cuenta de socio. A nivel práctico, se pueden sumar las partidas no justificadas y contabilizar el total en la cuenta de socio (551/X) en un solo apunte.
En el caso de que los cargos no estén justificados y se trate de trabajadores, la postura más cómoda es considerarlos como gastos no deducibles. Se sumarían todos y el total se llevaría a una partida de gastos no deducibles (629/999) en un solo apunte contable. La contrapartida sería la cuenta (520/X). Otro planteamiento, para las disposiciones no justificadas de los trabajadores, sería considerarlas como gastos de personal, ya que ninguna empresa estaría dispuesta a aceptar cargos que no se acreditan.
Intereses y Comisiones de Tarjeta de Crédito
Las entidades financieras suelen cobrar comisiones e intereses por el uso de las tarjetas de crédito. Estos gastos deben ser contabilizados apropiadamente. La cuenta (626) Servicios bancarios y similares se utiliza para las comisiones, mientras que la cuenta (6623) Intereses de deudas con entidades de crédito se emplea para los intereses generados.
Lea también: ISR Personas Morales: Ejemplos
De esta manera, se contabilizan todos los gastos generados por la tarjeta, tanto comisiones como intereses, y la cuenta (520) se saldará cuando se efectúe la liquidación del banco.
Contabilización de Pagos con Tarjeta de Débito
La contabilización de los gastos sufragados con tarjetas de débito es más sencilla. En este caso, no hay un crédito dispuesto, sino que el banco nos carga el pago directamente en nuestra cuenta corriente, lo que significa que solo podremos usarla mientras tengamos fondos disponibles en la misma.
Si los cargos están justificados con una factura completa correlacionada con la actividad, no hay problema; estamos ante un gasto general de la empresa que se paga por bancos.
Para registrar estos gastos, se sigue el siguiente proceso: primero, se registra la factura en la cuenta del acreedor que corresponda (Gasto grupo 6 / 410*). Si el gasto fuese menor y no mereciese la pena abrir una cuenta particular como acreedor, se puede abrir una genérica, por ejemplo, (410* "Gastos débito tarjeta [nombre del empleado]"). Posteriormente, cuando aparezca el cargo en el banco, se contabiliza con cargo a la cuenta del acreedor que sea (410* / 572), de manera similar a cómo se hace con los recibos o talones.
Asiento Contable para Gasto con Tarjeta de Débito
Primero, el registro del gasto y el nacimiento de la deuda con el acreedor (opcional para gastos menores):
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (6XX) | Gasto correspondiente | XXX | |
| (472) | Hacienda Pública, IVA Soportado | YYY | |
| a (410) | Acreedor | ZZZ |
Luego, el pago con cargo directo a bancos (si se utilizó un acreedor intermedio):
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (410) | Acreedor | ZZZ | |
| a (572) | Bancos c/c | ZZZ |
O directamente (para gastos menores o cuando no se usa cuenta de acreedor intermedio):
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (6XX) | Gasto correspondiente | XXX | |
| (472) | Hacienda Pública, IVA Soportado | YYY | |
| a (572) | Bancos c/c | ZZZ |
Contabilización de Cobros por TPV (Terminal Punto de Venta)
Cada vez es más habitual que los clientes paguen con tarjeta en lugar de hacerlo en efectivo, ya sea por seguridad, comodidad o costumbre. Las empresas cuentan para ello con terminales (TPV) facilitados por el banco para que el cliente realice el pago. Es importante tener en cuenta que estos terminales no son gratuitos y generarán a la empresa gastos e intereses.
La comisión e intereses que se pagan por el uso del TPV dependerán de varios factores, como la entidad financiera con la que se trabaja y si esta coincide o no con la del cliente que ha realizado la compra. Por ejemplo, supongamos la prestación de un servicio por importe de 1.500 euros que se cobra al cliente con tarjeta y que la comisión pactada con la entidad financiera es del 3%.
Asiento Contable para Cobro por TPV y Comisión
Primero, el registro de la prestación del servicio:
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (430) | Clientes | 1.500 | |
| a (70X) | Prestación de servicios | 1.500 |
Luego, el registro del cobro con tarjeta, aplicando la comisión del TPV (3% de 1.500 = 45 euros):
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (572) | Bancos c/c (1.500 - 45) | 1.455 | |
| (626) | Servicios bancarios y similares (comisión TPV) | 45 | |
| a (430) | Clientes | 1.500 |
tags: #cómo #contabilizar #tarjeta #de #credito #ejercicios