Los sistemas contables son una forma ideal de generar una estructura organizacional financiera en las empresas para conseguir estabilidad económica. Este concepto tiene su origen en la antigüedad, cuando comerciantes y banqueros necesitaban llevar registro de sus transacciones y evaluar la situación financiera de sus negocios. La revolución de la información contable comenzó con la invención de las máquinas sumadoras y continuó con el desarrollo de la tecnología de la información, lo que ha dado lugar al software contemporáneo que conocemos.
Finalidad y Funcionamiento de los Sistemas Contables
La finalidad primordial de los sistemas contables es ofrecer una imagen clara y precisa de la situación financiera de un negocio. Su diseño y aplicación permite llevar a cabo tareas como la documentación de transacciones; la elaboración de informes contables y financieros; y la gestión de cuentas y facturas.
Un sistema contable funciona mediante el ingreso de datos relativos a las transacciones financieras del negocio. El software de contabilidad facilita estas tareas al automatizar muchos de los procesos contables que tradicionalmente requerían una considerable cantidad de tiempo y esfuerzo manual.
Tipos de Sistemas Contables
Existen varios tipos de sistemas contables, cada uno diseñado para satisfacer las necesidades específicas de diferentes tipos de empresas y organizaciones:
- Sistemas Contables Manuales: Son sistemas en los que todas las transacciones financieras se registran y procesan de forma manual, utilizando libros contables como libros diarios y mayores.
- Sistemas Contables Electrónicos: Son sistemas tecnológicos que registran, procesan y presentan la información financiera. Pueden variar desde programas contables básicos hasta sistemas integrados de gestión empresarial (ERP) que abarcan múltiples funciones empresariales.
- Contabilidad de Doble Entrada: Este es el método de contabilidad financiera más utilizado, en el que cada transacción financiera afecta al menos a dos cuentas o elementos del balance. Por ejemplo, cuando se vende un producto, se registra un aumento en los ingresos y una disminución en el inventario.
- Contabilidad de Entrada Única: En estas tareas contables, las transacciones se registran solo una vez, generalmente en un libro de caja o un libro diario.
- Sistemas Contables Especializados: Algunas empresas pueden utilizar sistemas contables especializados diseñados para satisfacer las necesidades específicas de su industria o sector.
Evolución de la Tecnología en la Contabilidad
La contabilidad electrónica y tradicional es, como muchos sugieren, el lenguaje de los negocios; ese lenguaje ha sufrido muchos cambios a lo largo del tiempo, a través de los cuales, la tecnología siempre ha contribuido a que el trabajo de los contadores sea un poco más sencilla. A medida que aumenta nuestro conocimiento de la tecnología, también aumenta la capacidad del contador para analizar valores estadísticos.
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Podemos comenzar este artículo con la invención del ábaco, que se utilizaba para realizar seguimientos de los cálculos en los negocios. Después de esta primera máquina de cuentas, surgió la calculadora que destacaba por su precisión en el manejo de la información. A medida que la tecnología avanzaba, también lo hacía la velocidad y la competencia de los contadores, sin embargo, estos tenían aún que hacer un seguimiento de las funciones de las empresas mediante el uso de papel.
Hacia fines del siglo XX, la profesión contable comenzó a adquirir una nueva imagen con la introducción de las computadoras, las cuales han cambiado completamente a la industria. Con programas como Microsoft Excel, los contadores disponían de hojas de cálculo electrónicas con menos margen de error, lo que eliminó la necesidad de usar calculadoras, y papel. Los profesionales contables del presente entienden la importancia del Internet para el comercio por lo que lo usan para ejecutar los principales procesos comerciales de las empresas.
El Impacto de Internet y la Nube en la Contabilidad
El llamado “e-business” permite a las firmas de contabilidad coordinar actividades para la administración interna y combinar las relaciones de los clientes con el uso de redes. Las aplicaciones empresariales se pueden usar en una pequeña red interna llamada Intranet, la cual puede distribuir información a los empleados, como políticas corporativas y programas, asimismo, se centra en un portal que funge como único punto de acceso. La información puede provenir de varios sistemas diferentes usando una interfaz web y pueden incluir elementos como el correo electrónico, y las herramientas de búsqueda.
Los profesionales de la contabilidad también pueden comunicarse fuera de la organización con tecnología web mediante la creación de una extranet; esto permite a los clientes tener acceso limitado, vinculando una parte de la intranet de la firma contable para importar y exportar archivos de un lado a otro. La información de esta manera pudo estar disponible para los contadores con sólo hacer un clic en el mouse, lo cual cambió la naturaleza de su trabajo. Con estas oportunidades diversificadas en el campo de la contabilidad, nuevas áreas especializadas se han desarrollado, al grado de que los dueños de negocios empezaron a buscar a los contadores para obtener asesoramiento tecnológico y poder ser más productivos.
Ahora bien, los clientes no sólo necesitan tener procesos financieros competentes, sino que los propios contadores requieren de software para realizar un seguimiento de la información contable con mayor eficiencia. Asimismo, los contadores trabajan con los programadores de sistemas para desarrollar procesos digitales que organizasen la historia de los clientes así como sus documentos. Cuando los datos de los clientes se ingresan en dicho software, el ciclo de procesamiento le da a las computadoras las instrucciones sobre cómo procesar los datos, con lo que es posible analizar los datos e interpretar los estados financieros de los clientes a fin de aumentar su éxito.
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En nuestros días el uso de la nube se está haciendo popular dentro de las labores contables. Se trata de un servicio que se proporciona a través de Internet para almacenar permanentemente los datos y usar las aplicaciones comerciales en un servidor remoto. Con esta modalidad los datos son permanentemente almacenados en enormes centros de datos compartidos por muchos otros usuarios. Con todos estos avances se desarrolló lo que hoy conocemos como contabilidad electrónica, sin la cual sería difícil entender las labores contables de nuestros días.
Seguridad y Calidad de la Información en los Sistemas Contables
Este trabajo analiza el grado de influencia que tiene la seguridad en la administración y calidad de los datos de un sistema de información contable (SIC) en el desempeño organizacional de las pequeñas y medianas empresas (Pyme). El estudio se lleva a cabo en la región centro del estado de Tamaulipas (México) por medio del análisis correlacional con el software SPSS. Los resultados muestran el gran impacto que tiene la seguridad en la administración y calidad de la información para obtener una mayor productividad en las empresas. De la misma manera, sobresale el hecho de que la innovación no es abordada de la forma más adecuada por las instituciones analizadas.
La administración de la información (AI), de acuerdo con Wilson y Macevi (2002), se refiere a la aplicación de principios de gestión en la adquisición, organización, control, distribución y uso de la información relevante para la adecuada toma de decisiones en la operación efectiva de las organizaciones. La AI se asocia con el valor, calidad, propiedad, uso y seguridad de la información en el contexto del rendimiento de la organización.
La administración eficiente de los datos y la calidad en la información se considera un tema pendiente para todos los involucrados en los procesos de gestión, ya sean directivos, gerentes, personal de informática y cualquier usuario que hace uso día con día de la información generada por los sistemas contables computarizados. En este sentido, un SIC es un software que registra las operaciones económicas de una organización que incluye, por ejemplo, transacciones en las áreas de compras, ventas y otros procesos de negocios, y cuyo principal objetivo es proveer información oportuna para la toma de decisiones.
Pese a los beneficios que pueden percibirse del uso de los SIC, los avances tecnológicos también han incrementado la vulnerabilidad de estos sistemas. Para Beard y Wen (2007), las amenazas a los sistemas de información en general ocurren durante el procesamiento u operación de los mismos; por ejemplo, creando programas ilegales, accediendo o eliminando archivos, destruyendo o corrompiendo la lógica de un programa con virus, entre otros aspectos de riesgo.
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Es preciso indicar que normalmente los empleados son honestos, bien intencionados; sin embargo, por la fatiga, capacitación inadecuada o negligencia cometen errores con la información en perjuicio de la organización (Abu-Musa, 2006). Por ello, en los sistemas informáticos (hardware y software) como en cualquier SIC se requieren controles para prevenir y detectar errores y evitar pérdida accidental o intencional de activos de información (Henry, 1997).
Desempeño Organizacional: Competitividad, Innovación y Productividad
Después de plantear a grandes rasgos la situación que prevalece en cuanto a la seguridad de la información y su relación con los SIC, resulta necesario describir el objetivo de este trabajo que consiste en determinar la influencia que tiene la seguridad de los datos en la administración y calidad de la información de un SIC en el desempeño organizacional; esto se mide con las variables de innovación, productividad y competitividad en las Pyme del centro de Tamaulipas, México.
La competitividad empresarial significa lograr una rentabilidad igual o superior a los rivales en el mercado, donde las tecnologías de la información (TI) se estima necesaria, pero no suficiente para el desarrollo de la ventaja competitiva (Shin, 2001). En este trabajo, la variable competitividad se define como la puesta en operación de técnicas, normas y procedimientos para proporcionar servicios o fabricar bienes de una manera propia y siempre mejor, diferente a los de la competencia, que redunden en beneficios económicos tangibles e intangibles (como buena imagen, satisfacción de clientes y de stakeholders). Es innegable que la información es un motor vital que ayuda a la competitividad y supervivencia de cualquier organización.
En este sentido, Melville, Kraemer y Gurbaxani (2004) definen el término valor de negocio de los SI/TIC, como el impacto de estas tecnologías en el rendimiento organizacional observado, tanto en el nivel de procesos intermedios como global, comprendiendo una incidencia en la eficiencia y en la competitividad de la organización.
El rápido crecimiento de las TI como comunicaciones inalámbricas, comercio móvil y sistemas interorganizacionales han hecho que las empresas desarrollen nuevos tipos de modelos de negocios que trascienden las fronteras organizacionales, como es el caso de la sistematización de la cadena de suministro o las relaciones con los clientes. En este sentido, las organizaciones no sólo necesitan poner atención a la eficiencia y a la productividad en el ámbito interno, sino que requieren también estimular la innovación y sus mecanismos para desarrollarla con el fin de apoyar la creación del conocimiento, su trasferencia e integración (Albers y Brewer, 2003).
La innovación en general se define como la introducción de un producto, un servicio o un proceso de negocio u organizativo en las prácticas internas de una empresa o sus relaciones con el exterior (Manual de Oslo, 2006). Para fines de este trabajo, se toma el concepto propuesto por Albers y Brewer (2003), quienes definen a la innovación como el uso del conocimiento para ofrecer un nuevo producto o servicio que los clientes quieren. A sabiendas que la adopción de una nueva tecnología en una organización constituye un proceso de innovación.
Asimismo, la información vista como un recurso de valor en la organización y administrada de forma apropiada puede estimular la innovación, la premura en el desarrollo de productos, elevar los niveles de productividad, asegurar estándares de calidad pertinentes y, a través de todos estos medios, incrementar el nivel relativo de competitividad; además, por ende, lograr un desempeño organizacional superior (Evans y Wurster, 1999).