Durante las dos últimas décadas, los cambios suscitados en el entorno externo a las organizaciones han generado conmoción en las empresas, así como fuertes impulsos para romper paradigmas asociados con formas tradicionales de hacer negocios. En la era digital en la que vivimos, el cambio tecnológico es inevitable. Las empresas para mantenerse competitivas deben adaptarse constantemente a las últimas tendencias y tecnologías emergentes.
La Importancia de la Información Financiera en la Toma de Decisiones
Una de las limitaciones más importantes a nivel de las organizaciones, es que en muchas oportunidades descartan la utilización de la información financiera, como la base para la toma de decisiones, perdiendo de vista los datos generados que se constituyen en insumos para la construcción de información y apoyar decisiones tanto estratégicas como operativas en las empresas.
Un análisis integral de la situación de cualquier empresa, abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones se constituye en factor esencial que inicia con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización. En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro.
Contabilidad General vs. Contabilidad Administrativa
Desde una perspectiva amplia, la contabilidad general o financiera, proporciona información para usuarios externos, representados por inversionistas, instituciones del gobierno, instituciones financieras, entre otros, mientras que la contabilidad administrativa genera información para que usuarios internos, tomen decisiones sobre la base de las operaciones realizadas (Garrison et al., 2007; Molina de Paredes, 2003;Ott, 1998;Evia, 2005; Jiambalvo, 2003; Hansen y Mowen, 2007; Polimeni et al., 2006).
Por ello, la contabilidad como disciplina técnica, ofrece información sobre las transacciones y movimientos económicos de una organización. La contabilidad general o financiera, es de carácter obligatorio para las empresas. Provee información básica para accionistas, acreedores entre otros actores externos a la organización (Garrison et al., 2007), ofreciendo información sobre excedentes económicos globales de la empresa.
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La contabilidad administrativa, no está sujeta, a ningún tipo de normatividad (Evia, 2005); es flexible y libre (Garrison et al., 2007) y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleado, es decir realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo.
La Contabilidad Administrativa como Herramienta de Gestión
En función de ello, asumir la contabilidad administrativa como una opción en las empresas, exige una perspectiva orientada hacia el emprendimiento de prácticas gerenciales acordes con la realidad del negocio, a la vez que plantea la necesidad de disponer de sistemas de información contables, como medio para tomar decisiones. Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas. En ambos casos, sea la contabilidad administrativa o la contabilidad de gestión, proporcionan a gerentes información para planear, controlar y tomar decisiones (Jiambalvo, 2003). Según el autor, desde la perspectiva de la planeación, establece planes financieros denominados presupuestos, mientras que desde la perspectiva del control, evalúa continuamente el rendimiento de las operaciones productivas, para sobre esta base, tomar decisiones como parte integral del proceso de planeación y control.
Contabilidad de Costos
Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones.
Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones. Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones (Rincón, 2005). Representan herramientas para generar información precisa sobre los costos de producción y la forma de proceder en cuanto a actividades, procesos, productos, servicios y clientes de la organización (Kaplan y Cooper, 2003).
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Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
El Proceso de Toma de Decisiones y la Contabilidad Administrativa
El hecho de seleccionar entre múltiples alternativas o cursos de acción, debe estar apoyado en modelos y metodologías que permitan a los niveles decisorios, disponer de información sobre la cual puedan sustentar sus decisiones. En este sentido, si se combina la influencia que tienen factores del entorno externo a las organizaciones, con aspectos inherentes a ella es posible que unos determinen los otros, y definan las decisiones a tomar en la empresa.
Por ello, es fundamental considerar en el proceso de toma de decisiones las alternativas existentes o cursos de acción sobre los cuales se erige una decisión. Según Franklin (2011), tanto los individuos como las organizaciones prosperan o fracasan como resultado de las decisiones que toman, razón por la cual, los responsables de tomar las decisiones, deben centrarse en información de tiempo real e involucrar expertos en el proceso de toma de decisiones.
En espacios anteriores se ha hecho un esbozo de la contabilidad administrativa, así como sus bondades en las organizaciones, dejando claro que “(…) se basa en un razonamiento económico inductivo que ha sido perfeccionado constantemente desde varias perspectivas (…)” (Giménez et al., 2015, p. 209); sin embargo, resulta oportuno en este momento especificar que ella ofrece “lineamientos que ayudan a los contadores administrativos a proveer el valor máximo a sus compañías en la toma de decisiones estratégicas y operacionales: el enfoque de costo-beneficio, consideraciones técnicas y de comportamiento y diferentes costos para distintos propósitos” (Horngren et al., 2012, p.11), y a partir de esos lineamientos se toman decisiones, utilizando el método científico; el cual constituyen en seis actividades, a saber: definir el problema, identificar alternativas, identificar los costos y beneficios de cada alternativa factible, considerar factores cualitativos y cuantitativos, seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio y monitorear la alternativa seleccionada.
El Impacto de la Tecnología en la Contabilidad
La contabilidad electrónica y tradicional es, como muchos sugieren, el lenguaje de los negocios; ese lenguaje ha sufrido muchos cambios a lo largo del tiempo, a través de los cuales, la tecnología siempre ha contribuido a que el trabajo de los contadores sea un poco más sencilla. A medida que aumenta nuestro conocimiento de la tecnología, también aumenta la capacidad del contador para analizar valores estadísticos. En esta ocasión hablaremos de la evolución de las tecnologías de contabilidad para que se comprenda mejor el rol actual de los profesionales contables.
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En nuestros días el uso de la nube se está haciendo popular dentro de las labores contables. Se trata de un servicio que se proporciona a través de Internet para almacenar permanentemente los datos y usar las aplicaciones comerciales en un servidor remoto. Con esta modalidad los datos son permanentemente almacenados en enormes centros de datos compartidos por muchos otros usuarios.
Con todos estos avances se desarrolló lo que hoy conocemos como contabilidad electrónica, sin la cual sería difícil entender las labores contables de nuestros días. El cambio no siempre es fácil. La tecnología para el impulso de una empresa nunca es un gasto, es una inversión. Se trata generar un retorno después de haber destinado un capital, se obtiene ganancia, por lo tanto, no es un saldo por sí mismo negativo. Dependiendo de las características de la empresa será necesario invertir en tecnologías de información aplicadas a las diferentes áreas de la empresa.
Beneficios de la Implementación Tecnológica
Mayor productividad: Cuando ingresa la tecnología en las empresas, se reducen las horas de trabajo manual y aumenta la productividad; se disminuye el margen de error.
Procesos óptimos: De la mano con estas tecnologías podrás obtener una mejora en los procesos, una optimización fundamental, organización, cobranzas y ventas, etc.
No barreras de comunicación: La comunicación entre ejecutivos - empleados avanzará más que solo una llamada telefónica, ya que se podrá recurrir a diferentes maneras para ejercer susodicha comunicación. Boletines, video llamadas, redes sociales. También mejora la comunicación entre clientes, proveedores y aliados en el mercado.
Consideraciones para la Implementación del Cambio Tecnológico
- Antes de implementar cualquier cambio tecnológico, es importante comprender las necesidades específicas de la empresa.
- Designar un equipo específico para gestionar el cambio tecnológico puede facilitar el proceso.
- La comunicación clara y transparente es fundamental para garantizar que todos los miembros del equipo estén informados de los cambios tecnológicos planeados.
- Proporcionar capacitación adecuada a los empleados es esencial para una transición fluida hacia nuevas tecnologías.
- El cambio tecnológico es un proceso continuo. Las tecnologías facilitarán la toma de decisiones, permitirán hacer tangibles los procesos, saber dónde se está, para poder aplicar mejoras en tiempo real.
- Identificar las tecnologías que mejor se adapten a las necesidades de la empresa es el primer paso hacia la implementación exitosa del cambio.
- Una vez seleccionadas las tecnologías, es importante elaborar un plan detallado de implementación.
- En lugar de realizar cambios drásticos de un solo golpe, es preferible implementar los cambios de manera gradual y con pruebas piloto.
Tabla Comparativa: Contabilidad de Gestión vs. Contabilidad Administrativa
A continuación, se presenta una tabla con las diferencias entre la contabilidad de gestión y la contabilidad administrativa:
| Característica | Contabilidad de Gestión | Contabilidad Administrativa |
|---|---|---|
| Orientación | Interna | Interna y Externa |
| Regulación | No regulada | Flexible y libre |
| Enfoque | Planificación, control y toma de decisiones | Soporte de decisiones estratégicas y operativas |
| Información | Detallada y específica | Global y detallada |