Emisión de Factura Electrónica SUNAT: Requisitos y Procedimiento

¿Tienes una empresa y necesitas emitir factura electrónica SUNAT correctamente? Este proceso, obligatorio para la mayoría de los contribuyentes en Perú, puede parecer técnico al inicio, pero con la guía adecuada resulta sencillo y rápido.

Una factura electrónica es un comprobante de pago digital con la misma validez legal que una factura física. La facturación electrónica es el proceso para emitir facturas, boletas, notas de créditos y cualquier otro comprobante de pago en formato digital y con validez fiscal. Es decir, se usan sistemas tecnológicos que automatizan el proceso y están integrados a SUNAT y a RENIEC.

Adoptar este sistema digital no solo te permite cumplir con la normativa, sino también optimizar la gestión de tu negocio. De hecho, no emitir comprobantes electrónicos puede generar multas y sanciones tributarias. Es decir, por no emitir boleta electrónica o el comprobante de pago correspondiente, podrían tener penalidades de hasta 2 UIT. Incluso, según el Código Tributario, se podría penalizar con el cierre de la empresa por reiteración.

¿Quiénes están obligados a emitir comprobantes electrónicos?

La facturación electrónica es obligatoria en todas las empresas. Asimismo, la emisión de factura electrónica es obligatoria para contribuyentes de los regímenes General, MYPE Tributario, Especial de Renta, Agrario y de Cooperativas Agrarias. La facturación electrónica es obligatoria en el Perú desde el 1 de junio de 2022 para todas las empresas con ingresos menores a 23 UIT. Si tienes un negocio o empresa, debes emitir una factura electrónica para sustentar costo, gasto y crédito fiscal en tu declaración anual. La factura electrónica debe ser utilizada por los emisores electrónicos que se encuentren en el Régimen General, Régimen Mype Tributario, Régimen Especial de Renta, Régimen Agrario y Régimen de Cooperativas Agrarias.

Requisitos para emitir Comprobantes Electrónicos

Para que puedan ser emitidos el contribuyente deberá:

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• Contar con Clave SOL y haber realizado el procedimiento descrito para obtener la calidad de emisor electrónico.
• Tener la condición de domicilio fiscal habido para efectos del RUC.
• No encontrarse en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de Inscripción.

Adicionalmente, se requiere cargar un certificado digital y un correo electrónico, y que se vincule a uno o más proveedores de servicios electrónicos (PSE).

Tipos de comprobantes de pago electrónico

En los sistemas de emisión electrónica se pueden emitir varios tipos de comprobantes de pago electrónico:

• Factura electrónica: Es un comprobante de pago emitido por el vendedor a favor del adquirente en la venta de bienes y prestación de servicios. Sirve para sustentar costos o gastos a efectos del Impuesto a la Renta y el crédito fiscal del Impuesto General a las Ventas.

  Observaciones adicionales: Sólo se emite a favor del adquiriente que cuente con número de RUC.

• Boleta de Venta Electrónica: Es un documento fiscal que permite al contribuyente controlar el margen de venta, y al comprador sustentar la compra. De esta forma, se respalda la actividad comercial de los micro y pequeños empresarios (MYPE).

  Observaciones adicionales: Se envían a través del Resumen diario de Boletas de Venta.

• Nota de Crédito Electrónica: Es un comprobante fiscal que acredita anulaciones, descuentos, devoluciones, bonificaciones, devoluciones y otros, relacionados con una factura o boleta de venta emitida antes. Puede modificar una o más facturas electrónicas o boletas de venta electrónicas, según corresponda. Sólo se emite respecto de comprobantes que tienen CDR de Aceptación.

  Excepcionalmente se puede emitir hasta el décimo día hábil de emitido el comprobante de pago electrónico para anular factura electrónica y/o boleta de venta electrónica en los que se consignó un sujeto distinto al adquiriente o para corregir en los referidos comprobantes de pago electrónicos una descripción que no corresponde al bien vendido o cedido en uso o al tipo de servicio prestado.

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• Nota de Débito Electrónica: Es un comprobante de pago que modifica una boleta o factura emitida previamente y tiene Constancia de Recepción (CDR) aceptada. Sirve para recuperar gastos o costos. También para notificar al cliente el incremento de su deuda, detallando el motivo en la misma nota.
• Recibo de Servicios Públicos Electrónico: Es un comprobante de pago que, al emitirse con RUC, tiene efectos tributarios, es decir, sustenta costo, gasto y crédito fiscal. Se emite por los recibos de energía eléctrica, agua, telecomunicaciones y distribución de gas natural por red de ductos.
• Recibo por Honorarios Electrónico: Es un documento fiscal que emiten las personas naturales por cada servicio que presten de forma independiente y por percibir rentas de cuarta categoría. Incluso, se emite cuando el servicio se prestó de forma gratuita.
• Comprobante de Retención Electrónico: Es un comprobante de pago emitido por el Agente de Retención cuando su Proveedor le retribuye un pago total o parcial en una operación comprendida en el Régimen de Retenciones del IGV. Debe ser Agente de Retención. A partir del 01/07/2017 se debe emitir el Comprobante de Retención Electrónica (CRE) de manera obligatoria.
• Comprobante de Percepción Electrónico: Es un comprobante fiscal emitido por el Agente de Percepción y dirigido a su cliente importador, por el cobro total o parcial de la adquisición de combustible o por Ventas Internas comprendidas en el Régimen de Percepciones del IGV. Debe ser Agente de Percepción.
• Liquidación de Compra Electrónica: Es un comprobante de pago emitido por personas naturales con negocio o por empresas del Régimen Especial, MYPE Tributario o General que compran bienes a personas naturales productoras o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y artesanía. También incluye extracción de madera y de productos silvestres, minería aurífera artesanal, desperdicios de caucho, desechos metálicos y de papel y otros que no posean RUC, por lo que no podrían entregar comprobantes.
• Guía de Remisión Electrónica de Bienes Fiscalizados: Es un documento digital que sustenta el traslado de insumos químicos, productos y sus subproductos o derivados, los cuales son bienes fiscalizados.

¿Qué es un PSE y un OSE?

Para entender mejor a qué nos referimos con “sistemas tecnológicos” en la facturación electrónica, tenemos que entender dos conceptos clave: el de Proveedor de Servicio Electrónico (PSE) y el de Operador de Servicio Electrónico (OSE). Los PSE y los OSE son sistemas intermediarios autorizados por SUNAT para facilitar la emisión y la validación de los comprobantes de pago electrónico. Por lo tanto, son supervisados permanente por SUNAT.

Proveedor de Servicio Electrónico (PSE)

Son empresas que brindan el servicio de usar su propio certificado digital para firmar los comprobantes de pago electrónico emitidos por tu negocio. De esta forma el PSE pasa a ser tu agente facturador y se encarga de enviar tus documentos para su validación. El PSE emite los comprobantes siguiendo la estructura de datos establecida por la autoridad tributaria, firma electrónicamente a nombre del emisor y los envía a SUNAT o a un OSE que recibe y valida tus comprobantes en los plazos definidos. Para comenzar a emitir comprobantes electrónicos debes realizar altas PSE y OSE.

Operador de Servicio Electrónico (OSE)

Un Operador de Servicio Electrónico (OSE) es un delegado de SUNAT que se encarga de validar los comprobantes electrónicos que tu negocio emite. Por tener la misma función de validación de SUNAT, debe cumplir con la normativa vigente. El operador OSE simplifica y agiliza el proceso fiscal de tu negocio, y sus tiempos de respuesta suelen ser menores a los de SUNAT. Tu negocio necesita tanto el PSE como el OSE porque cumplen funciones diferentes y complementarias. Es importante señalar que los nuevos Principales Contribuyentes deben contratar obligatoriamente a un OSE para la validación de los comprobantes de pago.

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

Te explicamos el viaje de la facturación electrónica, paso a paso, desde que se genera un comprobante hasta que es reconocido, almacenado y validado legalmente por SUNAT.

Conservación y puesta a disposición del adquirente o usuario

El emisor electrónico debe almacenar, archivar y conservar los comprobantes de pago electrónicos, las notas electrónicas y las constancias de rechazo que emita y reciba en su calidad de emisor electrónico o adquirente o usuario electrónico, así como los resúmenes diarios y las comunicaciones de baja.

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El adquirente o usuario no electrónico deberá almacenar, archivar y conservar la representación impresa o, de ser el caso, el comprobante de pago electrónico o la nota electrónica. El almacenamiento de los comprobantes de pago electrónicos, notas electrónicas, resúmenes diarios y constancias de rechazo puede ser realizado en medios magnéticos, ópticos, entre otros.

Adicionalmente, el emisor electrónico deberá poner a disposición del adquirente o usuario, a través de una página web, los comprobantes de pago electrónicos y las notas electrónicas vinculadas a aquellos que le haya otorgado, por el plazo de un año, contado desde la emisión.

Estados de Validación de Comprobantes

Al emitir un comprobante electrónico, este puede tener diferentes estados:

• Aceptada: Si el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas. En este caso, el comprobante adquiere total validez tributaria.
• Aceptada con observación: Cuando el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas y por lo tanto, ya tiene validez tributaria, pero hay datos en el comprobante que, producto de una auditoría, podrían ser reparados.
• Rechazada: Si no cumple con las condiciones establecidas. En este caso, el comprobante de pago electrónico que se hubiera emitido no tiene validez tributaria. El emisor tendrá que emitir una nueva factura electrónica corrigiendo los motivos por los cuales fue rechazado.

Beneficios de la facturación electrónica para tu negocio

La emisión de estos documentos en formato electrónico tiene múltiples ventajas para tu negocio:

• Tus transacciones son más seguras y ágiles.
• Tienes mayor control sobre el negocio, ya que accedes a información y estadísticas en tiempo real.
• Ahorras tiempo y esfuerzo, ya que es un proceso automatizado.
• Puedes emitir comprobantes digitales a través de diferentes medios electrónicos como computadoras, tablets o celulares.
• Evitas errores humanos que son propios de la facturación manual y pueden terminar en sanciones graves.
• Disminuyes los costos asociados a impresión, traslado y almacenamiento de los comprobantes físicos. De hecho, emitir comprobantes electrónicos es cuatro veces más barato que dar facturas físicas.
• Favoreces el crecimiento de tu empresa gracias a la optimización de tus procesos contables y la reducción de tus costos operativos.
• Contribuyes a disminuir el daño al medio ambiente.

¿Cómo hacer una factura electrónica en SUNAT?

Para implementar la facturación electrónica SUNAT, sigue estos tres pasos. Así estarás garantizando el cumplimiento de la ley y evitando multas:

1. Elige un sistema de facturación electrónica: Puedes emitir facturas electrónicas en la web de SUNAT; en la App SUNAT o a través de un software de gestión. Esta última es la forma más sencilla de implementar la facturación electrónica, pues el software ya debe estar acreditado por SUNAT y asociado a un OSE, listo para que empieces a facturar electrónicamente.
2. Adapta los equipos de tu negocio: Con la facturación electrónica, SUNAT eliminó el uso de impresoras de tres copias. La idea es que se use solo una impresora térmica. Esta es la única forma válida de entregar los tickets impresos con la firma digital de tu empresa.
3. Notifica: Tras implementar la facturación electrónica, comunícalo a tus empleados, proveedores y clientes. De esta forma, cada uno podrá tomar las previsiones pertinentes.

Una vez que hayas configurado tu sistema, el proceso de emisión es el siguiente:

1. Accede con tu número de RUC, usuario y clave SOL.
2. Completa la información correspondiente.
3. Recuerda indicar la forma de pago (contado o crédito).
4. Verifica todos los datos antes de emitir.
5. Una vez seguro de que todo está correcto, haz clic en “Emitir”.

SUNAT conserva todos los comprobantes emitidos. Si necesitas consultar la factura electrónica después, puedes ingresar a la opción "Consultar Factura" y, luego, "Nota". Es importante recordar que no es obligatorio que primero se envíe el ejemplar de la factura (y sus correspondientes notas de crédito y débito asociadas) a la SUNAT antes de enviarla al cliente. La SUNAT acepta o rechaza los comprobantes que se entregan o ponen a disposición del adquirente o usuario electrónico a través de medios electrónicos. Si el adquirente o usuario no es electrónico, se entrega el comprobante mediante una representación impresa o medios electrónicos si así lo elige.

Facturación electrónica: últimos cambios de SUNAT

Nuevo plazo de envío de facturas electrónicas

Desde el 6 de enero de 2023, los contribuyentes tienen máximo tres días calendario para enviar sus facturas electrónicas a SUNAT o a un OSE. Transcurrido ese plazo, no tiene calidad de factura electrónica ni de nota electrónica, aún cuando se haya entregado al usuario.

Guías de remisión electrónica (EGR) obligatorias

Las GRE son de uso obligatorio para nuevos contribuyentes.

¿Qué programa necesito para emitir facturas electrónicas?

Hay características específicas que deben tener los equipos de facturación electrónica para facilitar dicho proceso. Entre ellas, ten estas en cuenta:

• Integrado y acreditado por SUNAT: El PSE debe trabajar en conjunto con el OSE para gestionar el envío de los comprobantes de pago electrónicos a SUNAT y avisarte si debes corregir alguno. Por eso, el software de facturación electrónica debe estar: Acreditado por SUNAT como Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) y facultado para contratar Operadores de Servicio Electrónico (OSE) en nombre de tu empresa. Debe estar conectado a la base de datos de SUNAT y de RENIEC para facilitar el llenado de los datos fiscales de tus clientes.
• Gestión sencilla de los documentos: Un buen programa de facturación electrónica te ayudará a mantener el orden de tus comprobantes de pago, evitando que se pierdan y esto genere multas. Asegúrate que tu facturación electrónica te permita generar boletas, facturas, cotizaciones, guías de remisión, entre otros documentos. También que te facilite consultarlos en cualquier momento para saber su estado frente a SUNAT. Además, el software que elijas debe facilitar un enlace para que tus clientes revisen sus comprobantes electrónicos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Revisión de estados de comprobantes: Poder ver al instante el estado de tus comprobantes en SUNAT es una funcionalidad imprescindible para evitar posibles multas o complicaciones. Con un programa de facturación electrónica podrás ver si tus comprobantes son: aceptados, rechazados, excepción o pendiente, y subsanar cualquier error.
• Facturación en soles o dólares: Cambiar el tipo de moneda de pago haciendo solo un clic es una de las funciones que debe tener tu software de facturación. Incluso, elige uno que te permita hacer la conversión sin recurrir a cuentas manuales que puedan generar pérdidas.
• Soporte y atención al cliente: Un buen programa de facturación electrónica debe brindarte múltiples canales de atención para atender tus requerimientos y brindarte soluciones cuando lo necesites.

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