En el mundo de las finanzas y la contabilidad, los asientos contables son la columna vertebral para registrar todas las transacciones empresariales y los estados financieros.
Introducción
El artículo 28, fracción III, del CFF, indica que los registros o asientos que integren la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el reglamento del mismo código y las disposiciones de carácter general que emita el SAT. La documentación comprobatoria de los registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Al efecto, el artículo 33, rubro B, del Reglamento del CFF precisa los requisitos que deben reunir los registros o asientos contables; asimismo, para el registro de las operaciones deberá incluirse en el catálogo de cuentas el código agrupador de cuentas del SAT, contenido en el anexo 24 de la RMF para 2015.
Por lo anterior, comentamos los requisitos que deberán cumplir los registros o asientos contables de acuerdo con las NIF y las disposiciones fiscales; además, especificamos con ejemplos prácticos cómo se aplican en la contabilidad los requisitos fiscales que deben reunir dichos registros o asientos contables.
Postulados básicos que deben observar los registros contables
Según las normas de información financiera (NIF), en específico la A-1, denominada "Estructura de las normas de información financiera", la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad (transacciones, transformaciones internas y otros eventos) y que producen sistemática y estructuradamente información financiera.
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Al efecto, la NIF A-1 señala que el postulado básico que obliga a la captación de la esencia económica en la delimitación y operación del sistema de información contable es el de sustancia económica, mientras que los postulados establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas que lleva a cabo una entidad y otros eventos que la afectan económicamente.
Por ello, la NIF B-2, denominada "Postulados básicos", precisa las características de los postulados mencionados como sigue:
| Postulado | Características esenciales |
|---|---|
| Sustancia económica | La sustancia económica debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad. Lo anterior, con objeto de incorporar los efectos derivados de las operaciones de acuerdo con su realidad económica y no sólo en atención a su forma jurídica, cuando una y otra no coincidan. Debe otorgarse, en consecuencia, prioridad al fondo o sustancia económica sobre la forma legal. |
| Devengación contable | Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse de manera contable en su totalidad, en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en la que se consideren realizados para fines contables. |
| Asociación de costos y gastos con ingresos | Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. Este postulado es el fundamento del reconocimiento de una partida en el estado de resultados integral; es decir, los ingresos deben reconocerse en el periodo contable en el que se devenguen, e identificar los costos y gastos (esfuerzos acumulados) que se incurrieron o consumieron en el proceso de generación de tales ingresos. Ejemplo: las ventas generadas y el costo de ventas correspondiente. |
| Valuación | Los efectos financieros derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afecten económicamente a la entidad, deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado, a fin de captar el valor económico más objetivo de los activos netos. En un reconocimiento inicial, el valor económico más objetivo es el valor original de intercambio al momento en que se devengan los efectos económicos de las operaciones, o una estimación razonable que se haga del mismo. |
Ejemplos de aplicación de los postulados
- Sustancia Económica: Contablemente, si una entidad económica eroga en un periodo contable $10,000 por concepto de papelería, esto debe reflejar los estados financieros en una cuenta de gastos que se denomine "Papelería"; sin embargo, si de $10,000 una parte ($2,500) no se comprobó con documentación que reúna requisitos fiscales, algunas personas dan prioridad al efecto fiscal, por lo que registran $2,500 en una cuenta global de gastos denominada "No deducibles", y la diferencia ($7,500) la llevan a la cuenta de gastos de "Papelería". Esto último no está permitido por dicho postulado.
- Devengación Contable: La contabilidad sobre una base de devengación contable (o sobre una base de acumulación) no sólo capta operaciones pasadas que representaron cobros o pagos de efectivo, sino también obligaciones de pago en el futuro y recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro. En este sentido, es importante considerar que la contabilidad no debe basarse en el flujo de efectivo.
Componentes de un asiento contable
Un asiento muestra qué cuentas se ven impactadas por la transacción. Cada transacción se divide en estos dos componentes. El débito aumenta una cuenta y el crédito la disminuye. Cada asiento debe incluir la fecha en que ocurrió la operación. Cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una se debita y otra se acredita.
- Identificación de la transacción: La identificación de la transacción de venta significa hallar y documentar cada transacción. ¿Es una venta de productos, servicios o activos?
- Identificación de las cuentas afectadas: Una vez esté identificada la transacción y su tipo, se deben hallar las cuentas afectadas.
- Clientes (cuentas por cobrar): representa el monto que el cliente debe pagar por la venta realizada.
- Cuenta de ingresos: representa el monto total de la venta.
- Ventas (ingresos): registra el monto total de la venta.
Ejemplo: Supongamos que se realiza una venta al contado por $10,000 sin impuestos.
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