Los gastos de instalación son un concepto fundamental en la contabilidad empresarial, especialmente cuando una entidad inicia sus operaciones o establece una nueva sucursal. Se definen como las erogaciones que una empresa realiza para poner en funcionamiento un negocio o una nueva sucursal. Estos gastos pueden incluir diversas partidas, tales como remodelaciones, acondicionamiento de oficinas, compra de mobiliario o adecuaciones técnicas necesarias para iniciar operaciones.
Una pregunta recurrente en contabilidad es si los gastos de instalación deben registrarse como activos o pasivos. La respuesta es que los gastos de instalación se consideran un activo diferido, ya que representan una inversión que aportará beneficios económicos en el futuro. Este tratamiento implica que no se imputan en su totalidad al resultado del ejercicio en el que se incurren, sino que se distribuyen a lo largo de la vida útil del activo al que están asociados.
Activación de Gastos: El Proceso Contable
En el contexto del cierre del ejercicio, muchos profesionales contables se enfrentan a la tarea de ajustar las cuentas para reflejar fielmente la situación financiera de las empresas. Esto incluye determinar si ciertos gastos contables deben imputarse directamente en el ejercicio en curso o si, por el contrario, pueden ser distribuidos a futuro vía amortización. Este es el ámbito de lo que se conoce como “Activación de Gastos”.
La "Activación de Gastos" es un concepto establecido en el lenguaje coloquial contable, aunque sin una regulación formal específica bajo esa denominación. Consiste en eliminar gastos que inicialmente se hayan registrado en el grupo 6 del Plan General Contable y pasarlos al activo, específicamente al grupo 2. Por ejemplo, es posible que la compra de un inmovilizado en curso genere una factura para su instalación que se contabilice provisionalmente como gasto del grupo 6.
Como norma general, se establece la obligatoriedad de incluir estos gastos como mayor valor del precio de adquisición del inmovilizado (material, intangible e inversiones inmobiliarias). Así lo determina la norma de valoración segunda en su punto 1.1 del Plan General de Contabilidad. Esto significa que, al adquirir un inmovilizado, todos los gastos necesarios hasta que este esté en condiciones de funcionamiento deben considerarse como un incremento del valor del propio inmovilizado. Esta directriz es fundamental para una correcta valoración de los activos y se complementa con la Resolución de 1 de marzo de 2013 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se dictan normas de registro y valoración del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias.
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Clasificación de Gastos y Su Activación
La correcta distribución de los gastos en las cuentas contables no solo facilita tener una imagen interna que ayude a tomar decisiones estratégicas, sino que también previene futuros problemas o incidencias con la Administración tributaria. La clave es determinar cuándo un desembolso, que inicialmente podría considerarse un gasto del grupo 6, debe ser capitalizado como parte del valor de un activo.
Cuentas del Grupo 6 y la Activación
El grupo 6 del Plan General Contable engloba todas las cuentas referentes a compras y gastos. Aunque no todos los gastos de este grupo son activables como instalación, aquellos que son directamente necesarios para que un activo pueda funcionar son susceptibles de este tratamiento. A continuación, se enumeran algunos tipos de gastos habituales dentro del grupo 6:
- 600 - Compras de productos para vender: Importes de las compras de bienes que serán vendidos posteriormente.
- 601 - Compras de materias primas: Importes de las compras de bienes que se van a transformar en fábrica por la propia empresa para luego venderlos.
- 602 - Compras de otros aprovisionamientos: Compras de bienes que luego se van a vender adicionalmente a los productos.
- 607 - Trabajos realizados por otras empresas: Trabajos que realizan otras empresas y que complementan nuestros servicios o transformaciones de bienes.
- 621 - Alquileres de inmuebles y locales: Importes de los gastos por el arrendamiento de oficinas, locales, etc. para el desarrollo del negocio.
- 6210002 - Alquiler de bienes y equipos: Importes por los alquileres de vehículos, equipos informáticos, etc. (ya sea a través de renting, leasing o similar).
- 622 - Reparaciones y mantenimiento: Importes de los gastos en concepto de reparaciones y mantenimiento de bienes que se utilizan para la actividad.
- 6230001 - Asesoría fiscal y contable: Importe de los gastos en concepto de gestoría o asesoría fiscal y contable.
- 6230005 - Otros servicios profesionales: Importe de los gastos recibidos por servicios de otros profesionales distintos.
- 624 - Gastos de transporte: Aquellos gastos derivados del envío de productos, realizado por un tercero.
- 625 - Primas de seguro: Los importes pagados en concepto de seguros que ha contratado el autónomo o la empresa.
- 626 - Comisiones y gastos bancarios: Los importes pagados por comisiones u otros gastos bancarios.
- 627 - Publicidad y propaganda: Importe de los gastos en actividades de publicidad y propaganda.
- 629 - Otros servicios: Una especie de “cajón de sastre” en el que se incluirán todos aquellos gastos que no estén incluidos en otras cuentas contables.
Es importante destacar que no todos los gastos listados son necesariamente gastos de instalación que deban activarse. La decisión depende de si el gasto está directamente relacionado con la puesta en condiciones de funcionamiento de un activo inmovilizado. Por ejemplo, los honorarios de un economista para una empresa de comercio mayor serán incluidos en la cuenta 623. Sin embargo, si estos honorarios fueran por un estudio de viabilidad para la instalación de una nueva línea de producción, podrían considerarse parte del costo de la misma.
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