¿Qué es una Nota de Crédito y por qué es importante su correcto timbrado?
Las notas de crédito son documentos esenciales para el correcto manejo contable y fiscal de las operaciones comerciales.
En México, su correcta emisión y deducción ayudan a las empresas a cumplir con las obligaciones fiscales y a reflejar con precisión las devoluciones, descuentos o bonificaciones aplicadas a las ventas.
Una nota de crédito es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de tipo Egreso que tiene como finalidad documentar ajustes a una factura de ingreso ya emitida.
Este ajuste puede ser por devolución de mercancía, aplicación de un descuento o bonificación, o corrección de un error en la factura original.
La nota de crédito disminuye los ingresos acumulables, por lo que impacta directamente en la base gravable del ISR.
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En el caso del IVA, este debe ajustarse proporcionalmente al monto reducido.
La mejor forma de evitar errores en la emisión de notas de crédito es mediante el uso de software de facturación electrónica. ¿Quieres emitir tus notas de crédito de manera rápida, segura y conforme a la ley?
Problemas Generales al Timbrar CFDI en Sistemas CONTPAQi
Cuando un sistema CONTPAQi® deja de timbrar CFDI, el problema puede detener por completo la operación de una empresa.
Muchas personas comienzan buscando soluciones porque su CONTPAQi® no timbra facturas, presenta errores CFDI 4.0, rechaza documentos del SAT o simplemente ya no permite generar comprobantes fiscales correctamente.
Este tipo de problemas puede afectar facturación, cobranza, nómina, REP, Carta Porte y procesos administrativos importantes.
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Aunque muchos usuarios piensan que el problema proviene directamente del SAT o del propio sistema CONTPAQi®, en realidad las causas pueden estar relacionadas con versiones desactualizadas, certificados CSD vencidos, errores PAC_MESSAGE, fallas SQL Server, permisos Windows, problemas de red, XML inválidos o configuraciones incorrectas del sistema.
Cuando un sistema CONTPAQi® deja de timbrar, el problema normalmente impacta mucho más que solo una factura.
Verificar que se encuentren en ejecución en el apartados de Servicios de Windows, el Servidor de licencias Contpaqi. No se abre Sistema después de dar clic en "aceptar" con el usuario SUPERVISOR y solo que muestra el proceso del sistema en segundo plano.
Errores Específicos de Timbrado (PAC_MESSAGE y CFDI 4.0)
Error: El campo nombre del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor. (CFDI40145)
Este error se debe a que no está la razón social idéntica a la constancia de situación fiscal del cliente. Es probable que hayas modificado el nombre normal y en el nombre largo tenas información. Por jerarquía el sistema primero busca timbrar con la información del nombre largo del cliente y después con el nombre normal.
Para solucionar este problema:
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- Revisa bien los datos, que tengan mayúsculas, sin acentos, en caso de haber guiones respetarlos y revisar los espacios entre las letras.
- Debes borrar la información de nombre largo, para que te deje timbrar. Recuerda que el nombre largo se utiliza únicamente cuando no cabe la razón social en el nombre normal. Por lo que si no es el caso debes dejarlo vacío.
- En Comercial Premium el nombre largo lo tienes a la vista.
- En CONTPAQi Factura Electrónica está en la pestaña Complementos.
- Si modificaste algún dato deberás borrar y crear el documento nuevamente. Borra la información de ahí, borra tu documento e intenta timbrar de nuevo.
- Si aún teniendo los datos idénticos a la constancia no te deja timbrar, debes validar esos datos en el SAT. Ya que el sistema no se equivoca en esta validación. Es un hecho que los datos están incorrectos.
Error: El campo nombre del emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Emisor. (CFDI40139)
Este problema no es del sistema, es del usuario. Debes verificar bien los datos de tu empresa.
Este error se debe a que la razón social del emisor (en este caso TÚ eres el emisor) no es idéntica a la que viene en la constancia de situación fiscal.
Recuerda que corregir los datos comienza contigo. Recuerda que los corriges en Configuración>Redefinir Empresa.
Error: El campo Rfc del nodo receptor debe contener valor «XAXX010101000» y el valor del campo Nombre del nodo Receptor debe contener el valor PUBLICO EN GENERAL. (Factura Global)
Hay 2 escenarios, los que realizan la factura global a través de remisiones o teclean tickets en Excel (sí siguen las instrucciones de la guía de llenado [Escenario 1]) y aquellos que la realizan como si fuera una factura normal (no siguen las instrucciones de la guía de llenado [Escenario 2]).
Revisa los datos que el cliente Público en General debe llevar. Búscalo en Catálogos>Clientes.
Escenario 1: Factura Global según guía de llenado del Anexo 20
En caso de que sí estés realizando la factura global de acuerdo a la guía de llenado del Anexo 20 son los siguientes datos:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Razón Social | PUBLICO EN GENERAL |
| RFC | XAXX010101000 |
| Régimen Fiscal | 616 - Sin Obligaciones Fiscales |
| Uso del CFDI | S01 - Sin Efectos Fiscales |
Recuerda respetar las mayúsculas. Debe quedar así siguiendo las indicaciones de la guía de llenado del CFDI Global Anexo 20.
Escenario 2: Factura Global como documento normal
En caso de que no estás haciendo una factura global como lo pide la guía de llenado del Anexo 20, es decir la realizas como una factura más solo que eliges el público en general:
En la razón social, puedes teclear cualquier dato por ejemplo «Público en General», «Ventas mostrador» inclusive un nombre de cliente.
Otros Errores Frecuentes y Soluciones en CONTPAQi
Problemas con CSD y Contraseñas
Contraseña de llave privada bloqueada: Esto ocurre al ingresarla de manera incorrecta en 3 ocasiones al intentar cancelar una factura.
En caso de que el motivo sea originado por cambio de CSD (Sellos de timbrado) se elimina el certificado dando clic en eliminar, y volver a cargar los CSD actualizados y con la contraseña puesta en su creación.
Para cargar los certificados de sello digitales (CSD) debe ingresar a la opción que dice "Instalar Certificados" que se encuentra en el menú de su lado izquierdo, una vez ingresando le solicitara que ingresemos el certificado (archivo con extensión CER), después hay que ingresar archivo clave privada (archivo con extensión KEY) finalmente pedira la contraseña de la clave privada (la contraseña que se le definió a sus certificados). Una vez agregado estos datos, se debe presionar el botón "Subir" que se encuentra al final de la pagina para que se cargue su certificado de sello.
Errores en la Formación del XML o del Documento
El archivo xml que representa al documento digital no está bien formado al timbrar en factura electrónica (Factura Electrónica ContPAQ).
Un problema común es: El documento presentaba problemas.
La solución es:
- Abrir la factura con el problema.
- Eliminar la factura.
- Crear una factura nueva asignando el cliente y el producto.
- Guardar el cambio y verificar la emisión.
Error: CFDI33141 - La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (fisica o moral).
Este error se regresa al crear CFDIs si el UsoCFDI no coincide con el tipo de persona del receptor.
Error: CFDI33167 - Tasa o Cuota con menos de 6 decimales.
Se regresa el error CFDI33167 al crear una factura, cuando se captura un valor de tasa o cuota con menos de 6 decimales.
VALIDAR QUE LA TASA DE IMPUESTO O IMPUESTOS TENGA EL FORMATO A 6 DECIMALES QUE PIDE EL SAT INCLUYENDO EL CERO A LA IZQUIERDA DEL PUNTO DECIMAL. EJEMPLO 10% = 0.100000, 10.667% = 0.106670, 16% = 0.160000, PARA TASAS ESTANDAR DE IMPUESTO COMO EL 16% SELECCIONE DEL LISTADO QUE SE MUESTRA EN LA CASILLA DE "TASA O CUOTA".
Error: 1120 Los parámetros de entrada no pueden estar vacíos o son inválidos al cancelar un documento.
Este error indica que faltan datos o son incorrectos al intentar cancelar un documento.
Gestión y Cancelación de Notas de Crédito con Errores
No es posible descancelar una Nota de Crédito.
¿Como se puede descancelar una factura o documento cancelado por error?
NO ES POSIBLE RECUPERAR O DESCANCELAR UN DOCUMENTO ELECTRONICO, YA QUE CUANDO SE CANCELA POR MEDIO DE LA APLICACION CFDI EN LINEA, SE CANCELA DIRECTAMENTE EN EL SAT Y ACTUALMENTE NO EXISTE POR PARTE DE LA AUTORIDAD (SAT) UN PROCESO PARA CAMBIAR EL ESTADO DE CANCELADO A VIGENTE A UN DOCUMENTO ELECTRONICO. DEBERA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO PARA SUSTITUIR EL QUE SE CANCELO POR ERROR.
Procedimiento para Sustitución de Notas de Crédito con Errores
- Se deberá emitir una nueva Nota de Crédito que subsane el error cometido y sustituya al comprobante "A", relacionándolo en el nodo "CfdiRelacionados" con la clave "04 - Sustitución de CFDI previos".
- Posteriormente se deberá realizar la solicitud de la cancelación de la Nota de Crédito "A" y es necesario indicar como motivo de cancelación la clave "01 - Comprobantes emitidos con errores con relación", adicionalmente se registrará el folio fiscal de la Nota de Crédito que la sustituye (Nota de Crédito "B").
- Crea el nuevo documento con las correcciones necesarias. ¡¡LISTO!!.
Error al cancelar: El folio no existe.
EL FOLIO NO EXISTE AL CANCELAR LA FACTURA GRACIAS POR CONTACTARNOS ESE TIPO DE MENSAJE SE MUESTRA AL CANCELAR LA FACTURA DEBIDO A QUE EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO AUN NO SE ENCUENTRA REGISTRADA EN LOS CONTROLES DE LA PAGINA DEL SAT Y MIENTRAS NO ESTE REGISTRADA NO SE PUEDE CANCELAR LA FACTURA, YA QUE CUANDO SE CANCELA LA FACTURA POR MEDIO DE LA APLICACIÓN, SE CANCELA DIRECTAMENTE EN EL PORTAL DEL SAT.
EL MOTIVO POR LA CUAL NO ESTA REGISTRADA AUN, ES PORQUE EL SERVIDOR DE EL SAT ESTA SATURADO Y NO HA PROCESADO DE FORMA ADECUADA TODAS LAS FACTURAS QUE ENVIAMOS TODOS LOS PROVEEDORES AUTORIZADOS DE CERTIFICACION (PAC) LO NORMAL ES QUE EN UN PROMEDIO DE 2 HORAS EL SAT RECIBA Y PUBLIQUE LAS FACTURAS, PERO EN OCASIONES CUANDO HAY SATURACION ESE TIEMPO PARA LA RECEPCIÓN Y PUBLICACIÓN DE LAS FACTURAS TARDA DE 24 A 72 HRS. LE RECOMENDAMOS LO INTENTE MAS TARDE.