En el fascinante mundo empresarial, los estados financieros son el lenguaje que revela la salud económica y financiera de una entidad. Estos informes esenciales no son simples registros contables; son la ventana a la posición financiera, rendimiento y flujo de efectivo que define la trayectoria de una organización. Los estados financieros son documentos que reflejan la situación financiera de tu empresa. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces.
Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general. De los cuatro estados financieros cruciales que se utilizan para comprender el desempeño de una empresa, posiblemente el más importante sea el estado de posición financiera. Un estado de situación financiera ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo específico. Ya sea para revisión interna por parte de personal de alto nivel de la empresa, accionistas o empleadores, estos estados arrojan luz, en última instancia, sobre el éxito o el fracaso de una empresa.
Definición y Propósito del Estado de Situación Financiera
El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada. El balance general o de situación es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital.
Recuerde que es una instantánea temporal: un estado de situación financiera refleja el desempeño de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, como un mes, un trimestre o un año. Esto significa que, si bien es un buen indicador del desempeño pasado y actual, no es necesariamente una buena base para pronosticar el desempeño futuro. La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas.
Estructura Fundamental y la Ecuación Contable
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable. El estado de situación enumera los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. La razón principal por la que el estado de situación financiera también se denomina balance general es simple: todos los cálculos tienen que cuadrar. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suma del pasivo más el patrimonio neto. Para calcular el valor de los activos de una empresa, hay que asegurarse de que sean iguales a los pasivos y al patrimonio neto una vez emitidos.
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La presentación en forma de cuenta obedece a la fórmula A = P + C, la cual es conocida también como fórmula del balance. En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos. Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.
Componentes del Estado de Situación Financiera
Es de mencionarse que los recursos de una entidad tuvieron un origen, es decir, fueron obtenidos mediante aportaciones hechas por los propietarios de la entidad o fueron obtenidos a través de endeudarse con personas ajenas a ella.
Activo: Recursos de la Empresa
El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. Bajo la columna de activos de un estado de cuentas está todo lo que posee la empresa, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipo propio.
Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo. Los activos se clasifican en Corrientes y No Corrientes.
Activo Corriente
Los activos corrientes son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses. Son bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año.
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- El efectivo y equivalentes al efectivo incluyen el efectivo en caja, saldos disponibles en cuentas corrientes, los depósitos a plazo en entidades de crédito, otras inversiones a corto plazo de gran liquidez con un vencimiento original de tres meses o menos y los descubiertos Financieros.
- En este ítem se incluyen los créditos de consumo, créditos a microempresarios, créditos con fines educacionales, créditos hipotecarios no endosables y mutuos hipotecarios endosables, otorgados a los afiliados en el marco del Régimen de Crédito Social.
- En este ítem deben incluirse los activos que son mantenidos para negociación o que, desde el reconocimiento inicial, han sido designados por la entidad para ser contabilizados a valor justo con cambios en resultados.
- Corresponde incluir en este ítem el crédito fiscal neto, por concepto del impuesto al valor agregado, los pagos provisionales que excedan a la provisión por impuesto a la renta u otros créditos al impuesto a la renta, tales como gastos de capacitación y el crédito por compras de activo fijo.
- Ejemplos adicionales incluyen el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta.
Activo No Corriente
El activo no corriente hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Los activos cuya conversión en efectivo tarda más tiempo en materializarse se consideran no corrientes. Son bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año.
- Incluye, entre otros, los inmuebles por lo que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria.
- Dentro de este ítem deben clasificarse todos los bienes muebles e inmuebles que han sido adquiridos para usarlos en la operación de la entidad y sin el propósito de venderlos.
- Dentro de este ítem se deben clasificar aquellos activos que cumplan con la definición de activo intangible, es decir, que sea identificable, la entidad tenga control sobre el activo en cuestión y existan beneficios económicos futuros.
- En este ítem se deben incluir aquellas inversiones en las cuales la entidad tenga influencia significativa, no es una dependiente ni constituye una participación en un negocio conjunto.
- Corresponde al activo no corriente (o grupo enajenable de elementos) que debe estar disponible, en sus condiciones actuales, para su distribución a los propietarios.
Pasivo: Deudas y Obligaciones
El pasivo representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa. Los pasivos registran lo que debe la empresa, como salarios, impuestos y cualquier deuda. Un pasivo es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. El pasivo refleja la forma en que la empresa ha financiado sus activos mediante deudas.
El pasivo se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo).
Pasivo Corriente
Corresponde a las deudas a corto plazo, es decir, aquellas obligaciones cuya morosidad sea igual o inferior a un año.
- Se incluyen todos los documentos y cuentas por cobrar provenientes de cotizaciones declaradas y no pagadas y aquellas cotizaciones que se encuentren en proceso de cobranza judicial o extrajudicial, previa deducción de las asignaciones familiares y demás beneficios por compensar.
- Los créditos hipotecarios no endosables y los créditos sociales que registren cuotas vencidas y no pagadas y el saldo de capital de los mismos, deben incluirse en este ítem a partir del día 1° del mes subsiguiente a aquel en que debía enterarse el pago de la obligación.
- Además, deben incluirse los valores por pagar al Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía y al Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral, por concepto de los regímenes legales que administran las Cajas, los beneficios devengados provenientes de subsidios por incapacidad laboral (excluidas las cotizaciones previsionales), subsidios de cesantía, prestaciones adicionales y los beneficios por pagar por aplicación del artículo 77 bis de la Ley N°16.744, los saldos a favor del empleador por concepto de asignaciones familiares y los subsidios por incapacidad laboral que éste haya pagado a los trabajadores por cuenta de la C.C.A.F.
Pasivo No Corriente
Se refiere a las deudas a largo plazo, es decir, aquellas obligaciones que se espera saldar en un periodo superior a un año.
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- Corresponde a la provisión para impuesto a la renta calculada según los resultados tributarios del periodo.
- Es un pasivo sobre el que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento (provisión a largo plazo).
Patrimonio Neto o Capital Contable: Inversión de los Propietarios
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna. Por último, en el patrimonio neto, una empresa debe registrar la cantidad de dinero que aportan los propietarios y accionistas de la empresa en su creación y puesta en marcha. Es la proporción del negocio que es de propiedad absoluta.
En términos más simples, el patrimonio neto es igual a activos menos pasivos. El patrimonio neto se divide en los fondos propios y las subvenciones. Corresponde a los recursos netos formados por la Caja de Compensación a través del tiempo conforme a lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley N°18.833. En este ítem se incluyen las participaciones no dominantes. Corresponde al resultado obtenido por la entidad al cierre del ejercicio que se informa.
Utilidad y Relevancia de los Estados Financieros
La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros:
- Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
- Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
- Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
- Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
- Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.
Para las revisiones externas, la declaración aporta transparencia sobre el uso que hace una empresa de los recursos, el origen de su financiación y otros indicadores como relación deuda-capital, liquidez y rentabilidad.