El control del estado de flujo de efectivo o de caja puede ser tan importante como cualquier otra actividad de la contabilidad de tu empresa. Estar al tanto de cómo varía la contabilidad de la empresa en tiempo real es esencial para conocer su “salud”. Es decir, para saber si todo está funcionando tal y como debería, o si estamos ante una situación de exceso de gasto o de falta de liquidez. Este dato nos aporta una imagen clara de cómo se está desenvolviendo económicamente la empresa.
No cabe duda de lo importante que es el estado de flujo de efectivo para la buena gestión contable. Comprender qué es el flujo de efectivo puede marcar la diferencia entre un negocio que sobrevive y uno que crece con estabilidad.
El estado de flujos de efectivo es una de las cuentas anuales que ha incorporado la reforma mercantil del año 2007. Se trata de un estado que informa sobre la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio. Se suele denominar estado de flujos de tesorería o estado de cash flow.
¿Qué es el Estado de Flujos de Efectivo?
Un estado de flujos de efectivo es una cuenta del efectivo que fluye dentro y fuera de una actividad sobre un período contable, como un mes, trimestre o año. Es un informe financiero que aporta información sobre las operaciones de tesorería o cash-flow dentro de un período contable. Bien, el flujo de efectivo es el movimiento real de dinero que entra y sale de tu negocio durante un periodo determinado.
El flujo de efectivo consiste en el movimiento de ingresos y egresos que experimenta una empresa durante un período específico. Esto abarca tanto las entradas de dinero provenientes de ventas, como los gastos derivados de las actividades diarias, inversiones, fuentes de financiamiento, entre otros aspectos operativos. El reporte financiero en el que se reúne esta información se conoce como estado de flujo de efectivo.
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El objetivo del estado de flujo de caja es explicar lo que ha sucedido con el efectivo de la empresa durante el periodo cubierto por la cuenta de resultados. Permite evaluar su liquidez, capacidad de generar recursos y sostenibilidad operativa, diferenciando actividades de operación, inversión y financiación. El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. En pocas palabras, responde a la pregunta “¿cuánto dinero disponible tengo hoy?”.
La Importancia del Flujo de Efectivo para tu Negocio
Como decíamos al principio, esta es una herramienta que nos permite evaluar la salud financiera de una empresa, porque nos ayuda a conocer cuál es su capacidad real para generar y administrar efectivo. Permite conocer cuánto efectivo se genera a través de las operaciones principales que lleva a cabo la empresa. Todo esto nos permite hacernos una visión general sobre el empleo que se le está dando al efectivo, y poder tomar decisiones que mejoren su gestión.
Este informe nos ayuda a determinar si los ingresos son suficientes para cubrir los gastos, complementando la información que nos brinda el balance general y la cuenta de resultados. Una empresa puede generar ingresos, pero quedarse sin dinero cuando los gastos son demasiado elevados. Por lo tanto, se relaciona estrechamente con los resultados operativos de una organización, permitiendo disponer de datos financieros para analizar los ingresos netos, las actividades de explotación e inversión, la condición financiera y otras variaciones de los beneficios.
Sin un estado de flujos de efectivo preciso, una tienda no tendrá una imagen clara de cómo se desenvuelve. Si no tienen una cuenta del flujo de fondos o efectivo, no sabrán si la tienda es rentable, sostenible o si incluso produce a pérdida. El dueño necesita saber a dónde va el dinero, qué hace el dinero que entra y si la tienda logra cubrir los gastos en un período contable. Al ver un estado de flujos de efectivo, el dueño o la dueña sabrá lo bien que se desenvuelve su actividad y cómo lo hará en el futuro. Le permitirá planificar el futuro de la tienda al saber cuándo los ingresos aumentarán y cuándo se reducirán.
Las principales preguntas que este estado financiero puede responder son:
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- ¿Cuánto dinero está ingresando/saliendo?
- ¿Qué tan rentable es el negocio?
- ¿Estamos perdiendo dinero?
- ¿Cómo se proyecta la estabilidad financiera de la organización en el futuro inmediato?
A su vez, la variación neta de la tesorería determina la cantidad de efectivo disponible en el balance para pagar las obligaciones y devolver el valor a los accionistas, ya sea mediante dividendos o recompra de acciones. Un flujo positivo constante en operaciones es signo de una empresa sólida. En cambio, un flujo negativo constante podría ser una señal de alerta. Sea como sea, las decisiones estratégicas deben tomarse con esta información en mano.
Ejemplo de un Flujo de Efectivo en acción
¿Sabías que un mal manejo de tu flujo de efectivo puede llevar tu negocio a la quiebra? Raúl, el dueño de una tienda de zapatos, descubrió esto cuando estuvo cerca de cerrar su emprendimiento, tan solo seis meses después de su inauguración. La falta de conocimientos financieros y una mala planificación al momento de realizar sus compras de mercancía llevaron a Raúl a realizar gastos innecesarios y quedarse sin recursos para asumir sus gastos operativos. Como consecuencia, Raúl contrajo deudas para poder pagar a sus proveedores y personal de ventas. Si constantemente te preguntas: “¿Por qué mi negocio vende, pero no tengo dinero?” El problema probablemente es tu flujo de efectivo. Tener flujo negativo no significa fracaso. ¡Significa que necesitas una estrategia!
Siguiendo el consejo de sus amigos emprendedores, Raúl decidió adquirir un sistema de ventas. En solo meses, este emprendedor pudo ordenar sus ventas, optimizar el control de su inventario y gestionar mejor sus inversiones para evitar la falta de liquidez. Esta situación estaba llevando su negocio a la quiebra. Preocupado, decidió investigar en Internet alguna solución y consultar a sus amigos emprendedores. Así fue como descubrió un sistema de venta y gestión comercial que lo ayudó a:
- Llevar un control en tiempo real de su inventario.
- Procesar todas sus ventas de forma ordenada, para no perder detalle de ningún movimiento.
- Emitir facturas electrónicas con solo unos clics.
- Dar seguimiento a los créditos pendientes de sus clientes.
- Crear ofertas, promociones y packs especiales para incentivar la venta de los productos que tardaban más tiempo en dejar el almacén.
- Generar reportes detallados del estado de las ventas y el inventario en segundos.
Estas funcionalidades ayudaron a Raúl a recuperar el orden de su negocio y a contar con información clara y actualizada para planificar más eficientemente sus gastos. Por ejemplo, por medio de los reportes, pudo identificar los productos con más baja rotación, y así generar estrategias comerciales para impulsar su venta. Con esta información, también le resultó más sencillo calcular el mejor momento para hacer sus compras de reposición, y con ello reducir el exceso de almacenamiento. Por otro lado, contar con un sistema automatizado le permitió evitar los errores manuales al registrar sus ventas, prevenir los robos hormiga y agilizar los cortes de caja. Estas acciones fueron esenciales para que pudiera sanar las finanzas de su negocio y lograr un manejo más eficiente de sus recursos.
Elementos y Clasificación de los Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo establece tres clases de flujos de efectivo, los cuales aportan información sobre los diferentes aspectos de la gestión financiera del negocio. Estas actividades son:
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- Flujos de efectivo de las actividades de explotación (FEAE): Recogen los flujos de efectivo que derivan de la actividad o de la operación principal de la empresa.
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión (FEAI): Estas actividades representan los flujos de efectivo que están relacionados con la compra y la venta de activos de larga duración.
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación (FEAF): Estas actividades representan los flujos de efectivo relacionados con la financiación de la empresa. La manera en que esta obtiene y paga su financiación.
Para calcular el flujo de efectivo es necesario valorar estas actividades por separado. El aumento o disminución neta del efectivo o equivalentes será la suma algebraica de los tres tipos de flujos:
Aumento/Disminución neta del efectivo o equivalentes = ± FEAE ± FEAI ± FEAF
Flujos de Efectivo de las Actividades de Explotación (Operación)
Esta categoría incluye todas las transacciones de efectivo relacionadas con las operaciones principales de una empresa. Operación: Aquellas que afectan los resultados de la empresa, están relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de servicios. Muestra el efectivo generado o utilizado por la actividad principal de la empresa, como ventas, cobros a clientes, pagos a proveedores, salarios y servicios.
Los flujos de efectivo de las actividades de explotación son fundamentalmente los ocasionados por las transacciones que intervienen en la determinación del resultado de la empresa. La variación del flujo de efectivo ocasionada por estas actividades se mostrará por su importe neto, a excepción de los siguientes flujos, de los que se informará separadamente:
- Intereses (cobros o pagos).
- Dividendos recibidos.
- Impuestos sobre beneficios.
Los flujos correspondientes a estas partidas se presentan por tanto por el método directo. El resultado del ejercicio antes de impuestos es la cifra de la que se parte para calcular los flujos de efectivo de las actividades de explotación. Los ajustes al resultado sirven para eliminar gastos o ingresos que no suponen variación en el efectivo, o para eliminar operaciones que deben ser calificadas como de inversión o financiación. Los cambios en el capital corriente buscan ajustar las variaciones habidas en el fondo de maniobra como consecuencia de la diferencia entre la corriente real y la corriente monetaria.
Flujos de Efectivo de las Actividades de Inversión
Son todas las transacciones relacionadas con la inversión del capital de la empresa, como la compra o venta de activos y equipos, o la inversión en otras empresas. Se incluyen las compras o ventas de activos fijos, inversiones en otras empresas, etc. En este apartado se incluirán los pagos que tienen su origen en la adquisición de activos no corrientes tales como inmovilizados intangibles, materiales, inversiones inmobiliarias o inversiones financieras, así como los cobros procedentes de su enajenación o de su amortización al vencimiento (caso de inversiones mantenidas hasta su vencimiento). Esta parte del estado de flujos de efectivo se formula por el método directo.
Flujos de Efectivo de las Actividades de Financiación
Este grupo incluye todas las transacciones relacionadas con el préstamo de dinero o el reembolso a los prestamistas. También puede incluir la emisión de deuda, la contratación de préstamos y el pago de dividendos a los accionistas. Financiación: determinados por la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso de rendimientos. Reflejan movimientos relacionados con préstamos, emisión o recompra de acciones, y distribución de dividendos. Los flujos de efectivo por actividades de financiación se definen como los cobros procedentes de la adquisición por terceros de títulos valores emitidos por la empresa o de recursos concedidos por entidades financieras o terceros, en forma de préstamos u otros instrumentos de financiación, así como los pagos realizados por amortización o devolución de las cantidades aportadas por ellos. Figurarán también como flujos de efectivo por actividades de financiación los pagos a favor de los accionistas en concepto de dividendos. También en este caso se utiliza el método directo.
Métodos de Presentación del Estado de Flujos de Efectivo
La estructura del estado de flujos de efectivo puede presentarse bajo dos métodos:
- Método directo: se muestran las entradas y salidas de efectivo de forma detallada (por ejemplo: cobros a clientes, pagos a proveedores). Es más intuitivo, pero también más laborioso.
- Método indirecto: se parte de la utilidad neta y se realizan ajustes por partidas que no afectan el flujo (como depreciaciones, cambios en cuentas por cobrar o inventarios). Es más común, ya que requiere menos esfuerzo si se parte de los estados financieros existentes.
Ambos métodos llevan al mismo resultado final, pero con diferentes enfoques. En general, el método indirecto ha sido preferido por la mayoría de las empresas, especialmente por su facilidad de preparación y compatibilidad con sistemas contables existentes (Van Horne & Wachowicz, 2022).
La NIC 7 se dedica en su integridad a la elaboración del denominado estado de flujos de tesorería y establece diferentes alternativas para su elaboración. Establece dos posibles formas de formular este estado financiero, método directo y método indirecto, si bien recomienda el primero de ambos ya que considera que proporciona un mayor nivel de información. El método directo consiste en separar los principales conceptos de cobros y pagos en términos brutos, mientras que en el método indirecto no se detallan los cobros y pagos de forma directa, sino que a partir del resultado se hacen una serie de ajustes para conciliar dicho resultado con el flujo de efectivo.
El estado de flujos de efectivo en el Plan General Contable (PGC) sigue el método indirecto para determinar los flujos de efectivo de explotación, en contra de la recomendación de la NIC. Sin embargo, en cuanto a los otros dos tipos de flujos, de inversión o de financiación, el método utilizado es el directo.
Diferencias en la Clasificación de Flujos entre PGC y NIC 7
Aunque se trate de dos estados financieros muy similares, existen algunas diferencias entre el estado de flujos de efectivo regulado en el PGC y el que se establece en las normas internacionales de contabilidad (NIC). El modelo del PGC es menos discrecional que el de la NIC, ya que se eliminan alternativas y se establece un modelo cerrado. La NIC recomienda un método directo de cálculo para los distintos flujos, mientras que el PGC ha optado por un método indirecto para calcular los flujos de explotación y por el directo para los de inversión y financiación. En aquellos casos en que existen diversas alternativas, el PGC ha optado por dejar una única opción, como se muestra en la clasificación de intereses y dividendos:
- Intereses pagados: Según NIC 7 pueden ser flujos de explotación o de financiación. El PGC los clasifica como flujos de explotación.
- Intereses cobrados: Según NIC 7 pueden ser flujos de explotación o de inversión. El PGC los clasifica como flujos de explotación.
- Dividendos cobrados: Según NIC 7 pueden ser flujos de explotación o de inversión. El PGC los clasifica como flujos de explotación.
- Dividendos satisfechos: Según NIC 7 pueden ser flujos de explotación o de financiación. El PGC los clasifica como flujos de financiación.
En nuestra opinión, hubiera sido más lógico considerar los intereses pagados como flujos de financiación, mientras que los cobros tanto por intereses como por dividendos deberían ser flujos de inversión. En cuanto a los dividendos satisfechos, nos parece totalmente acertada su inclusión como flujos de financiación.
Consejos para Mantener un Buen Flujo de Efectivo
Para mantener un buen flujo de efectivo en tu negocio, se recomienda:
- No tomar decisiones por impulso, apóyate en información real y actualizada de tu negocio.
- Prepara tu presupuesto con anticipación.
- Separa un monto para imprevistos.
- Controla tus gastos y elimina aquellos que sean innecesarios.
- Identifica los productos que tardan más en venderse y busca estrategias para impulsar su venta.
- Haz seguimiento a las deudas de tus clientes.
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