“La contabilidad es el lenguaje de los negocios”, dijo en 2014 el inversor y empresario Warren Buffett. Cualquiera que sepa algo sobre el funcionamiento de una empresa sabe que, efectivamente, mantener una contabilidad precisa y exhaustiva es clave para que la salud financiera de la compañía sea fuerte y robusta.
Los estados financieros, también llamados estados contables, son informes utilizados por la contabilidad para tener un registro de las actividades económicas y financieras que se han realizado durante un período de tiempo determinado. Los estados financieros son la base de la gestión financiera empresarial, ya que el análisis de dichos estados determina el camino que tomará la junta directiva para garantizar el crecimiento económico de la organización.
El objetivo principal de estos informes es precisamente reflejar de un modo exacto la situación real de la empresa, pero su utilidad e importancia van más allá. “Facilitan la toma de decisiones para administradores, directivos, inversores e incluso acreedores, al proporcionar los datos y análisis necesarios para la toma de decisiones informadas sobre inversión y financiación”, indica. Los estados financieros son un reflejo de la actividad de la empresa y por ello son muy importantes.
“Es una obligación mercantil”, confirma David Carro Meana, presidente de IFFE Business School. “Además, en el caso de sociedades sometidas a regulaciones adicionales -como las cotizadas-, están obligadas a su divulgación”, añade. La información financiera debe contener ciertas características buscando aportar al cumplimiento de sus objetivos y, garantizar que sea eficaz al utilizarlo.
Dichos estados financieros deben estar acompañados de sus notas y de certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal/contador público, bajo cuya responsabilidad se hubieren preparado. La certificación consiste en declarar que “se han verificado previamente las certificaciones contenidas en ellos y que los mismos se han tomado fielmente de los libros”. Llevar la contabilidad de una empresa al día representa un gran desafío para cualquier empresa.
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Tipos de Estados Financieros
Entre los documentos fundamentales que se elaboran en contabilidad, encontramos diversas categorías que cumplen funciones específicas. El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria son los documentos que integran las cuentas anuales.
Balance General
Este es un “Estado financiero que presenta la relación entre los activos, pasivos y el patrimonio de una entidad en una fecha específica”. Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. “Muestra lo que la empresa tiene y la manera en que se financia”, resume Rodríguez Valencia. El documento del balance general tiene dos partes: “En un lado están los activos, mientras que en el otro se encuentran los pasivos y el patrimonio neto”, explica.
Otros tipos de balances que se mencionan son el Balance Inicial, que es un balance general que debe ser elaborado por cualquier ente económico al comenzar sus actividades, y el Estado de Inventarios, que se elabora mediante la comprobación detallada de las existencias de cada una de las partidas existentes en el Balance General.
Estado de Resultados (Cuenta de Pérdidas y Ganancias)
Este informe, llamado “cuenta de pérdidas y ganancias”, “refleja cómo ha sido la evolución del negocio en un período determinado”, indica Carro Meana. Sus componentes clave son:
- Ingresos.
- Gastos.
- Beneficios.
Además, se encuentran los Estados de costos, los cuales se efectúan para conocer de forma detallada las erogaciones y cargos que se realizaron para producir los bienes o prestar servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.
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Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. En este documento se refleja “la evolución de los resultados acumulados por el negocio y su impacto patrimonial”, indica Carro Meana.
Estado de Flujos de Efectivo
Este informe ayuda a “explicar el cambio en el efectivo contable y sus equivalentes”, señala la profesora de la Universidad Europea. Se estructura en torno a:
- Actividades operativas.
- Actividades de inversión.
- Actividades de financiación.
Memoria
La memoria “abunda en el detalle de las principales políticas y registros contables de la sociedad”, explica Carro Meana.
Estados Financieros Extraordinarios: Definición y Propósito
Los Estados Financieros Extraordinarios se preparan durante el transcurso de un período como base para efectuar ciertas actividades. No sobra recordar que los estados financieros que se realicen para los efectos de una operación de fusión, son de aquellos denominados extraordinarios, es decir, los que se preparan durante el transcurso de un periodo como base para realizar ciertas actividades.
La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deben prepararse. Salvo norma legal en contrario, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes, según Gabino Pinzón.
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También existen los Estados Financieros de Períodos Intermedios, que son los estados financieros básicos que se preparan en cualquier momento de un período con el cual se busca satisfacer las necesidades de los administradores y de las autoridades que se encargan de realizar la vigilancia o control.
Contexto de los Estados Financieros Extraordinarios: Operaciones de Fusión
Los estados financieros extraordinarios juegan un papel crucial en operaciones corporativas específicas, como las fusiones. Dentro de los requisitos legales para el contenido del proyecto de fusión (el cual se aprueba en las asambleas generales de las sociedades participantes, y cuyo resumen será objeto de publicación en periódico de amplia circulación), hay varias de especial interés:
- Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las sociedades, que hubieren servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión (Lit. b, Art. 173 C. de Co.). Si bien los registros contables pueden no coincidir precisamente con el valor de las compañías participantes, sí representan una aproximación objetiva a la realidad económica de cada una de ellas, y muy especialmente, a la cuantía de los activos y pasivos al momento de la operación.
- La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las entidades que serán absorbidas, y de la absorbente (Lit. c., Ibid.). Frente a la discriminación y valoración de los activos y pasivos, la doctrina es clara en advertir que la homogeneidad y precisión de las valoraciones que se realicen sobre los activos de las sociedades participantes son fundamentales para determinar el equilibrio económico de la operación, así como la adecuación matemática de la relación de canje que haya de aplicarse a las participaciones de capital de los asociados. Gabino Pinzón explica que la valoración de los activos del Art. 173 C. de Co., determina el costo histórico de dichos bienes y por ese valor deben ser inscritos o figurar en el inventario de la sociedad absorbente.
- Un anexo explicativo de los métodos de valoración utilizados (Lid. d, Ibid.). Sobre el anexo explicativo de los métodos de valoración utilizados, existe plena libertad para utilizar cualquier método de reconocido valor técnico que permita la adecuada valoración de los bienes de las sociedades participantes.
La Superintendencia de Sociedades, en Oficio 220 - 118627 de 2020 (julio 23), manifestó que en sentido abstracto, podía ser viable aprobar el compromiso de fusión en una asamblea ordinaria (la cual debe ser realizada dentro de los tres primeros meses del año inmediatamente siguiente a la fecha de corte del estado financiero ordinario de fin de ejercicio, 31 de diciembre), considerando que para la convocatoria deben estar listos los estados financieros que serán base de la fusión, pudiendo corresponder a un plazo superior a un mes, dadas la forma y términos en que deben registrarse los hechos económicos.
Ello, tomando en cuenta que el estado financiero idóneo para realizar cualquier reforma que requiera la aprobación de información financiera (como lo es una fusión), el estado financiero idóneo para ese efecto podrá ser el de fin de ejercicio, y teniendo en cuenta igualmente, que como la sociedad está habilitada para incluir en libros los registros de operaciones ocurridas con un mes de antelación, era dable aceptar que a 31 de enero la sociedad concluya los registros contables en los libros respectivos con el objeto de verificar saldos mensuales, y más exactamente saldos de fin de ejercicio.
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