"La contabilidad es el lenguaje de los negocios", dijo en 2014 el inversor y empresario Warren Buffett. Cualquiera que sepa algo sobre el funcionamiento de una empresa sabe que, efectivamente, mantener una contabilidad precisa y exhaustiva es clave para que la salud financiera de la compañía sea fuerte y robusta. En el fascinante mundo empresarial, los estados financieros son el lenguaje que revela la salud económica y financiera de una entidad. Y es que estos informes esenciales no son simples registros contables; son la ventana a la posición financiera, rendimiento y flujo de efectivo que define la trayectoria de una organización. Los estados financieros son informes que resumen la situación económica y financiera de una empresa en un período específico. Estos documentos, también conocidos como estados contables, ofrecen una visión detallada de la salud financiera de la organización, facilitando la toma de decisiones estratégicas. Los estados financieros son informes que reflejan el estado de una empresa en un momento determinado, normalmente un año. Se componen de varios documentos en los que se plasma la situación financiera de un negocio y recoge información, tanto económica como patrimonial, de las empresas. Conocidos también como estados contables o cuentas anuales, son muy importantes para conocer la rentabilidad y solvencia de las compañías. Los Estados financieros no sólo son conceptos de contabilidad financiera, son un instrumento importantísimo para el diagnóstico patrimonial y económico de una empresa.
Propósito y Utilidad de los Estados Financieros
El objetivo principal de estos informes, señala la experta, es precisamente reflejar de un modo exacto la situación real de la empresa, pero su utilidad e importancia van más allá. "Facilitan la toma de decisiones para administradores, directivos, inversores e incluso acreedores, al proporcionar los datos y análisis necesarios para la toma de decisiones informadas sobre inversión y financiación", indica. La presentación de estados financieros no solo tiene el propósito de informar a las partes interesadas sobre los resultados del ejercicio, sino que a través de su interpretación se logra la toma de decisiones estratégicas encaminadas al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Las cifras cuantitativas de los estados financieros pueden resultar aisladas si no se aterrizan a las circunstancias que llevaron a que la entidad alcanzara los resultados allí descritos. Al ofrecer de manera resumida por partidas toda la información contable de una empresa, los estados financieros son una herramienta muy útil para:
- Conocer la solvencia de proveedores. En la contratación con terceros, es muy importante conocer cuál es la salud financiera de estas entidades y valorar las posibilidades de cobro.
- De cara a inversores y entidades financieras. Si la empresa recurre a fuentes de financiación externa, los estados financieros darán información para valorar el riesgo de las operaciones.
- De cara a las administraciones públicas, que solicitan estos estados financieros para, en base a ellos, calcular el pago de impuestos que le corresponden a las empresas.
- Ver la evolución de tu empresa y compararla con la del año anterior.
- Y, sobre todo, de cara a propietarios y equipos directivos, para poder tomar decisiones estratégicas para sus negocios y empresas.
Para las revisiones externas, la declaración aporta transparencia sobre el uso que hace una empresa de los recursos, el origen de su financiación y otros indicadores como relación deuda-capital, liquidez y rentabilidad. Ya sea para revisión interna por parte de personal de alto nivel de la empresa, accionistas o empleadores, estos estados arrojan luz, en última instancia, sobre el éxito o el fracaso de una empresa.
Regulación y Obligatoriedad
"Es una obligación mercantil", confirma David Carro Meana, presidente de IFFE Business School. "Además, en el caso de sociedades sometidas a regulaciones adicionales -como las cotizadas-, están obligadas a su divulgación", añade. En España, los detalles de lo que hay que elaborar están recogidos en el Plan General de Contabilidad o PGC (hay también un plan específico para pymes), donde se refieren a los estados financieros como cuentas anuales. El PGC es obligatorio para "todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, sin perjuicio de aquellas empresas que puedan aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas", señala el texto. En Colombia existen requerimientos propios de las normas tributarias y comerciales, los cuales precisan que las entidades realicen un corte al 31 de diciembre de cada año y emitan un juego completo de estados financieros (ver el artículo 34 de la Ley 222 de 1995). Toda esta información es pública. Las sociedades mercantiles y los autónomos de responsabilidad limitada están obligados a presentar estos estados financieros en el Registro Mercantil a lo largo del año siguiente tras el cierre del ejercicio contable, que suele ser del 1 de enero al 31 de diciembre.
Tipos de Estados Financieros
Los estados financieros o contables se componen de varios elementos clave que proporcionan una visión integral de la situación económica. Hay varios documentos que forman el estado financiero de una empresa: El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria son los documentos que integran las cuentas anuales.
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1. El Balance General (Estado de Situación Financiera)
El estado de situación financiera, también llamado balance general, es el punto de partida para realizar un análisis de la estructura financiera de una entidad. "Muestra lo que la empresa tiene y la manera en que se financia", resume Rodríguez Valencia. La noción intuitiva y precisa de un balance consiste en definir este como el inventario de los recursos que es titular un sujeto (persona física o jurídica) en un momento dado, presentados simultáneamente desde una doble perspectiva: su naturaleza o forma, y su procedencia u origen. Un estado de situación financiera ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo específico. El estado de situación enumera los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. El balance de situación o balance general muestra los activos, pasivos y el patrimonio neto de una empresa. Dentro de la estructura contable de la empresa el Balance General constituye el documento económico financiero por excelencia, el cual debe reflejar fielmente la situación estática de la entidad en un momento determinado. Su objetivo es el de sintetizar donde se encuentran invertidos los valores de la empresa (activo) y el origen y la fuente de donde provienen esos valores (pasivo y capital).
Componentes del Balance General:
- Activo: Representa los recursos y derechos de la empresa. Bajo la columna de activos de un estado de cuentas está todo lo que posee la empresa, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipo propio. Los activos cuya conversión en efectivo tarda más tiempo en materializarse se consideran no corrientes.
- Pasivo: Los pasivos registran lo que debe la empresa, como salarios, impuestos y cualquier deuda.
- Patrimonio neto: Refleja la forma en que la empresa ha financiado sus activos, ya sea mediante capital propio (patrimonio neto) o deudas (pasivo). Por último, en el patrimonio neto, una empresa debe registrar la cantidad de dinero que aportan los propietarios y accionistas de la empresa en su creación y puesta en marcha. En términos más simples, el patrimonio neto es igual a activos menos pasivos. Es la proporción del negocio que es de propiedad absoluta.
La razón principal por la que el estado de situación financiera también se denomina balance general es simple: todos los cálculos tienen que cuadrar. Para calcular el valor de los activos de una empresa, hay que asegurarse de que sean iguales a los pasivos y al patrimonio neto una vez emitidos. Recuerde que es una instantánea temporal: un estado de situación financiera refleja el desempeño de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, como un mes, un trimestre o un año. Esto significa que, si bien es un buen indicador del desempeño pasado y actual, no es necesariamente una buena base para pronosticar el desempeño futuro.
2. La Cuenta de Resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias)
Este informe, llamado “cuenta de pérdidas y ganancias” en el PGC, “refleja cómo ha sido la evolución del negocio en un período determinado”, indica Carro Meana. El Estado de Resultado, también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias o por Estado de Ingresos y Gastos y a diferencia del Balance General, nos muestra los resultados de un período, por lo tanto, es un documento dinámico, se basa en que una empresa obtiene ingresos por los productos o servicios que vende, pero por otra parte gasta dinero para poder venderlos. La cuenta de resultados detalla los ingresos, gastos y los resultados netos durante un periodo específico, generalmente un año fiscal.
Componentes de la Cuenta de Resultados:
- Ingresos: Ingresos. Representan las ventas generadas por la venta de bienes o servicios.
- Gastos: Gastos. Incluyen los gastos relacionados con la producción y venta de bienes o servicios.
- Beneficios/Pérdidas: Beneficios.
3. El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
En este documento se refleja “la evolución de los resultados acumulados por el negocio y su impacto patrimonial”, indica Carro Meana. Se trata de un informe financiero que detalla las variaciones en los componentes del patrimonio de una empresa durante un período contable específico. Como es de suponer, este estado contable complementa otros informes financieros y contribuye a una comprensión integral de la salud financiera de la compañía. Ampliaciones de capital, reparto de dividendos, etc.
4. El Estado de Flujos de Efectivo
Este informe ayuda a “explicar el cambio en el efectivo contable y sus equivalentes”, señala la profesora de la Universidad Europea. Es una herramienta vital en la contabilidad financiera que proporciona una visión detallada de cómo el efectivo se mueve dentro y fuera de una empresa durante un periodo específico. Nos muestra las entradas y salidas de flujo - dinero - de una empresa en un periodo determinado. Constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa. Dicho lo anterior, es importante mencionar que existen dos métodos para realizarlo: el método directo y el método indirecto. El estado de flujo de efectivo elaborado por el método directo presenta por separado las principales categorías de cobro y pagos. Por su parte, el método indirecto inicia presentando la ganancia o pérdida en términos netos, que luego son corregidos por el efecto de transacciones no monetarias.
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Actividades principales cubiertas por el flujo de efectivo:
- Actividades operativas.
- Actividades de inversión.
- Actividades de financiación.
5. La Memoria y las Notas a los Estados Financieros
La memoria “abunda en el detalle de las principales políticas y registros contables de la sociedad”, explica Carro Meana. La memoria en el contexto de los estados financieros es un documento de gran relevancia que se encarga de detallar, explicar y complementar la información presente en el balance, la cuenta de resultados y otros documentos contables. Este informe proporciona a los usuarios de los estados financieros una comprensión más completa y detallada de la situación económica y financiera de la compañía. Dichas notas a los estados financieros se anexan y hacen parte de los estados financieros. Como para los otros documentos, el propio PGC aporta un modelo, que podría no ser necesario cumplimentar entero: "El modelo de la memoria recoge la información mínima a cumplimentar; no obstante, en aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no se cumplimentarán los apartados correspondientes".
Preparación y Confiabilidad
Los estados financieros son el resultado de todo un proceso contable, por lo cual es necesario que la entidad verifique que se hayan observado los criterios de reconocimiento y medición adecuados en la elaboración de su información financiera. Para lograr este objetivo, la información financiera debe garantizar un nivel de confianza y posibilidad de contraste. La elaboración de los estados financieros debe ser exhaustiva y precisa, evitando los errores. No obstante, a veces se incurre en ellos. Sin embargo, dada la importancia de los estados financieros, lo más habitual es que "los registros contables se realicen con suma diligencia", puntualiza Carro Meana, que añade que la normativa es cada vez más garantista en este sentido. El contador público, debido a su experticia y conocimiento, es el encargado directo de elaborar los estados financieros para que la administración los someta a la aprobación de la asamblea o junta de socios.
Consideraciones Adicionales y Análisis
Análisis Financiero para la Toma de Decisiones
Conocer y dominar conceptos como Cuenta de Resultados, Flujos de Caja, Liquidez y Análisis de Caja es imprescindible para la toma de decisiones estratégicas de cualquier directivo. El análisis financiero permite una planificación financiera sólida al evaluar la rentabilidad y la eficiencia operativa. El análisis financiero permite evaluar la situación económica real de la empresa, identificando sus fortalezas y debilidades. Al comprender los informes financieros, los líderes empresariales pueden tomar decisiones conscientes. Identificar oportunidades de inversión, nuevos proyectos o posibles riesgos es crucial. Se debe tener en cuenta que para obtener un buen diagnóstico de una entidad es necesario que los análisis vertical y horizontal se apliquen en conjunto, de esta forma es posible concentrarse en las partidas más relevantes para la entidad (análisis vertical) y que, al tiempo, hayan sufrido las variaciones más significativas de un período a otro (análisis horizontal).
Factores a considerar en el análisis:
- Como paso previo al análisis del balance, se ha de comprobar que sus datos son fiables. Cuando no se dispone de datos auditados, hay que realizar ciertas comprobaciones para chequear la coherencia de los datos.
- A veces, los saldos de ciertas cuentas (existencias, caja, bancos, saldos dispuestos en pólizas de crédito) a final de año no son útiles por tener valores anormalmente altos o bajos y no ser representativos de la media del año.
- Cada sector económico tiene unas características diferenciales que obligan a distinguir a cada empresa según el sector en que opere.
- El comentario hecho en el punto anterior es válido también para el tamaño de empresa. No es lo mismo una gran empresa que una pequeña empresa, aunque pertenezcan al mismo sector. En general, las empresas grandes suelen tener mayor inmovilizado y una capacidad mayor de endeudamiento, sobre todo a largo plazo.
- La zona geográfica en que opera una empresa puede diferenciar a empresas del mismo sector y con un tamaño similar. Por ejemplo, la cultura local en cuanto a la forma de pago (contado frente a efectos comerciales a 30, 60 y 90 días) condiciona la forma de financiar el activo circulante.
Estados Financieros Consolidados
Los estados financieros de una entidad pueden clasificarse en individuales, separados o consolidados. Para establecer la obligación de consolidar estados financieros es importante analizar la NIIF 10 y la sección 6 del Estándar para Pymes. Nota: los estados financieros deben expresar claramente si son individuales, separados o consolidados. Las empresas que tienen múltiples divisiones utilizarán un estado de situación financiera consolidado para registrar los activos, pasivos y patrimonio de las subsidiarias y la empresa matriz que las controla. Por lo general, los estados consolidados como este se reservan para las empresas que cotizan en bolsa.
Regulaciones para Pymes
En el caso particular de las pymes, existen tres posibles combinaciones de informes a presentar como estados financieros del período. El grupo 3, relativo a las normas aplicables a las microempresas, comprende una construcción normativa de carácter nacional, que pretende simplificar la gestión financiera de las entidades más pequeñas. Este marco fue modificado a través del Decreto 1670 de diciembre 9 de 2021 en relación con los requisitos que deben cumplir las entidades y personas naturales para pertenecer a esta categoría.
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El Impuesto Diferido
El impuesto diferido es un impuesto a cargo o a favor de la entidad, atribuible a la utilidad del período, el cual se origina en las diferencias entre la información contable y fiscal. El impuesto diferido se calcula mediante la comparación de las bases contables y fiscales de los activos y pasivos. No generan impuesto diferido. Sin embargo, en la ejecución de alguno de los pasos mencionados se pueden presentar errores, lo que representará un cálculo erróneo del impuesto diferido. Como se observa, el cálculo del impuesto diferido requiere hacer ajustes al final del período, también contabilizar un ingreso o gasto por las diferencias temporarias, entre otros ajustes.
Hipótesis de Negocio en Marcha y Deterioros Patrimoniales
Considerando los procedimientos que deben realizarse durante el cierre, cabe resaltar que el proceso de cierre contable debe ejecutarse una vez finalizado el ejercicio. Por lo anterior, según el modelo de negocio y el sector en que opera una sociedad, debe establecerse la existencia de deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia. Como se mencionó, si una entidad no cumple con la hipótesis de negocio en marcha, se enfrenta a una causal de disolución y deberá revisar las condiciones sobre deterioro patrimonial y riesgo de insolvencia establecidas en el Decreto 1378 de 2021.
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