La factura electrónica en México ha evolucionado significativamente desde su introducción en 2011. El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) 4.0 es la versión vigente de la factura electrónica obligatoria en México desde 2022, y de uso obligatorio desde 2023. A partir del 1ro de abril del 2023, la emisión del CFDI versión 4.0 se hizo obligatoria, con el fin de que el SAT pueda recibir información de los contribuyentes de mayor calidad. Esta guía busca mostrar cómo generar una factura electrónica 4.0 sin complicaciones, destacando la importancia de herramientas como CONTPAQi® para facilitar este proceso.
Requisitos Clave para la Emisión de CFDI 4.0
Para asegurar una emisión correcta y evitar rechazos, es fundamental prestar atención a varios puntos. Hacer esto manualmente puede ser tardado y propenso a errores. Lo primero que hay que hacer, es actualizar nuestros datos fiscales, así como el de nuestros clientes, para no tener problemas con la información de los campos al momento de facturar ya sea directamente en el Portal del SAT o utilizando una plataforma digital como CONTPAQi®. De igual manera tenemos que actualizar los datos fiscales de nuestros clientes, así que hay que solicitarles esta información para poder generar la facturación electrónica correctamente o lo podemos revisar en el servicio de Validación del SAT a través del RFC de los clientes para corroborar que sus datos sean válidos. También puedes solicitarles su constancia fiscal para hacer una captura adecuada de sus datos fiscales.
Los pasos generales para la emisión incluyen:
- Verifica los datos del receptor.
- Selecciona la clave de producto/servicio adecuada.
- Define el uso del CFDI.
- Establece la forma y método de pago.
- Relaciona CFDI anteriores si corresponde.
- Verifica antes de timbrar.
- Timbra con un PAC autorizado.
CONTPAQi Factura Electrónica®: La Solución para CFDI 4.0
¿Quieres ahorrar tiempo y evitar rechazos en tus facturas? CONTPAQi Factura Electrónica® es un sistema diseñado para facilitar la emisión del CFDI 4.0 cumpliendo todas las reglas del SAT. Con CONTPAQi Factura Electrónica® puedes emitir CFDI 4.0 de forma sencilla, rápida y en cumplimiento con las disposiciones del SAT. Saber cómo usar CONTPAQi Factura Electrónica® te permitirá emitir CFDI válidos ante el SAT de forma rápida, segura y automatizada. Emitir facturas electrónicas ya no tiene por qué ser un proceso manual y propenso a errores. Ya sea que busques emitir una factura electrónica, obtener información sobre su estructura o generar comprobantes fiscales más rápidamente, CONTPAQi® es la solución.
Configuración de CFDI 4.0 en CONTPAQi®
¿Cómo configurar la versión 4.0 del Anexo 20 en CONTPAQi® Factura electrónica?
- En la barra de herramientas: Configuración > Conceptos > Seleccionar el documento modelo deseado, por ejemplo «Factura».
- En la ventana «Conceptos», seleccionar en código (F3) el nombre del concepto, ejemplo «Factura 3.3».
- Ve a la pestaña 5- Comprobante fiscal digital /CFDI) y en el apartado «Datos de la emisión y entrega del CFD» > Versión del Anexo 20 del SAT, seleccionar 4.0 > Guardar cambios.
¿Cómo configurar la versión 4.0 del Anexo 20 en CONTPAQi® Comercial Pro?
- Ir a pestaña CONTPAQi Comercial y seleccionar Opciones.
- Elegir la opción CFDI.
- Seleccionar 4.0 en el campo Anexo 20.
- Aceptar cambios.
Errores Comunes y Soluciones al Timbrar CFDI 4.0 con CONTPAQi®
Al momento de timbrar, es posible encontrarse con diversos errores que impiden la emisión exitosa del CFDI 4.0. Aquí presentamos los más frecuentes y sus soluciones específicas en CONTPAQi®:
Lea también: Pasos para el alta en Hacienda
Error: El campo DOMICILIO FISCAL RECEPTOR debe pertenecer al nombre asociado al RFC del Receptor
Este error ocurre al intentar timbrar con v4.0 en CONTPAQi® Factura electrónica.
- Escanea el QR de la Cédula de Identificación Fiscal del cliente o ábrela en PDF y valida el código postal.
- Ingresar al catálogo de clientes > selecciona el cliente y abre la dirección.
- Actualiza el domicilio del receptor con los datos correctos de la Cédula de Identificación Fiscal y guarda cambios.
- Genera el documento nuevamente y timbra.
Error: El campo nombre del EMISOR, no corresponde con el nombre del titular del certificado de sello digital del Emisor
- Verificar el nombre del emisor que aparece dentro de la Cédula de Identidad Fiscal.
- Ingresar al Menú de Redefinir Empresa >> pestaña General.
- Indicar la razón social como lo muestra dentro del código QR y guardar cambios. Es importante ponerlo exactamente como viene en la cédula, en mayúsculas y sin el régimen de capital.
- Eliminar documento y volver a generarlo.
- Validar que permita el timbrado.
Error: El campo nombre del RECEPTOR debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo RFC del receptor al timbrar REP
- Verifica el nombre del receptor que aparece en la Cédula de Identidad Fiscal.
- Ingresa al Catálogo de Clientes.
- Indica el nombre del cliente como lo muestra la Cédula. Es importante ponerlo exactamente como viene en la cédula, en mayúsculas y sin el régimen de capital.
- Elimina el documento de pago.
- Vuelve a generar el documento.
- Validar que se timbre correctamente.
Error: CFDI40145 - El campo Nombre del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor. O EL ERROR CFDI40139 - El campo Nombre del emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Emisor.
Estos errores indican inconsistencias entre el RFC y el nombre del emisor o receptor. La solución radica en la verificación y actualización de los datos fiscales, tal como se mencionó en los puntos anteriores, asegurando que coincidan exactamente con la Cédula de Identificación Fiscal.
Error: El campo RFC del nodo receptor debe contener valor «XAXX010101000» y el valor del campo Nombre del nodo Receptor debe contener el valor “PÚBLICO EN GENERAL” al timbrar un CFDI 4.0
- Selecciona el cliente del documento «PUBLICO EN GENERAL».
- Cambia el nombre a «Publico en general» y guarda cambios.
- Abre el documento con el detalle y selecciona de nuevo el cliente ya con el nuevo nombre modificado.
- Valida que ya se timbre el documento.
Al usar el RFC XAXX-010101-000 se requiere la siguiente configuración: Nombre: Publico en general Uso del CFDI: S01 - Sin efectos fiscales Régimen: 616 - Sin obligaciones fiscales. No usar la combinación XAXX010101000 / XEXX010101000 y PUBLICO EN GENERAL porque esto hará que las validaciones la tomen como una factura global (es por esto que no les permite timbrar con ese nombre). Para una factura normal, cualquier otra forma en que se escriba Publico en General lo tomará como válido y permitirá timbrar el documento.
Error: El archivo xml que representa el documento digital no esta bien formado. De acuerdo con DTD o con el esquema, el elemento no puede estar vacío, al timbrar un REP
- Cancelar el documento de ingreso.
- Generar uno nuevo con el método de pago correcto.
- Validar el timbrado.
A partir de la versión 10.0.1 de CONTPAQi® Factura electrónica, se agrega el bloqueo al intentar timbrar recibos electrónicos de pago, para facturas generadas con método de pago PUE.
Error: SE REGRESA EL ERROR CFDI33141 - La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (fisica o moral).
Asegúrate de que el Uso del CFDI seleccionado sea coherente con la persona (física o moral) a la que se le está emitiendo la factura.
Lea también: Cómo tramitar tu RFC fácilmente
Error: SE REGRESA EL ERROR CFDI33167 AL CREAR UNA FACTURA, CUANDO SE CAPTURA UN VALOR DE TASA O CUOTA CON MENOS DE 6 DECIMALES
Validar que la tasa de impuesto o impuestos tenga el formato a 6 decimales que pide el SAT incluyendo el cero a la izquierda del punto decimal. Ejemplo 10% = 0.100000, 10.667% = 0.106670, 16% = 0.160000, para tasas estándar de impuesto como el 16% seleccione del listado que se muestra en la casilla de "TASA O CUOTA".
Gestión de Facturas y Complementos de Pago en CONTPAQi®
CONTPAQi® no solo facilita la emisión, sino también la gestión de tus comprobantes fiscales.
Listar CFDI 4.0
Gracias por contactarnos, a partir del 10 de abril se agregó el poder crear CFDI con la versión 4.0, por lo que el listado de documentos por default está el filtro para documentos 3.3. Para poder ver sus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberá cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0".
Para poder visualizar los documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año a mostrar en el listado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página, donde podrá seleccionar además, la versión del CFDI (3.3 o 3.2). Adicionalmente, se incluye un filtro adicional en la barra desplegable del lado derecho de la página, donde podrá filtrar por periodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final.
Cómo crear un Complemento de Pago (REP)
En las siguientes ligas tanto de CONTPAQi como del SAT se indica en lo que consiste el complemento de pagos y cada uno de los campos y la forma de crear un documento con Complemento de Pago (REP).
Lea también: Evita errores al facturar en el portal del SAT
CFDI Relacionados
Se recibe el mensaje "EL COMPROBANTE NO ES DE TIPO PAGO". El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos", esto es cuando se canceló un REP (Comprobante de Tipo Pago) por alguna razón y debe notificar al SAT en el nuevo REP (Comprobante de Tipo Pago) el UUID cancelado.
Cancelación de CFDI
No es posible recuperar o descancelar un documento electrónico, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT y actualmente no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico. Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
Al cancelar la factura, si se muestra el mensaje "EL FOLIO NO EXISTE", esto se debe a que el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles de la página del SAT. Mientras no esté registrada, no se puede cancelar la factura, ya que la cancelación por medio de la aplicación se realiza directamente en el portal del SAT. El motivo por el cual no está registrada aún, es porque el servidor del SAT está saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que enviamos todos los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones cuando hay saturación ese tiempo para la recepción y publicación de las facturas tarda de 24 a 72 hrs. Le recomendamos lo intente más tarde.
Administración de Clientes y Certificados
Cómo modificar la información de un cliente registrado en el catálogo
Para modificar el registro de un cliente, ingrese a la opción "LISTAR CLIENTES", de clic en el icono que parece un monito con un lápiz, aparece en la primer columna. Modifique el dato deseado y de clic en Guardar.
Carga de Certificados de Sello Digital
Para cargar los Certificados de Sello Digitales (CSD), debe ingresar a la opción que dice "INSTALAR CERTIFICADOS" que se encuentra en el menú de su lado izquierdo. Una vez ingresando le solicitará que ingresemos el certificado (archivo con extensión .CER), después hay que ingresar archivo clave privada (archivo con extensión .KEY). Finalmente pedirá la contraseña de la clave privada (la contraseña que se le definió a sus certificados). Una vez agregados estos datos, se debe presionar el botón "SUBIR" que se encuentra al final de la página para que se cargue su certificado de sello.
Tabla de Errores Comunes y Soluciones en CONTPAQi®
| Error Común CFDI 4.0 | Solución en CONTPAQi Factura Electrónica® |
|---|---|
| RFC del receptor mal escrito o con espacios. | Actualizar los datos fiscales del cliente según su Cédula de Identificación Fiscal. |
| Domicilio fiscal incorrecto. | Escanear QR de Cédula de Identificación Fiscal del cliente y actualizar domicilio. |
| Nombre del emisor no coincide con CSD. | Verificar Cédula de Identidad Fiscal del emisor e indicar razón social exacta en "Redefinir Empresa". |
| Nombre del receptor no coincide con RFC. | Verificar Cédula de Identidad Fiscal del receptor e indicar nombre exacto en el Catálogo de Clientes. |
| Uso del CFDI equivocado. | Seleccionar la clave de producto/servicio adecuada y un uso del CFDI coherente con el tipo de persona. |
| Campo de tasa o cuota con menos de 6 decimales. | Validar que la tasa de impuesto tenga el formato a 6 decimales, incluyendo ceros a la izquierda. |
| CFDI sin timbrar. | Asegurar que todos los datos sean correctos y timbrar con un PAC autorizado. |
| El archivo XML no está bien formado al timbrar REP. | Cancelar el documento de ingreso y generar uno nuevo con el método de pago correcto. |