¿Estás listo para optimizar la gestión de tu negocio de ropa? Controlar las facturas que emites y recibes es vital para cualquier autónomo o empresa, ya que así consigues llevar un registro detallado de tus ingresos y gastos, y con ello, tu facturación. En este artículo, te guiaremos paso a paso para crear un sistema de facturación e inventario en Excel, una herramienta muy útil para empezar a controlar tu negocio y dar el primer paso en el camino de la gestión inteligente.
El Sistema de Facturación e Inventario en Excel es muy importante para el control de inventario, ya que te ayuda a controlar en tiempo real el inventario de tu negocio; no obstante, te permite conocer el inventario mínimo, las utilidades brutas, el producto más vendido y mucho más.
Preparación del Libro de Excel
Antes de que empecemos a diseñar el Sistema Facturación e Inventario, primero abre Excel e inserta siete hojas de cálculo más (si estás usando Excel 2013). O cinco hojas de cálculo más (si estás usando Excel 2010 o las versiones anteriores).
Ahora vamos a nombrar las Hojas:
- A la Hoja1 lo llamaremos MENU.
- A la Hoja2 lo llamaremos F.COMPRA.
- Seguidamente, a la Hoja3 lo llamaremos F.VENTAS.
- A la Hoja4 lo llamaremos BASE.
- Bien, a la Hoja5 lo llamaremos PRODUCTOS.
- A la Hoja6 lo llamaremos CLIENTES.
- A la Hoja7 lo llamaremos PROVEEDORES.
- Y a la Hoja8 lo llamaremos RESUMEN.
Guardamos el Libro con el nombre de archivo "Sistema de facturación" y en el tipo de Libro "Libro de Excel habilitado para Macros".
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Diseño de la Hoja Menú
En esta hoja del sistema de gestión vamos a insertar botones que nos permitan navegar fácilmente por las demás hojas del Sistema de Facturación e inventario en Excel.
Para eso, sigamos los siguientes pasos:
- Para comenzar, nos ubicamos en la Hoja Menú.
- Luego nos ubicamos en la pestaña "Desarrollador" o Programador.
- Buscamos el comando "Insertar", lo desplegamos y seleccionamos "Botón" (Control de Formularios).
- Dibujamos, pulsando el botón izquierdo del mouse, el botón (Control del Formulario) de la D3 a la E4.
- Una vez que dejamos de pulsar el mouse, se presenta una ventana, en la cual debemos asignarle la macro. Pero por ahora, lo dejamos sin macro pulsando aceptar.
- El botón está a modo diseño y como necesitamos siete botones, pulsamos clic derecho y seleccionamos copiar.
- Luego pulsamos Ctrl + V siete veces para crear siete botones más, si notas ya se crearon.
- Ahora ordenamos los botones de tres en tres de forma horizontal, y como son ocho botones, ubicamos estos dos botones en medio de las dos filas horizontales.
Nombrando los Botones
Nombramos los botones pulsando clic derecho del mouse y seleccionando modificar texto. Los nombraremos de la siguiente manera:
- Botón 1: "FACTURA DE COMPRA"
- Botón 2: "FACTURA DE VENTA"
- Botón 3: "HOJA BASE"
- Botón 4: "AYUDA"
- Botón 5: "PRODUCTOS"
- Botón 6: "CLIENTES"
- Botón 7: "PROVEEDORES"
- Botón 8: "REPORTES DE INV. Y UTI"
Nos ubicamos en la pestaña "VISTA", sección "Mostrar", y deseleccionamos la casilla "Líneas de cuadrícula", y listo, observa que desaparecieron las líneas, ahora solo apreciamos los botones.
Diseño de la Hoja Factura de Compra (F.COMPRA)
Para iniciar con el diseño de la plantilla de factura en la Hoja Factura de Compra del Sistema de Facturación e inventario en Excel, comenzamos en la celda A9 escribiendo los siguientes encabezados:
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- En A9: CANT.
- En B9: CODIGO
- En C9: PRODUCTO
- En D9: DESCRIPCION
- En E9: COSTO
- En F9: P. TOTAL
Luego seleccionamos de la A9:F27 y le aplicamos borde sencillo. Además, seleccionamos de la A9:F9 y le aplicamos color de fondo blanco, fondo 1, 25% oscuro y le aplicamos negrilla.
En la celda E28 escribimos SUBTOTALES, en la E29 escribimos IVA, en la E30 escribimos DESCUENTO y en la E31 escribimos TOTAL. Otro paso seguido, seleccionamos de la E28:F31 y le aplicamos borde sencillo, negrilla y cursiva.
Ahora, en la celda A1 escribimos el nombre de tu negocio, por ahora escribiremos NOMBRE DEL NEGOCIO. Para continuar, seleccionamos de la A1:F1 y le aplicamos "Combinar y centrar" más negrilla. En la A3 escribimos FACTURA DE COMPRAS, seleccionamos de la A3:F3 y le aplicamos "Combinar y centrar" más "Negrilla".
Luego en la A5 escribimos FECHA: y le aplicamos negrilla y lo alineamos a la derecha. Para finalizar, seleccionamos de la B5:D5 y le aplicamos "Combinar y centrar".
Fórmulas y Detalles Adicionales para la Factura de Compra
Es muy importante adelantar las fórmulas básicas a utilizar dentro de la Hoja Factura de Compra del Sistema de Facturación e Inventario en Excel.
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- Primeramente, en la celda B5 escribimos la fórmula =HOY() para que muestre la fecha actual, seleccionamos "Formato de celdas", nos ubicamos en la sección "Número", luego nos ubicamos en los "Formatos Fechas" y seleccionamos el formato más completo, pulsamos aceptar y listo.
- Además, ahora en la E6 escribimos NºFACT: lo alineamos a la derecha y le aplicamos negrilla.
- Y en la A7 escribimos PROVEEDOR, seleccionamos de la A7:B7 y le aplicamos "Combinar y centrar" más negrilla, luego seleccionamos de la B7:F7 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Para continuar, en la A8 escribimos DIRECCION, seleccionamos de la A8:B8 y le aplicamos "Combinar y centrar" más negrilla, seleccionamos de la B8:F8 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Bien, ahora seleccionamos de la C7:C8 y le aplicamos "Bordes externos doble".
- En la celda E4 escribimos ESTADO: y le aplicamos negrilla, también lo alineamos a la derecha.
- Mientras que en la celda E5 escribimos COD.CONT. (Se refiere a código contable), le aplicamos negrilla y lo alineamos a la derecha.
- Y en la celda W1 escribimos AL CONTADO, en la celda W2 y escribimos AL CREDITO, seleccionamos de la celda W1:W2 y le aplicamos negrilla.
- Ahora nos ubicamos en la celda F4, en la pestaña "Datos", buscamos el comando "Validación de Datos". Al seleccionarlo se presenta una ventana, en el primer cuadro de lista seleccionamos "Lista" y en el segundo cuadro de texto escribimos lo siguiente: =$W$1:$W$2. Con esto ya hemos validado los datos asignando a una lista de opciones que es "AL CONTADO" y "AL CREDITO".
Diseño de la Hoja Factura de Venta (F.VENTAS)
Para diseñar la Hoja Factura de Venta, nos ubicamos en la Hoja F.COMPRA del Sistema de Facturación e inventario en Excel y seleccionamos de la A1:F31, lo copiamos y lo pegamos en la Hoja F.VENTAS en la celda A1.
Ajustamos el ancho de las columnas de la siguiente manera:
- Columna "A" con 6.71 (52 Pixeles)
- Columna "B" con 10.57 (79 Pixeles)
- Columna "C" con 19 (138 Pixeles)
- Columna "D" con 22.86 (165 Pixeles)
- Columna "E" con 10.71 (80 Pixeles)
- Columna "F" con 10.71 (80 Pixeles)
Luego, realizamos las siguientes modificaciones:
- Modificamos el texto de la celda A3 y sustituimos "FACTURA DE COMPRAS" por "FACTURA DE VENTAS".
- Modificamos el texto de la celda A7 y sustituimos "PROVEEDOR" por "CLIENTES".
- En la celda A32 escribimos VENDIDO POR, seleccionamos de la celda A32:C32 y aplicamos "Combinar y centrar" más negrilla.
- Luego seleccionamos de la A31:C31 y le aplicamos "Borde sencillo inferior".
- En la celda E4 escribimos ESTADO: y le aplicamos negrilla, también lo alineamos a la derecha.
- En la celda E5 escribimos COD. CONT. (Se refiere a código contable), le aplicamos negrilla y lo alineamos a la derecha.
- Ahora nos ubicamos en la celda F4, en la pestaña "Datos" buscamos el comando "Validación de Datos". Al seleccionarlo se presenta una ventana, en el primer cuadro de lista seleccionamos "Lista" y en el segundo cuadro de texto escribimos lo siguiente: =F.COMPRA!$W$1:$W$2. Con esto ya hemos validado los datos, asignando una lista de opciones que es "AL CONTADO" y "AL CREDITO" para el Sistema de Facturación e inventario en Excel.
Diseño de la Hoja Base
Para empezar con el diseño de la Hoja Base del Sistema de Facturación e inventario en Excel sigamos los siguientes pasos:
- En la celda A2 escribimos FECHA, seleccionamos de la celda A1:A2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Mientras que en la celda B2 escribimos COMPRA, en la celda C2 escribimos VENTA y en celda B1 escribimos Nº DE FACTURA, seleccionamos de la celda B1:C1 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Bien, ahora en la celda D2 escribimos CLIENTES, seleccionamos de la celda D1:D2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Mientras que en la celda E2 escribimos PROVEEDORES, seleccionamos de la celda E1:E2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Para continuar, en la celda F2 escribimos CODIGO, seleccionamos de la celda F1:F2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- En la celda G2 escribimos PRODUCTO, seleccionamos de la celda G1:G2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Y en la celda H2 escribimos DESCRIPCION, seleccionamos de la celda H1:H2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Para continuar, en la celda I2 escribimos PREC-COSTO, seleccionamos de la celda I1:I2 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- En la celda J2 escribimos COSTO REAL, seleccionamos de la celda J1:J2 y le aplicamos "Combinar y centrar". Ahora nos ubicamos en medio de las dos palabras y pulsamos Alt + Enter, para que la palabra REAL quede debajo de costo.
- Además, en la celda K2 escribimos ENTRADA, en la celda L2 escribimos SALIDA, en la celda K1 escribimos CANTIDADES. Seleccionamos de la K1:L1 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- En la celda M2 escribimos DEBE, en la celda N2 escribimos HABER, en la celda O2 escribimos COSTO TOTAL, en la celda M1 escribimos VALORES. Seleccionamos de la M1:N1 y le aplicamos "Combinar y centrar".
- Para finalizar, seleccionamos de la A1:O2 y le aplicamos negrilla, centrar y todos los bordes sencillo.
Ahora para tener una vista completa de los encabezados, bajamos el Zoom a 90%. Lo puedes hacer desde la pestaña "Vista", comando "Zoom" o desde la parte "Inferior - Derecho de la barra de estado".
Diseño de la Hoja Producto
¿Listo para diseñar la plantilla de inventario en la Hoja Producto del Sistema de Facturación e Inventario en Excel?
- Para comenzar, en la celda A1 escribimos el nombre de tu negocio, en este caso yo voy a escribir NOMBRE DEL NEGOCIO.
- Bien, ahora en la celda A3 escribimos el nombre del documento que es CATALOGO DE PRODUCTOS O ARTÍCULOS.
- Por otra parte, en la celda A5 escribimos COD. PROD. con un ancho de columna de 80 Pixeles.
- Mientras que en la celda B6 escribimos NOMBRE DEL ARTICULO con un ancho de columna de 23.43 Pixeles.
- Para continuar, en la celda C5 escribimos DESCRIPCION con un ancho de columna de 103 Pixeles.
- En la celda D5 escribimos COSTO R./U con un ancho de columna de 80 Pixeles y en la E5 escribimos PRECIO/U con un ancho de columna de 80 Pixeles.
- Además, seleccionamos de la celda A1:E1 y le aplicamos el comando "Combinar y centrar" más el comando "Negrilla".
- Ahora seleccionamos de la celda A3:E3 y le aplicamos el comando "Combinar y centrar" más el comando "Negrilla".
- Para continuar, seleccionamos de la A5:E5 y le aplicamos el comando "Combinar y centrar", "Negrilla" más "Borde de cuadro grueso".
- Además, seleccionamos de la A7:E30 y le aplicamos todos los bordes.
Digitando Artículos en la Hoja Producto
Muy bien, ahora vamos a digitar en el Sistema de Facturación e inventario en Excel los productos que ofreces en tu negocio. Como ejemplo, vamos a referirnos a un negocio de ropa, aunque el ejemplo del borrador se refiere a abarrotería, la lógica es la misma para cualquier tipo de producto.
Podemos nombrar grupos como "ROPA DE DAMA", asignarle un COD. PROD. "1000", y aplicarle negrilla y cursiva. Luego detallar artículos como: 1001 - VESTIDO DE FIESTA, 1002 - BLUSA DE ALGODÓN, 1003 - PANTALÓN VAQUERO, 1004 - FALDA MIDI.
Seguidamente, podemos nombrar un segundo grupo "ROPA DE CABALLERO", asignarle el COD. PROD. "2000", y aplicarle negrilla y cursiva. Bien, ahora detallamos los artículos: 2001 - CAMISA DE VESTIR, 2002 - TRAJE SASTRE, 2003 - PANTALÓN DE TELA, 2004 - CHAQUETA CASUAL.
Y en la descripción podemos detallar las características del producto, esta columna la dejo a tu opción. Recuerda que el catálogo de producto lo puedes estructurar a mayor detalle o a mejor clasificación, para lograr un mejor resultado a la hora que estés analizando datos en el sistema de Facturación e inventario en Excel.
Ahora te preguntarás qué pasó con la columna COSTO R./U y PRECIO/U. La respuesta es, estos datos los obtendremos de la Hoja llamada DISTRIBUCION DE COSTOS Y PRECIOS, que en el borrador se menciona como "Hoja Costo Comercial".
Función de la Hoja Costo Comercial
Antes de iniciar con el diseño de la Hoja Costo Comercial de tu Sistema de Facturación e Inventario en Excel, quiero compartirte una pequeña introducción. Esta es una Hoja nueva que insertaremos y su función es prorratear todos los costos incurridos en la adquisición de uno o varios artículos y obtener el costo real, lo cual permite determinar el valor del inventario de forma precisa.
No pensaba incluir esta herramienta en el Sistema de Facturación e inventario en Excel, pero sé que en los negocios, determinar el costo real es base para establecer el precio de venta, por eso he decidido incluirlo dentro del paquete.
¿Qué son los Costos Comerciales?
Antes de que empecemos a diseñar la Hoja "Costo R." de tu Sistema de Facturación e inventario en Excel, quiero compartir contigo un poco de teoría y quiero hablarte de los costos comerciales.
Los costos comerciales son los que se calculan dentro del campo exclusivamente mercantil. Es decir, dentro del régimen comercial de la compra y la venta sin que haya habido intervención de actividad creadora del hombre.
Los costos comerciales se refieren al reconocimiento de todos los valores incorporados. Desde la adquisición de un artículo ya elaborado, hasta su disponibilidad para ser vendido al consumidor. Los costos comerciales tienen su aplicación en la actividad del intercambio y su cálculo comienza con la compra o adquisición de los objetos que genéricamente se denominan "Mercaderías" hasta el momento en que son entregados a los clientes en venta o enajenación.
Métodos del Costo Comercial
Es importante conocer los métodos para calcular el Costo comercial dentro del Sistema de Facturación e inventario en Excel. Las formas en que se calcula el costo comercial entre los más conocidos son los siguientes:
- Cálculo por división simple: Consiste en dividir el total de los valores de una compra o adquisición entre la suma de unidades adquiridas. Este método se emplea cuando se compra unidades homólogas, o sea, unidades de una misma clase.
- Cálculo por operación múltiple: Este método se utiliza en los casos cuando las mercaderías adquiridas no son exactamente iguales, pudiendo corresponder a objetos heterogéneos (no homólogos) o adquiridas en distintas condiciones de venta.
Subdivisión de los Métodos de Cálculos
El método de cálculo por operación múltiple se subdivide en varios otros sub-métodos:
- Cálculo de costos por recargos: Se usa en los casos cuando...
Plantillas de Facturas en Excel: Funcionalidad y Automatización
Puedes buscar plantillas de facturas personalizables que faciliten la facturación a clientes, realicen un seguimiento de los pagos y administren mejor los registros financieros. Para utilizarlas, en el explorador, explora las plantillas de factura de Excel, haz doble clic en la plantilla que deseas usar, reemplaza los valores de celda y los nombres con la información necesaria, y luego guarda, imprime o comparte la factura como PDF.
Las plantillas de facturas de Excel están diseñadas para lograr una mayor claridad y coherencia, proporcionando a los clientes y asociados facturas con formato profesional que refuerzan la marca del negocio con cada transacción. Las fórmulas integradas de Excel calculan los totales automáticamente y ayudan a ahorrar tiempo y mantener la precisión. Cada plantilla es totalmente personalizable con logotipos editables, aplicando colores que identifican la marca y tipografía, y adapta el diseño para cumplir con los requisitos específicos del cliente o proyecto. Una vez completadas, las facturas pueden enviarse fácilmente por correo electrónico como datos adjuntos o imprimirse para una entrega sin problemas. También puedes usar facturas de soporte técnico con informes de gastos para un seguimiento sin problemas.
Cómo funciona un sistema de facturación en Excel
A continuación te explicamos todo lo necesario para utilizar un programa de facturación en Excel, controlando las facturas que emites y las que recibes.
Paso 1: Define el formato de tus facturas
Empecemos por el principio: definir y montar nuestra factura. En la primera hoja de cálculo se muestra un modelo de factura con los datos obligatorios principales para que tenga validez:
- Numeración y serie.
- Fecha de emisión. Puedes añadir también la fecha de vencimiento de la factura.
- Datos fiscales del emisor.
- Datos fiscales del cliente.
- Concepto Base Imponible y cantidad.
- Tipo impositivo.
- Importe total.
Paso 2: Automatiza la creación de las facturas
El segundo paso es conseguir automatizar la factura. Así conseguirás que se guarden todos los datos de tus clientes, así como los de tus productos, y podrás guardar toda tu información de facturación. Para que el sistema de facturación en Excel sea automático, es decir, que los campos de tu factura se completen solos, deberás conocer las siguientes fórmulas:
- Campo de fecha de emisión y vencimiento: Este campo lo hemos cumplimentado con la función de Excel =HOY() que pone la fecha del día actual. Para la del vencimiento hemos puesto el resultado de la fecha de emisión más 30 días =F5+30.
- Desplegable con los datos de concepto, clientes y forma de pago: Para que aparezca un desplegable con datos en el apartado de clientes, concepto y forma de pago, hará falta que crees 3 hojas nuevas donde insertar los datos respectivos. En la hoja de clientes hemos creado las siguientes 5 columnas con los campos que pedimos en la factura de la hoja 1. Para crear el desplegable deberás posicionarte en la celda E10 e ir en la sección del navegador: Datos > Validación de datos > Permitir Lista y seleccionar el origen. En este caso, insertar las celdas que queramos que aparezcan en la lista. Para referenciar los demás campos solo tendrás que utilizar la función de =BuscarV donde solo hará falta cambiar el indicador de la columna.
Del Excel a un Programa de Facturación Online
Ahora ya conoces cómo llevar tu facturación en Excel. Es simple y sencillo, pero las fórmulas y los datos pueden confundirte. Nosotros te recomendamos usar un programa de facturación online, ya que te permite gestionar tu negocio de forma mucho más fácil y ágil. Además, dentro de poco no va a ser posible facturar en Excel.
| Funcionalidades para autónomos y empresas | Programa de facturación | Facturas en Excel |
|---|---|---|
| Plantilla de factura | ✅ | ✅ |
| Rellenado automático de impuestos | ✅ | ❌ |
| Digitalización de facturas | ✅ | ❌ |
| Personalización de facturas | ✅ | ❌ |
| Recordatorio de fechas e impagos | ✅ | ❌ |
| Documentos en la nube | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria manual | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria automática | ✅ | ❌ |
| Gestor documental | ✅ | ❌ |
| Control de Ingresos y Gastos | ✅ | ✅ |
| Analítica y gestor de proyectos | ✅ | ✅ |