Los gastos deducibles constituyen un concepto clave a efectos fiscales. Para empezar, una definición corta y concisa: se considera deducible todo gasto que se puede restar de los ingresos brutos para obtener el beneficio real de una actividad económica a la hora de pagar impuestos.
Es muy importante entender qué gastos sí puedes deducir, cómo hacerlo correctamente y qué requisitos pide el SAT para que puedas hacer deducciones, ya que hacerlo bien puede marcar una diferencia real en el monto de impuestos que pagas como contribuyente en México. Cuando te autorizan deducciones verás que hay una relación directa con la salud financiera de personas y empresas, simplemente porque al disminuir el monto de ingresos sobre el cual se calcula el ISR, el contribuyente paga únicamente lo que corresponde, ni más ni menos.
Dentro de una empresa deducir sus gastos significa tener mayor capacidad para reinvertir en bienes, productos, servicios, materias primas o personal. Cuando llevas un buen control de deducciones tendrás una contabilidad fortalecida sin riesgos ante auditorías o supervisiones del SAT y facilita que cumplas con tus obligaciones. Las deducciones autorizadas son de gran ayuda para personas físicas y personas morales que buscan cumplir con sus obligaciones fiscales de forma correcta y eficiente.
El régimen del Impuesto sobre la Renta es sobre una base de devengado. Respecto a las deducciones fiscales, basta con que los contribuyentes se ubiquen en alguna de las situaciones jurídicas o de hecho previstas en la LISR para que se disminuyan de los ingresos obtenidos.
Requisitos Fundamentales para la Deducibilidad
Todos los conceptos de gasto son previstos en la normativa contable, siempre y cuando estén vinculados a la actividad desarrollada, debidamente contabilizados y con una justificación adecuada. Evidentemente, estas deducciones deben estar relacionadas con la actividad del contribuyente sin importar si es una persona física o una persona moral, y cumplir con requisitos establecidos por el SAT.
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Requisitos Clave para la Deducibilidad de Gastos
Los siguientes puntos son esenciales para que un gasto sea considerado deducible:
- Vinculación directa con la actividad económica: El gasto debe ser necesario para obtener ingresos. No basta con que sea útil o conveniente; debe existir una relación clara y demostrable.
- Justificación documental del gasto: La condición principal es que sean fehacientes. La Agencia Estatal de Administración Tributaria considera que un recibo de venta no constituye acreditación suficiente, es necesaria una factura completa, no simplificada.
- Registro en la contabilidad o libros de gastos: Todos los profesionales que tributan en estimación directa están obligados a llevar un control en sus libros oficiales. Si un gasto no está registrado, Hacienda rechazará su deducción, incluso aunque esté correctamente justificado. El artículo 31, fracción IV de la LISR determina como uno de los requisitos de las deducciones, que éstas se encuentren debidamente registradas en contabilidad y que sean restadas una sola vez.
- Pago con recursos del contribuyente: El gasto debe haber sido abonado con recursos del contribuyente.
- Obtención de documentación en plazo: Asimismo, el artículo 31, fracción XIX de ese mismo ordenamiento señala que al realizar las operaciones correspondientes o a más tardar el último día del ejercicio se reúnan los requisitos que para cada deducción en particular establece esa Ley, y que la documentación comprobatoria se obtenga a más tardar el día en que el contribuyente deba presentar su declaración.
Gastos Deducibles Comunes y Áreas de Duda
Desarrollar la actividad económica en la vivienda habitual, o usar el vehículo o el teléfono particular para trabajar, son junto con los gastos de viaje y vestuario las partidas que más dudas generan a muchos autónomos y pequeñas empresas a la hora de pagar impuestos en esta campaña de la Renta 2025, que arrancará el próximo 8 de abril de 2026.
A esta lista habría que añadirle los llamados gastos deducibles especiales o de justificación condicionada, los cuales representan una zona especialmente conflictiva y vigilada por la Agencia Tributaria. Es el caso de profesionales que trabajan en una vivienda de alquiler o los ya citados gastos de vestuario, telefonía, transportes y viajes. En el caso del Vestuario: Solo será deducible si se trata de ropa específica de la actividad (como uniformes o equipos de protección).
En cuanto a las Novedades en Módulos (Estimación Objetiva): Se mantiene la reducción general del 5% sobre el rendimiento neto.
Deducciones según el Tipo de Contribuyente
Para Personas Físicas
Las personas físicas pueden aplicar deducciones autorizadas relacionadas tanto con su actividad profesional como con ciertos gastos personales permitidos por la ley. Entre las deducciones más comunes para personas físicas se encuentran los gastos médicos, dentales y hospitalarios, siempre que se paguen mediante transferencia electrónica, tarjeta de crédito o débito.
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Para Personas Morales
Las deducciones autorizadas para personas morales están directamente relacionadas con la operación del negocio. También son deducibles los pagos de sueldos, salarios y prestaciones al personal, siempre que estén correctamente timbrados y registrados. Además, los pagos deben realizarse por transferencia electrónica, tarjeta de crédito, cheque o débito, sobre todo cuando el monto supera los límites que ya se han establecido.
Formas de Pago y Plazos para la Deducibilidad
Otro problema que hemos notado es que las personas pagan en efectivo cuando la ley exige medios electrónicos. Refiriéndonos, particularmente, al requisito sobre las erogaciones o gastos que deben estar pagadas para ser deducibles, el artículo 27, fracción VII de la LISR señala las deducciones fiscales que deben estar pagadas, a más tardar, el 31 de diciembre de 2023.
Se incluyen Aquellas que correspondan a ingresos de contribuyentes personas físicas y las Erogaciones a personas físicas que cumplan sus obligaciones fiscales por varios coordinados, de los cuales son integrante. Se entenderán como efectivamente erogados cuando hayan sido pagados en efectivo, mediante transferencias electrónicas de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones que componen el sistema financiero y las entidades que para tal efecto autorice el Banco de México; o en otros bienes que no sean títulos de crédito. Tratándose de pagos con cheque, se considerará efectivamente erogado en la fecha en la que el mismo haya sido cobrado o cuando los contribuyentes transmitan los cheques a un tercero, excepto cuando dicha transmisión sea en procuración. Es importante considerar este requisito para estas erogaciones y dar debido cumplimiento a las disposiciones fiscales en materia del ISR para posibilitar las deducción fiscales correspondientes en este ejercicio 2023.
Impacto en el Impuesto sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Las deducciones que son debidamente autorizadas, tienen un impacto directo al momento de calcular el impuesto sobre la renta, pero también tienen relación con el impuesto al valor agregado. Por otro lado, los criterios de deducibilidad en la declaración de IRPF resultan más flexibles que los de las declaraciones trimestrales de IVA.
Errores Comunes al Deducir Gastos
Deducir puede ser complicado en un inicio y es común que surjan errores frecuentes; por ejemplo, el de pensar que cualquier gasto es deducible. Sabemos que llevar el control de gastos, facturas y comprobantes puede ser difícil, sobre todo cuando el volumen de operaciones va creciendo año con año.
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Gestión de Facturas de Ejercicios Anteriores: Un Caso Práctico
Una situación común es la aparición tardía de facturas. Por ejemplo, la pregunta: "QUE TAL AMIGO UNA PREGUNTA, SOY UNA PERSONA MORAL PERO EN EL MES DE MARZO ME APARECIO UUNA FACTURA DEL AÑO PASADO QUE NO PROVISIONES EN DICIEMBRE ¿LO PUEDO DEDUCIR?"
En este escenario, si es una Sociedad, se sugiere: "Si es Sociedad pues presenta una complementaria de la anual y provisionala, teniendo en cuenta que ya son mas de 4 meses entre la fecha de expedicion de la fact."
El artículo 31, fracción XIX de ese mismo ordenamiento señala que al realizar las operaciones correspondientes o a más tardar el último día del ejercicio se reúnan los requisitos que para cada deducción en particular establece esa Ley, y que la documentación comprobatoria se obtenga a más tardar el día en que el contribuyente deba presentar su declaración.
Existe una discusión sobre la jerarquía normativa: "En mi opinion el Reglamento en su Artículo 46. NO TIENE LA FACULTAD DE IR MAS ALLA DE LA LEY DE ISR en especial con lo relacionado con el art 31 LISR. El reglamento siendo una disposicion de inferior jerarquia, y que iria en contra del correcto cumplimiento en donde la ley marca un requisito en cuanto a la fecha, ademas no da facultades a su reglamento para dejar opcion para regular de manera distinta bajo ciertos parametros como suele suceder con otras disposiciones."
No obstante, "Mas sin embargo este tipo de gastos no llegan a ser significativos, considero que la autoridad su criterio aplicable seria que podria aplicarse la disposicion de manera supletoria.... aun en el caso que no existe la legalidad, pues como podria ser supletorio el reglamento, si la ley ya marca una forma de proceder, seria contradictorio...." A pesar de estas complejidades, la conclusión para el caso mencionado es que "En tu caso RAFAEL_2510 puedes deducir tu factura con una declaracion complementaria....".