La auditoría, proveniente del latín "auditorius", es un examen crítico para evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, organismo o entidad. Implica examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, etc. En el contexto de un sistema de gestión de calidad, la auditoría implica la revisión de cada uno de los procesos dentro de las organizaciones, ya sean públicas o privadas.
Objetivo de la Planeación de Auditoría
El objetivo de este estudio es realizar un análisis de la planeación de la auditoría tomando como base los puntos requeridos en la norma ISO 19011:2011. El objetivo de la presente investigación es analizar los puntos que se refieren a la planeación de la auditoría de un sistema de gestión de calidad y diseñar un instrumento que permita realizar un análisis de la percepción de los trabajadores sobre la variable antes mencionada. Asimismo, se busca determinar el grado de confiabilidad del instrumento mediante el coeficiente alfa de Cronbach y realizar un análisis de correlación entre cada una de las dimensiones, así como entre las dimensiones y la variable objeto de estudio.
Metodología de la Auditoría
Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice un proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones. La metodología utilizada para el presente estudio es de carácter cuantitativo pues lo que pretende es describir la percepción de los miembros de un sistema de gestión de calidad sobre la planeación de la auditoría dentro del mismo; de igual manera es un estudio descriptivo y correlacional ya que describe los porcentajes de los resultados obtenidos mediante las encuestas aplicadas y, a su vez, analiza el grado de correlación existente entre las dimensiones identificadas en el estudio; además, es de corte transversal ya que se realizó en un solo momento la aplicación de los cuestionarios mediante una prueba piloto en la que se identificó un coeficiente de confiabilidad de alfa de Cronbach de 0.962.
En el diseño de la investigación, se creó un instrumento para medir la planeación de la auditoría de un sistema de gestión de calidad en el que se identificaron siete dimensiones de las cuales surgieron 37 ítemes y se realizó un análisis de confiabilidad obteniendo un valor de 0.962 de coeficiente alfa de Cronbach.
Dos enfoques comunes son:
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- Basada en riesgos: Se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera.
- Basada en controles: Evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades.
Norma ISO 19011:2011 y Auditoría de Calidad
La auditoría de la calidad, de acuerdo con la Norma ISO-19011-2011, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría a través de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Por lo que, a través de un examen metódico, se determina si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoría, los auditores y los equipos auditores. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorías internas o externas de sistemas de gestión, o gestionar un programa de auditoría.
Principios de la Auditoría
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.
- Integridad: El fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
- Debido cuidado profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría.
- Confidencialidad: Seguridad de la información. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.
- Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita. Los auditores deberían mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados solo en la evidencia de la auditoría. Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la objetividad.
- Enfoque basado en la evidencia:...
Proceso de Auditoría y Recopilación de Evidencia
Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. “Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.
Importancia de la Comunicación
Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante. Establece las bases de una auditoría efectiva.
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Software y Archivo de Información
Sin importar si se trata de una auditoría financiera interna o externa, el volumen de contenido que se debe procesar y analizar es muy alto, por lo que implementar softwares que faciliten el proceso es necesario. A través de diferentes recursos, se puede asegurar un proceso eficiente y efectivo. Se están dando innovaciones que redefinen la forma de realizar una auditoría, mejorando su precisión. Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.
Resultados Obtenidos
Como resultados se obtiene que la mayoría de los entrevistados perciben de manera positiva cada una de las dimensiones estudiadas porque los resultados arrojan que los porcentajes oscilan arriba de 80% como de acuerdo o muy de acuerdo con las respuestas obtenidas; por otra parte, existe correlación significativa alta entre las dimensiones analizadas y una correlación muy alta entre las dimensiones y la variable planeación de la auditoría.
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