La Factura Electrónica de Compra (FEC) es el único comprobante electrónico en Costa Rica que emite el comprador, no el vendedor. En el sistema de comprobantes electrónicos de Costa Rica, todos los documentos -factura electrónica, tiquete, nota de crédito, nota de débito, REP- los genera quien vende o presta el servicio. La FEC rompe ese patrón: la genera quien compra.
Desde que la versión 4.4 de comprobantes electrónicos entró en vigor el 1 de septiembre de 2025, la FEC formó parte del esquema XML oficial de TRIBU-CR y pasó a ser el instrumento formal para documentar estas operaciones ante la Dirección General de Tributación.
¿Cuándo es Necesaria la Factura Electrónica de Compra (FEC)?
La Factura Electrónica de Compra (FEC) suele generar dudas porque no se emite en todas las compras, sino en casos específicos definidos por la normativa tributaria costarricense. ¿Siempre que compro a alguien sin factura electrónica debo emitir una FEC? Solo cuando ese proveedor no está obligado a emitir comprobantes electrónicos.
El Decreto Ejecutivo N.° 44739-H y la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 establecen la FEC como comprobante oficial para dos contextos distintos, aunque estructuralmente el documento es el mismo en ambos.
Casos de Uso de la Factura Electrónica de Compra (FEC)
1. Compra Local a Proveedor No Obligado a Emitir Comprobantes Electrónicos
El primer caso de uso de la FEC aplica cuando se compran bienes o servicios a una persona física o jurídica costarricense que, por su régimen tributario, no está obligada a emitir comprobantes electrónicos. En estos casos, el comprador emite la FEC registrando los datos del proveedor (cédula, nombre, actividad) y el detalle de la operación. El comprobante queda en el expediente electrónico del comprador ante TRIBU-CR como respaldo del gasto.
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Es importante verificar si el proveedor realmente no está obligado a emitir comprobantes antes de emitir una FEC por compra local. Si está inscrito en el régimen general y simplemente no emite, la FEC no regulariza su incumplimiento.
2. Servicios Importados bajo el Mecanismo de Inversión del Sujeto Pasivo (ISP)
Este segundo caso es más técnico y suele generar más consultas. El problema es que el proveedor extranjero no está inscrito ante Hacienda y no puede emitir una factura electrónica costarricense. La solución normativa es el mecanismo de inversión del sujeto pasivo: la empresa compradora se convierte en el responsable de calcular, declarar y pagar el IVA del servicio como si fuera ella el vendedor.
La FEC por inversión del sujeto pasivo aplica exclusivamente a servicios intangibles importados. La FEC genera crédito fiscal del IVA para quien la emite cuando se emite bajo el mecanismo de inversión del sujeto pasivo por servicios importados.
Simultáneamente, si la empresa usa el servicio importado en actividades gravadas con IVA, ese mismo monto se registra como crédito fiscal en el formulario 150. El efecto neto es cero: se paga y se acredita el mismo IVA.
El efecto neutro del IVA en la inversión del sujeto pasivo solo aplica cuando el 100 % de la actividad del contribuyente está gravada. Si el contribuyente tiene actividades mixtas (gravadas y exentas), el crédito se limita a la proporción gravada.
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Comparativa: FEC por Compra Local vs. FEC por Servicios Importados
| Característica | FEC por compra local a no obligado | FEC por servicios importados (ISP) |
|---|---|---|
| ¿Quién es el proveedor? | Persona física o jurídica costarricense no obligada a emitir comprobantes electrónicos | Proveedor extranjero no domiciliado en Costa Rica |
| Tipo de identificación del proveedor en el XML | Cédula física, jurídica o DIMEX | Código 05 (extranjero no domiciliado) con pasaporte u otro identificador |
| Mecanismo de IVA | El comprador registra el gasto sin IVA (el proveedor no está en el sistema) | Inversión del sujeto pasivo: el comprador declara y paga el IVA como si fuera el vendedor |
| Efecto en formulario 150 | Respaldo de gasto deducible; sin impacto en crédito fiscal | Débito fiscal + crédito fiscal simultáneo (efecto neutro si la actividad es gravada) |
| Aplica para bienes tangibles importados | No | No. Solo servicios. |
FEC y Servicios Digitales de Plataformas Internacionales
Una excepción importante es que algunas plataformas digitales internacionales ya están inscritas ante Hacienda bajo el régimen especial de servicios digitales y cobran el IVA directamente al usuario costarricense en su factura. En esos casos, el comprador no debe emitir FEC porque la plataforma ya cumple con la obligación tributaria.
Si la plataforma no aparece en el padrón de contribuyentes de servicios digitales de Hacienda y no cobra IVA en su factura, la obligación de declarar y pagar el IVA recae en el comprador mediante la FEC.
Proceso para Emitir una Factura Electrónica de Compra (FEC)
Emitir una Factura Electrónica de Compra (FEC) requiere más que llenar un comprobante: primero debe identificar si la operación realmente exige este documento, validar los datos del proveedor y definir correctamente el tratamiento del IVA, especialmente cuando aplica la inversión del sujeto pasivo.
Pasos Clave:
- Ingrese los datos del proveedor: para proveedores locales no obligados, use su cédula física o jurídica.
- Complete el detalle de la operación: descripción del bien o servicio, código CABYS correspondiente, cantidad, precio unitario y tarifa de IVA.
- Revise el resumen: verifique que el cálculo del IVA y el total sean correctos.
- Confirme y envíe.
Campos Obligatorios en la FEC
La Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 establece los campos obligatorios para la FEC.
- Actividad económica CIIU 4 del receptor (el comprador que emite la FEC): obligatorio desde el 6 de octubre de 2025.
- Indicador de inversión del sujeto pasivo: en el XML de la FEC por servicios importados, debe activarse el campo que identifica el comprobante como sujeto al mecanismo de ISP.
- Descripción del servicio y código CABYS: la descripción debe ser suficientemente específica para identificar el tipo de servicio importado.
Aspectos Importantes y Aclaraciones sobre la FEC
FEC y el Régimen Simplificado
El régimen simplificado no está obligado a emitir ni conformar comprobantes electrónicos salvo que se haya inscrito voluntariamente como emisor receptor. Tampoco está sujeto al IVA de forma directa, por lo que el mecanismo de inversión del sujeto pasivo no le aplica.
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Declaración del IVA en el Formulario 150
El IVA se declara en el formulario 150 del mes en que se pagó o se devengó el servicio importado, lo que ocurra primero. Si pagó el servicio en mayo y lo recibió también en mayo, el IVA va en el formulario 150 de mayo. Si hubo un anticipo en abril pero el servicio se completó en mayo, el devengo y la FEC corresponden a mayo.
Consecuencias de la Omisión de la FEC
La omisión de la FEC por servicios importados implica no declarar el IVA correspondiente en el formulario 150, lo que genera una declaración inexacta sancionada bajo el artículo 81 del CNPT con multas del 50 % al 150 % del impuesto omitido. Adicionalmente, la falta del comprobante electrónico de respaldo puede derivar en que el gasto no sea admitido como deducible en el impuesto sobre la renta.
Anulación de una FEC
Sí. Si la FEC se emitió por error o por un monto incorrecto, puede anularse mediante una nota de crédito electrónica que referencia la clave de 50 dígitos de la FEC.
Herramientas para la Gestión de FEC
Gestionar manualmente la FEC por servicios importados -identificar la plataforma, verificar si ya está inscrita ante Hacienda, calcular el IVA, registrar el doble asiento, incluirlo en el formulario 150- es un proceso que en sistemas desconectados consume tiempo y genera errores de omisión. Alegra Facturación Electrónica incluye la FEC como tipo de comprobante dentro del módulo de gastos. Al cierre del mes, el reporte de IVA de Alegra consolida las facturas electrónicas emitidas, los comprobantes recibidos aceptados y las FEC por servicios importados en un solo informe estructurado que coincide con la estructura del formulario 150 en TRIBU-CR.