Contratar a una persona y “darla de alta después” puede parecer una práctica común, pero es uno de los riesgos laborales más costosos para una empresa. La pregunta clave no es si conviene darlo de alta, sino desde cuándo nace la obligación. La respuesta práctica es esta: desde que inicia la relación laboral, es decir, desde que la persona empieza a prestar servicios personales subordinados para el patrón.
El aviso de alta ante el IMSS debe presentarse dentro de un plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir de que ocurre el supuesto correspondiente, conforme al trámite oficial del IMSS y a la obligación patronal prevista en la Ley del Seguro Social. Aunque el plazo de cinco días hábiles existe, no debe entenderse como un permiso para tener al trabajador desprotegido o “a prueba” sin seguridad social. La obligación nace desde el inicio de la relación laboral; el plazo es para presentar el aviso afiliatorio.
Riesgos de no cumplir con el alta a tiempo
No dar de alta a un trabajador en el IMSS, hacerlo tarde o registrarlo con un salario incorrecto puede generar diversos problemas para la organización, ya que el alta no es un trámite administrativo menor, sino una responsabilidad legal. Entre las consecuencias más relevantes se encuentran:
- Multas por incumplimiento: El IMSS puede imponer multas que van desde 20 hasta 350 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), dependiendo de la gravedad y la reincidencia de la infracción.
- Determinación de cuotas omitidas: Si el IMSS detecta que el trabajador ya laboraba y no estaba afiliado, puede reclamar diferencias de cuotas obrero-patronales, actualizaciones y recargos.
- Riesgo ante accidentes: Si el trabajador sufre un accidente antes de estar dado de alta, la empresa puede quedar expuesta a consecuencias económicas mucho más graves que una simple multa.
- Responsabilidad penal: El patrón puede ser responsable penalmente por el delito de defraudación fiscal equiparada, si se comprueba que omitió o falseó datos para evadir sus obligaciones fiscales.
Consideraciones importantes sobre el proceso
Es común que surjan dudas sobre situaciones específicas que no eximen al patrón de su responsabilidad:
- Periodo de prueba: Aunque el trabajador esté en capacitación inicial, prueba, contrato temporal o por obra determinada, si existe una relación laboral subordinada, debe estar afiliado al IMSS.
- Duración corta: Si la persona prestó servicios subordinados, recibió instrucciones o cumplió un horario, existe obligación de afiliación desde el inicio, sin importar si solo trabajó unos días.
- Fecha de inicio: El reglamento permite la inscripción el día hábil anterior al inicio de la relación laboral. Debe existir consistencia entre la fecha real de ingreso, el contrato y el aviso enviado al IMSS.
Pasos para realizar el alta correctamente
Para cumplir con esta obligación, el proceso se gestiona principalmente a través de la plataforma IDSE (IMSS Desde Su Empresa). A continuación, se detallan los pasos esenciales:
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- Certificado Digital: Es un elemento fundamental, comparable a una firma electrónica, que permite realizar trámites del IMSS en línea.
- Registro patronal: Si la empresa aún no cuenta con él, el primer paso es tramitar el registro ante el IMSS y obtener su Certificado Digital.
- Acceso a IDSE: Con el certificado, ingresa a la plataforma oficial para seleccionar la opción de dar de alta a un trabajador.
- Verificación de datos: Revisa cuidadosamente la información antes de enviar la solicitud.
- Acuse de recibo: Una vez enviada, la plataforma generará un comprobante que deberás conservar para tus registros y auditorías.
| Aspecto | Recomendación para el patrón |
|---|---|
| Plazo legal | Máximo 5 días hábiles desde el inicio. |
| Práctica recomendada | Dar de alta antes o el mismo día del ingreso. |
| Documentación | Validar contrato, NSS y salario base de cotización. |
| Cumplimiento | Corregir de inmediato si se detecta un alta atrasada. |
En conclusión, no diseñes tu proceso para cumplir al límite de los cinco días. Esperar “unos días” puede parecer inofensivo hasta que llega una multa, una inspección, una queja o un accidente. La mejor práctica para una empresa ordenada es asegurar que el colaborador esté protegido desde el momento en que se integra a sus actividades.
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