Hoy en día, muchos sistemas contables siguen enfocados en el registro de facturas en papel, sin embargo, los comprobantes fiscales digitales han tomado un lugar muy relevante en la manera de registrar las operaciones de las empresas.
Aunque los sistemas contables actuales pueden asociar el UUID y los comprobantes fiscales digitales, aún están diseñados de forma tradicional.
Por ello, es necesario cambiar la forma de realizar los registros contables y aprovechar las herramientas tecnológicas que están comenzando a utilizar todo el potencial del CFDI.
Con toda esta información disponible, es poco productivo que los sistemas contables actuales no exploten los XML de forma más automatizada.
Con la información interna de los CFDI, los sistemas contables están evolucionando para generar pólizas masivas y automáticas de ingresos, egresos y diario.
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Los sistemas también deben tener la capacidad de validar la información procesada en períodos anteriores.
Esto se debe a que los CFDI pueden cambiar de estado de vigentes a cancelados, ya sea por acuerdo mutuo entre las partes o por la falta de atención a los avisos de cancelación de facturas por buzón tributario.
Por otro lado, es importante recordar que actualmente las empresas están obligadas a enviar a las autoridades fiscales la información de su contabilidad en formatos electrónicos XML de manera mensual.
Para el ejercicio 2022, el SAT implementó que las personas morales deben incluir estados financieros básicos conforme a NIF en su declaración anual del ISR.
En dSoft hemos desarrollado eContaCFDI, un sistema contable que utiliza la información de los CFDI para elaborar de manera automatizada los registros contables de los CFDI emitidos, recibidos, de pagos emitidos y recibidos, de ingresos y egresos.
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Además de lo anterior, el sistema cuenta con diversas prepólizas que abarcan la mayoría de las distintas operaciones de una empresa, lo que permite que el proceso del registro contable sea aún más rápido y eficiente.
Asimismo, se incluye el expediente electrónico contable, que consta de las pólizas con las representaciones impresas de los CFDI.
A este expediente se pueden adjuntar los comprobantes de pago y demás documentos que sean parte de una póliza, para que el usuario los pueda imprimir cuando sea necesario.
Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes.
¿Qué es la contabilidad fiscal?
Antes de conocer dichos requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal.
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Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
En tanto, el Art. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
¿Quiénes deben llevar la contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido.
Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío.
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Una duda recurrente en las empresas, es "¿cuanto tiempo debo conservar la contabilidad?".
Recomendamos la impresión de los libros de diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales o solicitar permiso al Servicio Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la autoridad fiscal.
El art. 30 del C.F.F. señala en su 6to.
El art. 30 del RCFF establece en su segundo párrafo que los contribuyentes que adopten el sistema de registro electrónico llevarán como mínimo el libro mayor.
El período para conservar la contabilidad y documentación, para la extinción de las facultades de las autoridades fiscales y para el pago de recargos disminuyo de 10 a 5 años desde la reforma fiscal de 1998.
Observación.- El plazo se corre a partir de la fecha en que se presenta la declaración anual.
Las personas que dictaminen sus estados financieros por contador público autorizado en los términos del artículo 52 de este Código, podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice el Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, la parte de su contabilidad que señale el reglamento, en cuyo caso, los microfilms, discos ópticos y cualquier otro medio que autorice dicho Servicio, mediante reglas de carácter general tendrán el mismo valor que los originales, siempre que cumplan con los requisitos que al respecto establezca el citado Reglamento; tratándose de personas morales, el presidente del consejo de administración o en su defecto la persona física que la dirija, serán directamente responsables de su cumplimiento.
El Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, podrá autorizar a los contribuyentes distintos a los mencionados en el párrafo anterior, el ejercicio de la opción a que se refiere dicho párrafo.
Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecánico o electrónico, las fojas que se destinen a formar los libros diario y mayor, podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes.
Antes de efectuar la microfilmación o grabación, el contador público registrado que dictamine los estados financieros deberá hacer una revisión selectiva que sea representativa del total de los documentos debiendo manifestar, bajo protesta de decir verdad, que los documentos microfilmados o grabados corresponden a los originales existentes en el archivo a la fecha en la que practicó la auditoría y que la microfilmación o grabación se ajustó a lo dispuesto por este artículo.
Consignar, al inicio y al final de la microfilmación o grabación, la fecha en que se realiza la misma.
Usar para la microfilmación película pancromática con base de seguridad, que garantice permanencia de imagen por el mismo periodo a que se refiere la fracción anterior.
Conservar hasta la fecha en que se presente la siguiente declaración anual, los originales de los documentos microfilmados o grabados correspondientes al último ejercicio de doce meses por el que se presentó o debió haberse presentado declaración anual o, cuando se hayan ejercido las facultades de comprobación en relación con el ejercicio cuya documentación se microfilma o se graba, hasta la fecha en que quede firme la resolución que, en su caso, se haya emitido con relación a dicho ejercicio de facultades.
Usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25″ o 12″, discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar total o parcialmente la información.
Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deberán tener una etiqueta externa que contenga el nombre, la clave del RFC, el número consecutivo de dichos medios, el total de los documentos grabados, el periodo de operación y la fecha de grabación.
Tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita a las mismas localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática.
El último documento grabado en el dispositivo, deberá contener el valor total de los asientos de diario, identificando el total de créditos y cargos del mes.
Cuando se trate de documentos que contengan varias fojas, las mismas se grabarán consecutivamente y en la primera de ellas deberá señalarse el número de fojas de las que consta.