La preautorización de tarjetas de crédito es una herramienta muy popular en los hoteles como garantía de pago de la estancia. Se trata de un bloqueo temporal del dinero efectuado en la tarjeta de crédito del cliente, que suele realizarse tras el check-in o tras el vencimiento de la política de cancelación.
¿Qué es la Preautorización de Tarjetas en Hoteles?
Como hemos dicho en el párrafo anterior, la preautorización es un bloqueo temporal de un importe determinado en una tarjeta de crédito sin que haya ningún movimiento bancario. La autorización para retirar el importe bloqueado la emite el banco o la entidad emisora de la tarjeta de crédito. Gracias a la preautorización, es posible comprobar, durante la fase de reserva de la habitación, si hay disponibilidad en la tarjeta de crédito del cliente. Una vez garantizada la disponibilidad, se confirma la reserva.
Cuándo y Cuánto se Preautoriza
Normalmente, la preautorización se hace unos veinte días antes de la llegada del cliente porque, si se hace con mucha antelación, podría ocurrir que el cliente llegara al hotel con una tarjeta sin fondos. No existe un importe preciso para la preautorización: el hotelero decide directamente el importe. Suele corresponder a la penalización que hay que pagar en caso de anulación de la estancia, mientras que en algunos casos puede ser una cantidad superior para protegerse de posibles extras.
La Duración de la Preautorización y Fechas Límite
La preautorización tiene una duración máxima de veintiún días a partir del momento en que se efectúa la reserva. Durante este plazo, el importe acordado puede cobrarse o liberarse. En caso de que se libere el importe o no se efectúe la preautorización, la suma vuelve a estar a disposición del cliente. Transcurren entre 72 horas y 21 días desde la anulación de la preautorización para que el titular vuelva a disponer del importe en su cuenta. El plazo varía en función del emisor de la tarjeta de crédito y también de si la anulación de la preautorización se realiza manual o automáticamente.
Qué ocurre si se deniega la preautorización
Si la verificación de la tarjeta de crédito presentada por el cliente es infructuosa, deberá solicitarse al huésped una nueva tarjeta con el importe necesario y otra forma de pago. Si esto no es posible, la reserva efectuada por el huésped puede caducar y, por tanto, cancelarse.
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Escenarios de Resolución de la Preautorización
Puede haber varios escenarios en el momento de la salida, aquí están los más comunes:
- La preautorización se cobra y se utiliza para el saldo de la cuenta al efectuar el pago de la estancia.
- El hotel emite la preautorización si el cliente decide pagar con un método diferente, por ejemplo, en efectivo.
- La preautorización no la efectúa el hotel y se libera automáticamente al cabo de un tiempo.
Una vez que el cliente realiza la estancia, el hotel puede cobrar la totalidad de la tarifa en la forma acordada con el cliente. Si el cliente paga con la misma tarjeta de crédito que la preautorización, se cierra la cuenta y se cobra el importe adeudado. Si, por el contrario, la forma de pago preferida por el huésped es distinta de la tarjeta de crédito utilizada para la preautorización, es decir, con otra tarjeta o en efectivo, se procede a la cancelación.
Ejemplo Práctico de Preautorización con un PMS Integrado
Veamos un ejemplo de preautorización de la tarjeta de crédito de un cliente realizada por un PMS integrado con un sistema de pago. Mario Rossi decide reservar una estancia en un hotel de Capri unos dos meses antes de la salida. Para confirmar la reserva, Mario Rossi decide introducir su tarjeta de crédito como método de pago. El plan de tarifas del hotel prevé unos gastos de cancelación de 75 euros que deberán abonarse en caso de anulación en los 15 días siguientes a la entrada. Una vez recibidos los datos de la tarjeta de crédito, aparecerán en el PMS. En este momento, para proceder a la preautorización, basta con ir al panel de preautorización de la tarjeta de crédito e introducir el importe que se desea bloquear.
Veamos cómo se resuelve la preautorización en unos sencillos pasos en dos posibles escenarios:
- Primer escenario: Debido a un imprevisto, Mario Rossi cancela su reserva 5 días antes de la llegada. En el caso de una cancelación con penalización o no show, gracias a la integración entre el PMS y los sistemas de pago, es posible convertir la preautorización en un débito en la sección de la cuenta de reserva en unos simples clics.
- Segundo escenario: Mario Rossi disfruta de su estancia en Capri y, a la salida, paga la diferencia con la misma tarjeta de crédito ya preautorizada. En este caso, bastará con acceder al panel de la cuenta del cliente e introducir el saldo adeudado, después, gracias a la integración, el cliente sólo tendrá que realizar el pago del saldo con tarjeta de crédito.
Ventajas de la Preautorización
La preautorización mediante un PMS integrado con un sistema de pago no sólo beneficia al hotelero, sino también al cliente:
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- En unos pocos pasos, las preautorizaciones pueden crearse, configurarse, modificarse y anularse directamente desde el PMS.
- Una vez confirmada la reserva, el cliente es libre de elegir entre pagar con la tarjeta de crédito utilizada para la reserva en línea, pagar en efectivo o pagar con otro método con facilidad.
- La información confidencial del pago se mantiene segura gracias a la tokenización de los datos de la tarjeta de crédito.
Políticas de Bloqueo de Habitaciones y Cancelaciones (Ejemplo: Hotel de Talavera)
Las políticas específicas de cada hotel definen las fechas límite y los importes para el bloqueo y pago de habitaciones. Por ejemplo, en el Hotel de Talavera, se establecen los siguientes requisitos:
Para hacer el bloqueo de habitaciones:
- Si la reservación es por una noche se requiere de hacer el pago del total del hospedaje.
- Si la reservación es por más de una noche se requiere como mínimo la mitad del monto total de la reservación.
Políticas de Cancelación y Devolución de Depósitos:
Las fechas límite para las cancelaciones son cruciales y afectan la devolución de los depósitos. A continuación, se detallan las condiciones:
| Anticipación de la Cancelación | Costo de las Habitaciones Canceladas | Devolución de Depósito | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Entre una y tres semanas | Se cargará un 50% del costo. | Se puede hacer la devolución del 50 porciento del depósito, o se puede dejar el depósito para una nueva reservación cuya fecha límite de entrada al hotel será de 6 meses a partir de la fecha de entrada de la reservación cancelada. | |
| Con menos de una semana | Se deberán pagar las habitaciones canceladas. | No se hacen devoluciones. Lo único que se puede hacer es dejar el depósito para una nueva reservación cuya fecha límite de entrada al hotel será de 6 meses a partir de la fecha de entrada de la reservación cancelada. | Para grupos que no se presenten el día de su reservación no se hacen devoluciones. |
| Con más de tres semanas de anticipación | Se puede hacer la devolución y solo se retendrá un 5% como gastos de tramitación de la reserva y de la cancelación. | ||
| Reservaciones con OTAs (Online Travel Agencies) | Las condiciones de reserva y de cancelación son las indicadas por dichas agencias. | ||
Consideraciones al Llegar al Hotel para Reservas Individuales:
Una vez que se ha llegado al hotel, se cuenta con un lapso de 30 minutos para manifestar cualquier inconformidad con la habitación a fin de que se le cambie de habitación o de que pueda pedir la devolución del importe de la misma. Para pedir la devolución se requiere alguna causa objetiva por la que no se queden en la habitación, como: el no funcionamiento de algún sistema en la habitación (agua, luz, televisión, cerradura, baño) o mal estado de la habitación (muebles, puerta, cristales rotos). Cuando algo de esto suceda se le ofrecerá al huésped un cambio a una habitación que esté en óptimas condiciones. En caso de que esto no sea posible, se procederá a hacer la devolución. Transcurridos los 30 minutos desde la entrada a la habitación no hay devoluciones.
En caso de que se acepte hacer una devolución y el pago se haya realizado con tarjeta, si se solicitó la devolución el mismo día del pago, se procederá a hacer la cancelación de la venta en la terminal punto de venta. En caso de que la devolución se solicite en fecha diferente al día de pago y como ya no se puede hacer la devolución en la terminal punto de venta, se procederá a hacer la devolución pero se descontará un 5% por la comisión de la tarjeta dado que la comisión el hotel ya la habrá pagado.
Gestión de Bloqueos de Disponibilidad de Habitaciones
El propietario de la propiedad puede crear bloqueos de habitaciones de forma predeterminada. La opción Cierres cerrará la disponibilidad solo para canales específicos (OTA). Para desbloquear una habitación, se usa "Borrar fechas" para eliminar un bloqueo de Fechas bloqueadas o Fuera de servicio del Calendario.
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