Dentro de tus obligaciones fiscales como contribuyente, se encuentra el envío de tu información contable al SAT, de conformidad con el artículo 28 del CFF.
Si aún tienes dudas sobre la forma en que estás obligado a enviarla te recomendamos consultar la nota “Cómo debo enviar mi contabilidad al SAT”.
¿Quién está obligado a enviar la contabilidad electrónica en 2025?
Respecto a las obligaciones fiscales a cumplir por parte de los contribuyentes, la Contabilidad Electrónica ya forma parte de los procesos y actividades dentro de las empresas.
Recordemos que esta es una obligación que aplica para casi todos los contribuyentes, más no está exenta de desafíos y, sobre todo, de equivocaciones al generar los archivos que solicita el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Desde 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó la contabilidad electrónica como parte de su estrategia de fiscalización digital. Este esquema obliga a ciertos contribuyentes a enviar sus registros contables en formatos electrónicos específicos, con el objetivo de facilitar la revisión por parte de la autoridad fiscal.
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La contabilidad electrónica es un conjunto de registros contables en archivos digitales que deben generarse usando la información contenida en los CFDI conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el SAT. Esta modalidad permite que el fisco revise de forma automatizada los movimientos contables de los contribuyentes.
Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:
- Personas morales del régimen general (empresas).
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), si superan ciertos ingresos.
- Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.
Están exentos:
- Personas físicas asalariadas.
- Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
- Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”
- Contribuyentes con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos (en algunos casos del RESICO).
Documentos Relevantes de la Contabilidad Electrónica
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:
- Catálogo de cuentas
- Balanza de comprobación
- Pólizas contables y auxiliares
Catálogo de Cuentas
Un catálogo de cuentas es un registro estructurado que enumera de forma ordenada todas las cuentas empleadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras. Cada cuenta se distingue por un número y un nombre que describe su función o tipo.
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Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones.
En caso de modificaciones, el archivo debe enviarse a más tardar en el mismo plazo que la balanza correspondiente al mes en que ocurrió el cambio.
Balanza de Comprobación
La balanza de comprobación se compone de las cuentas contables, los saldos deudores y acreedores, los movimientos del periodo, y los totales.
Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información. Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio.
También debe enviarse una balanza de cierre del ejercicio fiscal (balanza 13):
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- Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
- Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.
Pólizas Contables y Auxiliares
Es un documento que documenta las operaciones financieras de una empresa. Incluye información como la fecha, el concepto de la operación, las cuentas involucradas, el monto correspondiente y si se trata de un cargo o un abono. Las pólizas contables representan el punto de partida en el registro contable y constituyen la base para la elaboración de los libros contables y los estados financieros.
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Auxiliar de Folios
Es un documento que proporciona el detalle necesario para identificar y relacionar los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas correspondientes al periodo contable, incluyendo tanto operaciones nacionales como del extranjero, y considerando distintos tipos de comprobantes y métodos de pago.
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Auxiliar de Cuentas
Es un detalle minucioso de los movimientos registrados en cada cuenta principal. Su propósito es asegurar la claridad y exactitud de la información contable, lo cual permite verificar la fidelidad de los estados financieros.
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Esta información debe enviarse en formato XML a la autoridad.
Plazos para el Envío de la Contabilidad Electrónica
No olvides que este deber tributario tiene que ser observado por todos los contribuyentes en 2016 en los siguientes plazos:
Contabilidad electrónica
El catálogo de cuentas y las balanzas los enviarán de forma mensual:
- personas morales a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior, al que corresponda la contabilidad
- personas físicas los primeros cinco días del segundo mes posterior al que concierne la información contable, y
- contribuyentes emisores de valores que coticen en las bolsas de valores concesionadas en los términos de la Ley del Mercado de Valores o en las bolsas de valores ubicadas en los mercados reconocidos, así como sus subsidiarias, enviarán la información en archivos mensuales por cada trimestre, a más tardar en los siguientes días:
- 3 de mayo: enero, febrero y marzo
- 3 de agosto: abril, mayo y junio
- 3 de noviembre: julio, agosto y septiembre, y
- 3 de marzo: octubre, noviembre y diciembre, y
- personas morales y físicas dedicadas a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que cumplan con sus obligaciones fiscales en los términos del Título II, Capítulo VIII de la LISR, que hubiesen optado por realizar pagos provisionales del ISR semestralmente, podrán enviar su información contable en esa misma periodicidad, a más tardar dentro de los primeros tres y cinco días, respectivamente, del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre, mediante seis archivos que correspondan a cada uno de los meses reportados
Balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio:
- las personas morales la enviarán a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio de que se trate, y
- las personas físicas a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio correspondiente
Al no existir la generación de un archivo, las disposiciones fiscales no contemplan fechas para su envío en Mis cuentas.
Los días para el envío de tu información son hábiles de conformidad con la regla 2.8.1.7. de la RMISC y el artículo 12 del CFF.
Envío de la Contabilidad Electrónica
El envío se realiza a través del Buzón Tributario, una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes. Los pasos básicos son:
- Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma.
- Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
- Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
- Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.
Nomenclatura de Archivos XML
Antes de enviar los archivos, estos deben estar comprimidos en un archivo .ZIP y nombrados siguiendo el formato oficial:
RFC + Año (4 dígitos) + Mes (2 dígitos) + Clave del archivo, donde las claves pueden ser:
- CT = Catálogo de cuentas
- BN = Balanza de comprobación
- BC = Balanza complementaria
- PL = Pólizas contables
- XC = Auxiliar de cuentas
- XF = Auxiliar de folios
¿Qué Hacer si los Archivos Tienen Errores?
Si tus archivos contienen errores, considera lo siguiente:
- Errores informáticos (archivos rechazados por el sistema del SAT): pueden reenviarse tantas veces como sea necesario antes de que venza el plazo. Si el rechazo ocurre dentro de los dos días previos a la fecha límite, cuentas con cinco días adicionales para corregir y reenviar.
- Errores contables (datos incorrectos): puedes reenviar archivos corregidos dentro de un plazo de cinco días posteriores a la modificación.
Si el archivo no puede leerse o está dañado, el SAT te notificará y podrá solicitar archivos complementarios.
Errores Comunes al Enviar la Contabilidad Electrónica
En el envío de la contabilidad electrónica, las PyMEs pueden enfrentar una serie de errores frecuentes que pueden afectar la precisión y cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Hay varias cuestiones a cuidar antes de enviarla a la autoridad tributaria; pues si esto sucede es posible caer en una revisión.
En primer lugar mencionamos uno de los más importantes: falta de congruencia entre los registros contables y la documentación que soportan estos, como facturas electrónicas, recibos, notas de créditos, operaciones, etc.
Cometer este error es muy común. Cometerlo llevaría a inconsistencias que pueden derivar en actividades no deducibles y sanciones por parte del SAT.
¿De qué manera corregir?
Las empresas, incluyendo las PyMEs y emprendedores, tendrían que implementar un sistema riguroso de verificación y conciliación periódica de los registros contables y su documentación correspondiente.
Importante asegurar que cada uno de los registros contables, en verdad, estén debidamente respaldados; además los documentos tienen que ser almacenados y organizados de forma adecuada.
En segundo lugar, otro de los errores más frecuentes está en errores de captura y registro que incluye:
- Datos incorrectos o incompletos: Ingresar información errónea, como números de facturas, fechas, o montos incorrectos.
- Duplicidad de registros: Registrar la misma transacción más de una vez, lo que genera inconsistencias en la contabilidad.
- Falta de registros: No registrar todas las transacciones, omitiendo movimientos importantes.
No actualizar la información en tiempo y forma, lo citamos como el tercer error más común.
Caer en esta situación: la falta de registros actualizados, puede ser interpretada como omisión intencional por el SAT.
Retrasarse en la actualización de la información también puede provocar problemas al ejecutar auditorías y revisiones fiscales.
Las empresas pueden establecer un calendario para la actualización de registros y movimientos contables en tiempo real y alineados a la fecha en la que esto debe suceder.
También se depende del personal: este debe ser capacitado o asignar la actualización como un deber fijando un responsable y supervisor.
Problemas de Formato, cuarto error más frecuente y tiene que ver con:
- Formato inadecuado de archivos: No seguir las especificaciones requeridas para el formato de los archivos electrónicos. XML, principalmente.
- Errores en la estructura de datos: Problemas con la codificación o la estructura del archivo que impiden su correcta interpretación por el sistema receptor.
Inconsistencias en los Datos, aparece como quinto error. A saber:
- Descuadres contables: Diferencias entre los saldos de cuentas y los informes presentados.
- Errores en conciliaciones bancarias: Inconsistencias entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios.
La Contabilidad Electrónica está sometida a diversas regulaciones, normas, reglas o leyes de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), que pueden cambiar con frecuencia.
El desconocimiento de este aspecto, así como la incorrecta aplicación puede llevar a errores en su generación y entrega ante el SAT; siendo este escenario otro de los errores a evitar o corregir.
Sobre todo en lo que tiene que ver con la información fiscal; lo cual puede acarrear el problema de no cumplir con los plazos de envío establecidos por las autoridades fiscales.
Problemas Técnicos, aparece en la lista y este error principalmente está relacionado con la tecnología a usar de un software contable:
- Fallos en el software: Errores de programación o fallos técnicos en el software de contabilidad que impiden el correcto procesamiento de los datos.
- Problemas de conectividad: Interrupciones en la conexión a internet durante el envío de los archivos, lo que puede causar la pérdida de datos.
Finalmente, citamos los problemas de validación:
- Errores en la validación de datos: No realizar una validación adecuada de los datos antes de su envío, resultando en rechazos por parte de las autoridades fiscales.
- Inconsistencias fiscales: Diferencias entre los datos contables y los reportes fiscales que pueden generar auditorías o sanciones.
Recomendaciones para evitar errores:
- Capacitación continua: Asegurar que el personal esté bien capacitado en el uso del software de contabilidad y en las normativas fiscales.
- Revisiones periódicas: Realizar auditorías internas y revisiones periódicas de la contabilidad para detectar y corregir errores a tiempo.
- Automatización de procesos: Utilizar herramientas de automatización para reducir el riesgo de errores humanos.
- Soporte técnico: Contar con un buen soporte técnico para resolver problemas rápidamente.
- Actualización constante: Mantener el software y los datos actualizados para cumplir con las regulaciones vigentes.
Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica
Finalmente si no cumples con esta obligación o lo haces de forma extemporánea, previo requerimiento del fisco, te harás acreedor a una multa de cinco mil a 15,000 pesos (arts. 81, fracc. XLI y 82-A, fracc.
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