Los estatutos son como el ADN de una empresa, establecen cómo funciona todo. Las modificaciones de estatutos en sociedades mercantiles se refieren a los cambios o ajustes que se realizan en el documento fundamental que rige la estructura y el funcionamiento de una empresa o sociedad. Estos cambios pueden abarcar una amplia variedad de aspectos, desde cuestiones administrativas hasta cambios en la estructura de capital, la denominación social, la sede social, los órganos de administración, las cláusulas de responsabilidad, entre otros. La actualización de los estatutos sociales es un proceso fundamental para la evolución y adaptación de cualquier empresa.
Los estatutos sociales son el documento fundamental que rige el funcionamiento de una empresa. Es el documento que se redacta durante la constitución de sociedades y establece aspectos clave como:
- El nombre y objeto social de la empresa.
- El capital social y las participaciones sociales.
- Los derechos y obligaciones de los socios accionistas.
- Las normas de funcionamiento de la junta de socios.
- Los procedimientos para la toma de decisiones y la distribución de beneficios.
Los estatutos sociales son obligatorios para todas las sociedades mercantiles y deben inscribirse en el Registro Mercantil.
Importancia de Actualizar los Estatutos Sociales
Los estatutos sociales son un conjunto de normas que regulan el funcionamiento interno de una empresa. Esto hace que dichos estatutos no se ajusten a la realidad de la misma y sea necesario hacer modificaciones que se adapten a la nueva realidad de la empresa y su entorno. La modificación de estatutos puede contribuir a una mejor gestión de la empresa que contribuya al crecimiento y operabilidad de la misma.
Las circunstancias que motivan estas modificaciones pueden ser diversas, como:
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- Cambios en la forma jurídica de la empresa.
- Aumento o reducción del capital social.
- Incorporación o salida de socios.
- Adaptación a nuevas normativas legales.
La modificación de los estatutos es una situación habitual en la vida de un sociedad y puede deberse a muy diversas causas, como el aumento de capital, la reducción de capital, la fusión o absorción, la transformación o el cambio de las reglas de juego, en cuyo caso podemos citar la modificación del sistema de organizar la administración de la sociedad, una ampliación, restricción, modificación o sustitución del objeto social, la alteración del régimen de transmisión de las participaciones sociales, cambios de denominación o cambio de domicilio, traslado del domicilio social al extranjero, etc.
Contenido Esencial de los Estatutos Sociales
Los estatutos sociales deben ser claros, precisos y adaptados a la realidad y las necesidades de la empresa. A continuación, se detallan las partes fundamentales que deben incluir:
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Denominación y domicilio social
Se establece el nombre de la empresa (razón social) y la ubicación de su sede social (domicilio social).
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Objeto social
Describe la actividad o actividades a las que se dedica la empresa.
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Capital social y participaciones
Se especifica el monto del capital social, el número y valor de las participaciones sociales o acciones.
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Normas de funcionamiento
Se definen las estructuras de gestión, como la convocatoria y celebración de la junta de socios, así como las mayorías necesarias para la toma de decisiones.
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Régimen de transmisión de participaciones
Incluye las normas para la cesión, venta y compra de acciones o participaciones.
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Disolución y liquidación
Se establecen las condiciones bajo las cuales la sociedad se disolverá y cómo se procederá al cierre de la empresa.
Proceso General para la Modificación de Estatutos
La modificación de estatutos es un proceso de gran relevancia y para garantizar la transparencia y legalidad en este proceso, se deben seguir una serie de trámites y procedimientos establecidos por la ley. Es importante destacar que la modificación de estatutos no puede ser realizada unilateralmente por los administradores o cualquier otro socio de la empresa. El acuerdo de modificación de cualquier norma estatutaria corresponde a la Junta General según dispone el art. 285 LSC.
Como excepción, el órgano de administración será competente para cambiar el domicilio social dentro del territorio nacional, salvo disposición contraria de los estatutos. Se considerará que hay disposición contraria de los estatutos solo cuando con posterioridad a la entrada en vigor de este real decreto-ley se hubiera aprobado una modificación estatutaria que expresamente declare que el órgano de administración no ostenta la competencia para cambiar el domicilio social dentro del territorio nacional. Si pretendes cambiar el domicilio de la sociedad y éste va a estar dentro del mismo municipio (misma ciudad), no es necesario que se celebre una junta, el administrador directamente puede acordar y proceder al cambio, cumpliendo con el resto de formalidades y comunicándolo al Registro Mercantil.
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Pasos Clave para la Modificación
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Creación de la propuesta de modificación
Los administradores o socios interesados deben redactar una propuesta detallada de los cambios que desean realizar en los estatutos.
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Convocatoria de la junta general
Se debe convocar una asamblea general extraordinaria para discutir y aprobar la propuesta de modificación. Salvo que sea una junta universal (que es la que se celebra cuando están todos los socios reunidos y deciden celebrar una junta) lo primero que necesitas es cumplimentar el anuncio de convocatoria de la junta general. En el anuncio de la convocatoria de la junta general, deberán expresarse con la debida claridad los extremos que hayan de modificarse y hacer constar el derecho que corresponde a todos los socios de examinar en el domicilio social el texto íntegro de la modificación propuesta, así como pedir la entrega o el envío gratuito de dichos documentos. Obsérvese tres posibilidades: examen directo, petición de entrega en el domicilio social o envío por correo y, siempre, todo ello en forma gratuita.
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Aprobación del acuerdo en la junta general
Durante la asamblea general extraordinaria, se llevará a cabo una votación para aprobar o rechazar la modificación. El acuerdo debe ser adoptado por la Junta con la mayoría que regula el art. 199 LSC. La regla general (y siempre que ni la ley ni los estatutos exijan una mayoría superior) es de más de la mitad de los votos correspondientes a las participaciones sociales en que se divida el capital. Recuerda que puedes en tus estatutos variar el % de votos necesarios, pero nunca puedes exigir la unanimidad (la totalidad) de votos para aprobar la modificación de estatutos.
Cuando de la modificación de estatutos se trata, el criterio interpretativo debe ser, también como regla general, el de la necesidad de votación separada de cada artículo cuya modificación se sujete al criterio de la junta general. Si la modificación impone nuevas obligaciones a accionistas concretos, se exige el consentimiento de los afectados (art. 291). Si afecta a los derechos de una clase de acciones se exige además del acuerdo de la junta general, otro acuerdo específico, adoptado por mayoría, de los accionistas que integran la clase afectada. El segundo acuerdo puede alcanzarse mediante una “junta especial” (a la que solo asisten los accionistas de la clase afectada) o bien en una votación separada de estos accionistas en el seno de la junta general (art. 293). Si implica nuevas restricciones en la transmisibilidad de acciones los accionistas que no hayan votado a favor podrán, durante un plazo de tres meses desde la publicación del acuerdo de modificación en el BORME, transmitir sus acciones sin someterse a las restricciones introducidas (art. 292 LSC).
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Escritura pública e inscripción
Una vez aprobada la modificación, se debe proceder a la redacción de una escritura pública que refleje el acuerdo alcanzado. Esta escritura debe ser firmada ante notario. Una vez firmada la escritura ante el Notario, la tienes que inscribir y presentar en el Registro Mercantil de tu provincia. Para que sea efectiva, la modificación debe formalizarse con escritura pública ante notario y debe inscribirse en el Registro Mercantil.
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Publicación en el BORME
Además de la inscripción en el Registro Mercantil, el acuerdo de modificación debe ser publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME). Si tienes una sociedad anónima o sociedad limitada, y quieres cambiar el domicilio social, la razón social o cualquier otro cambio, necesitas modificar tus estatutos por la junta y publicar el acuerdo en el Boletín oficial del Registro Mercantil (BORME).
Requisitos Específicos según el Tipo de Sociedad
Los formalismos para la modificación de estatutos dependerán en gran medida del tipo de sociedad de que se trate. A continuación, se señalan los requisitos para las sociedades más comunes:
| Tipo de Sociedad | Formalidad del Acuerdo | Mayoría Requerida | Inscripción | Base Legal |
|---|---|---|---|---|
| Sociedad Anónima (SA) | Asamblea General Extraordinaria; Acta protocolizada | Por lo menos, las tres cuartas partes del capital deben estar representadas, y las resoluciones se tomarán por el voto de las acciones que representen la mitad de este. | Registro Público de Comercio | Arts. 182, 190 y 194 LGSM |
| Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) | Asamblea General de Socios; Acta protocolizada ante fedatario público | Unanimidad de votos | Registro Mercantil (implícito) | Arts. 5o. y 83 LGSM |
| Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) | Trámite físico; Protocolizado ante notario o corredor público | Mayoría de votos | Registro Mercantil (implícito) | Numeral 269 LGSM |
| Sociedad Civil (SC) | Acuerdo protocolizado | Unanimidad de votos de los socios | Registro de Sociedades Civiles | Arts. 2690, 2693, 2694 y 2698 del Código Civil Federal |
| Asociación (LODA) | Asamblea General de socios (Extraordinaria); Acta de la asamblea | Acuerdo adoptado por la Asamblea General | Registro de Asociaciones (Estatal o Autonómico) | Artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002 |
Reformas Estatutarias Especiales
Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se introduzca al contrato de sociedad. La reforma a los estatutos podrá constar en documento privado o por acta suscrita por presidente y secretario la cual deberá estar aprobada por la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso.
Transformación de Sociedades
Una sociedad podrá, antes de su disolución, adoptar cualquier otra de las formas de la sociedad comercial reguladas por el Código de Comercio, mediante una reforma del contrato social. Los requisitos exigidos para la nueva forma social deben ser cumplidos. En caso de no encontrarse presente el 100% de los asociados, deberá verificarse el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Que en la convocatoria a la reunión se haya incluido en el orden del día, el punto referente a la transformación, con la indicación expresa sobre la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.
- Que las bases de la transformación se hubieren mantenido a disposición de los socios en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad, por lo menos, con 15 días hábiles de antelación a la reunión respectiva.
Norma que lo sustenta: Artículos 167 y ss. C. de Co., Decreto 1074 de 2015, Decreto 2260 de 2019, Ley 223 de 1995, Decreto 650 de 1996, Ordenanza 101 de 2014 Asamblea del departamento del Cesar.
Fusión de Sociedades
Habrá fusión cuando una o más sociedades se disuelvan, sin liquidarse, para ser absorbidas por otra o para crear una nueva. Los requisitos para la fusión incluyen:
- Balances generales de las sociedades fusionadas y el consolidado de la absorbente o de la nueva sociedad.
- Copia del acta o actas en que conste la aprobación del acuerdo de fusión.
- Tratándose de sociedades controladas, la aprobación oficial del avalúo de los bienes en especie que haya de recibir la absorbente o la nueva sociedad, y el permiso para colocar las acciones o determinar las cuotas sociales que correspondan a cada socio o accionista de las sociedades absorbidas.
- El permiso para la fusión, en los casos exigidos en las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- La autorización de la Superintendencia de Sociedades, para realizar la fusión, cuando se trate de sociedades vigiladas.
Cuando no se encuentre presente el 100% de los asociados, deberá verificarse el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Que en la convocatoria a la reunión se haya incluido, en el orden del día, el punto referente a la fusión, con la indicación expresa sobre la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.
- Que las bases de la fusión se hubieren mantenido a disposición de los socios en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad, por lo menos, con 15 días hábiles de anticipación a la reunión respectiva.
Fusión Abreviada
En aquellos casos en que una sociedad detente más del 90% de las acciones de una sociedad por acciones simplificada, aquélla podrá absorber a ésta, mediante determinación adoptada por los representantes legales o por las juntas directivas, de las sociedades participantes en el proceso de fusión. Dicho acuerdo de fusión podrá realizarse por documento privado, que se inscribirá en el registro mercantil, salvo que dentro de los activos transferidos se encuentren bienes cuya enajenación requiera escritura pública. Artículo 33 Ley 1258 de 2008.
Norma que lo sustenta: Artículos 172 y ss. C. de Co., Decreto 1074 de 2015, Decreto 2260 de 2019, Ley 223 de 1995, Decreto 650 de 1996, Ordenanza 101 de 2014 Asamblea del departamento del Cesar.
Escisión de Sociedades
Habrá escisión cuando:
- Una sociedad sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades.
- Una sociedad se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en dos partes o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se destinan a la creación de nuevas sociedades.
Los requisitos para la escisión incluyen:
- Los estatutos de las nuevas sociedades o las reformas de los estatutos de las sociedades escindente.
- Permiso para la escindente en los casos en que fuere necesario, de acuerdo con las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- El acta o actas en que conste el acuerdo de escisión.
- La autorización para la escisión por parte de la Supersociedades, en caso de que en ella participe una o más sociedades sujetas a su vigilancia.
- Los estados financieros certificados y dictaminados de cada una de las sociedades participantes, que hayan servido de base para la escisión.
En caso de no encontrarse presente el 100% de los asociados, deberá verificarse el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Que en la convocatoria a la reunión se haya incluido en el orden del día, el punto referente a la escisión, con la indicación expresa sobre la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.
- Que las bases de la escisión se hubieren mantenido a disposición de los socios en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad, en el domicilio principal, por lo menos con 15 días hábiles de antelación a la reunión.
Lo anterior es aplicable para el caso de la ESCISIÓN de entidades financieras, en cuyo evento, la autorización la otorga la Superintendencia Financiera.
Norma que lo sustenta: Artículo 3 y ss Ley 22 de 1995, Decreto 1074 de 2015, Decreto 2260 de 2019, Ley 223 de 1995, Decreto 650 de 1996, Ordenanza 101 de 2014 Asamblea del Departamento del Cesar.
Reactivación de Sociedades
Se puede dar en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, siempre que el pasivo externo no supere el 70% de los activos sociales y que no se haya iniciado la distribución de remanentes a los asociados.
Plazos y Gestión de Desacuerdos
El plazo para impugnar los acuerdos para la modificación de los estatutos de la sociedad es de un año desde la adopción del acuerdo (tres meses en el caso de sociedades cotizadas). La modificación de los estatutos de la sociedad puede no ser favorable para todas las partes que conforman la sociedad y, por lo tanto, algunos socios pueden votar en contra de los cambios estatuarios, aunque tan solo sientan animadversión por una parte de las modificaciones.
¿Qué hacer si no se logra el acuerdo?
- Diálogo y negociación: fomenta el diálogo entre los socios para comprender sus puntos de vista y preocupaciones.
- Reevaluación del acuerdo: si no se obtiene la mayoría necesaria, es posible que debas reevaluar la propuesta de modificación.
- Segunda convocatoria: siempre es positivo considerar la convocatoria de una segunda asamblea general extraordinaria con el objetivo de alcanzar el acuerdo.
Marco Legal
La modificación de los estatutos sociales se encuentra regulada en la Ley 1/2010, de 2 de julio, de Sociedades de Capital, concretamente en los artículos 285 a 294 de la Ley. También se rige por el Derecho Mercantil.