Los flujos de SharePoint son una funcionalidad avanzada de Microsoft 365 diseñada para automatizar y simplificar tareas repetitivas dentro de SharePoint. Dicho de forma simple, un flujo de trabajo ayuda a los negocios a hacer cosas de forma automatizada y de una forma más organizada. Los flujos de trabajo de SharePoint son una funcionalidad de Microsoft SharePoint que permite a las organizaciones automatizar y agilizar los procesos de los negocios.
Antes de explicarlo, veamos cómo funciona un flujo de trabajo en la vida cotidiana. Imagina que tiene una gran pila de papeles que deben ser aprobados por distintas personas. En lugar de dar vueltas y entregar cada papel a la persona adecuada, los flujos de trabajo de SharePoint pueden hacerlo por usted. Un flujo de trabajo de aprobación en SharePoint está diseñado para gestionar aprobaciones de documentos, formularios o elementos. El equipo puede personalizar este flujo de trabajo predeterminado con revisores y plazos de respuesta específicos. Recopilar firmas digitales puede ser tedioso y llevar mucho tiempo, pero no con el flujo de trabajo recopilar firmas de SharePoint. Gestiona eficazmente las aprobaciones de documentos y los comentarios. Gracias a este flujo de trabajo, puede gestionar el proceso de aprobación de la publicación de páginas y documentos enviando el contenido a los aprobadores designados para su revisión. Seleccione el flujo de trabajo deseado de la lista para iniciar un flujo de trabajo de SharePoint en cualquier documento o elemento. Además, guarde una copia de seguridad del flujo de trabajo original y pruebe a fondo las modificaciones antes de aplicarlas. SharePoint ofrece herramientas como notificaciones por correo electrónico y listas de tareas que permiten supervisar el progreso del flujo de trabajo sin esfuerzo. Un flujo de trabajo de SharePoint puede mejorar significativamente su productividad. Sin embargo, es crucial conocer a fondo el proceso empresarial. Como se ha mencionado, el primer paso para crear un flujo de trabajo de SharePoint es definir su propósito y objetivos.
Flujo de Trabajo de Tres Estados en SharePoint
Veremos cómo podemos personalizar el flujo de trabajo con tres estados en SharePoint. Ese tipo de flujos de trabajo con tres estados están indicados para el seguimiento de tareas o problemas que tienen tres opciones de elección, permitiéndonos ver su progreso. Permite seguir el estado de un elemento de la lista o de un documento mediante una secuencia personalizable de tareas (por ejemplo, «En curso», «Completado» y «Cancelado»).
En este caso, hemos accedido al Sitio de proyectos donde estamos desarrollando una aplicación para el hotel Landon. Hemos instalado, previamente, una aplicación que nos permite realizar el seguimiento de asuntos, desde Contenidos del sitio, y la hemos denominado "Resolución de Problemas". Realmente, es una lista de tareas o de problemas o de asuntos pendientes por realizar, a los cuales podemos priorizar, asignar entre diferentes usuarios.
Podríamos Crear un nuevo elemento e indicarle el Título de problema que estamos teniendo o la tarea que está pendiente realizar. También, podemos asignar a un usuario determinado o mandarla por correo electrónico para indicarle que tiene que hacer el seguimiento de esta tarea. Cuando hayamos creado y personalizado un flujo de trabajo con tres estados en SharePoint 2019, solo queda comenzarlo. Tan solo es necesario crear un elemento y continuar una serie de pasos que vamos a ver a continuación.
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Vamos a acceder a la lista de seguimiento de Reservas de verano y crearemos un nuevo elemento. Indicaremos en el título Anulación de reservas. Vamos a especificar para que se asigne a un usuario determinado que el estado de problema esté activo y que tenga una prioridad baja. Podríamos agregar a este asunto relacionado, a la reserva de Semana Grande, e incluir una serie de comentarios y agregar una fecha de vencimiento. Simplemente seleccionaremos la opción de Guardar y veremos cómo se ha incorporado a la lista de seguimiento de asuntos el nuevo elemento de Anulación de reservas, al cual podremos ver desde el botón Contextual, en la opción de Avanzadas, y ver los flujos de trabajo.
La Transformación con Power Automate y SharePoint Online
Olvídate del “favor, aprueba este documento”. Si la aprobación de un documento o una solicitud sigue dependiendo de que envíes un correo electrónico y esperes una respuesta, tu empresa está perdiendo tiempo, trazabilidad y, francamente, está operando en el siglo pasado.
La verdadera magia de SharePoint Online se desata cuando lo conectas con Power Automate (la herramienta de automatización de Microsoft 365, antes conocida como Flow). Esto transforma tus bibliotecas y listas de simples repositorios a sistemas inteligentes que inician acciones automáticamente. La integración de SharePoint con Power Automate permite crear flujos de trabajo personalizados con poco o ningún código. Esta combinación permite automatizar acciones como notificaciones, almacenamiento de documentos, solicitudes de aprobación y mucho más, haciendo que los procesos empresariales sean más fluidos y controlados.
El objetivo de esta guía es que aprendas a utilizar esta herramienta low-code para crear el flujo de negocio más común y crítico: la aprobación de documentos. El primer tema a tratar para entender cómo integrar SharePoint Online y Power Automate se refiere a los puntos de contacto entre ambas plataformas. Para SharePoint, existen más de 10 desencadenadores diferentes. Las posibilidades son numerosas: le recomendamos explorar la sección "Plantillas", accesible desde la interfaz principal de Power Automate, para descubrirlas. Queremos también destacar que es posible construir flujos de trabajo que tengan a SharePoint como una etapa o incluso como el destino final de su recorrido. La integración entre SharePoint y Power Automate centraliza y optimiza los flujos de trabajo, mejorando la colaboración y la coordinación entre equipos.
El Rol de Power Automate en el Ecosistema SharePoint
Power Automate es el “pegamento” que conecta las aplicaciones de Microsoft 365 entre sí, y con cientos de servicios externos. Power Automate añade una serie de "desencadenadores" para SharePoint, es decir, eventos que activan automáticamente los flujos de trabajo. Los flujos de Power Automate que interactúan con SharePoint se inician por un disparador.
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Disparadores (Triggers): El “qué” inicia el flujo
- Ejemplo clave: El campo “Estado del Documento” en tu biblioteca cambia de “Borrador” a “En Revisión”.
- Selección manual: El usuario hace clic en el menú contextual de un archivo y elige la opción “Automatizar” para iniciar el flujo.
Acciones (Actions): El “qué pasa después”
Una vez que se dispara el flujo, Power Automate realiza acciones:
- Notificación: Envía un mensaje de Teams, un correo (Outlook) o un mensaje de texto.
- Manipulación de datos: Actualiza el estado en una Lista de SharePoint, añade una fila en Excel o registra la actividad en un sistema de terceros (Ej: Dynamics 365).
- Aprobaciones: Envía una solicitud de aprobación que puede responderse directamente desde Outlook o Teams.
Power Automate permite crear flujos de trabajo en modo low-code.
Guía Práctica: Creando un Flujo de Aprobación Documental
Vamos a desglosar el proceso para que puedas crear un flujo de aprobación secuencial utilizando una plantilla de SharePoint. Para la mejor trazabilidad, la aprobación no debe ser solo “Sí/No”, sino que debe actualizar el estado del documento.
El escenario ideal: Metadatos condicionales
- Requisito en SharePoint: Asegúrate de que la biblioteca tenga una columna de Metadatos (Ej: “Estado de Aprobación”) con opciones: Pendiente, Aprobado, Rechazado.
- Disparador: Selecciona el trigger “Cuando se crea un archivo en una carpeta”.
Componentes del flujo de aprobación
El flujo se construye con una lógica simple de pasos:
- Paso 1: Iniciar y esperar una aprobación: Utiliza la acción “Iniciar y esperar una aprobación”.
- Tipo de aprobación: Selecciona “Aprobar/Rechazar - Primer respondedor” (para una única persona) o “Todos deben aprobar”.
- Asignar a: Introduce el correo del aprobador o, mejor aún, utiliza un valor dinámico (Ej: el correo del “Gerente de Proyecto” que está en una columna de la Lista de SharePoint).
- Paso 2: Condición: Añade una condición lógica. Pregunta: “¿es la respuesta igual a ‘aprobar’?”
- Paso 3 (SI Aprueba): Actualización y notificación:
- Utiliza la acción “Actualizar elemento/archivo” de SharePoint.
- Cambia el metadato “Estado de Aprobación” a Aprobado.
- Notifica al creador del documento por Teams.
- Paso 4 (SI Rechaza): Retroalimentación:
- Utiliza la acción “Enviar correo electrónico” a la persona que inició el flujo.
- Incluye en el cuerpo del correo la Retroalimentación que el aprobador dejó en el formulario de aprobación.
- Cambia el metadato “Estado de Aprobación” a Rechazado.
Falla común: Si la aprobación se envía a varias personas, el flujo se detiene hasta que se cumpla la regla (Ej: Todos deben aprobar). Planifica bien quién tiene el poder de decisión. Vamos a ver a continuación cómo podemos realizar ese marcado de la aprobación dentro de la lista de SharePoint Online. Recordemos que nuestra lista de SharePoint, si venimos a Seguimiento de problemas, encontramos una columna con el estado de aprobación. Lo que vamos a hacer es actualizar ese estado en función del cumplimiento de la condición, que sería la aprobación. Así que, en el caso de que se apruebe esa condición, es decir, que la persona a la que consultamos nos dé la autorización, modificaremos el estado aprobado. Así que vamos a agregar aquí una acción, por supuesto de SharePoint, que será la siguiente. Definir estado de aprobación del contenido. Así que elegimos nuestro sitio, en nuestro caso la biblioteca será la de seguimiento de problemas, ya que esto aplica tanto a bibliotecas de documentos como listas de SharePoint, el identificador, que lo tenemos en la acción inicial, y la acción, que será cambiar ese estado: aprobado, rechazado o en espera.
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Monitoreo, Mantenimiento y Detección de Errores
Los flujos no son estáticos. Necesitan ser monitoreados. Power Automate ofrece un panel de Historial de Ejecución donde puedes ver:
Monitoreo y trazabilidad
- Flujos fallidos: Identifica los flujos que se detuvieron y por qué (Ej: “El aprobador no tiene una licencia activa”, “El archivo fue eliminado”).
- Trazabilidad: Para cada flujo, el panel te muestra el tiempo exacto que tardó cada paso, incluyendo el tiempo que el aprobador tardó en responder. Esta es información valiosa para medir la eficiencia de tus procesos internos.
Gobernanza de Flujos
La proliferación de flujos puede ser tan caótica como la de sitios.
- Flujos huérfanos: Cuando el creador de un flujo deja la empresa, el flujo puede fallar. En el Centro de Administración de Power Automate, asegúrate de reasignar los flujos críticos a una Cuenta de Servicio o a un nuevo propietario.
- Conexiones: Revisa y audita las conexiones de datos que usa cada flujo (credenciales de SharePoint, Outlook, etc.).
Ejemplos Adicionales de Flujos con Power Automate
Estos son solo algunos de los posibles flujos que se pueden construir para mejorar la gestión de la información en las listas y bibliotecas de SharePoint.
Guardar automáticamente respuestas de Forms en SharePoint
Forms es la herramienta de Microsoft 365 para la creación de cuestionarios inteligentes. En este artículo, nos centraremos en cómo Power Automate permite guardar automáticamente las respuestas de los formularios de Forms en una lista de SharePoint.
- Antes que nada, es importante configurar correctamente la lista.
- Los diferentes flujos preconfigurados de Power Automate están disponibles en la sección "Plantillas", a la izquierda de la interfaz.
- Este desencadenador, o evento desencadenante, estará al principio de la lista de sugeridos para la plantilla recién seleccionada. Lo primero que debe hacer es indicarle a qué formulario de Microsoft Forms debe conectarse.
- Ahora, debe indicar al flujo cómo almacenar las respuestas.
- Una vez guardado, el flujo comenzará a ejecutar su tarea. Aparecerá una ventana en la que Power Automate indicará exactamente cuáles son los problemas que le impiden activar el flujo.
Sin embargo, subrayamos que este ejemplo es solo el punto de partida. Cualquier automatización de Power Automate siempre puede ser ampliada con funcionalidades adicionales, como el envío de un correo de agradecimiento o una notificación en Microsoft Teams para señalar la llegada de una respuesta especial.
Guardar automáticamente adjuntos de Outlook en SharePoint
Pasemos al segundo tipo de flujo más común en las empresas, para guardar automáticamente los adjuntos recibidos en la bandeja de entrada de Outlook.
- Para crear el flujo desde cero, debe hacer clic en "Create", en la parte izquierda de la interfaz principal.
- Una vez seleccionado el flujo, se abrirá el lienzo de diseño vacío.
- Se abrirá una ventana para indicar al flujo cómo archivar la información en la lista o biblioteca de SharePoint de destino.
- Esta categoría particular de Acciones agrupa una o más Acciones para aplicar a todo un tipo de elementos. En nuestro caso, se aplicará la Acción para guardar todos los adjuntos que lleguen a Outlook.
- Se abrirá una ventana para indicar al flujo qué información sobre los adjuntos recibidos debe guardar.
- Se abrirá una ventana en la que Power Automate indicará exactamente cuáles son los problemas que le impiden activar el flujo.
Con Power Automate, podemos construir un flujo capaz de iniciarse con la llegada de correos electrónicos provenientes de un remitente específico. De esta forma, los archivos empresariales pueden configurarse para actualizarse en tiempo real y notificar a los usuarios con acceso a la colección sobre la adición de un nuevo documento.
Consideraciones y Límites de la Automatización
Sin embargo, existen límites en las funcionalidades de cualquier herramienta diseñada para ser precisa y, al mismo tiempo, accesible a un amplio público de usuarios. Si los usuarios se retrasan en responder a la solicitud de aprobación, es probable que el flujo no logre completarse a tiempo. En otras palabras, es posible vincular un elemento de una plataforma a varios flujos de automatización, pero no al contrario. De hecho, cada flujo configurado dentro de Power Automate solo puede estar conectado a un solo elemento de una única plataforma.
Servicios Profesionales de Automatización
Si bien la creación de plantillas simples es low-code, la automatización de procesos complejos (que integran sistemas externos, validaciones de datos y lógica condicional compleja) requiere un desarrollo profesional. En XMS, somos el partner que necesitas para:
- Mapeo de procesos: Analizamos tu proceso manual de principio a fin y lo optimizamos antes de digitalizarlo. No digitalizamos el desorden, lo eliminamos.
- Flujos críticos a medida: Diseñamos y construimos flujos de negocio complejos (Onboarding, Mesa de Ayuda, Gestión de Contratos) que utilizan SharePoint, Dynamics 365, y sistemas externos.
- Capacitación en Power Platform: Entrenamos a tus “Power Users” para que puedan crear y mantener sus propios flujos de forma segura y gobernada.
Deja de usar tu correo como un sistema de gestión de tareas. Que la tecnología trabaje para ti.
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