El flujo de información en un sistema contable es crucial para representar el esquema general de este sistema de un solo vistazo. Permite desglosarlo por niveles, paso a paso, a fin de representar los detalles.
El sistema representado puede tener componentes de software, manuales, o ambos. Actualmente, existen varias tecnologías y herramientas basadas en esta metodología, aunque es más popular en el ambiente de negocios que en el de desarrollo de software.
Componentes de un Diagrama de Flujo de Información
- Burbuja: Representa una función o proceso.
- Flecha con nombre: Indica la dirección del flujo de información.
- Caja: Representa una fuente o sumidero de información.
- Línea recta o líneas paralelas: Conectan los diferentes componentes.
Los flujos no deben representar flujo de control, esto es, no pueden tomar valores "verdadero" o "falso".
Además, representan depósitos temporales de datos. La dirección de las flechas muestra si sale o entra información.
Niveles en un Diagrama de Flujo de Información
- Diagrama de contexto: Ofrece una visión general del sistema.
- Primitivas funcionales: Son las burbujas que no se descomponen en otras burbujas.
- Niveles medios: La partición en niveles puede detenerse cuando el proceso pueda describirse en menos de una hoja tamaño carta.
Ejemplo Práctico: Empresa "X. S. A."
Para ilustrar mejor el concepto, consideremos el caso de la empresa "X. S. A.", que procesa sus ventas y recepción de pagos de la siguiente manera:
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a) Pago de Cuentas por Correo
El cajero abre cada mañana el correo del departamento de ventas. Prepara los avisos de pago (indicando el cliente y la cantidad pagada) para aquellos clientes que olvidaron incluirlo en su pago. El supervisor de contabilidad revisa todos los cheques de pago de las cuentas que ya están vencidas, y manda los cheques y avisos de pago al archivista de contabilidad, quien arregla los avisos en orden alfabético y los descarga en las tarjetas de cuentas por cobrar. Después de recibir el efectivo de las ventas del día anterior, el archivista prepara la ficha del depósito diario por triplicado. El original y la segunda copia acompañan al depósito al banco. La tercera copia se archiva.
b) Ventas
El empleado de ventas prepara las facturas por triplicado en base al pedido del cliente. El original y la segunda copia las entrega al cobrador; la tercera copia se almacena en el libro de ventas. Una venta a crédito es autorizada por el cobrador, quien consulta una lista de créditos autorizados después de que el empleado de ventas preparó la factura. Después de recibir el dinero o de aprobar la factura, el cobrador revisa la factura original, y se la da al cliente. El cobrador entrega las facturas al supervisor de contabilidad al final del día, quien balancea el efectivo con el total de facturas, y prepara el diario de ventas, que entrega al gerente.
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