¿Sabes qué es el flujo de efectivo y cómo se calcula? Esta es una técnica que se usa en empresas y negocios, aunque también puede aplicarse para la administración de las finanzas personales, que tiene como objetivo dar seguimiento a los gastos operativos de capital. Asimismo, el flujo de efectivo es, en otras palabras, el dinero que entra y sale de las operaciones de una empresa en un determinado periodo; brinda certeza sobre lo que se compra y lo que se vende. Puede ser de un solo producto o del total de los procedimientos. Es decir, se trata de dar seguimiento a la ruta del dinero en el gasto de las compañías u organizaciones.
Para explicarlo en el ámbito de las finanzas personales, tú compras un café y unas galletas cada día antes de llegar a la oficina. Luego de un tiempo, analizas tus operaciones; revisas tus pagos y transacciones realizadas durante ese periodo y te percatas de que comprar todos los días café y galletas ha mermado el pago de otras transacciones mensuales. Reflexionas con ello te das cuenta de que tus gastos no fueron lo más adecuados que digamos. Ese análisis sobre los gastos que generaste en ese mes es tu flujo de efectivo, y conocerlo te permitirá tomar mejores decisiones sobre el manejo de tu dinero, con el objetivo de optimizar dicho recurso en gastos prioritarios, claro, en el ámbito de tus finanzas personales.
Historia del Flujo de Efectivo y su Evolución
El concepto de flujo de efectivo surgió a mediados del siglo XX por la necesidad de conocer de dónde se obtuvo un recurso en una empresa y a dónde fue a parar. En ese sentido, el efectivo se puede definir como los capitales que se utilizan a corto plazo y que tienen la finalidad de hacer frente a un gasto determinado.
El documento Estado de Flujo de Efectivo, de Reinaldo Vargas Soto, da a conocer que en el año 1973 se fundó el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés), donde se concluyó que el Estado de Cambios en la Situación Financiera (como se le conocía hasta entonces) tenía una serie de debilidades e inconvenientes cuando se presentan problemas en la economía. Fue hasta el 15 de julio de 1988, mediante el pronunciamiento FAS95 que surge el Estado de Flujos de Efectivo.
En el caso de México, el concepto de flujo de efectivo surgió en 1988, en sustitución del Estado de Cambios en la Situación Financiera. Las empresas que cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores (BMV) llevan a cabo un reporte de operaciones cada trimestre. Dentro de él lo que notifican las compañías se encuentra su flujo de efectivo, así como el detalle de cuál fue su desarrollo y/o desempeño durante los últimos tres meses. Además, se informar qué entró, qué salió, cuánto fue su costo. Incluso, todas sus referencias directas a números similares de un mismo periodo anterior.
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¿Cómo se Calcula el Flujo de Efectivo?
En términos generales, el flujo de efectivo está determinado por las actividades de operación, las inversiones y el financiamiento de un negocio. Esto quiere decir que la salud financiera de una empresa u organización depende o se puede medir por la situación por la que atraviesan actualmente sus capitales monetarios. Por esta razón, conocer el flujo de efectivo nos brinda uno de los datos que más interesan durante el reporte anual de las empresas, ya que ofrece la información más valiosa de una organización: cuál es su rendimiento. Para saber cómo calcular de mejor forma el flujo de efectivo de cualquier negocio o empresa, es necesario determinar uno de los dos procesos para lograr el objetivo: el método directo y el indirecto.
Métodos de Cálculo: Directo e Indirecto
Existen dos métodos principales para saber cómo calcular el flujo de efectivo: el directo y el indirecto. El más utilizado por organizaciones es el segundo. Grosso modo, el método directo se diferencia por presentar, de manera separada y desglosada, las categorías principales de los ingresos y egresos de efectivo de las operaciones del negocio, es decir, un detalle de forma bruta del ejercicio de la organización. Mientras que, por su parte, el método indirecto indica las ganancias y pérdidas del negocio, es decir, es el resultado de las actividades operativas.
Luego, el método indirecto incide en los ejercicios no financieros, como las partidas del resultado que no tienen efecto sobre el flujo de efectivo, como lo son la depreciación, el pago de impuestos, los dividendos de cambio no efectuados, los suministros, las cooperaciones asociadas, entre otras categorías más, por divisas de pago diferido, además de otros efectos en las cobranzas y liquidaciones de la empresa, tanto en períodos previos, como en los presupuestados a futuro. En ese sentido, el uso del método directo presenta información más detallada y útil en las estimaciones de los flujos de efectivo a largo plazo, a diferencia de los datos que puede arrojar el método indirecto.
Método Directo
El método directo consiste básicamente en rehacer el estado de resultados utilizando el sistema de caja, principalmente para determinar el flujo de efectivo en las actividades de operación de la compañía. Para hacer uso de este método, las empresas que así lo decidan deberán tener a la mano todos los registros relacionados con:
- Cobranza en efectivo a los clientes
- Efectivo por concepto de intereses, dividendos y rendimientos en inversiones
- Cobros de operación
- Nómina en efectivo a empleados y pago a proveedores
- Amortización en efectivos por pagos a instituciones bancarias
- Liquidaciones en efectivo por compromisos fiscales y obligaciones con el gobierno
Para llevar a cabo este proceso de la mejor forma posible, se requiere el balance de los últimos 24 meses, así como el estado de resultados financiero de los últimos 12, esto nos sirve para comparar el rendimiento entre periodos pasados y el actual. De esta manera, el método directo organiza las operaciones financieras de la empresa tan fácil y sencillo, como si se tratara del detalle de un estado de cuenta bancaria, es decir, debe registrar y concentrar operación por operación, con datos de montos, así como las fechas en las que ocurrieron dichas transacciones en efectivo realizadas por los clientes; además, añade las salidas que se ejecutan en efectivo, como negativos para obtener la cifra neta, entre lo que ingresa y lo que sale de dinero. Es por esta razón que al método directo se le conoce como el más detallado y robusto para obtener el dato del flujo de efectivo.
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Método Indirecto
La otra forma de cómo calcular el flujo de caja o cash flow (como también se le conoce al flujo de efectivo), es el método indirecto, el cual consiste esencialmente en lograr identificar la utilidad obtenida por medio del estado de resultados, para depurarla posteriormente hasta obtener el efectivo final, el cual queda registrado en los libros de contabilidad de la empresa. La depuración consiste en restar todos los montos relacionados con el incremento de las cuentas por cobrar: se suma la reducción de inventarios, los aumentos de cuentas por pagar, así como el incremento de otros pasivos propios de las operaciones como el pago de los impuestos, obligaciones con gobierno, nómina, etcétera.
Debido a la facilidad de estructuración para comparar los términos, se le identifica como el método más usado por las compañías, tanto en las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), inclusive por corporativos, sin importar su tamaño de su facturación, ni la industria a la que pertenezcan. De acuerdo con el portal Cuida tu dinero, el método indirecto parte del ingreso neto y lleva a cabo una serie de ajustes, adiciones o deducciones derivadas de los cambios de las partidas del balance general, para llegar al flujo de caja operacional.
Importancia del Flujo de Efectivo para la Toma de Decisiones
Para las y los administradores, contadores, inversionistas, directores, así como a acreedores, entre otros, conocer el flujo de efectivo brinda información que permite la toma de decisiones, basadas en datos rigurosos, así como para analizar cuál es la capacidad de la compañía para generar flujos de efectivo que sean positivos. También permite estimar la capacidad de la empresa de cumplir con las obligaciones que han adquirido, ya sean con sus propios colaboradores, proveedores, así como sus respectivos pagos de impuestos. Adicionalmente, el saber el flujo de efectivo proporciona el valor de las necesidades de financiación, incluso, facilita la administración y el manejo interno del control sobre el presupuesto de los recursos monetarios del negocio.
Conocer las entradas y salidas de efectivo es la clave para una empresa exitosa. El flujo de efectivo es considerado por distintas organizaciones un referente fundamental a la hora de tomar decisiones contables, dado que este concepto relaciona distintas variables propias del ejercicio contable, es un elemento primordial, entre otros aspectos, para valorar las empresas y evaluar su rendimiento económico. Se puede utilizar el flujo de efectivo para crear fácilmente una previsión a corto plazo que prediga cómo y cuándo se espera que su empresa reciba y pague dinero. El término flujo de efectivo se utiliza para designar los cobros menos los pagos en efectivo durante un periodo seleccionado. Los ingresos manuales pueden ser ingresos de alquiler, intereses de los activos financieros o nuevo capital privado. Los gastos manuales pueden ser salarios, intereses a crédito o consumos privados.
El Flujo de Efectivo bajo la Dinámica de Sistemas
Los flujos de efectivo permiten a los analistas realizar simulaciones y análisis de sensibilidad, en los que se puede modificar alguna de las variables que los integran, condición propicia para pensar en una representación del flujo de efectivo bajo la mirada de la dinámica de sistemas. Contando con el supuesto de que el flujo de caja permite una mejor toma de decisiones y dado que es posible representarlo con un modelo basado en dinámica de sistemas, lo que permite aprovechar la tecnología de la informática, se ha facilitado el desarrollo de herramientas que ayudan a las empresas a tomar decisiones apoyadas en modelos informáticos con un mínimo de riesgo y cuyo propósito es representar un proceso, un fenómeno o una actividad real.
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En el modelo propuesto en esta investigación, el sistema es el flujo de efectivo o caja de las empresas, y para cualquier empresario, estudiante o usuario, el modelo de simulación será una herramienta que le permitirá entender las relaciones entre las variables que intervienen en el flujo de efectivo o caja y, a su vez, tomar decisiones acerca del funcionamiento de su negocio y la liquidez o el dinero circulante que se tenga en determinado momento en razón a la disponibilidad de los recursos, lo cual es de vital importancia para las empresas. En este sentido uno de los grandes retos para los investigadores es la determinación del comportamiento del flujo de caja a largo plazo cuando existen cambios en las variables que condicionan su comportamiento. Sin embargo, determinar el comportamiento del flujo de efectivo o caja a largo plazo puede llegar a ser complejo, debido a las relaciones de interdependencia de las variables; una metodología propicia para determinar el comportamiento del flujo de caja es la dinámica de sistemas. Adicionalmente, la dinámica de sistemas permite analizar fenómenos en términos de sistemas realimentados; el comportamiento dinámico de estos fenómenos resulta de la interacción entre variables de stock o de acumulación, variables de flujo y variables auxiliares, y estas variables en lenguaje de dinámica de sistemas se representan por medio de ecuaciones diferenciales. El principal objetivo de este trabajo es utilizar la dinámica de sistemas para representar el comportamiento del flujo de efectivo y su evolución en el tiempo cuando se realizan cambios en las variables del sistema.
Variables Clave en un Modelo de Dinámica de Sistemas del Flujo de Efectivo
Para la formulación de un modelo de flujo de efectivo bajo la dinámica de sistemas, se identifican diversas variables que cuantifican los movimientos de efectivo. Estas son:
| Variable | Abreviatura | Descripción |
|---|---|---|
| Dinero | DI | Dinero disponible para invertir o que va directamente a las entradas de efectivo. |
| Dividendos | DV | Ganancias obtenidas por la inversión de dinero en empresas privadas. |
| Ventas de contado | VC | Dinero disponible al instante por venta de productos. |
| Recaudos de cartera | RC | Acreencias que tiene la organización, es decir, dinero que se demora en estar disponible. |
| Deudas | D | Obligaciones de dinero que tiene que pagar la empresa. |
| Pago a proveedores de contado | PPCO | Egreso de dinero inmediato por concepto de la adquisición de materias primas o insumos. |
| Pago a proveedores a crédito | PPCR | Egreso de dinero a crédito por concepto de la adquisición de materias primas o insumos. |
| Impuestos | IM | Carga impuesta al dinero percibido, ya sea por ventas de contado, recaudo de cartera o dividendos. |
| Intereses | IN | Egreso generado por el pago de intereses debido a préstamos o demora en los pagos a bancos. |
| Entradas de efectivo disponibles | EED | Variable que cuantifica el total de entradas de efectivo que se tendrán disponibles en un periodo de tiempo. |
Formulación y Validación del Modelo
Después de identificar las variables del modelo y las relaciones de estas, se procede a identificar dos tipos de bucles de realimentación: bucles de realimentación de equilibrio y bucles de realimentación de refuerzo. En esta parte del trabajo se hace una descripción formal de la estructura en de las ecuaciones en notación Forrester que representan el modelo del flujo de efectivo. Después de formular las ecuaciones que formarán parte del modelo, se procede a formular este modelo en software Stella, dado que este permite integrar los tipos de variables mencionados anteriormente de forma dinámica.
En los trabajos relacionados con la validación del modelo y la aproximación a la realidad de los modelos desarrollados en dinámica de sistemas, los autores mencionan que no es posible representar de manera exacta y sin error el comportamiento de un sistema real. Por su parte, el nivel de detalle del modelo se relaciona con el costo y el tiempo del desarrollo del modelo, es así que para poder minimizar estas dos condiciones y permitir un acercamiento lo bastante razonable en términos prácticos se debe de definir muy bien el propósito del modelo. Una vez validado el modelo se planean dos escenarios: primero, las entradas de efectivo son mayores a la salida de efectivo; segundo, las salidas de efectivo son mayores a las entradas de efectivo.
La prueba de estructura consiste en determinar si la estructura del modelo coincide con la del sistema que está siendo modelado. Al realizar la prueba de estructura para el modelo del flujo de efectivo o caja que se tiene en una organización, se puede afirmar que el modelo planteado sí describe el flujo de efectivo o caja de las organizaciones, debido a que cumple a cabalidad con su definición. Adicionalmente, los sistemas contables utilizan las mismas cuentas de entrada de dinero o de efectivo y las mismas variables de salida de efectivo que las usadas en el modelo descritas; en ese sentido, la diferencia será llamada saldo o liquidez, la cual es la variable de respuesta del modelo objeto de estudio.
De otro lado, la prueba de condiciones extremas consiste en plantear escenarios extremos y ver los efectos que generan en el sistema modelado, por lo que la prueba de condiciones extremas tiene relación con la prueba de estructura del modelo. Luego de aplicar el efecto limitante de los parámetros de cero ingresos de efectivo, el resultado es un valor decreciente en la variable de respuesta dinero líquido disponible, lo cual indica un correcto funcionamiento del modelo de simulación propuesto, debido a que, si no se tienen ingresos de efectivo y se tienen salidas de efectivo, no habrá dinero disponible y se generarán deudas. El último de los pasos del proceso iterativo es la formulación de escenarios.
Como se indicó anteriormente el flujo de efectivo o caja es de vital importancia para cualquier organización, sin embargo, en la literatura la existencia de modelos de simulación que permitan integrar las variables del flujo de efectivo desde el punto de vista de un estado de resultados es considerablemente limitada. Por lo cual en esta investigación se planteó un modelo de simulación a largo plazo basado en dinámica de sistemas que representa el comportamiento del flujo de efectivo, este modelo permite realizar cambios o variaciones en las variables que influyen en el flujo de efectivo y los efectos que causan en este. Es de resaltar que en trabajos futuros se podría plantear una comparación entre el porcentaje de ventas de contado y el porcentaje de ventas a crédito frente a las salidas de efectivo, y de esta manera contrastar la flexibilidad de la empresa en cuanto al balance entre ventas, obligaciones bancarias y pago de proveedores antes de quedarse sin efectivo, en términos de flexibilidad.
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