Gestionar correctamente el XML de una factura es clave para cualquier vendedor online en México. El archivo XML de factura es el formato digital oficial que contiene toda la información fiscal de una factura electrónica en México y es el documento que valida la operación ante el SAT. A diferencia del PDF, que solo es una representación visual, el XML es el comprobante legal y fiscalmente vinculante.
¿Qué es el archivo XML de una factura?
El archivo XML (Extensible Markup Language) es el documento digital oficial que respalda la validez fiscal de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Entre los datos que incluye se encuentran: el RFC del emisor y del receptor, el monto de la operación, impuestos trasladados y retenidos, método y forma de pago, entre otros. El lenguaje XML proporciona una plataforma para crear un formato aplicable en el análisis de datos, lo cual ha ayudado a las autoridades a una mejor recaudación y evitar facturas falsas.
El rol fundamental del Folio Fiscal (UUID)
El folio fiscal es el elemento que da validez a los CFDI. Este folio es equivalente al concepto de UUID (Identificador Único Universal) y se encuentra representado en los CFDI bajo dichas siglas. En la cadena XML se encuentra reflejado con la clave UUID, que se compone de 32 dígitos hexadecimales que se muestran en cinco grupos separados por un guion.
¿Para qué sirve el folio fiscal digital?
La importancia del folio fiscal radica en que es información que permite verificar la validez de una factura, cancelarla o recuperarla del sistema del SAT. Si desconfías de un proveedor, puedes buscar la factura mediante el folio para comprobar su autenticidad y su validez ante el SAT. Las empresas que llevan el registro de las facturas de sus proveedores deben guardar los folios de cada CFDI para realizar sus declaraciones anuales y deducciones correspondientes.
Tabla de componentes del CFDI
- XML: Documento oficial con validez fiscal; es legible por sistemas electrónicos.
- PDF: Representación visual del CFDI; sirve para fines administrativos o internos.
- Folio Fiscal (UUID): Identificador único generado por el PAC o el SAT que garantiza la autenticidad.
Verificación y gestión de facturas
El SAT cuenta con una herramienta para verificar si el folio fiscal se encuentra registrado en su base de datos. Para realizar la consulta, debes acceder al portal oficial sat.gob.mx y capturar el folio fiscal, el RFC del emisor, el RFC del receptor y los dígitos de la imagen captcha. Si una factura no tiene un folio fiscal válido o no coincide con los datos del comprobante, no se considera válida para efectos fiscales y el contribuyente podría ser sancionado.
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Para la cancelación de CFDI, el emisor debe indicar a su cliente la necesidad de cancelar una factura, así como la razón para hacerlo. En caso de ser necesario, se realizará la sustitución del comprobante con la clave “01 Comprobantes emitidos con errores con relación” y se tendrá que indicar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye para relacionarlos.
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