Formas de Hacer un Inventario Contable

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas, otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción, o de ésta al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso.

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferentes y a menudo incongruentes.

• Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
• Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
• Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
• Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.

Tipos de Inventarios

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que éstas se preparen para producir una sola parte. Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación.

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Según su Naturaleza y Función

• Inventarios de productos terminados: Productos listos para la venta.
• Inventarios de materias primas: Materiales necesarios para el proceso de fabricación.
• Inventarios en tránsito: Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
• Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
• Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
• Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
• Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
• Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
• Inventario disponible.
• Inventario en línea.
• Inventario en cuarentena.

Según su Periodicidad

• Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades, los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.
• Inventario intermitente: Se efectúa varias veces al año.
• Inventario físico: Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
• Inventario inicial.
• Inventario final.
• Inventario anual.
• Inventario periódico: Es un tipo de inventario programado para efectuarse de forma periódica; por ejemplo, cada mes, cada seis meses o cada año.
• Inventario cíclico: Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
• Inventario permanente: Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.

Métodos de Valuación de Inventarios

Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.

• Costo
• Costo o mercado, al más bajo

Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

El costo de los artículos disponibles para la venta, se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.

Inventario Físico Detallado

El inventario físico, también conocido como conteo físico de existencias, es un proceso crucial para las empresas que implica un recuento detallado y exhaustivo de todos los productos o mercancías almacenadas en un momento específico. Su objetivo principal es verificar y registrar la cantidad real de existencias disponibles en el almacén o lugar de resguardo. Este proceso abarca desde productos terminados hasta materias primas, brindando una visión precisa del inventario de la empresa.

Objetivo de un Inventario Físico

El objetivo principal de un inventario físico es verificar y registrar la cantidad real de existencias disponibles en el almacén o en el lugar donde se resguarden los productos. Este recuento se lleva a cabo mediante la revisión física y conteo manual de cada artículo presente en el inventario, lo que incluye productos terminados, materias primas, productos en proceso y cualquier otro artículo que forme parte del stock de la empresa. El proceso del inventario físico puede ser realizado de forma periódica, por ejemplo, al final de un período contable, o puede llevarse a cabo en momentos específicos, como antes de una temporada de alta demanda o para detectar posibles pérdidas o faltantes.

Hacer el inventario físico es una actividad que puede durar varias horas y para algunos comercios a veces significa tener que cerrar la tienda temporalmente. Sin embargo es importante llevarla a cabo, ya que permite corroborar la presencia real de la mercancía de tu empresa, verificar su estado y condiciones de seguridad.

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Ventajas de un Inventario Físico

El inventario físico tiene varias ventajas importantes para las empresas, especialmente en términos fiscales y de gestión.

• Precisión en los registros contables: Permite verificar que los registros contables correspondan con la cantidad real de productos en existencia. Esto ayuda a evitar errores y discrepancias en los estados financieros.
• Detección de pérdidas y faltantes: Con la toma de inventarios físicos, es posible identificar cualquier desviación entre las existencias reales y los registros contables. Esto puede ser crucial para detectar posibles robos, pérdidas o errores en la gestión de inventario.
• Cumplimiento fiscal y legal: Muchos países requieren que las empresas presenten informes precisos sobre sus existencias para fines fiscales. Un inventario físico bien documentado asegura que la empresa cumpla con los requisitos legales y fiscales, como el inventario fiscal.
• Optimización de la gestión de inventario: El levantamiento de inventario físico proporciona información valiosa sobre la rotación de inventario, lo que permite a la empresa tomar decisiones más informadas sobre compras, ventas y almacenamiento. Facilita la verificación de los activos de la empresa y la identificación de cualquier discrepancia.
• Control de calidad: Al realizar la toma física de inventarios, es posible identificar productos dañados o en mal estado. Esto permite tomar medidas para rectificar la situación y mantener la calidad de los productos ofrecidos.
• Genera confianza en los socios y stakeholders: Un inventario bien gestionado y documentado inspira confianza en inversores, socios comerciales y otras partes interesadas, ya que demuestra un nivel de profesionalismo y diligencia en la gestión de los activos de la empresa.

Realizar un inventario físico de manera regular es una práctica esencial para mantener la precisión en los registros contables, cumplir con requisitos fiscales y legales, y optimizar la gestión de inventario en una empresa.

Preparación para el Inventario Físico

Para facilitarte la tarea, te queremos compartir algunos consejos que te ayudarán a que el conteo se lleve de forma rápida y sea menos laborioso:

1. Elige bien a tus “contadores”: No asignes esta tarea a cualquier empleado. Quien lleve a cabo el recuento de existencias debe ser un colaborador experimentado que esté familiarizado con la ubicación de los diferentes artículos. Considera también la gestión de almacenes y el uso de sistemas de gestión adecuados.
2. Programa con tiempo el conteo: Establece con anticipación la fecha en que se llevará a cabo el conteo físico y asegúrate de que los colaboradores que participarán estén enterados y disponibles. La cuestión de cuándo y con qué frecuencia llevar a cabo un inventario físico realmente depende de cada empresa.
3. Ordena y etiqueta tu mercancía: Antes de empezar a contar, cerciórate de que todos los productos se encuentren dentro del almacén o en el área que les corresponde. Asegúrate de que no haya productos dispersos, que todos los artículos del mismo tipo estén juntos.
4. Diseña un mapa del almacén: Elabora un mapa de tu tienda o del almacén que muestre en dónde se encuentran ubicados los artículos. De esta forma se facilitará visualmente el poder determinar el proceso de conteo (por dónde empezar, cómo moverse por el almacén) y marcar las secciones que ya hayan sido contadas.
5. Decide qué tratamiento se le dará a los artículos en el “limbo”: Para evitar confusiones, antes de empezar el conteo, decide qué tratamiento le darás a la mercancía que esté en tránsito, órdenes pendientes de proveedores o productos devueltos o defectuosos.
6. Simplifica la cuenta: Evita errores definiendo claramente la unidad de medida de cada artículo y asegúrate de que tu personal la conozca.
7. Optimiza tus procesos por medio de la tecnología: Si utilizas un software de control de inventarios, combinado con un lector para toma de inventarios, puedes evitar re trabajar, ya que el conteo se reflejará directamente en el sistema. Un buen software de gestión puede hacer la diferencia en la eficiencia del proceso de inventario.

Pon en práctica estos consejos y verás cómo tu conteo de inventario físico será más eficiente.

Cómo Hacer un Inventario de una Tienda

Realizar un inventario en una tienda implica varios pasos detallados:

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1. Preparar la hoja de inventario: Utiliza un formato de inventario físico o una hoja de cálculo para registrar cada producto.
2. Organizar el inventario de almacén: Asegúrate de que todos los productos estén bien organizados y etiquetados.
3. Realizar el conteo: Cuenta cada producto, asegurándote de registrar la unidad de medida correcta.
4. Registrar los datos: Introduce los datos en el software de gestión o en la hoja de cálculo.
5. Revisar y ajustar: Verifica que los registros coincidan con el conteo físico y ajusta cualquier discrepancia.

Métodos para Organizar tu Inventario

Los métodos de inventario son técnicas utilizadas por las empresas para contar, evaluar y gestionar sus existencias de mercancías o productos. Estos métodos son esenciales para la contabilidad y la gestión financiera, y pueden afectar significativamente la evaluación de la rentabilidad de una empresa.

1. Inventario Periódico: En este método, el inventario se cuenta y se evalúa al final de un período contable específico, que puede ser mensual, trimestral o anual. Durante el período, las compras se registran en una cuenta de compras y no se actualiza el inventario hasta que se realiza el conteo físico. Este método es menos costoso de implementar pero puede no proporcionar la información más actualizada sobre el estado del inventario.
2. Inventario Perpetuo: A diferencia del método periódico, el inventario perpetuo mantiene un registro continuo de las entradas y salidas de inventario, actualizando constantemente el saldo de inventario. Este método utiliza software de gestión de inventarios y tecnologías como los escáneres de código de barras para rastrear las transacciones en tiempo real. Es más preciso y proporciona una visión clara y actualizada del inventario en cualquier momento.
3. Método FIFO (First In, First Out): Este método asume que los primeros artículos en ser almacenados son los primeros en ser vendidos. Es especialmente útil en negocios donde los productos tienen fechas de caducidad o en entornos donde los precios de los productos aumentan con el tiempo. FIFO ayuda a evitar la obsolescencia del producto y es preferido en la contabilidad porque los costos registrados reflejan los costos más antiguos, lo cual es beneficioso en tiempos de inflación.
4. Método LIFO (Last In, First Out): Bajo LIFO, los últimos artículos en ser almacenados son los primeros en ser vendidos. Este método puede ser útil para fines impositivos en ciertas jurisdicciones porque puede reducir la obligación fiscal en tiempos de inflación, dado que los costos de inventario reportados serán más altos.
5. Método del Costo Promedio: Este método calcula un costo promedio de todos los productos en inventario para determinar el valor del costo de los bienes vendidos. El costo promedio se recalcula cada vez que se realiza una compra, lo que puede hacer que este método sea más justo en términos de valoración de inventario en comparación con FIFO o LIFO.
6. Método de Inventario ABC: No es un método de valoración de inventario como FIFO, LIFO o el Costo Promedio, sino más bien una técnica de clasificación y gestión de inventario basada en la importancia de los diferentes artículos en inventario.

Clasificación ABC

• Categoría A: Representa los artículos más valiosos, generalmente alrededor del 20% del número total de artículos, pero que constituyen alrededor del 70-80% del valor de uso del inventario. Estos requieren un control muy estricto y una gestión cuidadosa debido a su alto impacto en el costo del inventario.
• Categoría B: Son los artículos de importancia intermedia, a menudo alrededor del 30% del número total de artículos que representan aproximadamente el 15-25% del valor del inventario. Estos artículos requieren un nivel moderado de control en comparación con los artículos de la categoría A.
• Categoría C: Incluye los artículos menos críticos, que constituyen aproximadamente el 50% del número total de artículos pero solo el 5-10% del valor del inventario. Estos artículos requieren los controles más básicos debido a su menor impacto financiero.

El uso del método ABC permite a los negocios enfocar sus esfuerzos de gestión y control en los artículos que son más críticos para su economía, optimizando recursos y mejorando la eficiencia en la gestión del inventario. Es especialmente útil en entornos con un gran número de SKUs (unidades de mantenimiento de stock), ayudando a priorizar esfuerzos y recursos de manera más efectiva.

Consejos para un Buen Control de Inventario

1. Establece Tus Objetivos de Inventario: Antes de comenzar con cualquier práctica de inventario, es vital definir qué quieres lograr con tu sistema de inventario. ¿Es reducir los costos de almacenamiento, mejorar la satisfacción del cliente mediante una mejor disponibilidad de productos, o quizás optimizar el proceso de compra a proveedores?
2. Crea Compromisos con Tus Proveedores: Una relación sólida y comunicativa con tus proveedores es fundamental. Negocia términos que beneficien ambas partes, como tiempos de entrega confiables y precios justos, y considera la posibilidad de ajustes flexibles según las necesidades de tu inventario.
3. Recoge Información Fiable: La calidad de tu inventario depende directamente de la precisión de la información que recopiles. Asegúrate de que cada artículo se registre con datos correctos y actualizados, como cantidad, descripción, ubicación y precio.
4. Busca Siempre la Sincronización: Para negocios con múltiples puntos de venta o aquellos que manejan ventas tanto en tienda física como en línea, la sincronización del inventario es esencial. Asegúrate de que todas las plataformas y puntos de venta compartan una base de datos centralizada que se actualice en tiempo real.
5. Monitoriza Tu Inventario: Finalmente, el seguimiento constante de tu inventario es clave. Implementa revisiones periódicas y auditorías para verificar la precisión de tus registros y evaluar el rendimiento de tus estrategias de inventario.

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