Una de las herramientas más poderosas para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. El balance general es un estado financiero que refleja la situación económica de una empresa en un momento determinado. Debe ser un estado que muestre los recursos (activo) de que dispone la entidad y las fuentes de dichos recursos (pasivo y capital). Asimismo, el balance general se debe elaborar con los saldos de las cuentas del activo, pasivo y capital contable que se obtengan al finalizar un periodo contable o ejercicio.
¿Te cuesta entender cómo se hace un balance general o por dónde empezar? No te preocupes. En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer un balance general fácil y rápido, aunque no seas contador. Pero, ¿cómo puedes interpretar estos números y términos contables? Asimismo, explicaremos qué es, por qué es importante, una forma fácil de llevarlo a cabo y un ejemplo para ilustrar todo el conocimiento.
Importancia del Balance General
El balance general es un indicador muy importante para cualquier empresa, ya sea grande, mediana o pequeña, porque muestra de manera clara los recursos de la empresa y cómo están financiados. Además, el balance general permite comparar el crecimiento de la empresa a lo largo del tiempo, detectar áreas de mejora y tomar decisiones financieras basadas en datos reales. El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso.
El balance general es un documento esencial para cualquier empresa, ya que brinda una visión clara de su estabilidad financiera y ayuda en la toma de decisiones estratégicas. La estabilidad financiera de una empresa no solo depende de sus ingresos y egresos, sino también del correcto análisis de su situación contable.
Estructura Básica del Balance General
El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados:
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Activo = Pasivo + Capital Contable
Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado. Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada.
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
Activos
1. Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización.
Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando).
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- Activos Circulantes: Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año.
- Activos No Circulantes: Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año. Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo.
Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
Pasivos
Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa.
- Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros.
Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
- Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año.
- Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
Capital Contable o Patrimonio
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna.
El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año).
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Formas de Presentación del Balance General
Diversos autores, coinciden en que las formas de presentación del Estado de Situación Financiera o Balance General pueden reducirse a tres modelos diferentes:
- En forma de cuenta.
- En forma de reporte.
- En forma inglesa.
Es importante no perder de vista que estos modelos de presentación exclusivamente se circunscriben a la forma, no así al contenido ya que éste, independientemente del modelo elegido permanece inalterable.
"La forma tradicional que más se sigue para el balance general es la forma de cuenta, con activos a la izquierda y pasivos y patrimonio de los dueños a la derecha; en la práctica británica y continental, se invierte por lo general el orden de los activos y pasivos. En años recientes se han hechos intentos experimentales para simplificar la presentación de la información del balance general, y el resultado ha sido la forma de reporte, con numerosas variantes, que han venido usando algunos contadores para información externa."
Presentación en Forma de Cuenta
Esta forma de presentación obedece a la fórmula A = P + C, la cual se conoce también como fórmula del balance. Esta es la presentación más utilizada; tradicionalmente en ella se muestran, horizontalmente, del lado izquierdo el activo y del lado derecho el pasivo y el capital contable, o se exhibe en este orden de forma vertical.
Presentación en Forma de Reporte
Este formato se presenta verticalmente: en primer lugar se muestra el activo, en segundo sitio se incluye el pasivo y en el tercero o último lugar se presenta el capital contable.
Otros tipos de balance general
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Blance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
- Un segundo modelo es el consolidado, que se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas.
Cómo Elaborar un Balance General
Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio. El balance general debe elaborarse periódicamente. Para evitar estos errores, es recomendable utilizar software de contabilidad, el cual automatiza el proceso y garantiza la precisión de datos. Un software de contabilidad es una solución integral que garantiza el acceso a toda la información que requieres, de forma sistematizada y actualizada.
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio.
Pasos para elaborar un balance general:
- Paso 1: Reúne la información financiera básica. Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
- Paso 2: Clasifica los activos y pasivos. Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria).
- Paso 5: Presenta tu balance en formato tabla. Organiza toda la información en una tabla clara.
En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto. Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada.
En un archivo de excel divídelo en dos columnas. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
Si lo prefieres, también puedes descargar gratis este Formato de Estado de Resultados y plantilla de Balance General.
Ejemplo Ilustrativo
Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general. Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000).
Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar?
| Activos | Pasivos y Patrimonio Neto |
|---|---|
| Efectivo: $50,000 | Deudas a corto plazo: $30,000 |
| Cuentas por Cobrar: $65,000 | Deudas a largo plazo: $40,000 |
| Inventario: $100,000 | Patrimonio Neto: $145,000 |
| Total Activos: $215,000 | Total Pasivos y Patrimonio Neto: $215,000 |