Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras. El manejo y control de materiales es una función clave dentro de la gestión de la producción y la logística, ya que asegura que los insumos necesarios para la fabricación de bienes o prestación de servicios estén disponibles en la cantidad correcta, en el momento oportuno y con el menor costo posible.
El control de los materiales representa un asunto de especial interés para las empresas manufactureras, por cuanto, se trata de la materia prima que una vez procesada dará paso a los productos terminados que necesita la compañía para desarrollar sus funciones operativas y dar cumplimiento a su objeto productivo. En consecuencia, dicho control de materiales debe significar para la empresa una herramienta de gestión de los costos con miras a desarrollar una metodología de registro sistemático, planificado y minucioso sobre la materia prima. Este instrumento podría ser utilizado por los niveles directivos de una organización, como un sistema de información en el ámbito contable, administrativo, gerencial y operativo, pudiendo garantizarse así la optimización del uso de los mismos en el proceso de transformación.
De este modo, el uso de un exhaustivo control de materiales garantizará a la organización un registro detallado de la materia prima utilizada en el proceso productivo, y por tanto, debe contribuir al aseguramiento de la calidad de los materiales adquiridos por la organización para el desarrollo de su proceso productivo. En los negocios donde se fabrican productos, entender cómo se forman los costos no es solo una tarea contable, sino una necesidad para mantener el control de la operación.
La contabilidad de producción permite identificar cuánto cuesta realmente fabricar, qué recursos se están utilizando y en qué etapas del proceso se concentran los mayores gastos.
¿Qué son los Materiales?
Los materiales representan un conjunto de unidades básicas que una vez pasan por el proceso de transformación se convierten en productos terminados. Al respecto, los materiales son elementos agrupados en un conjunto, el cual es, o puede ser, usado con algún fin específico; estos presentan naturaleza tanto real (ser cosas), como virtual o ser totalmente abstractos (Polimeni, Fabozzi, y Adelberg, 1994). Además, constituyen el elemento principal de los costos de producción, los cuales se transformarán en productos terminados al agregarles los costos de conversión, que pueden ser directos e indirectos.
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En consecuencia, los materiales están representados por una serie de insumos básicos necesarios para realizar el proceso de transformación que dará como resultado final un nuevo fruto llamado producto terminado (Molina, 2004). Consecuentemente, los materiales pueden comprarse a proveedores exteriores, debiendo ser conformes a los requisitos de calidad, y son bienes que se consumen en el proceso productivo.
Los materiales que ingresen a una empresa requieren de una combinación de labores y de un conjunto de formas o registros contables que sirvan de instrumento de control en cada una de las etapas de utilización (Estupiñan, 2006). Bajo estas concepciones, el control de los materiales lo conforman una serie de pasos y procedimientos que dan cuenta de los movimientos de la materia prima desde el momento mismo en que se solicitan al proveedor, hasta cuando el producto terminado ingresa al almacén respectivo. Por esta razón, es básico o propio de las empresas industriales y todas aquellas donde se tengan que desarrollar funciones de proceso para llegar a un bien final.
Clasificación de los Materiales
Ahora bien, en lo que respecta a la clasificación de los materiales, estos se identifican fácilmente como parte del producto terminado, se denominan materiales directos y los que tienen importancia secundaria o no se convierten en productos terminados, se denominan materiales indirectos (Lester et al., 2010).
- Materiales Directos: Son todos los materiales que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración del producto. En efecto, “los materiales directos son aquellos elementos que pueden identificarse de una manera concreta y provechosa con un producto o con un trabajo específico” (Molina, 2004: 71). Al mismo tiempo, son aquellos materiales que forman parte de los productos y generalmente determinan la calidad, cantidad o presentación de los mismos en el mercado, razón por la que sus costos se asignan directamente a cada producto concreto, es decir, sin recurrir a procedimientos de reparto en función de niveles de actividad (Lester et al., 2010).
- Materiales Indirectos: Están enmarcados en todos los materiales que, aun cuando son utilizados en el proceso productivo, son los que auxilian o prestan un servicio a la transformación productiva, por lo que, representan suministros a la fabricación desarrollada por la empresa. El material indirecto es aquel que se utiliza en el proceso de la manufactura pero cuyo costo no es directamente rastreable hasta cada producto (Welsch y Gordón, 2005). Además de esto, “los materiales indirectos son los demás suministros involucrados en la producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos” (Polimeni et al., 1994: 76). De este modo, la fabricación para obtener sus resultados requiere insumos que no son mano de obra directa ni materiales directos, conformado por aquellos que se pueden integrar físicamente al producto, pero que por su naturaleza no consiguen identificarse o cuantificarse fácilmente en cada unidad de manufactura (Cuevas, 2001).
Contabilización de los Materiales
Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. En una empresa manufacturera, la inversión en materiales representa cuantiosas sumas de dinero, si estas son comparadas con el total de los activos de esta, por lo cual, se requiere que su contabilización sea cuidadosamente controlada de manera que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras mostradas.
Al respecto, las actividades para la contabilización de los materiales comprende:
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- Compra de los materiales: Incluyendo en esta; solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción, factura de proveedor, el mayor de almacén o las tarjetas de inventario continuo.
- Uso de materiales: Que requiere autorizarlos por medio de la requisición de materiales preparado por el departamento de producción (Molina, 2004). También es necesario realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.
Documentos y Procedimientos Clave en la Contabilización de Materiales
La función de un departamento de compras de cualquier empresa es la de hacer los pedidos de materia prima y suministros solicitados por el departamento de producción.
- Requisición de Compra: Es un documento escrito que por lo general se envía para notificar al departamento de compras sobre de una carencia de materiales o suministros. La requisición de compra está generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía (Polimeni et al., 1994). Es importante preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.
- Orden de Compra: Es aquella que emite el departamento de compras autorizando al proveedor para que despache los materiales solicitados y a los precios de venta acordados en la negociación. En este documento también se indican las condiciones de entrega y de pago (Molina, 2004). Como resultado, la orden de compra se prepara en función a lo señalado en la requisición de materiales.
- Recepción de Materiales: Cuando se reciben los materiales que fueron pedidos se inspeccionan para tener seguridad de cumplen con las características de calidad necesarias y se ajustan a las especificaciones de la orden de compra. Posteriormente, el departamento que recibe procede a llenar el formato de recepción mostrando la cantidad y la clase de material recibido, identificando; proveedor, número de la orden de compra, fecha en que fue recibido y firma autorizada (Molina, 2004). Atendiendo a esto, el informe de recepción es un formato elaborado con la finalidad de detallar las unidades y características de los materiales recibidos.
- Factura del Proveedor: “Es el documento oficial mediante el cual se formaliza la venta en función a la compra efectuada, por ello sirve a la empresa compradora para cerrar el proceso de compra” (Hargadón y Munera, 1991, citados por Molina, 2004: 74). Por consiguiente, la factura representa un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, una persona que vende puede rendir cuentas de forma instrumentalizada.
- Requisición de Materiales para Producción: El uso de los materiales es el proceso desarrollado internamente en una empresa u organización en el marco de la explotación y desarrollo de su actividad económica. De esta manera, la persona encargada del almacén es responsable del adecuado resguardo, protección y salida de todos los materiales que estén bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada formato indica el número de la orden o el departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos despachados (Polimeni et al., 1994). Por su parte, el almacén entrega los materiales para producción cuando se le autoriza por medio de la requisición de materiales, preparada por el jefe de la producción. Cada formato señala la información necesaria de acuerdo a las características puntuales de la empresa que la emite, así como, de sus necesidades de información (Molina, 2004).
- Informe de Materiales Devueltos: Según los citados autores, algunas veces producción o cualquier departamento requisitor devuelve materiales al almacén, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado “Informe de materiales devueltos” que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén.
De acuerdo a los planteamientos del autor, el almacenista recibe las requisiciones, haciendo un resumen de las mismas, indicando en este sumario los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos utilizados en la fabricación. Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y costos, se archivan para entregarlas periódicamente, según las políticas que tenga la compañía. Se establece así un control más efectivo de los materiales que se suministran a producción.
Principios del Control de Materiales
Es fundamental para un control efectivo:
- Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricación.
- Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.
Métodos de Valuación de Inventarios
La materia prima constituye uno de los tres elementos del costo y también constituye un rubro en inventarios. Esto quiere decir que el control de la materia prima se lleva a cabo a través del almacén o inventario de materia prima. Para ello, las Normas de Información Financiera (2021) nos señalan 3 fórmulas de asignación del costo:
- Costos Identificados: El costo de los inventarios de partidas que normalmente no son intercambiables entre sí y de artículos o servicios producidos y segregados para proyectos específicos debe asignarse utilizando la identificación específica de sus costos individuales. Esto quiere decir que los inventarios utilizados para artículos destinados a proyectos específicos se deben costear con el costo individual de cada material o materia prima. Este método asigna un costo específico a cada unidad de inventario, permitiendo un control detallado de los productos.
- Costos Promedios: De acuerdo con la fórmula de costos promedios, el costo de cada artículo debe determinarse mediante el promedio del costo de artículos similares al inicio de un periodo adicionando el costo de artículos similares comprados o producidos durante éste. El promedio debe recalcularse cada vez que entre un nuevo material al almacén o periódicamente si la entidad así lo desea. Comenta García (2008), que “El nuevo costo resulta de dividir el saldo monetario entre las unidades en existencia, por lo cual las salidas que se realicen después de esta nueva compra se valúan a este nuevo costo y así sucesivamente.” (p.93).
- Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): También se le conoce simplemente como PEPS. García (2008) menciona que “se basa en el supuesto de que los primeros materiales en entrar al almacén son los primeros en salir de él; es decir, los materiales de adquisición más antiguos son los primeros en utilizarse.” (p.94). Este método asume que las primeras unidades adquiridas o producidas son las primeras en venderse o utilizarse en el proceso de producción. En consecuencia, el inventario final estará compuesto por los artículos adquiridos más recientemente. Se utiliza cuando el sistema de inventarios es permanente. El manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se asigna su costo y para lograr una correcta asignación bajo la fórmula PEPS deben establecerse y controlarse capas del inventario según las fechas de adquisición o producción de éste. (Normas de Información Financiera, 2021, p.477).
Ejemplo de Control de Materia Prima (Costo Promedio)
Consideremos el siguiente caso: El inventario existente de materia prima es de 500 unidades a $40.00 c/u. El 01 de enero se compran 130 unidades a $50.00 c/u. El 10 de enero se compran 100 unidades a $45.00 c/u. El 15 de enero salen del almacén 300 unidades para utilización del artículo A. El 25 de enero se compran 200 unidades a $60.00 c/u. El 30 de enero salen del almacén 150 unidades para utilización del artículo B.
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De acuerdo a la fórmula de asignación de costo promedio:
| Fecha | Descripción | Entradas (Unidades) | Costo Unitario | Entradas (Valor) | Salidas (Unidades) | Costo Unitario | Salidas (Valor) | Saldo (Unidades) | Costo Promedio | Saldo (Valor) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Inventario inicial | 500 | $40.00 | $20,000.00 | |||||||
| 01/Ene | Compra | 130 | $50.00 | $6,500.00 | 630 | $42.06 | $26,500.00 | |||
| 10/Ene | Compra | 100 | $45.00 | $4,500.00 | 730 | $42.47 | $31,000.00 | |||
| 15/Ene | Salida Art. A | 300 | $42.47 | $12,741.00 | 430 | $42.47 | $18,259.00 | |||
| 25/Ene | Compra | 200 | $60.00 | $12,000.00 | 630 | $48.03 | $30,259.00 | |||
| 30/Ene | Salida Art. B | 150 | $48.03 | $7,204.50 | 480 | $48.03 | $23,054.50 |
Contabilidad de Producción y Control de Costos
En los negocios que fabrican productos, no basta con saber cuánto se vende o cuánto se gasta en general. También es importante entender qué recursos se usan para producir y cómo esos recursos se convierten en costos dentro del proceso productivo. La contabilidad de producción ayuda a ordenar y analizar la información relacionada con la fabricación, como materiales, mano de obra y otros costos necesarios para producir. Su función es mostrar con mayor claridad cuánto cuesta producir y en qué parte del proceso se concentran esos costos.
En la práctica, la contabilidad de producción permite:
- Identificar los costos que se generan durante la producción.
- Diferenciar los costos de fabricación de otros gastos del negocio.
- Contar con información más clara para evaluar precios y eficiencia.
Así, la contabilidad de producción facilita una mejor comprensión del proceso productivo y apoya decisiones más informadas. Para saber si producir está siendo rentable, primero es necesario tener claro en qué se está yendo el dinero durante la fabricación. Cuando el sistema de costos está bien definido, la contabilidad de producción deja de ser un registro técnico y se convierte en una herramienta práctica para controlar la fabricación y mejorar los resultados del negocio.
Cómo Controlar los Costos de Producción en la Práctica
Controlar los costos de producción no requiere procesos complejos, sino tener visibilidad sobre cómo se usan los recursos durante la fabricación. En la práctica, el objetivo es identificar dónde se generan los costos y revisar si se mantienen dentro de lo esperado. Un buen punto de partida es observar las etapas clave del proceso productivo, como el uso de insumos, el tiempo de trabajo y los costos indirectos asociados. Esto permite detectar rápidamente en qué momento se concentran los mayores gastos.
El control se vuelve más efectivo cuando se aplican acciones simples como: Comparar el consumo real de materiales con lo planificado. Registrar y revisar esta información de forma constante ayuda a anticipar desviaciones y tomar decisiones a tiempo, evitando que pequeños desajustes afecten el costo final de producción.
Para que el control de los costos de producción sea efectivo en el día a día, es fundamental llevar un seguimiento claro de los insumos y materiales utilizados. Cuando este control se mantiene de forma constante, el kardex se convierte en una herramienta fundamental para tomar mejores decisiones de compra, producción y reposición, manteniendo el proceso productivo más ordenado y previsible.
Claves para Controlar los Costos de Producción sin Errores
- Registrar los costos de producción de forma oportuna, no solo al cierre del periodo.
- Diferenciar correctamente materiales, mano de obra y costos indirectos.
- Mantener actualizado el kardex de producción para evitar desajustes de inventario.
- Comparar regularmente los costos reales con lo planificado para detectar variaciones.
- Usar la información de costos como apoyo para decisiones, no solo como registro contable.
Control de Costos vs. Gestión de Costos
Las personas a menudo confunden el control de costos con la gestión de costos, pero estos son procesos diferentes que debes conocer y entender correctamente. El control de costos es un proceso más pequeño dentro del sistema de gestión de costos general. Si bien el control de costos implica identificar los gastos y reducirlos para aumentar las ganancias, la gestión de costos es el proceso general de estimar, presupuestar y supervisar los costos del proyecto.