El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es uno de los impuestos más comunes que deben abonar las empresas españolas y del resto de la UE.
Si bien es cierto que hay algunas operaciones no sujetas a IVA, la mayoría de las ventas tanto de productos como de servicios sí exigen el pago de este impuesto.
El IVA es un impuesto indirecto, por lo que no se paga directamente a la Agencia Tributaria, sino que es la empresa que realiza la venta quien recauda el impuesto de sus clientes tras cada transacción para después abonar el importe acumulado en una única declaración.
Antes de hablar del posible resultado de la declaración del IVA, es importante introducir la terminología que utiliza la AEAT para diferenciar el IVA pagado del IVA cobrado: cuando la empresa recauda de sus clientes un porcentaje de la venta en concepto del impuesto, hablamos de «IVA repercutido»; cuando la empresa paga un porcentaje de IVA en las compras de los bienes y servicios que necesita para el buen funcionamiento del negocio, hablamos de «IVA soportado».
En algunas ocasiones, al presentar la declaración del IVA, la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado arroja un resultado negativo; es decir, la empresa ha pagado más IVA del que ha recaudado y, en ese caso, la AEAT le adeuda esa diferencia.
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Cuando esto sucede, la empresa puede elegir entre solicitar la compensación o la devolución del IVA.
¿Qué es la devolución del IVA?
La devolución del IVA es un proceso que lleva a cabo la AEAT y que debe solicitar una empresa en España con el objetivo de recuperar el excedente de IVA, es decir, la cantidad que ha pagado de más durante el último período impositivo.
Plazos para la devolución del IVA en España
Cuando hablamos de plazos para la devolución del IVA en España, tenemos que distinguir entre dos gestiones completamente distintas: la primera (la solicitud) la tramita la empresa, mientras que la segunda (la propia devolución) tiene lugar por parte de la AEAT tras haberse aprobado la solicitud inicial.
Solicitud de la devolución del IVA
El plazo para tramitar la solicitud de la devolución del IVA empieza el 1 de enero y finaliza el día 30 del mismo mes, coincidiendo con la declaración del IVA del cuarto trimestre que se presenta a través del modelo 303.
Si no solicitas la devolución durante ese período, no podrás volver a hacerlo hasta el próximo ejercicio fiscal.
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Eran muchas las empresas en España que creían que, si no solicitaban la devolución en una autoliquidación del IVA, disponían de solo de cuatro años para llevar a cabo el trámite y que, tras ese período, perdían la posibilidad de reclamar el importe adeudado.
Sin embargo, el 23 de diciembre de 2010, una sentencia del Tribunal Supremo estableció la jurisprudencia al respecto, determinando que la caducidad solo hace referencia a la compensación del IVA, no a la devolución.
Devolución del importe
El plazo para la devolución del importe es de medio año a partir del último día en que se puede presentar la autoliquidación del IVA del cuarto trimestre (que, actualmente, es el 30 de enero).
Es decir, la AEAT está obligada a hacer efectiva la devolución antes del 30 de julio.
Solicitar la devolución del IVA paso a paso
Si bien el proceso para la devolución del IVA no es excesivamente complicado, es mucho menos intuitivo que solicitar su compensación.
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Para hacerte el proceso un poco más ágil, te hemos preparado una guía paso a paso que te ayudará a recuperar la cantidad de IVA que pagaste de más.
- Descarga el modelo 303 en formato PDF a través de la página web de la Agencia Tributaria y preséntalo telemáticamente. Si prefieres entregarlo presencialmente, tendrás que ir a una oficina de la AEAT.
- Rellena las casillas que describimos en la guía de la declaración trimestral del IVA.
- Para saber si el resultado de la autoliquidación es negativo y te corresponde una devolución del IVA, fíjate en la casilla 71. Si la cifra es negativa, dirígete a la sección 6 del modelo 303.
- En la casilla 73, introduce el importe que debe transferirte la Agencia Tributaria. Para que se haga efectiva esa transferencia, indica en las casillas de la parte inferior cuál es el código SWIFT-BIC y el código IBAN de tu cuenta bancaria.
- Rellena el resto de casillas como harías con cualquier autoliquidación del IVA y presenta el modelo tributario. Tras hacerlo, habrás solicitado la devolución del IVA.
La AEAT dispone de seis meses para validar tu solicitud y hacer efectiva la devolución del importe siempre que todos los datos que hayas aportado sean correctos.
Para asegurarte de haber cobrado siempre la cantidad adecuada de IVA en tus transacciones y simplificar el proceso de declaración, resulta muy útil trabajar con una herramienta de automatización fiscal como Stripe Tax.
Además de calcular y cobrar automáticamente el IVA de tus ventas, Tax te permite generar informes con los impuestos que has recaudado para que puedas comprobar fácilmente si te corresponde una devolución.
Cómo saber el estado de la devolución del IVA
Para consultar el estado actual de la devolución del IVA, simplemente accede a tu área personal de la Sede Electrónica de la AEAT y luego haz clic en «Mis expedientes».
Solo podrás ver la información si previamente te identificas personalmente o lo hace un apoderado al trámite.
Además del estado de tramitación, se mostrarán otros datos relevantes:
- Persona consultada: Podrás ver el nombre de la persona física o jurídica haciendo clic en el enlace que aparece en la parte derecha.
- Ejercicio: Año fiscal del que se ha solicitado la devolución del IVA.
- Expediente: Código identificador asociado al trámite del que consultas el estado.
- Órgano gestor: Delegación de la AEAT que se encarga de tramitar la devolución del IVA.
- Historial del expediente: Modelo tributario en el que solicitaste la devolución del IVA. El enlace a dicho documento aparece junto a la fecha en la que llevaste a cabo el trámite.
- Estado de tramitación: Información relativa al estado en el que se encuentra actualmente la devolución del IVA. Lo más habitual es que, durante unos cuantos meses (en la mayoría de casos, menos de medio año), aparezca la siguiente frase: «Su expediente se está tramitando». Si los datos son correctos, tarde o temprano el estado de tramitación cambia y se muestra un mensaje en el que la AEAT da a conocer que ha admitido el trámite y efectuará el correspondiente pago.
Compensación: la alternativa a la devolución del IVA
En caso de que la declaración del IVA tenga un resultado negativo, no tienes por qué solicitar la devolución.
Si lo prefieres, puedes optar por solicitar una compensación en tus próximas declaraciones: es decir, si un ejercicio posterior arroja un resultado positivo, se descontará de ese importe la cantidad que no te devolvió Hacienda anteriormente.
Recuerda que dispones de cuatro años para decidir si prefieres solicitar la devolución o la compensación del IVA.
Si no sabes por qué opción decantarte, vamos a ayudarte detallando los pros y contras de cada una de ellas para que puedas tomar una decisión más fundamentada.
Pros de la compensación del IVA
- Burocráticamente, la gestión es mucho más sencilla y rápida.
- Resulta de gran ayuda para períodos de facturación muy elevada en los que recaudas mucho IVA. Por ejemplo, si tu negocio es de naturaleza estacional, solicitar la compensación del IVA te puede evitar tener que hacer un pago de alto importe después del trimestre en el que se concentran la mayor parte de tus ingresos.
Contras de la compensación del IVA
- Si transcurren cuatro años sin hacer el trámite para solicitar la compensación del IVA, no es posible pedirle a la AEAT que compense ese excedente en un futuro.
- El excedente no se recupera de forma directa, sino que se utiliza en próximas declaraciones a modo de descuento para pagar menos IVA.
Pros de la devolución del IVA
- El excedente se recupera directamente con una transferencia que hace efectiva la AEAT.
- Las autoliquidaciones del IVA resultan más sencillas: como el importe acumulado ya se habrá devuelto, no tendrás que especificar importes a compensar y tendrás que rellenar menos datos (esta ventaja se evidencia sobre todo con las devoluciones mensuales).
Contras de la devolución del IVA
- Como hemos visto antes, la Agencia Tributaria suele tardar meses en tramitar la devolución del IVA.
- Salvo en los casos muy excepcionales en que se cumplen los requisitos para la devolución mensual del IVA, solo podrás tramitar la devolución durante tu declaración del cuarto trimestre, es decir, entre el 1 y el 30 de enero.
- Solo se da el visto bueno a la devolución del IVA si otros trimestres de un mismo año arrojaron un resultado negativo.
- En algunos casos, la solicitud de la devolución del IVA implica que la Agencia Tributaria realice una inspección de la empresa. Es importante que los datos presentados a la hora de solicitar la devolución del IVA sean perfectamente precisos para no tener problemas en estos casos.
Como acabamos de ver, la compensación tiene menos contras que la devolución del IVA.
Aun así, este último trámite lo llevan a cabo muchas empresas en España, sobre todo si suelen tener un IVA soportado mayor al IVA repercutido, van a poner fin a su actividad profesional o quieren tener un mayor control de su capacidad financiera.
Es importante que los datos presentados a la hora de solicitar la devolución del IVA sean perfectamente precisos para no tener problemas en estos casos.
Características de la facturación electrónica en España
En España, la factura electrónica es obligatoria en el ámbito de la administración pública, la Ley 25/2013 regula la emisión de facturas en el formato Facturae en las relaciones comerciales entre la administración y sus proveedores desde 2015.
A partir de 2018, esta obligatoriedad se extiende también a los subcontratistas y contratistas que trabajan con la administración pública, quienes deben enviar sus facturas de manera electrónica a través de la plataforma FACe cuando el importe de éstas supere los 5.000 euros.
En el ámbito B2B, se ha publicado el Proyecto de Real Decreto que se desarrolla Ley 18/2022 y establece la factura electrónica como el único sistema permitido en las transacciones comerciales entre empresas.
Está previsto que el reglamento técnico factura electrónica B2B en España se apruebe en 2024 y se extienda su implementación de manera progresiva durante 2025/2026 en función del volumen de facturación de las empresas.
Obligatoriedad de la Factura Electrónica
- B2G: La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la administración pública, así como en las relaciones entre subcontratistas y contratistas del sector público.
- B2B: España se prepara para una implementación de la factura electrónica entre empresas y autónomos durante 2025 y 2026 tras la publicación oficial de reglamento técnico del sistema de factura B2B.
Firma Electrónica
- B2G: Se debe contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas. En su defecto, puede emplearse el servicio de “firma electrónica delegada” de un proveedor tecnológico cualificado.
- B2B: Será necesario contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas entre empresas (TBC).
Formatos Admitidos
- B2G: Facturae, se trata de un formato estructurado (XML) que obligatoriamente deben generar los proveedores y acreedores en las relaciones con la administración pública.
- B2B: Los formatos admitidos para la facturación entre empresas son: XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae (TBC).
Firma Electrónica Avanzada
- B2G: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica XAdES en las facturas dirigidas a la administración pública.
- B2B: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (TBC).
España cuenta con un amplio sistema tributario electrónico que a su vez está compuesto por varios subsistemas para el correcto funcionamiento de este.
Subsistemas Tributarios Electrónicos
- SII - Suministro Inmediato de Información
- SILICIE - Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales
- Ticket BAI y LROE - Sistema de declaración de facturas y Libros de Registro de Operaciones Económicas en el País Vasco
Periodo de Conservación
- B2G: Obligatorio para el emisor por un periodo legal de 5 años.
- B2B: *Por definir con la publicación oficial del reglamento técnico de factura B2B.
¿Cómo funciona la factura electrónica en el sector público en España?
A continuación, se muestra el proceso de emisión de facturas a través del PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) de las administraciones públicas o FACe.
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP del proveedor para su transformación al esquema XML - Facturae definido por la Agencia Tributaria y aplicación de distintos mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria.
- Firma electrónica: Se aplican los mecanismos de firma electrónica establecidos por ley, que aportan integridad y autenticidad a la factura electrónica. Se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado (XAdES).
- Envío al PGEFe: Una vez validada la factura, se envía al PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que los organismos públicos tienen habilitado, o a FACe, para aquellos organismos adscritos al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Almacenamiento electrónico: Archivo electrónico del formato XML - Facturae de la factura original con altas condiciones de seguridad y accesibilidad durante los 5 años que indica la legislación española.
¿Cómo funciona la factura electrónica entre empresas España?
A continuación, se muestra el proceso de emisión de facturas electrónicas en el ámbito privado conforme a los requerimientos establecidos en la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas.
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP para la generación de los formatos técnicos de factura (EDIFACT, Facturae, XML CII, UBL...) y aplicación de mecanismos de validación de datos para garantizar la información mínima requerida en cada una de las sintaxis.
- Envío de facturas: Una vez validado cada documento, se identifica al destinatario de la factura para su envío a través de canales de comunicación específicos (VAN privada, pasarela EDI, https, sftp, x400, OFTP, AS2, AS4...) con registro de trazabilidad, confirmación de entrega y procesamiento.
- Almacenamiento electrónico: Resguardo electrónico de las facturas emitidas bajo un servicio de Almacenamiento Electrónico eIDAS con registro de evidencias y reaseguramiento continuo de los documentos.
- Gestión de estados: Visibilidad e integración de los distintos acuses de estado o ACK (acknowledgement) de cada una de las facturas emitidas conforme a las especificaciones técnicas definidas en el proyecto.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica B2B en España
El contenido de las siguientes preguntas está sujeto a cambios con la publicación oficial del reglamento técnico definitivo de factura electrónica B2B en España.
¿La facturación electrónica B2B será para todo tipo de clientes (nacionales, intracomunitarios y/o extracomunitarios?
No. Solo hay que emitir factura electrónica a un destinatario cliente o proveedor que esté implantado en España o que opere en España bajo el registro de IVA.
¿Los autónomos también están afectados por esta ley?
Sí, los autónomos también estarán obligados a cumplir con la normativa factura electrónica B2B.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B en España? ¿Cuándo se publicará el Real Decreto y se aprobará el reglamento técnico?
Las fechas de publicación del Real Decreto dependerán de la finalización del trámite parlamentario iniciado y en curso. La expectativa es tener el reglamento técnico definitivo en 2024, por lo que cabría pensar que la fecha de entrada en vigor para la implementación de la primera fase será en 2025.
¿Cuáles son los plazos de implementación previstos? ¿La facturación electrónica será obligatoria para todos los niveles de facturación?
Los plazos de implementación para la factura electrónica B2B desde la publicación definitiva del Real Decreto serán: Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros y dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).
Durante el periodo de transición, ¿qué ocurrirá si un proveedor no está obligado a usar factura electrónica?
Si no entra en la primera fase de implementación (por volumen de facturación de empresas), seguirá enviando sus facturas de forma" tradicional" hasta que su empresa tenga la obligación de pasar a la facturación electrónica.
¿El nuevo sistema afectará a las relaciones B2G y B2C?
No. Quedan fuera del alcance de esta Ley las facturas emitidas por una empresa cuyo destinatario pueda ser un organismo público (B2G) o un consumidor final (B2C).
Las empresas que ya trabajan con el SII, ¿están obligadas a emitir o recibir facturas electrónicas B2B?
Sí. El SII es un sistema distinto y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Por lo tanto, las empresas que ya trabajen con el SII tendrán que enviar sus facturas electrónicas a sus proveedores y recibirlas de sus clientes.
¿Cómo convivirán el sistema TicketBAI y el sistema de factura B2B?
Las empresas registradas en la comunidad autónoma del País Vasco deberán cumplir con ambas normativas. Tendrán que disponer de un proveedor certificado o Software Garante para el cumplimiento TicketBAI y una solución para el nuevo sistema de facturación electrónica B2B.
¿Cómo será la interoperabilidad entre plataformas privadas de factura electrónica?
Las plataformas de factura electrónica deberán contar con la capacidad de conectarse entre sí mediante protocolos de comunicación seguros definidos en el reglamento técnico. Además, deberán ser compatibles con los requisitos establecidos y asegurar unos niveles de seguridad del servicio, incluyendo la autenticación y validación de las facturas.
¿Cuáles son los formatos admitidos para emitir las facturas electrónicas B2B?
Los formatos admitidos son: UBL, CII, EDIFACT y Facturae.