Tener una visión clara de tu contabilidad te permitirá anticipar tus operaciones contables y llevar un control de tu situación financiera cada mes. Si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa. ¿Quieres saber cuál es el software más adecuado para el libro mayor? ¿En qué caso es posible administrar tu contabilidad solo o qué plantillas puedes usar en Excel? Para ayudarte, Superprof te explica a continuación cómo puedes mantener tus cuentas al día usando Microsoft Excel.
¿Por qué elegir Excel para la contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Las profesiones contables, tan rechazadas, tienden a recurrir a Excel ya que es una de las herramientas contables esenciales del mercado. Vendido dentro del paquete de Office, se puede utilizar para realizar cualquier tipo de contabilidad: contabilidad comercial, contabilidad interna, contabilidad de empresas, contabilidad de costes... Este software de contabilidad permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas.
Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Por lo tanto, es una herramienta muy interesante para los profesionales que quieran dedicar más tiempo a su negocio principal en lugar de ponerse a introducir asientos contables en algún tipo de aplicación. Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
- Y mucho más...
Por lo tanto, Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera. Algunos se sienten cómodos con Excel, mientras que hay quienes tienen que dar clases para aprender a utilizar esta herramienta. No dudes en buscar consejo si lo necesitas, esta herramienta te simplificará la vida al máximo en tu día a día.
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Atajos de teclado, fórmulas y funciones: el programa de Excel se basa en un lenguaje lógico. Una vez que comprendas cómo funciona, podrás garantizar que tú mismo seas quien se encargue de la contabilidad.
Ahorra tiempo con las plantillas de Excel
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Porque, por si no lo sabías, llevar la contabilidad en Excel suele requerir el uso de una plantilla de referencia. Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, ¡Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques!
Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo. Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables. Esta tabla es una verdadera ayuda a la hora de tomar cualquier decisión, siempre que se actualice de manera periódica.
Las plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo. La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos.
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Por lo general, se realiza al cierre de las cuentas anuales. A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias. Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
Funciones de Excel útiles para la contabilidad
¿Quieres saber cuáles son las funciones más útiles para la gestión contable? A continuación, te dejamos las mejores funciones para llevar la contabilidad. Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
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- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto. La mayoría de los usuarios de Excel utilizan operadores lógicos en fórmulas simples para comparar datos. Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR, en particular, podrás extender este uso para construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos.
Las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves. Finalmente, las funciones de texto permiten administrar la información textual que se suele utilizar en paralelo con los números.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
¿Cómo empezar a gestionar la contabilidad en Excel?
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: ¡solo tienes que seguir algunos pasos! Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos. El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales. De hecho, no son iguales para particulares, autónomos y pequeñas y medianas empresas.
Aunque en todos los casos puedas ser tú quien se encargue de administrar la contabilidad, a la hora de rendir cuentas hay que saber cumplimentar formularios y saber cuáles son los pagos que hay anuales. Por lo tanto, si no las conoces, tendrás que recurrir a un asesor para que te informe. Sin embargo, el plan de flujo de caja sí que se puede gestionar muy bien internamente.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.
Asimismo, los principiantes o emprendedores pueden realizar una formación en Excel en un centro de formación, a través de clases particulares o mediante tutorías online para mejorar o complementar sus habilidades y así ser capaces así de tener la máxima autonomía con este programa de contabilidad. También es buena idea optar por cursos de contabilidad.
El Balance General: Una Herramienta Clave
El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, en este se mide un tiempo determinado en el que podrás ver lo que la empresa tiene disponible, mejor conocido como activos, lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios (patrimonio). Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones. Te ayuda a responder preguntas como: ¿tengo liquidez? ¿puedo invertir?
Existen diferentes tipos de balance general:
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Balance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio.
Pasos para crear un balance general en Excel
- Reúne la información financiera básica: Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
- Clasifica los activos y pasivos: Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria).
- Presenta tu balance en formato tabla: Organiza toda la información en una tabla clara. Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar?
Activos: todo lo que posee la empresa. Se dividen en:
- Circulantes (efectivo, bancos, cuentas por cobrar).
- No circulantes (inmuebles, maquinaria, inversiones a largo plazo).
Pasivos: todo lo que la empresa debe.
Capital contable o patrimonio: representa los recursos propios de la empresa.
Esta estructura permite visualizar con claridad la situación financiera de la empresa en un momento específico.
El Libro de Caja en Excel
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas. Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil.
Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja. Así, los libros de caja sirven como herramientas para no perder de vista la situación financiera.
Datos obligatorios en un libro de caja
El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente. La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja.
Pasos para cumplimentar un libro de caja
- Introduce el nombre de tu empresa en el encabezado del documento.
- Indica el período de tiempo: si quieres empezar el libro de caja en el mismo día, apunta la fecha actual.
- El siguiente paso es indicar el saldo inicial de caja, es decir, el importe de dinero (suma) con el que se inicia el ejercicio económico. En el caso de que el inicio sea un nuevo mes, siempre debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el Debe y al inicio de las operaciones
- A continuación debes protocolizar cronológicamente los pagos en efectivo del día (o del período en el que se lleva el libro de caja): el número de recibo, la fecha de la transacción y la cuantía de la salida o entrada en euros. En el Debe se anota cuando el dinero ingresa y, asimismo, el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente. En el Haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar, pagar deudas o enviar dinero al banco como depósito en cuenta corriente.
- Introduce todos los pagos en la plantilla del libro de caja como muy tarde al día siguiente.
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